Số ít sẽ cai trị số nhiều: Quy tắc 80/20 có thể thay đổi cuộc sống của bạn như thế nào

Chào mọi người!

Đây là email hàng tuần của tôi thảo luận về các mô hình tinh thần, hiệu suất, hoạt động kinh doanh và khả năng khởi nghiệp.

Bản tin hôm nay có gì?

• Chúng ta không giỏi trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên vì chúng ta dàn trải các nỗ lực một cách đồng đều thay vì chấp nhận sự không đồng nhất. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian và bỏ lỡ cơ hội.
• Việc sử dụng nguyên lý 80/20 giúp tối ưu hóa năng suất bằng cách định lượng các sai lệch đóng góp. Việc đo lường để tìm ra 20% đầu vào quan trọng tạo ra 80% kết quả sẽ hướng dẫn việc phân bổ nguồn lực chiến lược.
• Tập trung một cách tàn nhẫn thời gian và tiền bạc vào các hoạt động có tác động cao 20% sẽ thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh và sự thỏa mãn trong cuộc sống. Nói không với nỗi ám ảnh về sự bình đẳng. Nắm bắt các mô hình tự nhiên hướng dẫn hiệu quả để thay đổi tương lai của bạn.

Sức mạnh toàn năng của số ít

Ý tưởng này bắt nguồn từ chuyến đi đến nhà một người bạn vào một buổi sáng tháng Giêng lạnh giá khi tôi còn sống ở Toronto. Tôi tình cờ đọc được một đoạn văn của Steve Jobs khiến tôi choáng váng:

“Mọi người nghĩ tập trung có nghĩa là nói đồng ý với điều bạn phải tập trung vào. Nhưng đó không phải là ý nghĩa của nó chút nào. Nó có nghĩa là nói không với hàng trăm ý tưởng hay khác đang có. Bạn phải lựa chọn cẩn thận.”

Tôi đang ngồi nhìn chằm chằm vào những từ đó và cố gắng tiêu hóa chúng thì đứa con trai 6 tuổi của bạn tôi chạy vào phòng...

“Scott, Scott! Muốn xem tôi đếm đến 100 không?”

Phản ứng ruột thịt ban đầu của tôi là khó chịu khi sự suy ngẫm sâu sắc của tôi bị gián đoạn và sợ rằng tôi sẽ không có được khoảnh khắc yên tĩnh nào nữa trong suốt buổi sáng.

Nhưng đột nhiên tôi chợt nhận ra —tôi nên tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Tôi háo hức mỉm cười, “Tôi rất muốn xem bạn đếm! Cho tôi xem!" Tôi có thể nói rằng sự nhiệt tình của tôi đã làm nên ngày của anh ấy. Anh ấy tự hào đếm đến 100. Đó thực sự là một điều kỳ diệu và nhắc nhở tôi rằng một số khoảnh khắc vinh quang nhất trong cuộc đời đòi hỏi rất ít nỗ lực.

Những hạt giống cho bài viết hôm nay đã được gieo vào thời điểm đó. Tôi không thể rũ bỏ câu hỏi còn sót lại:

Làm thế nào để bạn xác định được điều gì cần tập trung vào và điều gì nên nói không?

Thật buồn cười khi bạn có thể đọc bao nhiêu tùy thích, nhưng khi bạn trực tiếp trải nghiệm sự hiểu biết sâu sắc đó trong cuộc sống của chính mình - nó sẽ in sâu vào tâm trí bạn một cách hấp dẫn.

Tôi về nhà vào buổi chiều hôm đó với động lực cháy bỏng nghiên cứu những thiên tài sáng tạo vĩ đại nhất thế giới để khám phá bí mật của họ.

Họ đã khai thác những quy luật ẩn giấu nào của vũ trụ để đạt được thành công to lớn như vậy?

LÀM THẾ NÀO để họ biết điều gì thực sự đòi hỏi sự tập trung của bạn so với điều gì đang lãng phí thời gian (và cuộc sống của bạn).

Trong những tháng tiếp theo, tôi phát hiện ra một mô hình hấp dẫn có niên đại hơn 100 năm.

Mô hình này là một công cụ mạnh mẽ mà bạn có thể áp dụng để tối ưu hóa MỌI lĩnh vực của cuộc sống và công việc.

Sức mạnh toàn năng của số ít

Đầu những năm 1900, nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto tình cờ phát hiện ra một xu hướng đặc biệt...

