Hacks de gerenciamento de tempo dos desenvolvedores de software da Clockify

Esta postagem no blog poderia ter começado com uma frase de abertura semelhante a um anúncio que chamaria sua atenção e o lembraria daquele gemido específico que você faz toda vez que o alarme toca pela manhã.

Talvez algo como:

Como está sua lista de tarefas? Devorar seu cereal enquanto responde aos e-mails da semana passada faz você querer arrancar os cabelos?

Mas não faríamos isso. A luta com o gerenciamento do tempo é real e você não precisa de um lembrete vívido de seu pulso acelerado sempre que olha para o relógio.

O que você provavelmente precisa é de uma solução, e é por isso que recorremos a profissionais - desenvolvedores de software por trás do rastreador de tempo Clockify .

Eles devem saber algo sobre o tempo que o resto do planeta (mortais comuns não encarregados de um rastreador de tempo) não sabe, certo?

É exatamente por isso que demos uma espiada nos bastidores dos desenvolvedores do Clockify, decidimos entediá-los com perguntas e compilamos 7 hacks profissionais de gerenciamento de tempo dos quais todos podemos nos beneficiar.

Por que incomodamos os desenvolvedores do Clockify com perguntas

Em primeiro lugar, queríamos chegar ao fundo de um conceito tão evasivo como o gerenciamento do tempo, acabar com a maldição de não ter horas suficientes em um dia e devolver à humanidade todas as horas perdidas com a procrastinação.

Ambicioso, nós sabemos.

De qualquer forma, achamos que não havia lugar online melhor para realizar tudo isso do que nosso aplicativo de mensagens de negócios. Então, enviamos DM para cinco desenvolvedores de software trabalhando no Clockify:

• Aleksandra Mitrovic (engenheira de software),
• Jelena Nikolic (desenvolvedora de software),
• Milana Todorovic (Desenvolvedora Java Júnior),
• Ivana Blagojevic (desenvolvedora de software) e
• Milena Savatovic (Desenvolvedora Javascript Júnior).

(Esperávamos que o ping do aplicativo de bate-papo da equipe não atrapalhasse o foco a ponto de o tempo de carregamento do Clockify aumentar repentinamente.)

Felizmente, nada disso aconteceu.

Mas você pode estar pensando: você não poderia ter perguntado a mais alguém na Clockify que não é responsável por manter o aplicativo funcionando?

No entanto, esse era o nosso ponto - estávamos genuinamente curiosos sobre as dicas de gerenciamento de tempo dos responsáveis pelo desenvolvimento e manutenção de um aplicativo destinado a melhorar o gerenciamento de tempo.

Eles realmente parecem ser capazes de fazer tudo - desde escrever casos de teste até pular para reuniões diárias de atualização, enquanto lidam com suas vidas pessoais ocupadas.

Em suma, uma multidão perfeita para conversar sobre todas as coisas sobre gerenciamento de tempo.

7 hacks profissionais de gerenciamento de tempo — edição Clockify

Apesar da complexidade de suas tarefas diárias, os desenvolvedores do Clockify ficaram mais do que felizes em ajudar.

(Podemos ter entendido isso como mais um sinal de que eles devem saber o que estão fazendo com seu tempo.)

Então, imediatamente entramos no modo 'todos os ouvidos', colocamos tudo o que eles divulgaram por escrito e agora apresentamos a você 7 hacks profissionais de gerenciamento de tempo que podem transformar a maneira como você lida com o seu dia.

Pro hack #1: Planeje desviar-se do plano

Há uma linha tênue entre um plano factível e um que deixa você com a sensação de que deveria haver um adulto ao seu lado supervisionando seu dia de trabalho.

Mas por que isso acontece?

Bem, há algo sobre a tendência humana de superestimar nossas habilidades a ponto de acreditarmos sinceramente em uma versão delirante de nós mesmos.

Essa é a versão que consegue cumprir 32 tarefas em sua lista de afazeres e ainda tem tempo para uma alimentação saudável, ir à academia e ler 30 páginas por dia.

