Verwandeln Sie Ihre lange To-Do-Liste in eine Erfolgsliste

Ich habe das Konzept der Todo-Listen schon früh in meiner Karriere kennengelernt. Die Idee klang einfach und interessant, also beschloss ich, es auszuprobieren.

Ich fing an, alles, was mir durch den Kopf ging, auf eine To-Do-Liste zu schreiben. Es hat anfangs gut funktioniert. Schließlich hatte ich nur wenige Aufgaben. Es erforderte also nicht viel Planung und Mühe, sie auf ein Blatt Papier zu schreiben und jedes einzelne zu markieren, während ich vorankam. Ich würde zu Beginn jedes Tages einen Blick auf die Liste werfen und jede Aufgabe einzeln angehen.

Todo-Listen funktionierten wie eine Zauberformel: Durch das Aufschreiben von Aufgaben stellte ich sicher, dass ich nichts verpasste. Das Wissen, dass ich alles an einem Ort hatte, führte zu weniger Stress und Ängsten, und das Beste daran war das Gefühl der Befriedigung, diese Häkchen auf meinen Aufgaben zu sehen ToDo-Liste, von der ich glaube, dass sie mich glücklich und motiviert hat.

Als ich mich beruflich weiterentwickelte, wurden aus fünf Aufgaben auf meiner To-Do-Liste 20, 30, 40 … und so weiter. Unterschiedliche Aufgaben mit unterschiedlichen Erwartungen, sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause, waren überwältigend. Also habe ich immer wieder alles auf meine To-Do-Liste gesetzt, und bevor ich mich versah, war sie mit mehr Dingen vollgestopft, als ich erledigen konnte.

Eine lange Liste an zu erledigenden Aufgaben machte es schwieriger, etwas Sinnvolles und Wertvolles auszuwählen und damit anzufangen. Ich starrte auf die endlose Liste, wählte nach dem Zufallsprinzip Aufgaben aus und versuchte, tagsüber so viel wie möglich zu erledigen. Aber trotz der langen Arbeitszeiten fühlte ich mich am Ende des Tages besiegt – meine Arbeit war weniger wirkungsvoll und anstrengender, und ich hatte immer noch eine Menge Dinge auf meiner To-Do-Liste, die ständig nach meiner Aufmerksamkeit schrien.

Es war zunächst demotivierend, nicht so viel zu erreichen, wie ich erwartet hatte. Aber ich war nicht bereit aufzugeben. Ich wusste, dass das Problem nicht meine To-Do-Liste war, sondern mein Prozess. Also beschloss ich, eine Reihe verschiedener Strategien auszuprobieren – einige funktionierten, andere nicht.

Hier sind die fünf Methoden, mit denen Sie Ihre To-Do-Liste nach meiner Erfahrung optimal nutzen können.

Lange Stunden damit zu verbringen, eine To-Do-Liste abzuarbeiten und den Tag mit einem vollen Mülleimer und einem sauberen Schreibtisch ausklingen zu lassen, ist nicht tugendhaft und hat nichts mit Erfolg zu tun. Anstelle einer To-Do-Liste benötigen Sie eine Erfolgsliste – eine Liste, die gezielt um außergewöhnliche Ergebnisse herum erstellt wird. To-Do-Listen sind in der Regel lang; Erfolgslisten sind kurz. Einer zieht dich in alle Richtungen; der andere zielt darauf ab, Sie in eine bestimmte Richtung zu lenken. Das eine ist ein unorganisiertes Verzeichnis und das andere ist eine organisierte Direktive. Wenn eine Liste nicht auf den Erfolg ausgerichtet ist, führt sie Sie nicht dorthin. Wenn Ihre To-Do-Liste alles enthält, führt sie Sie wahrscheinlich überall hin, aber nicht dorthin, wo Sie wirklich hinwollen.

— Gary Keller, The One Thing

5 Schritte, um das Beste aus Ihrer To-Do-Liste herauszuholen

Führen Sie eine schriftliche Aufgabenliste

Ob groß oder klein, es ist unmöglich, sich an alles zu erinnern, was man tun muss. Wenn Sie Dinge nicht wirklich aufschreiben, ist es schwierig, komplexe, langfristige und zukunftsorientierte Aufgaben gegenüber einfachen, kurzfristigen und zeitraubenden Aktivitäten zu priorisieren.

Dinge nicht aufzuschreiben, hat ein weiteres Problem. Den Überblick über alle unerledigten Aufgaben zu behalten, belastet das Gehirn unnötig. Ihre Gehirnzyklen, die Sie besser für die Erledigung einer Aufgabe verwenden, werden damit verschwendet, eine mentale Liste aller Dinge zu führen, die Sie tun müssen.