Ông nhận thấy rằng 80% đất đai của Ý chỉ thuộc về 20% dân số. Ông nhận thấy những mô hình sai lệch tương tự với sự phân bổ của cải - một số ít người giàu luôn vươn lên dẫn đầu.

Xu hướng này nhanh chóng được quan sát thấy ở các lĩnh vực khác:

• 80% cây đậu có nguồn gốc từ 20% vỏ đậu
• 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng
• 80% lỗi xuất phát từ 20% lỗi của chương trình phần mềm
• 80% quyết định được đưa ra trong 20% thời gian họp

Ý nghĩa đã rõ ràng...

Kết quả không được trải đều—chúng xuất hiện theo từng phần—các khối rất lớn. Phần lớn các kết quả đều đến từ một phần nhỏ các nguyên nhân.

Nguyên tắc Pareto: Quy luật 80/20

Mô hình Pareto được phát hiện được gọi là Nguyên tắc Pareto, hay phổ biến hơn là Quy tắc 80/20:

80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân.

Tất nhiên, tỷ lệ này không nhất thiết phải là 80/20 trong mọi trường hợp—nó có thể là 70/30 hoặc thậm chí 90/10—mối quan hệ cốt lõi vẫn như cũ...

Phần lớn kết quả được tạo ra bởi một số ít đầu vào quan trọng.

Hãy xem một ví dụ cổ điển...

Nếu bạn tạo danh sách xếp hạng tất cả bạn bè trên Instagram dựa trên số lượt thích và bình luận khi bạn đăng bài, bạn sẽ thấy một mô hình rất sai lệch.

10 hoặc 20 người bạn thân nhất của bạn sẽ tạo ra hơn 80% tổng lượng tương tác trên các bài đăng của bạn, trong khi vài trăm người còn lại hầu như không tương tác.

Một vài người bạn có tính tương tác cao sẽ mang lại phần lớn kết quả.

Những kiểu phân phối “đuôi dài” cực kỳ sai lệch này với các đặc tính của định luật lũy thừa có ở MỌI NƠI.

Ý nghĩa của việc này rất sâu sắc...

Nỗ lực hoàn toàn không tương đương với kết quả

Nếu kết quả xuất phát từ rất ít nguyên nhân quan trọng thì sẽ xuất hiện hai hiểu biết quan trọng:

1. Bạn nên dành phần lớn thời gian/nguồn lực của mình cho một số hạng mục quan trọng có tác động cao. Hãy đến nơi có nhiều “kết quả phong phú”.
2. Cần phải có sự kiên nhẫn và bền bỉ to lớn vì có thể phải mất một hành trình dài để tìm ra những nguyên nhân có tác động lớn.

Nhiều người mới sáng tạo nội dung/blogger/nhà văn/podcasters/người có ảnh hưởng bị mất động lực khi họ dành hàng trăm giờ để sản xuất nội dung nhưng lại nhận được rất ít sự thu hút trong nhiều tháng.

Sau đó, đột nhiên, một bài đăng lan truyền và mang lại nhiều lưu lượng truy cập hơn tất cả các bài đăng trước đó cộng lại!

Thay vì coi đây là sự may mắn hay ngẫu nhiên, nó phản ánh hiệu ứng “đuôi dài” của nguyên lý Pareto – kết quả đến theo từng phần tập trung.

Mẫu này xuất hiện trong tất cả các lĩnh vực sáng tạo:

• 20% khách hàng thúc đẩy hơn 80% doanh số bán iPhone của Apple
• 20% lỗi gây ra hơn 80% lỗi phần mềm
• 20% chiến dịch tiếp thị thu hút hơn 80% khách hàng tiềm năng

Sự lựa chọn là hiển nhiên—đi đến nơi có kết quả hangout phong phú. Nhưng điều này không phải lúc nào cũng trực quan ...

Ví dụ: gần đây tôi đã giúp bạn tôi lập chiến lược về cách phát triển kênh YouTube của anh ấy.

Anh ấy đang tạo 2 video chi tiết mỗi tuần và đang cố gắng đạt được bất kỳ lực kéo nào sau nhiều tháng nỗ lực.

Tôi đã nghiên cứu dữ liệu của anh ấy và nhận thấy một video ngắn hơn, đơn giản hơn đang hoạt động hiệu quả hơn hẳn những video khác, tạo ra 80% tổng số lượt xem kênh của anh ấy.

Chúng tôi quyết định rằng anh ấy nên chuyển trọng tâm sang tạo thêm nội dung cụ thể và có hiệu suất cao. Bằng cách tăng gấp đôi những gì hiệu quả, số lượt xem của anh ấy đã tăng vọt 10 lần sau ba tháng!