Mas, por mais maravilhosa que essa pessoa possa parecer, você provavelmente ainda não conseguiu alcançá-la nesta linha do tempo. Então, é hora de deixá-los ir.

Sabendo como pode ser difícil admitir a derrota, pedimos ajuda a Aleksandra Mitrovic , engenheira de software da Clockify:

O plano original precisa deixar espaço suficiente para o parafuso do nada. Definitivamente, não deve cair assim que algo inesperado acontecer.

Ok, então elaborar um plano e esperar pelo melhor não vai resolver. Mas, o que pode fazer o truque é planejar como se você certamente não fosse capaz de fazer o seu melhor.

Talvez você acorde com o som estridente da furadeira do seu vizinho e precise ir trabalhar com uma dor de cabeça insuportável. Conte esse em sua estimativa final também.

Aqui está o que Jelena Nikolic tinha a dizer sobre o assunto:

Anote todas as suas tarefas em detalhes, incluindo um prazo previsto para concluí-las. Em seguida, adicione 20% a mais de tempo para cada tarefa da sua lista.

Embora esse hábito possa parecer uma dúvida de sua capacidade de cumprir prazos, é um antídoto perfeito para a falácia do planejamento de que todos somos vítimas sempre que elaboramos nossas listas de tarefas com otimismo.

Dica profissional nº 2: mantenha sua caneta e papel por perto

Ok, podemos estar falando figurativamente aqui quando falamos sobre a velha escola de caneta e papel. Talvez você tenha se tornado digital há algum tempo, então depende exclusivamente das anotações do smartphone para passar o dia.

O que importa é que você coloque tudo o que planeja fazer por escrito. Ou digitando.

Você pode, no entanto, se opor fortemente a este devido à tendência de superestimar suas capacidades. Talvez você até pense que seria altamente improvável esquecer de fazer algo, especialmente se o seu dia consistir em tarefas rotineiras.

(Podemos ou não estar falando por experiência própria.)

Mas a ciência já demonstrou que passamos nossos dias pensando em cerca de 6.000 pensamentos em 24 horas . Imagine como é cansativo para o nosso cérebro manter todo o nosso sistema humano sob controle, quanto mais memorizar cada pequena tarefa com milhares de pensamentos voando por aí.

Portanto, anotar todas as tarefas pode levar sua mente a um merecido descanso, mas também permitir que você avalie seus planos de forma realista.

Milana Todorovic , Desenvolvedora Java Júnior da Clockify, confirmou isso:

Gosto de ter um plano detalhado e costumo anotar tudo. Esse é um hábito que me ajuda a perceber planos irrealistas no local, para que eu saiba exatamente o que pode ser adiado.

Na mesma nota (trocadilhos), Ivana Blagojevic , desenvolvedora de software da Clockify, continuou:

Eu sou tudo sobre prioridades. Estabeleço metas diárias e semanais e as organizo com base em sua urgência e importância. No entanto, quase sempre confio em meu planejador de mesa semanal para garantir que meu plano seja cumprido.

Portanto, armazenar sua programação diária em qualquer lugar, menos em seu cérebro, ajuda você a concentrar-se em realmente começar a trabalhar em suas tarefas, em vez de ensaiar mentalmente o dia seguinte. Esse é o trabalho do papel.

Truque profissional nº 3: quando as coisas ficarem difíceis, envie um ping para sua equipe

Todos nós (possivelmente mais de uma vez) sentimos a dor de não conseguir cumprir o prazo. Talvez o próprio pensamento de ter que elaborar sobre estar atrasado e potencialmente estar nos livros ruins de seu chefe já tenha feito você suar.

Talvez você nem tenha se mexido. Mas você provavelmente não quer ser rotulado como um programador excessivo ou, Deus me livre, um procrastinador.

É por isso que consultamos os especialistas para ver se havia algo que todos pudéssemos fazer para evitar causar estragos na agenda de todos.

