अपनी लंबी कार्य सूची को सफलता सूची में बदलें

मैं अपने करियर की शुरुआत में ही टूडू सूचियों की अवधारणा से परिचित हो गया था। यह विचार सरल और दिलचस्प लग रहा था, इसलिए मैंने इसे आज़माने का फैसला किया।

मैंने अपने दिमाग में जो कुछ भी था उसे एक कार्य सूची में रखना शुरू कर दिया। शुरुआत में इसने अच्छा काम किया। आख़िरकार, मुझ पर कुछ ही जिम्मेदारियाँ थीं। इसलिए, जैसे-जैसे मैं आगे बढ़ता गया, उन्हें कागज के एक टुकड़े पर रखना और प्रत्येक को चिह्नित करना, बहुत अधिक योजना और प्रयास की आवश्यकता नहीं थी। मैं प्रत्येक दिन की शुरुआत में सूची पर नज़र डालता और प्रत्येक कार्य को एक-एक करके निपटाता।

टोडो सूचियाँ एक जादू के फार्मूले की तरह काम करती हैं - कार्यों को लिखने से यह सुनिश्चित हो जाता है कि मैं कुछ भी नहीं भूल पा रहा हूँ, यह जानते हुए कि मेरे पास सब कुछ एक ही स्थान पर है, जिससे तनाव और चिंता कम हुई, और सबसे अच्छी बात यह थी कि मेरे ऊपर उन टिक चिह्नों को देखकर संतुष्टि की अनुभूति हुई। मेरा मानना है कि टूडू सूची ने मुझे खुश और प्रेरित रखा।

जैसे-जैसे मैं अपने करियर में आगे बढ़ा, मेरी कार्य सूची में पाँच कार्य 20, 30, 40... इत्यादि में बदल गए। काम और घर दोनों जगह, अलग-अलग अपेक्षाओं के साथ अलग-अलग तरह की जिम्मेदारियां भारी थीं। इसलिए, मैं अपनी कार्य सूची में सब कुछ जोड़ता रहा, और इससे पहले कि मैं यह जानता, उसमें मेरी क्षमता से कहीं अधिक चीज़ें भरी हुई थीं।

करने लायक चीजों की एक लंबी सूची के कारण कुछ सार्थक और मूल्यवान चीज़ चुनना और उस पर काम शुरू करना कठिन हो गया। मैं अंतहीन सूची को देखता रहता, यादृच्छिक रूप से कार्य चुनता, और दिन के दौरान जितना हो सके उतना करने का प्रयास करता। लेकिन लंबे समय तक काम करने के बावजूद, दिन के अंत में मुझे हार महसूस हुई - मेरा काम कम प्रभावशाली और अधिक थका देने वाला था, और मेरे काम की सूची में अभी भी बहुत सारी चीजें थीं जो मेरा ध्यान आकर्षित करती रहीं।

जितनी मैंने अपेक्षा की थी उतना पूरा न कर पाना शुरू में हतोत्साहित करने वाला था। लेकिन मैं हार मानने को तैयार नहीं था. मैं जानता था कि समस्या मेरी कार्य सूची में नहीं बल्कि मेरी प्रक्रिया में है। इसलिए मैंने विभिन्न रणनीतियों का एक समूह आज़माने का निर्णय लिया - कुछ ने काम किया, कुछ ने नहीं।

मेरे अनुभव के आधार पर आपकी कार्य सूची को सर्वोत्तम उपयोग में लाने के लिए यहां पांच अभ्यास दिए गए हैं।

कार्यों की सूची की जांच करने और दिन का अंत एक भरे कूड़ेदान और एक साफ डेस्क के साथ करने में बिताया गया लंबा समय अच्छा नहीं है और इसका सफलता से कोई लेना-देना नहीं है। कार्यों की सूची के बजाय, आपको एक सफलता सूची की आवश्यकता है - एक ऐसी सूची जो उद्देश्यपूर्ण ढंग से असाधारण परिणामों के आधार पर बनाई गई है। कार्यों की सूचियाँ लंबी होती हैं; सफलताओं की सूचियाँ छोटी हैं. एक तुम्हें सब दिशाओं में खींचता है; दूसरा आपको एक विशिष्ट दिशा में लक्षित करता है। एक अव्यवस्थित निर्देशिका है और दूसरी संगठित निर्देश है। यदि सफलता के इर्द-गिर्द सूची नहीं बनाई गई है, तो यह आपको वहां नहीं ले जाती है। यदि आपकी कार्य सूची में सब कुछ शामिल है, तो संभवतः यह आपको हर जगह ले जा रही है लेकिन आप वास्तव में कहाँ जाना चाहते हैं।