Câu chuyện này không phải là duy nhất. Những YouTuber, blogger và doanh nhân thành công nhất đều tận dụng rất nhiều nguyên tắc Pareto...

Họ không liên tục thử những điều mới. Họ tăng gấp đôi, gấp ba và gấp bốn lần trên một số lĩnh vực quan trọng của mình để tạo ra kết quả tốt nhất.

Bộ chặn tác động

Sẽ rất hợp lý khi thắc mắc tại sao chúng ta không tối ưu hóa một cách tự nhiên cho những nhiệm vụ có hiệu suất cao này.

Chà, chúng ta chỉ là con người và chúng ta rơi vào bẫy.

Đặc biệt, có hai bẫy xu hướng cản trở sự tiến bộ 80/20 – sự bướng bỉnh và sợ hãi.

Sự bướng bỉnh thuyết phục chúng ta rằng ngay cả sau khi thử điều gì đó 1000 lần mà không thu được kết quả gì, có thể nỗ lực số 1001 sẽ chứng minh được sự đột phá.

Vì vậy, chúng ta kiên trì lãng phí năng lượng khi đập đầu vào cùng một cách tiếp cận vì cảm thấy an toàn và quen thuộc.

Sự sợ hãi cũng phá hoại việc thực hiện công việc quan trọng chiếm 80% mục tiêu của chúng ta. Chúng tôi thấy rõ các chiến lược khác nhau sẽ tạo ra kết quả lớn hơn theo cấp số nhân. Nhưng những con đường ưu việt đó đe dọa cảm giác bên ngoài vùng an toàn của chúng ta.

Vì vậy, chúng tôi chấp nhận lợi ích gia tăng từ các chiến thuật dễ dàng hơn, ngại thăng cấp.

Cả sự bướng bỉnh và nỗi sợ hãi đều khiến chúng ta mù quáng trong việc đánh giá một cách trung thực xem 20% công việc nào thực sự tác động đến những mũi kim quan trọng nhất.

Chúng ta tránh nhìn thẳng vào sự thật rằng phần lớn sự bận rộn của chúng ta chỉ đơn giản là sắp xếp lại những chiếc ghế xếp trên tàu Titanic chứ không phải làm thay đổi kết quả một cách căn bản.

Khi đầu vào không khớp với đầu ra

Bây giờ có thể bạn đang nghĩ...

Phải chăng điều này có nghĩa là mọi nỗ lực tôi bỏ ra đều vô nghĩa nếu nó không mang lại kết quả rõ ràng ngay lập tức?

Không có gì! Nguyên tắc này không hàm ý nỗ lực lãng phí—nó chứng tỏ rằng nỗ lực đầu vào không ánh xạ tuyến tính đến kết quả đầu ra.

Có nhiều lợi ích vô hình thu được từ nỗ lực bền bỉ mà không tạo ra ngay những lợi ích có thể đo lường được như tiền bạc hoặc sự công nhận. Dưới đây là một vài ví dụ:

Phát triển kiến thức và kỹ năng

• Việc học những tài liệu phức tạp ban đầu đòi hỏi rất nhiều khả năng trí tuệ của bạn mặc dù bạn không có những kỹ năng rõ ràng để thể hiện điều đó.
• Giống như trí nhớ của cơ bắp, kiến thức và kỹ năng sẽ phát triển chậm rãi thông qua việc luyện tập liên tục.

Tăng diện tích bề mặt may mắn

• Nỗ lực trong nhiều tháng sẽ làm giảm năng lượng kích hoạt cần thiết để xúc tác cho sự đột phá.
• Bạn không thể gặp may mắn nếu không duy trì nỗ lực đặt mình vào vị trí của cơ hội.

Khơi nguồn động lực và động lực

• Sự tiến bộ nhỏ hàng ngày sẽ kích hoạt các chất hóa học thần kinh quan trọng để duy trì động lực.
• Tiến triển quả cầu tuyết theo đà theo thời gian cho đến khi bạn vượt qua ngưỡng tác động.

Nói tóm lại, cần phải có sự kiên nhẫn và lòng can đảm to lớn để tìm ra và thâm nhập vào “vùng tác động” 20% đó.

Nỗ lực bền bỉ không đảm bảo sự đột phá ngay lập tức nhưng nó chuẩn bị mảnh đất cho những hạt giống cơ hội.

Điều này đưa chúng ta đến một câu hỏi quan trọng...

Khi nào tôi nên xoay vòng và kiên trì?

