क्लॉकीफाई के सॉफ्टवेयर डेवलपर्स द्वारा समय प्रबंधन हैक

यह ब्लॉग पोस्ट एक विज्ञापन-जैसे शुरुआती वाक्य के साथ शुरू हो सकता था जिसने आपका ध्यान खींचा होगा और आपको उस विशेष कराह की याद दिलाई होगी जो आप हर बार सुबह अलार्म बजने पर करते हैं।

शायद कुछ ऐसा:

आपकी टू-डू लिस्ट कैसी चल रही है? क्या पिछले सप्ताह के ईमेल का जवाब देते समय अपने अनाज को कम करना आपको अपने बालों को फाड़ना चाहता है?

लेकिन हम ऐसा नहीं करेंगे। समय प्रबंधन के साथ संघर्ष वास्तविक है, और जब भी आप घड़ी देखते हैं तो आपको अपने पल्स रेसिंग के एक ज्वलंत अनुस्मारक की आवश्यकता नहीं होती है।

आपको शायद एक समाधान की आवश्यकता है, और इसीलिए हमने पेशेवरों की ओर रुख किया - टाइम ट्रैकर क्लॉकाइज़ के पीछे सॉफ्टवेयर डेवलपर्स।

उन्हें समय के बारे में कुछ पता होना चाहिए कि बाकी ग्रह (नियमित नश्वर जो टाइम ट्रैकर के प्रभारी नहीं हैं) सही नहीं हैं?

यही कारण है कि हमने क्लॉकाइज़ डेवलपर्स के पर्दे के पीछे की एक झलक देखी, उन्हें सवालों से बोर करने का फैसला किया, और 7 प्रो टाइम मैनेजमेंट हैक्स संकलित किए जिनसे हम सभी लाभान्वित हो सकते हैं।

हमने क्लॉकीफाई डेवलपर्स को सवालों से परेशान क्यों किया

सबसे पहले, हम समय प्रबंधन के रूप में इस तरह की मायावी अवधारणा की तह तक जाना चाहते थे, एक दिन में पर्याप्त घंटे न होने के अभिशाप को हटाना चाहते थे, और मानवता को उन सभी घंटों को बहाल करना चाहते थे जो वे टालमटोल करने में खो देते थे।

महत्वाकांक्षी, हम जानते हैं।

जो भी हो, हमें लगा कि इन सभी को पूरा करने के लिए हमारे बिजनेस मैसेजिंग ऐप से बेहतर कोई ऑनलाइन जगह नहीं है। तो, हमने क्लॉकाइज़ पर काम कर रहे पांच सॉफ्टवेयर डेवलपर्स को डीएम किया:

• अलेक्जेंड्रा मित्रोविक (सॉफ्टवेयर इंजीनियर),
• जेलेना निकोलिक (सॉफ्टवेयर डेवलपर),
• मिलाना टोडोरोविच (जूनियर जावा डेवलपर),
• इवाना ब्लागोजेविक (सॉफ्टवेयर डेवलपर), और
• मिलेना सावातोविक (जूनियर जावास्क्रिप्ट डेवलपर)।

(हमें उम्मीद थी कि टीम चैट ऐप का पिंग उनके ध्यान को उस बिंदु पर गड़बड़ नहीं करेगा जहां घड़ी का लोडिंग समय अचानक बढ़ गया।)

सौभाग्य से, ऐसा कुछ नहीं हुआ।

लेकिन आप सोच रहे होंगे: क्या आप क्लॉकाइज़ में किसी और से नहीं पूछ सकते थे जो ऐप को चालू रखने और चलाने के लिए ज़िम्मेदार नहीं है?

हालाँकि, यह हमारी बात थी - हम समय प्रबंधन में सुधार करने के लिए एक ऐप के विकास और रखरखाव के लिए जिम्मेदार लोगों की समय प्रबंधन युक्तियों के बारे में वास्तव में उत्सुक थे।

वे वास्तव में यह सब करने में सक्षम प्रतीत होते हैं - टेस्ट केस लिखने से लेकर दैनिक कैच-अप मीटिंग तक, अपने व्यस्त व्यक्तिगत जीवन को संभालते हुए।

कुल मिलाकर, सभी चीजों के समय प्रबंधन के बारे में बात करने के लिए एक आदर्श भीड़।

7 टाइम मैनेजमेंट प्रो हैक्स — क्लॉकाइज़ संस्करण

अपने दिन-प्रतिदिन के कार्यों की जटिलता के बावजूद, क्लॉकाइज़ डेवलपर्स को मदद करने में खुशी हुई।