De acordo com Milena Savatovic , Desenvolvedora Javascript Júnior da Clockify, a equipe é a resposta:

Embora eu normalmente nunca me atrase com minhas tarefas, se eu perceber um problema fora do comum que pode me levar mais tempo do que o normal, eu imediatamente entro em contato com minha equipe.

É provável que pelo menos uma pessoa de sua equipe já tenha lidado com um obstáculo semelhante, então ela saberá exatamente o que fazer. Milena continua:

Se alguém da equipe for bem versado em certos tipos de tarefas, eles podem participar e podemos concluir a tarefa ainda mais rapidamente do que o esperado.

Além de cumprir o prazo, estender a mão para sua equipe ajuda você a dominar novas habilidades muito mais rapidamente e até fortalece seu vínculo com seus colegas de equipe.

Três pássaros com uma pedra.

Dica profissional nº 4: encontre seu sistema para distrações

Ninguém está imune a distrações, independentemente da atenção que damos à elaboração de nossos pequenos horários perfeitos.

Você pode estar bem descansado, motivado até o âmago, armado com uma elaborada lista de tarefas, mas ainda ceder à tagarelice de seus colegas de trabalho.

Então, o que poderia funcionar como um bote salva-vidas em situações como essa é ter um sistema de distração. Pense se é mais provável que você ceda a distrações visuais, auditivas,digitais ou a todos os tipos de distrações e comece a partir daí.

Isso é o que funciona para Ivana Blagojevic:

Eu sempre confio na música para me manter focado. A música clássica é minha escolha sempre que estou prestes a mergulhar em uma tarefa desafiadora. O rádio é a minha segunda melhor opção.

Jelena Nikolic, por outro lado, se afasta da fonte de distração:

Às vezes, sou muito bom em ignorar as distrações, mas caso meu foco não esteja aguçado o suficiente para me manter em movimento, simplesmente me levanto e vou embora.

Milana Todorovic vai um passo além e tem um espaço dedicado para diferentes tipos de tarefas que podem funcionar como um antídoto perfeito para todos os tipos de distrações:

Normalmente não presto atenção ao barulho ao meu redor, mas tendo a lutar para alternar entre as tarefas. Posso ficar bastante distraído com o que estava fazendo anteriormente ou apenas tentando descobrir o que preciso fazer a seguir. O que ajuda é ter um espaço separado dedicado a diferentes tarefas.

Suas opções para evitar distrações dependem do maior candidato à sua atenção. Às vezes, fones de ouvido com cancelamento de ruído fariam o trabalho, outras vezes não haverá cura melhor do que remover-se fisicamente do local.

O que importa é que você está ciente de suas irritações e pronto para enfrentá-las (falando figurativamente).

Dica profissional nº 5: Afaste-se, mas sério

Poderíamos ter vinculado aqui o estudo a que quase todo mundo na grande rede se refere quando quer enfatizar a importância de fazer pausas frequentes. É o que provou que temos nossas melhores ideias quando estamos fazendo outra coisa em vez de trabalhar, como tomar banho ou regar nossas plantas.

(Pensando bem, decidimos deixar aqui o link do estudo, caso você queira ler mais sobre o que acontece quando deixamos nossa mente vagar .)

No entanto, sabemos que há dias em que você sente vontade de girar em uma roda de hamster. É quando o único pensamento de pegar uma xícara de café e sentar em silêncio parece impensável, muito menos tomar um banho para recarregar seus pensamentos.

Então, em vez de fazer uma pausa de uma hora onde você ainda vai atualizar sua caixa de entrada ou pegar seu almoço apenas para comê-lo em sua mesa, tente jogar fora tudo o que está em sua mente e afaste-se de sua cadeira.

Aqui está o que funciona para Milena Savatovic:

Sempre que percebo que minha mente continua divagando e tenho dificuldade de me concentrar, faço uma lista de tudo que passa pela minha cabeça e simplesmente me afasto. Então, só depois de ver que minha paz de espírito foi restaurada, volto ao trabalho.