Giả sử bạn xác định viết lách là một thế mạnh sáng tạo và đã viết liên tục mà không thu được kết quả gì về mặt tiền tệ trong một năm.

Tại thời điểm nào bạn xác định viết không phải là một hoạt động có tác động cao đối với bạn và chuyển sang hoạt động khác?

Hoặc có lẽ loại nội dung bạn đang viết không phải là một lĩnh vực đang thực sự phát triển nhanh chóng.

Khi nào bạn bỏ khăn tắm?

Điều này thật khó khăn. Việc xoay trục sớm có thể cướp đi của bạn những lợi ích lâu dài tiềm ẩn trong khi việc kiên trì đi theo một con đường không hiệu quả sẽ gây ra sự thất vọng (và đôi khi sẽ dẫn đến Sai lầm về chi phí chìm).

Đây là một phép thử mà tôi sử dụng với các doanh nhân mà tôi khuyên bạn nên đánh giá xem một lĩnh vực nào đó có tiềm năng tác động cao đối với họ hay không:

Tôi có được tiếp thêm năng lượng bởi chính HOẠT ĐỘNG hay chỉ là KẾT QUẢ mong đợi mà nó sẽ mang lại?

Viết lách mang lại cho tôi niềm vui lớn lao bất chấp những thước đo thành công bên ngoài. Quá trình này tiếp thêm năng lượng cho tôi. Nếu phần thưởng bằng tiền không bao giờ đến, tôi vẫn được hưởng lợi từ thử thách, dòng chảy và cảm giác tiến bộ mà nó mang lại.

Tuy nhiên, tôi coi thường việc nhập dữ liệu bảng tính theo cách thủ công. Ngay cả khi nó mang lại những phần thưởng lớn, tôi vẫn sợ hoạt động đó.

Vì vậy, hãy đánh giá xem nỗ lực của bạn xuất phát từ niềm vui nội tại hay động lực hoàn toàn bên ngoài.

Nỗ lực bền vững đòi hỏi sự tham gia sâu sắc vào quá trình này.

Cần có nỗ lực bền vững + vòng phản hồi + thực hiện bài học để khám phá những cơ hội có tác động cao này.

Ngoài ra, bạn nên liên tục chạy các thử nghiệm nhỏ để xác thực hướng đi của mình.

Xem liệu bạn có thể kiếm tiền từ bài viết của mình theo những cách đơn giản như làm nghề tự do, bài đăng trả phí của khách hoặc hoa hồng liên kết hay không. Chiến thắng vi mô duy trì động lực ngay cả khi bạn chưa có bước đột phá lớn.

Vì vậy, tóm lại:

1. Kiểm tra kỹ lưỡng xem HOẠT ĐỘNG có mang lại phần thưởng nội tại bất kể KẾT QUẢ bên ngoài mà nó tạo ra hay không.
2. Chạy các thử nghiệm nhỏ để có được xác nhận thực nghiệm xác nhận rằng bạn đang đi theo hướng đầy hứa hẹn.
3. Bạn sẽ cần phải kiên trì để đạt được những bước đột phá lớn đó. Họ hiếm khi đến sớm.

Chiến thắng vi mô khơi dậy động lực đồng thời thu thập dữ liệu để hỗ trợ sự kiên trì.

Bây giờ chúng ta đã đề cập đến KHI NÀO để kiên trì, hãy xem xét NƠI cần tập trung...

Ưu tiên 80/20

Nguyên tắc Pareto không chỉ là một mô hình mô tả giải thích những sai lệch nguyên nhân và kết quả—nó còn là một công cụ mang tính quy tắc để tối ưu hóa cách chúng ta sử dụng thời gian và nguồn lực.

Theo dõi dữ liệu định lượng để đạt được hiệu suất chuẩn. Xác định nguồn điện đầu vào 20% của bạn theo các danh mục:

- Khách hàng: Bao nhiêu % doanh thu đến từ 20% khách hàng hàng đầu?

- Sản phẩm: Tỷ lệ phân chia doanh thu trên mỗi sản phẩm là bao nhiêu?

- Trang web: Trang hoặc bài đăng nào tạo ra nhiều lưu lượng truy cập nhất?

- Tính năng: Tính năng nào của ứng dụng thúc đẩy mức độ tương tác?

- Email/Cuộc gọi: 20% người liên hệ hoặc người gọi qua email hàng đầu của bạn là ai?

Nhận chi tiết các số liệu về mẫu nồng độ bề mặt. 20% sẽ khác nhau tùy theo doanh nghiệp - dữ liệu tiết lộ nơi bạn ẩn náu.

