Thủ thuật quản lý thời gian từ các nhà phát triển phần mềm của Clockify

Bài đăng trên blog này có thể đã bắt đầu bằng một câu mở đầu giống như quảng cáo sẽ thu hút sự chú ý của bạn và nhắc nhở bạn về tiếng rên rỉ cụ thể mà bạn tạo ra mỗi khi chuông báo thức kêu vào buổi sáng.

Có lẽ một cái gì đó như:

Danh sách việc cần làm của bạn thế nào rồi? Việc ăn vội ngũ cốc trong khi trả lời email của tuần trước có khiến bạn muốn bứt tóc không?

Nhưng chúng tôi sẽ không làm điều đó. Cuộc đấu tranh với việc quản lý thời gian là có thật và bạn không cần một lời nhắc nhở sống động về nhịp đập của mình mỗi khi nhìn đồng hồ.

Điều bạn có thể cần là một giải pháp và đó là lý do tại sao chúng tôi tìm đến các chuyên gia — nhà phát triển phần mềm đằng sau công cụ theo dõi thời gian Clockify .

Họ phải biết điều gì đó về thời gian mà phần còn lại của hành tinh (những người bình thường không chịu trách nhiệm theo dõi thời gian) không biết, phải không?

Đó chính xác là lý do tại sao chúng tôi đã xem qua hậu trường của các nhà phát triển Clockify, quyết định đặt câu hỏi cho họ và biên soạn 7 thủ thuật quản lý thời gian chuyên nghiệp mà tất cả chúng ta đều có thể hưởng lợi.

Tại sao chúng tôi lại làm phiền các nhà phát triển Clockify bằng các câu hỏi

Trước hết, chúng tôi muốn đi đến tận cùng của một khái niệm khó nắm bắt như quản lý thời gian, xóa bỏ lời nguyền không có đủ thời gian trong một ngày và khôi phục lại cho nhân loại tất cả số giờ mà họ đã mất do trì hoãn.

Tham vọng, chúng tôi biết.

Dù sao đi nữa, chúng tôi nhận thấy rằng không có nơi nào trực tuyến tốt hơn để thực hiện tất cả những điều đó ngoài ứng dụng nhắn tin dành cho doanh nghiệp của chúng tôi. Vì vậy, chúng tôi đã gọi điện cho năm nhà phát triển phần mềm đang làm việc trên Clockify:

• Aleksandra Mitrovic (Kỹ sư phần mềm),
• Jelena Nikolic (Nhà phát triển phần mềm),
• Milana Todorovic (Nhà phát triển Java cơ sở),
• Ivana Blagojevic (Nhà phát triển phần mềm) và
• Milena Savatovic (Nhà phát triển Javascript cơ sở).

(Chúng tôi đã hy vọng rằng tiếng ping của ứng dụng trò chuyện nhóm sẽ không làm họ mất tập trung đến mức khiến thời gian tải của Clockify đột ngột tăng lên.)

May mắn thay, không có điều đó xảy ra.

Nhưng bạn có thể đang nghĩ: Bạn không thể hỏi bất kỳ ai khác tại Clockify, người không chịu trách nhiệm duy trì và chạy ứng dụng?

Tuy nhiên, đó là quan điểm của chúng tôi — chúng tôi thực sự tò mò về mẹo quản lý thời gian của những người chịu trách nhiệm phát triển và bảo trì một ứng dụng nhằm cải thiện khả năng quản lý thời gian.

Họ thực sự dường như có thể làm tất cả — từ viết các trường hợp thử nghiệm đến chạy nhảy cho đến các cuộc họp trao đổi hàng ngày, tất cả trong khi xử lý cuộc sống cá nhân bận rộn của họ.

Nói chung, một đám đông hoàn hảo để trò chuyện về mọi thứ liên quan đến quản lý thời gian.

7 mẹo quản lý thời gian chuyên nghiệp — Phiên bản Clockify

Bất chấp sự phức tạp của các nhiệm vụ hàng ngày, các nhà phát triển Clockify rất sẵn lòng trợ giúp.

(Chúng ta có thể hiểu đây là một dấu hiệu khác cho thấy họ phải biết họ đang làm gì với thời gian của mình.)

Vì vậy, chúng tôi ngay lập tức chuyển sang chế độ 'tất cả đều lắng nghe', ghi lại mọi thứ họ tiết lộ bằng văn bản và bây giờ chúng tôi giới thiệu cho bạn 7 thủ thuật quản lý thời gian chuyên nghiệp có thể thay đổi cách bạn trải qua một ngày của mình.