Mesmo que não haja nada que você prefira menos do que se afastar de uma tarefa quando os tempos estão ocupados, esticar as pernas por alguns minutos pode realmente aproximá-lo da linha de chegada. Isso afetará seus níveis de energia e até melhorará seu foco para ajudá-lo a continuar um pouco mais.

Dica profissional nº 6: acompanhe seu tempo de chegada e agende de acordo

Se pudéssemos resumir a gestão do tempo em uma frase, com certeza seria:

Espere pelo melhor, prepare-se para o pior.

Como o ditado demonstra, confiar na esperança geralmente não leva a lugar nenhum, então vamos mudar nossa atenção para a parte da preparação.

Saber exatamente quanto tempo certas tarefas levam é o que importa na preparação. Quando você está equipado com dados suficientes da vida real sobre o seu dia de trabalho, um mundo totalmente novo se abre e você pode realmente colocar em ação uma programação que não vai ziguezaguear de sua versão pretendida.

Mas você pode estar pensando: o que você sabe, você apenas fica sentado em silêncio escrevendo algumas palavras. O que você poderia saber sobre gerenciamento de tempo?

E você não estaria tão errado. Mas você não precisa nos ouvir. Milena Savatovic, por exemplo, tem uma visão clara de suas tarefas do dia a dia, então ela sabe que agendar suas prioridades em torno de reuniões é o que a levará até a última parada:

Assim que percebo que há um dia agitado pela frente, começo a escrever casos de teste desde o início e agendo minhas tarefas de acordo com as reuniões. Os intervalos de tempo entre as reuniões são meu tempo de foco profundo.

Nada disso seria possível se Milena não tivesse uma visão geral da duração de suas ligações diárias e pelo menos uma estimativa aproximada da complexidade de sua tarefa. E é aí que o rastreamento do tempo entra como um ajudante.

Ver o seu dia de trabalho todo codificado por cores e dividido por tarefas é uma experiência reveladora. Mas é aquele que se assemelha a tropeçar em um mapa enquanto se perde no meio do nada - você finalmente encontrará o caminho de volta.

Dica profissional nº 7: use a priorização a seu favor

Não é nossa intenção reinventar a roda aqui dizendo que você precisa priorizar suas tarefas. No entanto, organizar suas tarefas com base em sua importância e/ou urgência eliminará a possibilidade de desperdiçar seu tempo trabalhando nas coisas erradas .

Ivana Blagojevic compartilhou seus sentimentos sobre priorizar:

Meu hack de gerenciamento de tempo favorito de todos os tempos é priorizar. Assim que nossa reunião diária termina e eu saio da ligação, classifico minhas tarefas diárias com base em sua urgência. Então, enquanto vou marcando um por um, dou atenção às minhas tarefas semanais.

Para começar, pense no que realmente requer sua atenção imediata assim que você fizer login e qual tarefa é uma desculpa útil para procrastinação.

(E-mails, estamos olhando para você.)

Em seguida, concentre-se nas três principais prioridades do dia e organize-as por importância, não apenas por urgência, e coloque-as por escrito. Ou digitá-los, não julgamos.

O que importa é que, ao classificar suas tarefas diárias por importância, você trará clareza e ordem ao seu dia de trabalho, em vez de tentar febrilmente fazer tudo de uma vez.

TL;DR: Gerenciar o tempo é mais do que mirar alto

Na verdade, também tem algo a ver com a preparação para o pior.

Mas, além de se armar com todas as ferramentas e estratégias que o ajudarão a manter o pior cenário dentro dos limites de sua mente, o gerenciamento de tempo também consiste em pegar as melhores dicas e fazê-las funcionar para você.

Não há desenvolvedores de software suficientes encarregados de um rastreador de tempo no mundo para ajudá-lo a concluir suas tarefas se você estiver prestes a fechar o navegador e passar a correr freneticamente durante o dia.

Então, pare e reflita, pegue o que é útil, descarte o que parece impraticável e vá fazer as coisas.

Vamos torcer por você.