Dưới đây là ví dụ về cách áp dụng quy trình 3 bước đơn giản để đạt được mức độ ưu tiên 80/20:

Ví dụ sẽ là re. nguồn lưu lượng truy cập trang web, mà còn hiểu khuôn khổ này và bài tập có thể được áp dụng cho bất kỳ điều gì trong cuộc sống cá nhân hoặc nghề nghiệp của bạn.

Nguồn lưu lượng truy cập trang web

Nguyên lý 80/20 nêu rõ 80% lưu lượng truy cập đến từ 20% nguồn.

Hãy tối ưu hóa năng suất cho lưu lượng truy cập của một trang web :

Bước 1: Đo lường để tìm 20% quan trọng

Phân tích các nguồn lưu lượng truy cập và kiểm đếm % tổng số lượt truy cập trên mỗi nguồn:

Google và Email chiếm 70% tổng lưu lượng truy cập - 20% nguồn quan trọng.

Bước 2: Xếp hạng nguồn theo lưu lượng truy cập

Ưu tiên các nguồn theo% lưu lượng truy cập, cao nhất ở trên cùng:

1. Tìm kiếm của Google - 40%
2. Thư điện tử - 30%
3. Truyền thông xã hội - 20%
4. Trực tiếp - 10%

Bước 3: Tỷ lệ nỗ lực xây dựng lưu lượng truy cập

Dành thời gian cải thiện các nguồn phù hợp với xếp hạng lưu lượng truy cập:

• 40% cho SEO để tăng thứ hạng trên Google
• 30% khi tối ưu hóa việc thu thập email
• 20% cho chiến lược xã hội
• 10% trên kênh Trực tiếp

• 
  

Ví dụ này tối ưu hóa năng suất trang web. Tuy nhiên, khung này có thể hướng dẫn các chức năng kinh doanh khác - thay thế "Doanh thu bán hàng", "Tương tác với ứng dụng", v.v. để tập trung 20% đầu vào quan trọng của bạn.

Bị ám ảnh bởi khách truy cập trang web, khách hàng và các hoạt động tạo ra nhiều tác động nhất. Nói không với 'ngụy biện chú ý bình đẳng'.

Ưu tiên 80/20 cho phép bạn tối đa hóa tác động đến kết quả từ nỗ lực đầu vào hạn chế của mình. Hãy biến số ít quan trọng thành trọng tâm ám ảnh của bạn.

Áp dụng Phân tích 80/20 vào Kinh doanh và Cuộc sống

Bây giờ bạn đã biết cách thức hoạt động của sự ưu tiên 80/20 - hãy thực hiện phân tích này về công việc kinh doanh cũng như cuộc sống của bạn.

Trong kinh doanh, hãy đào sâu vào dữ liệu và số liệu để tìm:

• Khách hàng quyền lực 20% của bạn
• Sản phẩm bán chạy 20% của bạn
• 20% người dùng tương tác nhiều nhất của bạn
• Các kênh tiếp thị thúc đẩy lưu lượng truy cập 20% của bạn

Trong cuộc sống, kiểm đếm và xếp hạng để khám phá:

• 20% hoạt động của bạn tạo ra 80% niềm vui
• 20% bạn bè/gia đình của bạn cung cấp 80% hỗ trợ
• 20% thói quen của bạn quyết định 80% kết quả sức khỏe

Tìm 20% quan trọng của bạn trên TẤT CẢ danh mục. Đó là những ưu tiên của bạn cho sự tập trung tàn nhẫn.

Dù phát triển kinh doanh hay có một cuộc sống xứng đáng, phân tích 80/20 đều chỉ ra những lĩnh vực có tác động lớn để tối ưu hóa.

Hãy ngừng dàn trải bản thân và cố gắng làm cho mọi thứ trở nên đồng nhất. Ôm lấy sự không đồng nhất giống như thiên nhiên. Tạo ra một số yếu tố thay đổi cuộc chơi quan trọng của bạn trong lĩnh vực kinh doanh và cuộc sống.

Khi bạn kết hợp nỗ lực với tác động, điều kỳ diệu sẽ xảy ra. Làm việc với các mô hình hiệu quả tự nhiên hơn là chống lại chúng.

Vì vậy hãy đi phân tích ngay bây giờ. Khám phá và tạo ra 20% quan trọng của bạn và thay đổi tương lai của bạn. Đòn bẩy và sự thỏa mãn đang chờ đợi bạn là vô tận.

Hình ảnh chính của Austin Distel trên Bapt