Convierta su larga lista de tareas pendientes en una lista de éxitos

Conocí el concepto de listas de tareas al principio de mi carrera. La idea parecía simple e interesante, así que decidí intentarlo.

Empecé a poner todo lo que tenía en mente en una lista de tareas pendientes. Funcionó bien al principio. Después de todo, sólo tenía unas pocas responsabilidades. Entonces, ponerlos en una hoja de papel y marcarlos a medida que avanzaba no requirió mucha planificación ni esfuerzo. Echaba un vistazo a la lista al comienzo de cada día y abordaba cada tarea una por una.

Las listas de tareas pendientes funcionaban como una fórmula mágica: escribir las tareas aseguraba que no me perdiera nada, saber que lo tenía todo en un solo lugar me generaba menos estrés y ansiedad, y la mejor parte fue la sensación de satisfacción al ver esas marcas en mi lista de tareas pendientes que creo que me mantuvo feliz y motivado.

A medida que crecía en mi carrera, cinco tareas de mi lista de tareas pendientes se convirtieron en 20, 30, 40… y así sucesivamente. Los diferentes tipos de responsabilidades con diferentes expectativas, tanto en el trabajo como en el hogar, resultaban abrumadores. Entonces, seguí agregando todo a mi lista de tareas pendientes y, antes de darme cuenta, estaba repleta de más cosas de las que podía lograr.

Una larga lista de cosas por hacer hizo que fuera más difícil elegir algo significativo y valioso y comenzar a hacerlo. Me quedaba mirando la lista interminable, elegía tareas al azar y trataba de hacer todo lo que podía durante el día. Pero a pesar de trabajar muchas horas, al final del día me sentía derrotada: mi trabajo tenía menos impacto y era más agotador, y todavía tenía un montón de cosas en mi lista de tareas pendientes que seguían pidiendo mi atención.

No lograr tanto como esperaba fue desmotivador al principio. Pero no estaba dispuesto a rendirme. Sabía que el problema no era mi lista de tareas pendientes sino mi proceso. Así que decidí probar varias estrategias diferentes: algunas funcionaron y otras no.

Estas son las cinco prácticas para aprovechar al máximo su lista de tareas pendientes según mi experiencia.

Pasar largas horas marcando una lista de tareas pendientes y terminar el día con un bote de basura lleno y un escritorio limpio no son virtuosos y no tienen nada que ver con el éxito. En lugar de una lista de tareas pendientes, necesita una lista de éxitos, una lista creada intencionalmente en torno a resultados extraordinarios. Las listas de tareas pendientes tienden a ser largas; Las listas de éxito son cortas. Uno te atrae en todas direcciones; el otro te apunta en una dirección específica. Uno es un directorio desorganizado y el otro es una directiva organizada. Si una lista no se basa en el éxito, entonces no es allí a donde te llevará. Si su lista de tareas pendientes lo contiene todo, entonces probablemente lo llevará a todas partes menos a donde realmente desea ir.

- Gary Keller, La única cosa

5 pasos para aprovechar al máximo tu lista de tareas pendientes

Mantenga una lista de tareas pendientes escrita

Grande o pequeño, es imposible recordar todo lo que hay que hacer. Cuando no se escriben las cosas, es difícil priorizar tareas complejas, de largo plazo y con visión de futuro, sobre actividades fáciles, de corto plazo y que hacen perder el tiempo.

No escribir las cosas tiene otro problema. Hacer un seguimiento de todas las tareas pendientes supone una carga innecesaria para el cerebro. Los ciclos cerebrales que se emplean mejor en completar una tarea se desperdician manteniendo una lista mental de todas las cosas que hay que hacer.

Lo que lo empeora aún más es el efecto Zeigarnik: los pensamientos sobre tareas pendientes siguen apareciendo en tu cabeza justo cuando te pones manos a la obra o intentas concentrarte.

Estos pensamientos intrusivos que te quitan la atención incluso por una fracción de segundo dificultan la concentración y la realización de cualquier trabajo significativo. Las distracciones causadas por el trabajo incompleto le impiden entrar en un estado de fluidez, que es cuando está completamente inmerso en una tarea y el tiempo parece detenerse. El flujo minimiza las distracciones, previene la procrastinación y conduce a un alto rendimiento y productividad.

Dejar que tu cerebro te recuerde continuamente que no has hecho algo es bastante desagradable e incluso puede provocar estrés, ansiedad y agotamiento.

El simple hecho de escribir cosas hace que tu cerebro sea más efectivo: tener menos cosas en la mente libera a tu cerebro para realizar un trabajo más productivo. Pero dejar todo lo que hay en tu mente en la lista es sólo el comienzo. Simplemente escribir todo no le ayudará a mantenerse productivo.