Bản hack chuyên nghiệp #1: Lập kế hoạch đi chệch khỏi kế hoạch

Có một ranh giới mong manh giữa một kế hoạch khả thi và một kế hoạch khiến bạn cảm thấy như lẽ ra phải có một người lớn bên cạnh giám sát ngày làm việc của bạn.

Nhưng, tại sao điều này lại xảy ra?

Chà, có điều gì đó về xu hướng con người đánh giá quá cao khả năng của mình đến mức chúng ta hết lòng tin vào một phiên bản ảo tưởng của chính mình.

Đó là phiên bản quản lý để hoàn thành 32 nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của họ mà vẫn có thời gian để ăn uống lành mạnh, đến phòng tập thể dục và đọc 30 trang mỗi ngày.

Tuy nhiên, dù người đó có vẻ tuyệt vời đến đâu, có lẽ bạn vẫn chưa thể bắt kịp họ trong dòng thời gian này. Vì vậy, đã đến lúc để họ ra đi.

Biết rằng thật khó để thừa nhận thất bại, chúng tôi đã nhờ Aleksandra Mitrovic , Kỹ sư phần mềm tại Clockify, giúp đỡ:

Kế hoạch ban đầu cần để lại đủ chỗ cho tia từ màu xanh lam. Nó chắc chắn không nên rơi ngay khi có điều gì đó bất ngờ xảy ra.

Được rồi, vì vậy việc nghĩ ra một kế hoạch và hy vọng điều tốt nhất sẽ không ảnh hưởng đến nó. Tuy nhiên, điều có thể làm nên trò lừa là lập kế hoạch như thể bạn chắc chắn sẽ không thể cố gắng hết sức.

Có thể bạn sẽ bị đánh thức bởi âm thanh chói tai của máy khoan nhà hàng xóm, vì vậy bạn sẽ phải đi làm với một cơn đau đầu không chịu nổi. Tính cái đó trong ước tính cuối cùng của bạn.

Đây là những gì Jelena Nikolic đã nói về vấn đề này:

Viết ra tất cả các nhiệm vụ của bạn một cách chi tiết, bao gồm cả khung thời gian dự kiến để hoàn thành chúng. Sau đó, thêm 20% thời gian cho mỗi nhiệm vụ trong danh sách của bạn.

Mặc dù thói quen này có vẻ giống như nghi ngờ khả năng đáp ứng thời hạn của bạn, nhưng đó là liều thuốc giải độc hoàn hảo cho sai lầm lập kế hoạch mà tất cả chúng ta đều mắc phải mỗi khi soạn thảo danh sách việc cần làm của mình một cách lạc quan.

Thủ thuật chuyên nghiệp #2: Giữ bút và giấy của bạn ở gần

Được rồi, chúng ta có thể nói theo nghĩa bóng ở đây khi nói về bút và giấy của trường học cũ. Có thể bạn đã sử dụng kỹ thuật số trước đây một thời gian, vì vậy bạn hoàn toàn dựa vào các ghi chú trên điện thoại thông minh của mình để giúp bạn vượt qua cả ngày.

Điều quan trọng là bạn viết ra mọi thứ bạn định làm. Hoặc đánh máy.

Tuy nhiên, bạn có thể cực lực phản đối điều này do xu hướng đánh giá quá cao năng lực của bạn. Có lẽ bạn thậm chí sẽ nghĩ rằng rất khó có thể quên làm điều gì đó, đặc biệt nếu ngày của bạn bao gồm các công việc thường ngày.

(Chúng tôi có thể hoặc không thể nói từ kinh nghiệm.)

Nhưng khoa học đã chỉ ra rằng chúng ta trải qua một ngày suy nghĩ khoảng 6.000 suy nghĩ trong vòng 24 giờ . Hãy tưởng tượng bộ não của chúng ta khó khăn như thế nào khi phải kiểm soát toàn bộ hệ thống con người, chứ đừng nói đến việc ghi nhớ từng việc nhỏ với hàng ngàn suy nghĩ bay xung quanh.

Vì vậy, ghi chú lại mọi nhiệm vụ có thể giúp tâm trí bạn được nghỉ ngơi xứng đáng, nhưng cũng cho phép bạn đánh giá kế hoạch của mình một cách thực tế.