(हम इसे एक और संकेत के रूप में समझ सकते हैं कि उन्हें पता होना चाहिए कि वे अपने समय के साथ क्या कर रहे हैं।)

इसलिए, हम तुरंत 'ऑल ईयर्स' मोड में चले गए, उन्होंने जो कुछ भी प्रकट किया उसे लिखित रूप में रख दिया, और अब हम आपको 7 टाइम मैनेजमेंट प्रो हैक्स प्रस्तुत करते हैं जो आपके दिन के बारे में पूरी तरह से बदल सकते हैं।

प्रो हैक #1: योजना से विचलित होने की योजना

एक करने योग्य योजना और एक के बीच एक महीन रेखा है जो आपको ऐसा महसूस करवाती है कि आपके बगल में एक वयस्क होना चाहिए जो आपके कार्यदिवस की निगरानी कर रहा हो।

लेकिन, ऐसा क्यों होता है?

ठीक है, मानव प्रवृत्ति के बारे में कुछ ऐसा है कि हम अपनी क्षमताओं को उस बिंदु तक बढ़ा-चढ़ाकर आंकते हैं जहाँ हम पूरे दिल से खुद के भ्रमपूर्ण संस्करण में विश्वास करते हैं।

यह वह संस्करण है जो उनकी टू-डू सूची में 32 कार्यों को पूरा करने का प्रबंधन करता है और अभी भी स्वस्थ खाने, जिम जाने और प्रति दिन 30 पृष्ठ पढ़ने का समय है।

लेकिन, चाहे वह व्यक्ति कितना ही अद्भुत प्रतीत हो, आप शायद अभी भी इस टाइमलाइन में उनसे नहीं मिल पाए हैं। इसलिए, उन्हें जाने देने का समय आ गया है।

यह जानते हुए कि हार स्वीकार करना कितना कठिन हो सकता है, हमने क्लॉकिफाई के सॉफ्टवेयर इंजीनियर एलेक्जेंड्रा मित्रोविक से मदद मांगी:

मूल योजना में नीले रंग से बोल्ट के लिए पर्याप्त जगह छोड़ने की जरूरत है। जैसे ही कुछ अनपेक्षित होता है, इसे निश्चित रूप से नहीं गिरना चाहिए।

ठीक है, इसलिए एक योजना तैयार करना और सर्वश्रेष्ठ की उम्मीद करना इसे काटने वाला नहीं है। लेकिन, योजना क्या कर सकती है जैसे कि आप निश्चित रूप से अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करने में सक्षम नहीं होंगे।

शायद आप अपने पड़ोसी की कवायद की तेज आवाज से जाग जाएंगे, इसलिए आपको असहनीय सिरदर्द के साथ काम पर जाना होगा। अपने अंतिम अनुमान में उसे भी गिन लो।

यहाँ इस मुद्दे पर जेलेना निकोलिक का क्या कहना है:

अपने सभी कार्यों को विस्तार से लिखें, जिसमें उन्हें पूरा करने की अपेक्षित समय सीमा भी शामिल है। फिर, अपनी सूची में प्रत्येक कार्य के लिए 20% अधिक समय जोड़ें।

हालाँकि यह आदत समय सीमा को पूरा करने की आपकी क्षमताओं पर संदेह करने जैसी लग सकती है, लेकिन जब भी हम अपनी टू-डू सूचियों को आशावादी रूप से तैयार करते हैं, तो यह नियोजन की कमी के लिए एक सटीक मारक है।

प्रो हैक #2: अपना पेन और पेपर पास रखें

ठीक है, जब हम पुराने स्कूल के कलम और कागज के बारे में बात करते हैं, तो हम यहाँ आलंकारिक रूप से बोल सकते हैं। हो सकता है कि आप कुछ समय पहले डिजिटल हो गए हों, इसलिए आप पूरे दिन के लिए केवल अपने स्मार्टफोन नोट्स पर भरोसा करते हैं।

क्या मायने रखता है कि आप जो कुछ भी करने की योजना बना रहे हैं उसे लिखित रूप में रखें। या टाइपिंग।

हालाँकि, आप अपनी क्षमताओं को अधिक आंकने की प्रवृत्ति के कारण इस पर कड़ी आपत्ति जता सकते हैं। शायद आप यह भी सोच रहे होंगे कि कुछ करना भूलने की बहुत संभावना नहीं होगी, खासकर यदि आपके दिन में नियमित कार्य होते हैं।