Para aprovechar al máximo esta lista de tareas pendientes, debe pasar de un montón de líneas de pedido sin sentido a una lista más significativa orientada a la acción. Crear una lista de tareas pendientes no significa que tengas que marcar cada elemento que contiene. Debe ordenarlo y organizarlo de manera que sea fácil detectarlo y comenzar con un trabajo más impactante.

Su lista de tareas no es una herramienta para hacer todo. Más bien, es una herramienta que le permitirá hacer las cosas correctas. Es importante entender la diferencia.

— Damon Zahariades, Fórmula de lista de tareas pendientes

Organiza tu lista de tareas pendientes.

Una gran lista de tareas pendientes puede parecer aterradora al principio. Pero una vez que lo organizas bien, facilita el proceso de decidir qué hacer cada día, qué tareas programar para el futuro y cómo lograr más haciendo el trabajo a través de otros.

Para hacer esto, divida su lista de tareas pendientes en cuatro grupos:

Grupo 1: Tareas urgentes que merecen inmediatamente su atención. Estas podrían ser tareas importantes que ha pospuesto durante demasiado tiempo y ahora se han convertido en cuestiones, discusiones o reuniones urgentes o no planificadas que exigen su tiempo y esfuerzo.

Grupo 2: Tareas importantes que te niegas a priorizar porque son complejas y no tienen una fecha de entrega específica o su fecha límite está muy alejada del futuro. A menudo se trata de tareas que implican pensamiento, planificación y trabajo orientados al futuro a largo plazo.

Grupo 3: Tareas que no necesitas hacer tú mismo y que puedes delegar en otros. Es difícil delegar cuando esperas un 100% de perfección o quieres que otros hagan las cosas tal como tú las haces. Si alguien puede cumplir entre el 70 y el 80% de tus expectativas, delega y considéralo como una tarea bien hecha.

Grupo 4: Actividades que te hacen sentir bien una vez realizadas pero que en realidad no aportan ningún valor o tareas que han estado en tu lista de tareas pendientes durante mucho tiempo y que probablemente nunca terminarás. Se trata de unidades de trabajo improductivas y que hacen perder el tiempo, que en este momento parecen pequeñas pero que suman una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo perdidos.

Una práctica útil al realizar esta actividad es codificar las tareas con colores: use un color diferente para cada grupo. Una mirada a la lista de tareas pendientes y obtendrá una instantánea de cómo se distribuyen sus tareas: ¿tiene una lista larga de actividades intrascendentes? ¿Una gran parte de su lista de tareas pendientes se centra en actividades importantes de cara al futuro o en reaccionar ante lo urgente? ¿Estás ahorrando tiempo al delegar lo suficiente o tienes demasiado miedo para dejarlo ir?

Con su lista de tareas pendientes organizada, ahora está lista para actuar.

Hazlo viable

La parte dificil ya paso. Tiene una lista de tareas pendientes bien organizada, lo que facilita la planificación y la priorización. Una lista de tareas pendientes no sólo sirve para decidir las tareas de hoy sino también para programar lo que debe hacer en el futuro.

Para actuar en su lista de tareas pendientes, revise cada grupo creado en el paso anterior y haga esto:

• Elimina todo lo que está en el grupo 4. Hazte feliz con orgullo, porque acabas de ahorrarte una enorme cantidad de tiempo. Hagamos un buen uso de todo ese tiempo ahorrado.
• Delegar todo en el grupo 3. Destinar un pequeño tiempo a la coordinación y seguimiento. El hecho de que no lo esté haciendo usted mismo no significa que este trabajo no le llevará nada de tiempo.
• Ordenar las tareas del grupo 2 por importancia e interés. Tome las 5 tareas principales con la puntuación más alta en la escala de importancia e interés y márquelas para que usted las aborde primero.

Si tienes que comer dos ranas, cómete primero la más fea.

Esta es otra forma de decir que si tienes dos tareas importantes por delante, comienza primero con la tarea más grande, difícil e importante.

- Brian Tracy, Cómete esa rana

• Ordene las tareas del grupo 1 por urgencia y marque las 2 a 5 tareas principales en las que puede trabajar hoy según su complejidad y el esfuerzo requerido.

Una lista clara de elementos de acción es bueno para comenzar, pero no es suficiente para asegurarse de aprovechar al máximo su tiempo y hacer las cosas.

A menos que cree un plan específico que detalla cuándo y dónde iniciará el comportamiento deseado, puede perder múltiples oportunidades presentadas durante el día en las que podría progresar en estas tareas.