Milana Todorovic , Nhà phát triển Java cấp dưới tại Clockify, đã xác nhận điều này:

Tôi thích có một kế hoạch chi tiết và tôi có xu hướng viết ra mọi thứ. Đó là thói quen giúp tôi nhận ra ngay những kế hoạch phi thực tế để tôi biết chính xác những gì có thể bị đẩy lùi.

Đồng quan điểm (ý định chơi chữ), Ivana Blagojevic , Nhà phát triển phần mềm tại Clockify, tiếp tục:

Tôi là tất cả về các ưu tiên. Tôi đặt mục tiêu hàng ngày và hàng tuần và sắp xếp chúng dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Tuy nhiên, tôi hầu như luôn dựa vào bảng kế hoạch hàng tuần của mình để đảm bảo rằng tôi sẽ hoàn thành kế hoạch của mình.

Vì vậy, lưu trữ lịch trình hàng ngày của bạn ở bất cứ đâu trừ bộ não sẽ giúp bạn tập trung hoàn toàn vào việc thực sự bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ của mình thay vì nhẩm tính trong đầu cho ngày sắp tới. Đó là công việc của tờ báo.

Pro hack #3: Khi mọi thứ trở nên khó khăn, hãy ping nhóm của bạn

Tất cả chúng ta (có thể hơn một lần) cảm thấy đau đớn khi không thể hoàn thành đúng thời hạn. Có lẽ ý nghĩ về việc phải trình bày chi tiết về việc đến muộn và có khả năng bị xếp vào danh sách xấu của sếp đã khiến bạn toát mồ hôi.

Có lẽ bạn thậm chí không nao núng. Nhưng có lẽ bạn không muốn bị dán nhãn là người lên lịch quá nhiều hoặc, trời cấm, một người trì hoãn.

Đó là lý do tại sao, chúng tôi đã tham khảo ý kiến của các chuyên gia để xem liệu có bất cứ điều gì mà tất cả chúng ta có thể làm để tránh phá hỏng lịch trình của mọi người hay không.

Theo Milena Savatovic , Nhà phát triển Javascript cấp dưới tại Clockify, nhóm chính là câu trả lời:

Mặc dù tôi thường không bao giờ trễ hạn với các nhiệm vụ của mình, nhưng nếu tôi nhận thấy một vấn đề bất thường nào đó có thể khiến tôi mất nhiều thời gian hơn bình thường, tôi sẽ ngay lập tức liên hệ với nhóm của mình.

Rất có thể, ít nhất một người trong nhóm của bạn đã xử lý một rào cản tương tự, vì vậy họ sẽ biết chính xác phải làm gì. Milena tiếp tục:

Nếu ai đó trong nhóm thông thạo một số loại nhiệm vụ nhất định, họ có thể tham gia và chúng tôi có thể hoàn thành nhiệm vụ thậm chí nhanh hơn dự kiến.

Ngoài việc đáp ứng thời hạn, việc liên hệ giúp đỡ nhóm của bạn sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng mới nhanh hơn nhiều và thậm chí còn củng cố mối quan hệ của bạn với đồng đội.

Ba con chim với một hòn đá.

Bản hack chuyên nghiệp #4: Tìm hệ thống của bạn để tránh phiền nhiễu

Không ai miễn nhiễm với sự xao lãng, bất kể chúng ta có chú ý đến việc tạo ra những lịch trình nhỏ hoàn hảo của mình hay không.

Bạn có thể được nghỉ ngơi đầy đủ, được thúc đẩy đến tận cốt lõi, được trang bị một danh sách việc cần làm phức tạp, nhưng vẫn nhường chỗ cho cuộc trò chuyện của đồng nghiệp.

Vì vậy, thứ có thể hoạt động như một chiếc xuồng cứu sinh trong những tình huống như thế này là có một hệ thống giúp bạn phân tâm. Hãy nghĩ xem liệu bạn có dễ bị ảnh hưởng bởi thị giác, thính giác,kỹ thuật số hay tất cả các loại phiền nhiễu hay không và bắt đầu từ đó.

Đây là những gì làm việc cho Ivana Blagojevic:

Tôi luôn dựa vào âm nhạc để giữ cho tôi tập trung. Nhạc cổ điển là lựa chọn của tôi bất cứ khi nào tôi chuẩn bị lao vào một nhiệm vụ đầy thử thách. Radio là lựa chọn tốt thứ hai của tôi.