- गैरी केलर, द वन थिंग

आपकी कार्यसूची का अधिकतम लाभ उठाने के लिए 5 चरण

एक लिखित कार्य सूची रखें

बड़ा हो या छोटा, आपको जो कुछ भी करने की ज़रूरत है उसे याद रखना असंभव है। जब आप वास्तव में चीजें नहीं लिखते हैं, तो आसान, अल्पकालिक, समय बर्बाद करने वाली गतिविधियों पर जटिल, दीर्घकालिक, दूरदर्शी कार्यों को प्राथमिकता देना कठिन होता है।

चीज़ों को न लिखने की एक और समस्या है। सभी अधूरे कार्यों का हिसाब-किताब रखने से दिमाग पर अनावश्यक बोझ पड़ता है। आपके मस्तिष्क चक्र जो किसी कार्य को पूरा करने में बेहतर तरीके से खर्च होते हैं, वे उन सभी चीजों की मानसिक सूची रखने में बर्बाद हो जाते हैं जिन्हें आपको करने की आवश्यकता होती है।

ज़िगार्निक प्रभाव इसे और भी बदतर बना देता है - जब आप काम पर जाते हैं या ध्यान केंद्रित करने के लिए कड़ी मेहनत कर रहे होते हैं तो अधूरे कार्यों के विचार आपके दिमाग में आते रहते हैं।

ये दखल देने वाले विचार एक पल के लिए भी आपका ध्यान भटका देते हैं, जिससे ध्यान केंद्रित करना और कोई भी सार्थक काम करना मुश्किल हो जाता है। अधूरे काम से ध्यान भटकने से आप प्रवाह की स्थिति में प्रवेश नहीं कर पाते हैं - ऐसा तब होता है जब आप किसी काम में पूरी तरह से डूब जाते हैं और समय रुका हुआ लगता है। प्रवाह विकर्षणों को कम करता है, विलंब को रोकता है, और उच्च प्रदर्शन और उत्पादकता की ओर ले जाता है।

अपने मस्तिष्क को लगातार यह याद दिलाना कि आपने कुछ नहीं किया है, वास्तव में काफी अप्रिय है, और इससे तनाव, चिंता और जलन भी हो सकती है।

चीजों को लिखने का सरल कार्य आपके मस्तिष्क को अधिक प्रभावी बनाता है-दिमाग पर कम चीजें लिखने से आपका मस्तिष्क अधिक उत्पादक कार्य करने के लिए मुक्त हो जाता है। लेकिन अपने दिमाग से हर चीज़ को सूची में डालना केवल एक शुरुआत है। बस सबकुछ लिख देने से आपको उत्पादक बने रहने में मदद नहीं मिलेगी।

इस कार्य सूची का अधिकतम लाभ उठाने के लिए, आपको इसे अर्थहीन पंक्ति वस्तुओं के समूह से अधिक सार्थक कार्य-उन्मुख सूची में बदलना होगा। टू-डू सूची बनाने का मतलब यह नहीं है कि आपको उसमें प्रत्येक आइटम पर टिक करना होगा। आपको इसे व्यवस्थित करने और इसे इस तरह से व्यवस्थित करने की आवश्यकता है जिससे इसे पहचानना और अधिक प्रभावशाली काम शुरू करना आसान हो जाए।

आपकी कार्य सूची सब कुछ पूरा करने का एक उपकरण नहीं है। बल्कि, यह एक उपकरण है जो यह सुनिश्चित करेगा कि आप सही काम करें। फर्क समझना जरूरी है.

- डेमन ज़हरियाडेस, टू-डू लिस्ट फॉर्मूला

अपनी कार्य सूची व्यवस्थित करें.