El siguiente paso minimiza las oportunidades perdidas y le permite realizar más trabajo.

Ponlo en tu calendario

Echa un vistazo a tu calendario para mañana, la semana que viene y el mes que viene.

¿Su calendario está lleno de reuniones? ¿Cuáles son útiles y cuáles se pueden descartar?

¿Tienes tareas en tu calendario del grupo 4 que ya no son necesarias?

¿Qué espacios de tu calendario están llenos de actividades que puedes delegar a otros?

Ubícalos en tu calendario y elimínalos, reasigna o reprograma para crear espacio para las actividades del grupo 1 y del grupo 2. Si no tienes la costumbre de utilizar un calendario para programar y planificar tus tareas, no te preocupes. Puedes empezar ahora.

Programar tareas con anticipación facilita el comienzo, ya que ya no tiene que decidir qué hacer a continuación ni esperar a que llegue la inspiración. Puede iniciar la respuesta deseada simplemente actuando según su plan.

Planificar con anticipación y programar sus tareas colocándolas en su calendario tiene algunas ventajas importantes:

1. No es necesario decidir en el último momento, lo que a menudo genera indecisión y pérdida de tiempo.
2. Puede planificar y priorizar el trabajo importante sobre las tareas fáciles o urgentes.
3. Te da una sensación de control sobre tu tiempo.
4. Te mantiene tranquilo y concentrado, ya que evita que entres en pánico al no saber qué hacer a continuación.
5. Hay más ciclos cerebrales disponibles para concentrarse en la tarea en cuestión.
6. Es menos probable que pierda todo el tiempo en reuniones bloqueando trabajos importantes por adelantado.
7. Le brinda la oportunidad de realizar un trabajo que ha estado postergando y posponiendo durante mucho tiempo.

También puedes usar un calendario para reservar tiempo para tareas repetitivas, revisar correos electrónicos, responder mensajes, etc. Una vez que tu mente se sintoniza con el uso de bloques de tiempo específicos para estas actividades, es menos probable que te distraigas durante tus horas más productivas. .

Debes crear un cronograma fundamental que agregue estructura e intencionalidad a tus días y semanas. Un cronograma fundamental es un cronograma predeterminado y recurrente que se compone de bloques de tiempo enfocados y dedicados a sus actividades de mayor prioridad.

— Hal Elrod, La mañana milagrosa para emprendedores

Marque sus tareas completadas.

Has hecho el trabajo. Has terminado la tarea. Ahora a la parte más importante.

No olvides marcar el elemento de tu lista de tareas pendientes. Hay una cierta sensación de satisfacción y placer al marcar una tarea realizada. Marcar tareas libera dopamina en nuestro cerebro, lo que no sólo nos hace felices sino que también hace que la tarea sea más placentera la próxima vez.

Puede beneficiarse de marcar los elementos completados en más de una forma. Dedique 15 minutos semanales y mensuales a observar las tareas terminadas. ¿Estás empleando tu tiempo de manera efectiva? ¿Qué necesitas para empezar a hacer? ¿Qué puedes eliminar? ¿Qué más puedes delegar? ¿Cómo se pueden priorizar actividades más orientadas al futuro? ¿Cómo se puede reducir el tiempo dedicado a tareas urgentes y urgentes?

Administrar eficazmente su lista de tareas pendientes no es un proceso que se realiza una sola vez. Requiere la mentalidad de aprender y mejorar constantemente. No se apresure a revisar su lista de tareas pendientes. Invierta tiempo en hacer que funcione para usted.

La gente no se toma nada en serio hasta que lo escribe y se convierte en una parte real de su agenda diaria. Puede que te lleve algo de tiempo llegar allí, pero una vez que eso se convierta en un hábito, terminarás haciendo todo lo que planeaste simplemente porque es parte de tu lista de tareas pendientes del día.

—Jim Kwik

Resumen

1. Escribir todo lo que necesitas hacer en una lista de tareas pendientes es un buen comienzo. Garantiza que no se pierda nada y, al mismo tiempo, libera su cerebro para concentrarse en la tarea en cuestión.
2. Una lista de tareas pendientes sin un sentido de importancia y urgencia no sirve de nada. Divida su lista de tareas pendientes en diferentes grupos para separar fácilmente el trabajo impactante de las actividades intrascendentes.
3. Ordene y elimine delegados, luego elija algunas tareas urgentes e importantes para comenzar.
4. No dejes las cosas que necesitas hacer para cambiar. Programe todas las actividades en el calendario para asegurarse de que se realicen en el momento adecuado.
5. Marque el elemento en la lista de tareas pendientes una vez completado. Te dejará feliz y satisfecho.

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