Mặt khác, Jelena Nikolic tránh xa nguồn gốc của sự phân tâm:

Đôi khi tôi rất giỏi trong việc bỏ qua những thứ gây xao nhãng, nhưng trong trường hợp sự tập trung của tôi không đủ sắc bén để tiếp tục, tôi chỉ cần đứng dậy và bỏ đi.

Milana Todorovic tiến thêm một bước và có một vị trí dành riêng cho các loại nhiệm vụ khác nhau có thể hoạt động như một liều thuốc giải độc hoàn hảo cho mọi loại phiền nhiễu:

Tôi thường không chú ý đến tiếng ồn xung quanh mình, nhưng tôi có xu hướng gặp khó khăn khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Tôi có thể bị phân tâm khá nhiều bởi bất cứ điều gì tôi đã làm trước đó hoặc chỉ đang tìm ra những gì tôi cần làm tiếp theo. Điều hữu ích là có một không gian riêng biệt dành riêng cho các nhiệm vụ khác nhau.

Các lựa chọn của bạn để tránh khỏi sự phân tâm phụ thuộc vào đối thủ lớn nhất thu hút sự chú ý của bạn. Đôi khi tai nghe khử tiếng ồn sẽ phát huy tác dụng, những lúc khác sẽ không có cách chữa trị nào tốt hơn là tự đưa bạn ra khỏi nơi đó.

Điều quan trọng là bạn nhận thức được sự tức giận của mình và sẵn sàng đối mặt với chúng (nói theo nghĩa bóng).

Bản hack chuyên nghiệp #5: Bước sang một bên, nhưng nghiêm túc

Chúng tôi có thể đã liên kết ở đây nghiên cứu mà hầu hết mọi người trên toàn bộ trang web đều đề cập đến khi họ muốn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nghỉ giải lao thường xuyên. Đó là điều đã chứng minh rằng chúng tôi nghĩ ra những ý tưởng hay nhất khi chúng tôi làm việc khác thay vì làm việc, chẳng hạn như tắm hoặc tưới cây.

(Suy nghĩ lại, chúng tôi quyết định để lại liên kết đến nghiên cứu ở đây, đề phòng trường hợp bạn muốn đọc thêm về điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta để tâm trí lang thang .)

Tuy nhiên, chúng tôi biết rõ rằng có những ngày bạn cảm thấy muốn quay cuồng trên bánh xe của chuột đồng. Đó là khi ý nghĩ duy nhất về việc lấy một tách cà phê và ngồi trong im lặng dường như là điều không tưởng, chứ đừng nói đến việc đi tắm để nạp lại năng lượng cho suy nghĩ của bạn.

Vì vậy, thay vì dành một giờ nghỉ ngơi để làm mới hộp thư đến hoặc lấy bữa trưa chỉ để ăn ngay tại bàn làm việc, hãy thử vứt bỏ mọi thứ trong đầu bạn ra khỏi đầu và bước ra khỏi ghế.

Đây là những gì hiệu quả với Milena Savatovic:

Bất cứ khi nào tôi nhận thấy tâm trí mình cứ lang thang và cảm thấy khó tập trung, tôi lập danh sách mọi thứ lướt qua tâm trí mình và chỉ đơn giản là bước đi. Sau đó, chỉ sau khi tôi thấy rằng tâm trí của tôi đã được phục hồi, tôi quay trở lại làm việc.

Mặc dù bạn không muốn gì hơn là rời xa nhiệm vụ khi bận rộn, nhưng việc duỗi chân trong vài phút thực sự có thể đưa bạn đến gần vạch đích hơn. Nó sẽ tác động đến mức năng lượng của bạn và thậm chí cải thiện sự tập trung của bạn để giúp bạn tiếp tục làm việc lâu hơn một chút.

Bản hack chuyên nghiệp #6: Theo dõi thời gian hoàn thành của bạn và lên lịch trình phù hợp

Nếu chúng ta có thể tóm tắt việc quản lý thời gian trong một câu, thì đó chắc chắn sẽ là:

Hy vọng cho là tốt nhất, chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất.

Như câu nói đã chứng minh, dựa vào hy vọng thường chẳng dẫn đến đâu, vì vậy chúng ta hãy chuyển sự chú ý sang phần chuẩn bị.

Biết chính xác bạn cần bao nhiêu thời gian để thực hiện một số công việc chính là chuẩn bị. Khi bạn được trang bị đủ dữ liệu thực tế về ngày làm việc của mình, một thế giới hoàn toàn mới sẽ mở ra và bạn thực sự có thể thực hiện một lịch trình không ngoằn ngoèo so với phiên bản dự kiến.