कार्यों की एक बड़ी सूची पहली बार में डरावनी लग सकती है। लेकिन एक बार जब आप इसे अच्छी तरह से व्यवस्थित कर लेते हैं, तो यह निर्णय लेने की प्रक्रिया आसान हो जाती है कि प्रत्येक दिन क्या करना है, भविष्य में कौन से कार्य निर्धारित करने हैं, और दूसरों के माध्यम से काम करवाकर कैसे अधिक हासिल किया जा सकता है।

ऐसा करने के लिए, अपनी कार्य सूची को चार समूहों में विभाजित करें:

समूह 1: अत्यावश्यक कार्य जो तुरंत आपका ध्यान आकर्षित करते हैं। ये महत्वपूर्ण कार्य हो सकते हैं जिन्हें आपने बहुत लंबे समय तक टाल दिया है और अब अत्यावश्यक या अनियोजित मुद्दों, चर्चाओं या बैठकों में बदल गए हैं जो आपके समय और प्रयास की मांग करते हैं।

समूह 2: महत्वपूर्ण कार्य जिन्हें आप प्राथमिकता देने से इनकार करते हैं क्योंकि वे जटिल हैं या तो उनकी कोई विशिष्ट नियत तारीख नहीं है, या उनकी समय सीमा भविष्य में बहुत दूर है। ये अक्सर ऐसे कार्य होते हैं जिनमें दीर्घकालिक सोच, योजना और भविष्योन्मुखी कार्य शामिल होते हैं।

समूह 3: ऐसे कार्य जिन्हें आपको स्वयं करने की आवश्यकता नहीं है और जिन्हें दूसरों को सौंपा जा सकता है। जब आप 100% पूर्णता की उम्मीद करते हैं या चाहते हैं कि दूसरे आपके जैसा काम करें, तो प्रत्यायोजित करना कठिन है। यदि कोई आपकी अपेक्षाओं का 70-80% पूरा कर सकता है, तो उसे सौंपें और इसे अच्छी तरह से किया गया कार्य मानें।

समूह 4: ऐसी गतिविधियाँ जो एक बार करने के बाद आपको अच्छा महसूस कराती हैं लेकिन वास्तव में कोई मूल्य नहीं लाती हैं या ऐसे कार्य जो लंबे समय से आपकी कार्य सूची में पड़े हैं जिन्हें आप शायद कभी पूरा नहीं कर पाएंगे। ये समय बर्बाद करने वाली, काम की अनुत्पादक इकाइयाँ हैं जो इस समय छोटी लगती हैं लेकिन इसमें काफी मात्रा में समय और प्रयास बर्बाद हो जाता है।

इस गतिविधि को करते समय एक उपयोगी अभ्यास कार्यों को रंग कोड देना है - प्रत्येक समूह के लिए एक अलग रंग का उपयोग करें। कार्यों की सूची पर एक नज़र डालें और आपको एक स्नैपशॉट मिल जाएगा कि आपके कार्य किस प्रकार फैले हुए हैं—क्या आपके पास महत्वहीन गतिविधियों की एक लंबी सूची है? क्या आपकी कार्य सूची का एक बड़ा हिस्सा भविष्य की महत्वपूर्ण गतिविधियों पर केंद्रित है या अत्यावश्यक प्रतिक्रिया पर केंद्रित है? क्या आप पर्याप्त कार्य सौंपकर समय बचा रहे हैं, या आप जाने देने से बहुत डरते हैं?

आपकी कार्य सूची व्यवस्थित होने के साथ, यह अब कुछ कार्रवाई के लिए तैयार है।

इसे क्रियाशील बनाएं

कठिन हिस्सा ख़त्म हो गया है. आपके पास कार्यों की एक सुव्यवस्थित सूची है, जिससे योजना बनाना और प्राथमिकता देना आसान हो जाता है। टू-डू सूची न केवल आज के कार्यों को तय करने के लिए है, बल्कि यह भी निर्धारित करने के लिए है कि आपको भविष्य में क्या करने की आवश्यकता है।

अपनी कार्य सूची पर कार्य करने के लिए, उपरोक्त चरण में बनाए गए प्रत्येक समूह पर जाएँ और यह करें:

• समूह 4 में सब कुछ हटा दें। गर्व से झूमें, क्योंकि आपने अपना बहुत सारा समय बचाया है। आइए, बचाए गए समय का सदुपयोग करें।
• समूह 3 में सब कुछ सौंपें। समन्वय और अनुवर्ती कार्रवाई के लिए थोड़ा सा समय आवंटित करें। सिर्फ इसलिए कि आप इसे स्वयं नहीं कर रहे हैं इसका मतलब यह नहीं है कि इस काम में आपको शून्य समय लगेगा।
• समूह 2 में कार्यों को महत्व और रुचि के आधार पर क्रमबद्ध करें। महत्व और रुचि के पैमाने पर उच्चतम स्कोर वाले शीर्ष 5 कार्यों को लें और उन्हें पहले निपटाने के लिए चिह्नित करें।

