
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Luồng giao dịch giữa các công ty thuộc cùng một tập đoàn thường là một trong những vấn đề khó khăn nhất trong công việc của bộ phận tài chính vì chúng không nhất thiết thể hiện doanh thu và chi phí thực tế. Một bản ghi do một bên thực hiện phải được bên kia khớp với độ chính xác tương đương, nhưng sự khác biệt về thời gian, sự khác biệt về tiền tệ và kênh liên lạc có khả năng tạo ra sự chênh lệch. Khi những khác biệt này tích lũy trên hàng chục công ty con, quy trình đóng sổ sẽ chậm lại và thiếu tính minh bạch. SAP S/4HANA liên kết và đối chiếu nội bộ giới thiệu một phương pháp thông minh hơn để phát hiện sự chênh lệch. Tại sao đối chiếu truyền thống làm chậm quá trình đóng sổ kế toán Việc đối chiếu các đơn vị là một quy trình thủ công ở hầu hết các tổ chức. Kế toán viên đối chiếu các khoản phải trả của một công ty với các khoản phải thu của công ty khác và cố gắng xác định xem một giao dịch giống hệt có được cả hai bên ghi nhận hay không. Nếu không có quy trình tập trung, khả năng hiển thị kém và các nhà lãnh đạo tài chính thường không biết sự không khớp đang được tạo ra ở đâu. Các tổ chức mất khoảng một tuần đến 10 ngày để đóng sổ kế toán mỗi tháng do nỗ lực thủ công liên quan đến việc đối chiếu các giao dịch nội bộ. S4HANA mang lại tự động hóa cho quy trình như thế nào Để hỗ trợ các nhóm tài chính phát hiện sớm sự chênh lệch, giảm thời gian đóng sổ kế toán và hỗ trợ khả năng hiển thị số dư nội bộ theo thời gian thực, SAP S/4HANA cung cấp tính năng Liên kết và Đối chiếu Nội bộ (ICMR). Nền tảng này dựa vào các bút toán tài chính cốt lõi mà nó truy cập trực tiếp từ bảng Universal Journal (ACDOCA) làm nguồn thông tin duy nhất về các giao dịch tài chính trong SAP S/4HANA, thay vì dựa vào tải lên thủ công hoặc phần mềm đối chiếu bên ngoài. Điều này cho phép hệ thống tiếp tục đánh giá các giao dịch khi chúng được ghi nhận, tạo điều kiện cho việc khớp nối gần như theo thời gian thực. Hiểu logic khớp nối và đối chiếu Công cụ xác minh hồ sơ tài chính của hai đơn vị liên quan nằm ở trung tâm của quy trình. Hệ thống khám phá các tập dữ liệu dựa trên các điểm chuẩn do công ty xác định và áp dụng một bộ quy tắc giống nhau. Mỗi quy tắc lọc các giao dịch theo các tiêu chí như loại tài khoản hoặc đơn vị tổ chức. Trong cùng một phép gán, các mục nhập theo cả hai hướng đáp ứng các điều kiện đã đặt sẽ được tích lũy. Các mục không tuân thủ các điều kiện không bị loại bỏ và chúng có thể được xử lý bởi các quy tắc khác hoặc thủ công. Đây là một quy trình phân lớp cho phép các tổ chức thực hiện các phép khớp chính xác cũng như các phép khớp được đề xuất khi có sự khác biệt nhỏ. Khi logic tiếp tục chạy qua hệ thống, các giao dịch mới sẽ được xử lý và hoạt động đối chiếu tiếp tục tăng tốc về cuối kỳ kế toán. Do toàn cầu hóa, chúng ta thấy các tổ chức kinh doanh lan rộng khắp thế giới. Giao dịch giữa các tổ chức sẽ liên quan đến việc chuyển đổi ngoại tệ. Số dư giữa hai mã công ty có thể không bằng nhau khi có sự khác biệt trong việc chuyển đổi tiền tệ. Một ví dụ về điều này là cách các giao dịch được đăng ký bằng các loại tiền tệ khác nhau được dịch bằng tỷ giá hối đoái thay đổi tùy thuộc vào ngày giao dịch được ghi nhận hoặc các chính sách định giá. SAP S/4HANA cho phép các tổ chức giải quyết những khác biệt này thông qua các dung sai khớp nối và các quy trình điều chỉnh được quy định. Bất kỳ thay đổi tinh tế nào do biến động tỷ giá hối đoái có thể được nhóm hoặc lưu trữ tự động để xem xét sau, nhưng bộ phận tài chính có thể tạo các mục điều chỉnh theo yêu cầu. Điều này nhằm đảm bảo rằng các chênh lệch phát sinh do tiền tệ được xác định và loại bỏ mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình đối chiếu. Minh bạch thông qua giám sát thời gian thực Tự động hóa không phải là giải pháp vạn năng và sẽ không giải quyết được các vấn đề đối chiếu trừ khi kết quả có thể được bộ phận tài chính quan sát. Hệ thống có các ứng dụng hiển thị số dư đối chiếu và trạng thái khớp nối của các đơn vị tổ chức khác nhau. Các chế độ xem này cho phép kế toán theo dõi các mục đã khớp, các mục chưa khớp và các mục vẫn còn chênh lệch giữa các đối tác thương mại. Sự minh bạch này giúp thay đổi bản chất của các nhóm tài chính, vì vậy họ không còn là những điều tra viên phản ứng mà thay vào đó làm việc để liên tục theo dõi hoạt động nội bộ. Cộng tác và giải quyết trong hệ thống Sự hợp tác giữa các kế toán viên của các bên khác