Nhưng bạn có thể đang nghĩ: Bạn biết gì, bạn chỉ ngồi đó trong im lặng viết vài từ. Bạn có thể biết gì về quản lý thời gian?

Và bạn sẽ không sai đâu. Nhưng bạn không cần phải lắng nghe chúng tôi. Ví dụ, Milena Savatovic có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các nhiệm vụ hàng ngày của mình, vì vậy cô ấy biết rằng việc sắp xếp các ưu tiên của mình xung quanh các cuộc họp là điều cuối cùng sẽ đưa cô ấy đến điểm dừng cuối cùng:

Ngay khi nhận thấy sắp có một ngày bận rộn, tôi bắt đầu viết các trường hợp thử nghiệm từ rất sớm và lên lịch cho các nhiệm vụ của mình xung quanh các cuộc họp. Khoảng thời gian giữa các cuộc họp là thời gian tập trung sâu của tôi.

Điều đó sẽ không thể thực hiện được nếu Milena không có cái nhìn tổng quan về cả thời lượng các cuộc gọi hàng ngày của cô ấy và ít nhất là ước tính gần đúng về mức độ phức tạp của nhiệm vụ. Và đó là lúc tính năng theo dõi thời gian xuất hiện như một người bạn đồng hành.

Nhìn thấy ngày làm việc của bạn được mã hóa bằng màu sắc và chia nhỏ theo nhiệm vụ là một trải nghiệm mở rộng tầm mắt. Nhưng đó là trò chơi giống như tình cờ thấy bản đồ khi bị lạc giữa hư không — cuối cùng bạn sẽ tìm thấy đường quay lại.

Bản hack chuyên nghiệp #7: Sử dụng ưu tiên để tạo lợi thế cho bạn

Chúng tôi không có ý định phát minh lại bánh xe ở đây bằng cách nói với bạn rằng bạn cần ưu tiên các nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, sắp xếp việc cần làm của bạn dựa trên tầm quan trọng và/hoặc mức độ khẩn cấp của chúng sẽ loại trừ khả năng bạn lãng phí thời gian để làm những việc không phù hợp .

Ivana Blagojevic đã chia sẻ quan điểm của mình về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên:

Thủ thuật quản lý thời gian yêu thích nhất mọi thời đại của tôi là sắp xếp thứ tự ưu tiên. Ngay sau khi cuộc họp hàng ngày của chúng tôi kết thúc và tôi rời khỏi cuộc gọi, tôi sắp xếp các công việc hàng ngày của mình dựa trên mức độ khẩn cấp của chúng. Sau đó, khi đánh dấu từng mục một, tôi tập trung vào nhiệm vụ hàng tuần của mình.

Đối với những người mới bắt đầu, hãy nghĩ về những gì thực sự đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn ngay khi bạn đăng nhập và nhiệm vụ nào là lý do trì hoãn hữu ích.

(Email, chúng tôi đang xem xét bạn.)

Sau đó, tập trung vào ba ưu tiên hàng đầu của bạn trong ngày và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng, không chỉ mức độ khẩn cấp, và viết chúng ra giấy. Hoặc gõ chúng, chúng tôi không đánh giá.

Điều quan trọng là bằng cách sắp xếp các công việc hàng ngày theo mức độ quan trọng, bạn sẽ mang lại sự rõ ràng và trật tự cho ngày làm việc của mình thay vì cuống cuồng cố gắng hoàn thành tất cả cùng một lúc.

TL;DR: Quản lý thời gian không chỉ là đặt mục tiêu cao

Trên thực tế, nó cũng có liên quan đến việc chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất.

Tuy nhiên, ngoài việc tự trang bị cho mình tất cả các công cụ và chiến lược sẽ giúp bạn giữ cho tình huống xấu nhất nằm trong tầm suy nghĩ của mình, quản lý thời gian còn là việc tận dụng các mẹo hay nhất và khiến chúng hiệu quả với bạn.

Không có đủ nhà phát triển phần mềm phụ trách công cụ theo dõi thời gian trên thế giới để giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ của mình nếu bạn chuẩn bị đóng trình duyệt và tiếp tục lao vào một ngày điên cuồng.

Vì vậy, hãy dừng lại và suy ngẫm, tiếp nhận những gì hữu ích, loại bỏ những gì nghe có vẻ không thực tế và bắt đầu hoàn thành công việc.

Chúng tôi sẽ cổ vũ cho bạn.