यदि आपको दो मेंढक खाने हैं, तो पहले सबसे बदसूरत मेंढक को खाएँ।

यह कहने का एक और तरीका है कि यदि आपके सामने दो महत्वपूर्ण कार्य हैं, तो पहले सबसे बड़े, सबसे कठिन और सबसे महत्वपूर्ण कार्य से शुरुआत करें।

- ब्रायन ट्रेसी, ईट दैट फ्रॉग

• समूह 1 में कार्यों को अत्यावश्यकता के आधार पर क्रमबद्ध करें और उनकी जटिलता और आवश्यक प्रयास के आधार पर आज काम करने के लिए शीर्ष 2-5 कार्यों को चिह्नित करें।

आरंभ करने के लिए कार्य आइटमों की एक स्पष्ट सूची अच्छी है, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने समय का सर्वोत्तम उपयोग करें और काम पूरा करें, यह पर्याप्त नहीं है।

जब तक आप एक विशिष्ट योजना नहीं बनाते हैं जिसमें यह बताया गया हो कि आप कब और कहाँ वांछित व्यवहार शुरू करने जा रहे हैं, आप दिन के दौरान प्रस्तुत कई अवसरों को चूक सकते हैं जब आप इन कार्यों पर प्रगति कर सकते थे।

अगला कदम खोए हुए अवसरों को कम करता है और आपको अधिक काम करने में सक्षम बनाता है।

इसे अपने कैलेंडर पर रखें

कल, अगले सप्ताह और अगले महीने के लिए अपने कैलेंडर पर एक नज़र डालें।

क्या आपका कैलेंडर बैठकों से भरा हुआ है? कौन-से उपयोगी हैं और कौन-से ख़ारिज किये जा सकते हैं?

क्या आपके कैलेंडर में समूह 4 के ऐसे कार्य हैं जिनकी अब आवश्यकता नहीं है?

आपके कैलेंडर में कौन से स्लॉट ऐसी गतिविधियों से भरे हुए हैं जिन्हें दूसरों को सौंपा जा सकता है?

उन्हें अपने कैलेंडर पर देखें और समूह 1 और समूह 2 की गतिविधियों के लिए जगह बनाने के लिए हटाएं, पुन: असाइन करें या पुनर्निर्धारित करें। यदि आपको अपने कार्यों को शेड्यूल करने और योजना बनाने के लिए कैलेंडर का उपयोग करने की आदत नहीं है, तो चिंता न करें। आप अभी आरंभ कर सकते हैं.

कार्यों को पहले से शेड्यूल करने से शुरुआत करना आसान हो जाता है, क्योंकि अब आपको यह तय नहीं करना होगा कि आगे क्या करना है या प्रेरणा मिलने का इंतजार नहीं करना होगा। आप बस अपनी योजना पर कार्य करके इच्छित प्रतिक्रिया आरंभ कर सकते हैं।

पहले से योजना बनाने और अपने कार्यों को अपने कैलेंडर पर रखकर उन्हें समय-सीमा में रखने के कुछ प्रमुख फायदे हैं:

1. आपको अंतिम क्षण में निर्णय लेने की ज़रूरत नहीं है, जिससे अक्सर अनिर्णय होता है और समय की बर्बादी होती है।
2. आप आसान या अत्यावश्यक कार्यों की तुलना में महत्वपूर्ण कार्यों की योजना बना सकते हैं और उन्हें प्राथमिकता दे सकते हैं।
3. आपको अपने समय पर नियंत्रण की भावना देता है।
4. यह आपको शांत और केंद्रित रखता है क्योंकि यह आपको यह न जानने पर घबराने से रोकता है कि आगे क्या करना है।
5. कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक मस्तिष्क चक्र उपलब्ध हैं।
6. महत्वपूर्ण कार्यों को पहले ही रोककर बैठकों में आपका सारा समय बर्बाद होने की संभावना कम है।
7. आपको वह काम करने का अवसर देता है जिसे आप लंबे समय से टालते और टालते आ रहे हैं।

आप दोहराए जाने वाले कार्यों, ईमेल की जांच करने, संदेशों का जवाब देने आदि के लिए समय को ब्लॉक करने के लिए एक कैलेंडर का उपयोग भी कर सकते हैं। एक बार जब आपका दिमाग इन गतिविधियों के लिए विशिष्ट समय ब्लॉक का उपयोग करने के लिए तैयार हो जाता है, तो आपके सबसे अधिक उत्पादक घंटों के दौरान उनसे विचलित होने की संभावना कम होती है। .