Was es noch schlimmer macht, ist der Zeigarnik-Effekt – Gedanken an unerledigte Aufgaben tauchen immer wieder in Ihrem Kopf auf, wenn Sie sich an die Arbeit machen oder sich anstrengen, sich zu konzentrieren.

Diese aufdringlichen Gedanken, die Ihre Aufmerksamkeit auch nur für den Bruchteil einer Sekunde ablenken, erschweren die Konzentration und die Erledigung einer sinnvollen Arbeit. Ablenkungen durch unvollständige Arbeiten verhindern, dass Sie in einen Flow-Zustand geraten – wenn Sie völlig in eine Aufgabe versunken sind und die Zeit stillzustehen scheint. Flow minimiert Ablenkungen, beugt Prokrastination vor und führt zu hoher Leistung und Produktivität.

Es ist eigentlich ziemlich unangenehm, dass Ihr Gehirn Sie ständig daran erinnert, dass Sie etwas nicht getan haben, und es kann sogar zu Stress, Angstzuständen und Burnout führen.

Der einfache Vorgang, Dinge aufzuschreiben, macht Ihr Gehirn effektiver – weniger Dinge im Kopf geben Ihrem Gehirn die Freiheit, produktiver zu arbeiten. Aber alles aus Ihrem Kopf auf die Liste zu werfen, ist nur ein Anfang. Einfach alles aufzuschreiben hilft Ihnen nicht, produktiv zu bleiben.

Um das Beste aus dieser To-Do-Liste herauszuholen, müssen Sie sie von einer Ansammlung bedeutungsloser Einzelposten in eine aussagekräftigere, aktionsorientierte Liste umwandeln. Das Erstellen einer To-Do-Liste bedeutet nicht, dass Sie jeden einzelnen Punkt darauf ankreuzen müssen. Sie müssen alles aufräumen und so organisieren, dass Sie es leichter finden, wirkungsvollere Aufgaben zu erkennen und mit ihnen zu beginnen.

Ihre Aufgabenliste ist kein Werkzeug, um alles zu erledigen. Vielmehr handelt es sich um ein Tool, das sicherstellt, dass Sie die richtigen Dinge erledigen. Es ist wichtig, den Unterschied zu verstehen.

– Damon Zahariades, To-Do-Listen-Formel

Organisieren Sie Ihre To-Do-Liste.

Eine große To-Do-Liste mag auf den ersten Blick beängstigend wirken. Wenn Sie es jedoch gut organisieren, fällt es Ihnen leichter, zu entscheiden, was Sie jeden Tag tun, welche Aufgaben Sie für die Zukunft planen und wie Sie mehr erreichen können, indem Sie die Arbeit durch andere erledigen lassen.

Teilen Sie dazu Ihre To-do-Liste in vier Gruppen ein:

Gruppe 1: Dringende Aufgaben, die sofort Ihre Aufmerksamkeit verdienen. Dabei kann es sich um wichtige Aufgaben handeln, die Sie zu lange aufgeschoben haben und die sich nun zu dringenden oder ungeplanten Themen, Diskussionen oder Besprechungen entwickelt haben, die Ihre Zeit und Mühe erfordern.

Gruppe 2: Wichtige Aufgaben, die Sie nicht priorisieren möchten, weil sie entweder komplex sind, kein bestimmtes Fälligkeitsdatum haben oder ihre Frist weit in der Zukunft liegt. Dabei handelt es sich häufig um Aufgaben, die langfristiges Denken, Planen und zukunftsorientiertes Arbeiten erfordern.

Gruppe 3: Aufgaben, die Sie nicht selbst erledigen müssen und die Sie an andere delegieren können. Es ist schwer zu delegieren, wenn man 100 % Perfektion erwartet oder möchte, dass andere die Dinge genau so machen, wie man es tut. Wenn jemand 70–80 % Ihrer Erwartungen erfüllen kann, delegieren Sie ihn und betrachten Sie die Aufgabe als gut erledigt.

Gruppe 4: Aktivitäten, bei denen Sie sich gut fühlen, wenn sie erledigt sind, die aber eigentlich keinen Mehrwert bringen, oder Aufgaben, die schon lange auf Ihrer To-Do-Liste stehen und die Sie wahrscheinlich nie erledigen werden. Dabei handelt es sich um zeitraubende, unproduktive Arbeitseinheiten, die sich im Moment klein anfühlen, sich aber zu einem erheblichen Verlust an Zeit und Mühe summieren.