nhau thường cần thiết để ngăn chặn sự không nhất quán. Sự hợp tác đó được thực hiện bởi nền tảng với các quy trình giao tiếp và quy trình làm việc tích hợp. Người dùng có quyền truy cập vào ghi chú, có thể thông báo cho đồng nghiệp hoặc nhắc nhở họ về các công việc cần làm khi họ quét các mục chưa khớp. Các công cụ hợp tác này giảm thời gian lẽ ra bị lãng phí khi email hoặc bảng tính được các nhóm làm việc sử dụng để giải quyết tranh chấp. Do đó, sự chênh lệch có thể được giải quyết ngay lập tức thay vì trong chu kỳ đóng sổ. Tự động hóa đối chiếu nội bộ trong SAP S/4HANA có thể liên quan đến một thay đổi hoạt động tích cực dự kiến sẽ được đo lường ở cấp độ tổ chức. Tự động hóa tiết kiệm rất nhiều công việc được thực hiện thủ công để phát hiện và báo cáo sự chênh lệch giữa các đơn vị. Trong hầu hết các trường hợp, các tổ chức ghi nhận mức giảm tới 60–80% trong các hoạt động đối chiếu thủ công, ngoài việc tăng tốc độ của các kỳ đóng sổ kế toán lên 30–50%. Do khớp nối các giao dịch theo thời gian thực, chứ không chỉ vào cuối kỳ, các bộ phận tài chính có thể phát hiện sự chênh lệch kịp thời và giải quyết chúng trước khi chúng tích lũy. Điều này có lợi cho độ chính xác tài chính bằng cách chuyển từ đối chiếu phản ứng sang giám sát liên tục và cho phép các nhóm kế toán làm việc phân tích và xử lý các trường hợp ngoại lệ thay vì so sánh dữ liệu thủ công. Các phương pháp tốt nhất để đạt được tính minh bạch tài chính theo thời gian thực Các tổ chức đánh giá cao nhất việc đối chiếu tự động coi đó là một khía cạnh liên tục của kế toán thay vì một báo cáo được tạo vào cuối tháng. Các bộ phận tài chính thiết lập các quy tắc khớp nối rõ ràng phản ánh định dạng các bút toán nội bộ của họ và lên lịch các hoạt động đối chiếu để hệ thống đánh giá các bút toán mới một cách thường xuyên. Các trường hợp đối chiếu cũng có thể được mô hình hóa theo cách cung cấp các bản tóm tắt tổng hợp về số dư giữa các đơn vị, giúp dễ dàng theo dõi mối quan hệ giữa các công ty con. Sự chênh lệch trong các quy trình hàng ngày được quan sát sớm hơn và chu kỳ đóng sổ trở nên dễ dự đoán hơn khi tính minh bạch được tích hợp vào các hoạt động hàng ngày. Sau đó, tự động hóa biến quy trình đóng sổ căng thẳng thành một biện pháp kiểm soát tài chính liên tục thúc đẩy sự tin tưởng vào thông tin tài chính trong tổ chức. Khả năng này cũng rất cần thiết trong SAP S/4HANA Group Reporting, nơi việc hợp nhất yêu cầu số dư nội bộ chính xác. Liên kết và Đối chiếu Nội bộ có thể áp dụng để đảm bảo rằng các bút toán loại trừ nội bộ xảy ra trong quá trình hợp nhất nhóm được neo trên dữ liệu được xác nhận và nhất quán bằng cách xác định và giải quyết các chênh lệch trong chu kỳ kế toán. Với điều này, các tổ chức có thể tạo ra các báo cáo tài chính hợp nhất tốt hơn và cung cấp mức độ minh bạch cao hơn trên các công ty con. Con đường rõ ràng hơn để đóng sổ nhanh hơn Các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp sẽ không bao giờ kết thúc ở các công ty đa quốc gia. Điều quan trọng là tốc độ mà bộ phận tài chính có thể xác định và khắc phục các chênh lệch mà các giao dịch đó gây ra. Một trong những phẩm chất cho phép quy trình đối chiếu được tự động hóa (thay vì thủ công) thông qua SAP S/4HANA là khớp nối dựa trên quy tắc, truy cập dữ liệu theo thời gian thực và quy trình làm việc cộng tác. Kết quả là tăng cường tính minh bạch ở tất cả các cấp của hệ thống phân cấp doanh nghiệp và chu kỳ đóng sổ được cải thiện sẽ ít bất ngờ hơn. Đối với các giám đốc tài chính cần hiểu biết tài chính tốt về những gì đang xảy ra trên phạm vi toàn cầu, sự thay đổi này đại diện cho một bước nhảy vọt lớn để đảm bảo rằng các con số là chính xác.

The is an opinion piece based on the author’s POV and does not necessarily reflect the views of HackerNoon.

Read My Stories

Nghe bài viết này bằng Tiếng Anh, đọc bởi robot thông minh của HackerNoon

Tự động hóa đối chiếu nội bộ trong SAP S/4HANA: Các phương pháp hay nhất để minh bạch tài chính

About Author

BÌNH LUẬN

chuyên mục

BÀI VIẾT NÀY CŨNG CÓ MẶT TẠI

Related Stories

128 Stories To Learn About Charles Dickens

223 Stories To Learn About Science

147 Stories To Learn About Reading Books Online

145 Stories To Learn About Book

128 Stories To Learn About Charles Dickens

223 Stories To Learn About Science

147 Stories To Learn About Reading Books Online

145 Stories To Learn About Book

Light-Mode

Classic

Newspaper

Minty

Dark-Mode

Neon Noir

Minty

HN StartUps