आपको एक बुनियादी कार्यक्रम बनाना होगा जो आपके दिनों और हफ्तों में संरचना और इरादे जोड़ता है। एक मूलभूत कार्यक्रम एक पूर्व-निर्धारित, आवर्ती कार्यक्रम है जो आपकी सर्वोच्च प्राथमिकता वाली गतिविधियों के लिए समर्पित केंद्रित समय खंडों से बना होता है।

- हैल एलरोड, उद्यमियों के लिए चमत्कारी सुबह

अपने पूर्ण किए गए कार्यों की जाँच करें.

आपने काम तो कर दिया. आपने कार्य पूरा कर लिया है. अब सबसे महत्वपूर्ण भाग पर।

अपनी कार्य सूची से आइटम पर सही का निशान लगाना न भूलें। किसी कार्य को पूरा करने पर संतुष्टि और खुशी की एक निश्चित भावना होती है। कार्यों की जाँच करने से हमारे दिमाग में डोपामाइन रिलीज होता है, जो न केवल हमें खुश करता है बल्कि अगली बार कार्य को और अधिक आनंददायक भी बनाता है।

आप पूर्ण की गई वस्तुओं पर एक से अधिक तरीकों से टिक लगाने से लाभ उठा सकते हैं। तैयार कार्यों को देखने के लिए साप्ताहिक और मासिक 15 मिनट व्यतीत करें। क्या आप अपना समय प्रभावी ढंग से व्यतीत कर रहे हैं? आपको क्या करना शुरू करने की आवश्यकता है? आप क्या ख़त्म कर सकते हैं? आप और क्या सौंप सकते हैं? आप अधिक दूरदर्शी गतिविधियों को कैसे प्राथमिकता दे सकते हैं? आप अत्यावश्यक, समय-संवेदनशील कार्यों पर लगने वाले समय को कैसे कम कर सकते हैं?

अपनी कार्य सूची को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना एक बार की प्रक्रिया नहीं है। इसके लिए लगातार सीखने और सुधार करने की मानसिकता की आवश्यकता होती है। अपनी कार्य सूची में जल्दबाजी न करें। इसे आपके लिए कार्यान्वित करने में समय निवेश करें।

लोग किसी भी चीज़ को तब तक गंभीरता से नहीं लेते जब तक कि वह लिखी न जाए और उनके दैनिक कार्यक्रम का वास्तविक हिस्सा न बन जाए। आपको वहां पहुंचने में कुछ समय लग सकता है, लेकिन एक बार जब यह आदत बन जाती है, तो आप वह सब पूरा कर लेंगे जो आपने योजना बनाई थी, सिर्फ इसलिए कि यह दिन के लिए आपकी कार्य सूची का हिस्सा है।

- जिम क्विक

सारांश

1. आपको जो कुछ भी करने की ज़रूरत है उसे एक कार्य सूची में लिखना एक अच्छी शुरुआत है। यह सुनिश्चित करता है कि आप अपने मस्तिष्क को काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त करते हुए कुछ भी न चूकें।
2. महत्व और तात्कालिकता की भावना के बिना कार्यों की सूची किसी काम की नहीं है। प्रभावशाली कार्य को महत्वहीन गतिविधियों से आसानी से अलग करने के लिए अपनी कार्य सूची को विभिन्न समूहों में विभाजित करें।
3. प्रतिनिधियों को हटाएँ और हटाएँ, फिर आरंभ करने के लिए कुछ अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण कार्य चुनें।
4. जिन चीज़ों को बदलने के लिए आपको करने की ज़रूरत है उन्हें मत छोड़ें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे सही समय पर पूरी हों, सभी गतिविधियों को कैलेंडर पर शेड्यूल करें।
5. एक बार कार्यसूची पूरी हो जाने पर आइटम पर टिक करें। इससे आप खुश और संतुष्ट महसूस करेंगे।

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