Eine nützliche Vorgehensweise bei dieser Aktivität besteht darin, Aufgaben farblich zu kennzeichnen – verwenden Sie für jede Gruppe eine andere Farbe. Ein Blick auf die To-Do-Liste genügt, und Sie erhalten einen Überblick über die Verteilung Ihrer Aufgaben. Haben Sie eine lange Liste mit belanglosen Aktivitäten? Konzentriert sich ein großer Teil Ihrer To-Do-Liste auf wichtige zukunftsweisende Aktivitäten oder auf die Reaktion auf Dringendes? Sparen Sie Zeit, indem Sie ausreichend delegieren, oder haben Sie zu viel Angst, loszulassen?

Nachdem Sie Ihre To-Do-Liste geordnet haben, ist sie nun bereit für die Arbeit.

Machen Sie es umsetzbar

Der schwierige Teil ist vorbei. Sie verfügen über eine gut organisierte To-Do-Liste, die das Planen und Priorisieren erleichtert. Eine To-Do-Liste dient nicht nur der Entscheidung über die heutigen Aufgaben, sondern auch der Planung, was Sie in der Zukunft tun müssen.

Um Ihre Aufgabenliste zu bearbeiten, gehen Sie jede im obigen Schritt erstellte Gruppe durch und gehen Sie wie folgt vor:

• Streichen Sie in Gruppe 4 alles ab. Strahlen Sie vor Stolz, denn Sie haben sich gerade enorm viel Zeit gespart. Lassen Sie uns die eingesparte Zeit sinnvoll nutzen.
• Delegieren Sie alles in Gruppe 3. Planen Sie etwas Zeit für Koordination und Nachbereitung ein. Nur weil Sie es nicht selbst tun, heißt das nicht, dass Sie für diese Arbeit keine Zeit brauchen.
• Ordnen Sie die Aufgaben in Gruppe 2 nach Wichtigkeit und Interesse. Nehmen Sie die 5 Aufgaben mit der höchsten Punktzahl auf der Wichtigkeits- und Interessenskala und markieren Sie sie, damit Sie sie zuerst angehen können.

Wenn Sie zwei Frösche essen müssen, essen Sie zuerst den hässlichsten.

Dies ist eine andere Art zu sagen: Wenn Sie zwei wichtige Aufgaben vor sich haben, beginnen Sie zuerst mit der größten, schwierigsten und wichtigsten Aufgabe.

— Brian Tracy, Iss diesen Frosch

• Ordnen Sie die Aufgaben in Gruppe 1 nach Dringlichkeit und markieren Sie die 2–5 Aufgaben, an denen Sie heute arbeiten sollten, basierend auf ihrer Komplexität und dem erforderlichen Aufwand.

Eine klare Liste mit Aktionspunkten ist gut für den Anfang, aber sie reicht nicht aus, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit optimal nutzen und die Dinge erledigen.

Wenn Sie keinen konkreten Plan erstellen, der detailliert beschreibt, wann und wo Sie das gewünschte Verhalten einleiten werden, verpassen Sie möglicherweise im Laufe des Tages mehrere Gelegenheiten, bei denen Sie bei diesen Aufgaben Fortschritte machen könnten.

Der nächste Schritt minimiert verpasste Gelegenheiten und ermöglicht es Ihnen, mehr Arbeit zu erledigen.

Tragen Sie es in Ihren Kalender ein

Werfen Sie einen Blick auf Ihren Kalender für morgen, nächste Woche und nächsten Monat.

Ist Ihr Kalender voller Besprechungen? Welche sind nützlich und welche können verworfen werden?

Haben Sie Aufgaben aus Gruppe 4 in Ihrem Kalender, die nicht mehr benötigt werden?

Welche Plätze in Ihrem Kalender sind mit Aktivitäten gefüllt, die an andere delegiert werden können?

Erkennen Sie sie in Ihrem Kalender und entfernen Sie sie, weisen Sie sie neu zu oder planen Sie sie neu, um Platz für Aktivitäten aus Gruppe 1 und Gruppe 2 zu schaffen. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie es nicht gewohnt sind, einen Kalender zum Planen und Planen Ihrer Aufgaben zu verwenden. Sie können jetzt loslegen.

Das Planen von Aufgaben im Voraus erleichtert den Einstieg, da Sie nicht mehr entscheiden müssen, was als nächstes zu tun ist, oder auf die Inspiration warten müssen. Sie können die beabsichtigte Reaktion einleiten, indem Sie einfach Ihren Plan umsetzen.

Eine vorausschauende Planung und die zeitliche Eingrenzung Ihrer Aufgaben, indem Sie sie in Ihren Kalender eintragen, hat einige große Vorteile:

1. Sie müssen sich nicht im letzten Moment entscheiden, was oft zu Unentschlossenheit und Zeitverschwendung führt.
2. Sie können wichtige Arbeiten planen und gegenüber einfachen oder dringenden Aufgaben priorisieren.
3. Gibt Ihnen ein Gefühl der Kontrolle über Ihre Zeit.
4. Hält Sie ruhig und konzentriert und verhindert, dass Sie in Panik geraten, weil Sie nicht wissen, was als nächstes zu tun ist.
5. Es stehen mehr Gehirnzyklen zur Verfügung, um sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren.
6. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie Ihre ganze Zeit in Besprechungen verschwenden, indem Sie wichtige Arbeiten im Voraus blockieren.
7. Gibt Ihnen die Möglichkeit, Arbeiten zu erledigen, die Sie schon lange aufgeschoben und aufgeschoben haben.

Sie können einen Kalender auch verwenden, um Zeit für sich wiederholende Aufgaben, das Abrufen von E-Mails, das Beantworten von Nachrichten usw. zu blockieren. Sobald Sie sich darauf eingestellt haben, bestimmte Zeitblöcke für diese Aktivitäten zu verwenden, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie während Ihrer produktivsten Stunden von ihnen abgelenkt werden .

Sie müssen einen grundlegenden Zeitplan erstellen, der Ihren Tagen und Wochen Struktur und Absicht verleiht. Ein grundlegender Zeitplan ist ein vorab festgelegter, wiederkehrender Zeitplan, der aus gezielten Zeitblöcken besteht, die Ihren Aktivitäten mit der höchsten Priorität gewidmet sind.

— Hal Elrod, Der Wundermorgen für Unternehmer

Haken Sie Ihre erledigten Aufgaben ab.

Sie haben die Arbeit erledigt. Sie haben die Aufgabe abgeschlossen. Nun zum wichtigsten Teil.

Vergessen Sie nicht, den Punkt von Ihrer To-Do-Liste abzuhaken. Es gibt ein gewisses Gefühl der Befriedigung und Freude, eine Aufgabe als erledigt zu markieren. Das Abhaken von Aufgaben setzt in unserem Gehirn Dopamin frei, was uns nicht nur glücklich macht, sondern auch die Aufgabe beim nächsten Mal angenehmer macht.

Sie können davon profitieren, die erledigten Punkte auf mehr als eine Weise anzukreuzen. Verbringen Sie wöchentlich und monatlich 15 Minuten damit, sich die erledigten Aufgaben anzusehen. Verbringen Sie Ihre Zeit effektiv? Was müssen Sie anfangen? Was können Sie beseitigen? Was können Sie noch delegieren? Wie können Sie zukunftsorientiertere Aktivitäten priorisieren? Wie können Sie den Zeitaufwand für dringende, zeitkritische Aufgaben reduzieren?

Die effektive Verwaltung Ihrer To-Do-Liste ist kein einmaliger Prozess. Es erfordert die Einstellung, kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern. Gehen Sie Ihre To-Do-Liste nicht überstürzt durch. Investieren Sie Zeit, damit es für Sie funktioniert.

Die Leute nehmen nichts ernst, bis es aufgeschrieben ist und zu einem tatsächlichen Teil ihres Tagesablaufs wird. Es kann einige Zeit dauern, bis Sie dort ankommen, aber wenn das zur Gewohnheit wird, werden Sie am Ende alles erledigen, was Sie geplant haben, einfach weil es Teil Ihrer To-Do-Liste für den Tag ist.

– Jim Kwik

Zusammenfassung

1. Es ist ein guter Anfang, alles, was Sie tun müssen, in eine To-Do-Liste zu schreiben. Es stellt sicher, dass Sie nichts verpassen, während Ihr Gehirn frei bleibt, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.
2. Eine To-Do-Liste ohne Sinn für Wichtigkeit und Dringlichkeit nützt nichts. Teilen Sie Ihre To-Do-Liste in verschiedene Gruppen ein, um wirkungsvolle Arbeit leicht von belanglosen Aktivitäten zu trennen.
3. Räumen Sie Ordnung auf, eliminieren Sie Delegierte und wählen Sie dann ein paar dringende und wichtige Aufgaben aus, um loszulegen.
4. Lassen Sie Dinge, die Sie tun müssen, nicht liegen, um sie zu ändern. Planen Sie alle Aktivitäten im Kalender, um sicherzustellen, dass sie zum richtigen Zeitpunkt erledigt werden.
5. Markieren Sie das Element auf der Aufgabenliste, sobald Sie fertig sind. Sie werden sich glücklich und zufrieden fühlen.

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