(हो सकता है कि हम अनुभव से बोल रहे हों या नहीं बोल रहे हों।)

लेकिन विज्ञान पहले ही दिखा चुका है कि हम 24 घंटों के भीतर लगभग 6,000 विचारों के बारे में सोचते हुए अपना दिन बिताते हैं। कल्पना कीजिए कि हमारे मस्तिष्क के लिए हमारी पूरी मानव प्रणाली को नियंत्रण में रखना कितना कठिन है, हजारों विचारों के उड़ते हुए हर छोटे-छोटे काम को याद रखना तो दूर की बात है।

इसलिए, प्रत्येक कार्य को नोट करने से आपके दिमाग को एक उचित आराम मिल सकता है, लेकिन इससे आप अपनी योजनाओं का वास्तविक रूप से आकलन भी कर सकते हैं।

क्लॉकाइज़ में जूनियर जावा डेवलपर मिलाना टोडोरोविक ने इसकी पुष्टि की:

मुझे एक विस्तृत योजना बनाना पसंद है, और मैं सब कुछ लिख देता हूँ। यह एक ऐसी आदत है जो मुझे मौके पर ही अवास्तविक योजनाओं को नोटिस करने में मदद करती है, इसलिए मुझे पता है कि वास्तव में क्या पीछे धकेला जा सकता है।

उसी नोट पर (उद्देश्य के अनुसार), क्लॉकिफाई में सॉफ्टवेयर डेवलपर इवाना ब्लागोजेविक ने जारी रखा:

मैं सभी प्राथमिकताओं के बारे में हूं। मैं दैनिक और साप्ताहिक लक्ष्य निर्धारित करता हूं और उन्हें उनकी तात्कालिकता और महत्व के आधार पर व्यवस्थित करता हूं। हालांकि, मैं यह सुनिश्चित करने के लिए लगभग हमेशा अपने साप्ताहिक डेस्क योजनाकार पर भरोसा करता हूं कि मैं अपनी योजना के माध्यम से जाता हूं।

इसलिए, अपने दैनिक कार्यक्रम को कहीं भी संग्रहीत करें, लेकिन आपका मस्तिष्क आपको अपना सारा ध्यान वास्तव में अपने कार्यों पर काम करने के लिए नीचे जाने में मदद करता है, बजाय मानसिक रूप से आगे के दिन का पूर्वाभ्यास करने के। वह कागज का काम है।

प्रो हैक #3: जब चीजें कठिन हो जाएं, तो अपनी टीम को पिंग करें

हम सभी ने (संभवतः एक से अधिक बार) समय सीमा को पूरा न कर पाने का दर्द महसूस किया है। शायद देर से आने और संभावित रूप से अपने बॉस की बुरी किताबों में शामिल होने के बारे में विस्तार से सोचने से आपको पहले ही पसीना आ गया है।

शायद तुम झिझके भी नहीं। लेकिन आप शायद ओवर-शेड्यूलर या, स्वर्ग न करे, एक विलंबकर्ता के रूप में लेबल नहीं होना चाहते हैं।

इसलिए, हमने यह देखने के लिए विशेषज्ञों से सलाह ली कि क्या ऐसा कुछ है जो हम सभी के शेड्यूल को खराब होने से बचाने के लिए कर सकते हैं।

क्लॉकिफाई में जूनियर जावास्क्रिप्ट डेवलपर मिलिना सवातोविक के अनुसार, टीम इसका जवाब है:

भले ही मैं आमतौर पर अपने कार्यों में कभी देर नहीं करता, अगर मुझे कोई असामान्य समस्या दिखाई देती है जिसमें मुझे सामान्य से अधिक समय लग सकता है, तो मैं तुरंत अपनी टीम से संपर्क करता हूं।

संभावना है, आपकी टीम का कम से कम एक व्यक्ति पहले से ही इसी तरह के रोडब्लॉक से निपट चुका है, इसलिए उन्हें पता होगा कि वास्तव में क्या करना है। मिलेना जारी है:

यदि टीम का कोई व्यक्ति कुछ प्रकार के कार्यों में पारंगत है, तो वे इसमें कूद सकते हैं, और हम कार्य को अपेक्षा से भी अधिक तेज़ी से पूरा कर सकते हैं।

समय सीमा को पूरा करने के अलावा, अपनी टीम से हाथ मिलाने से आपको नए कौशल में तेजी से महारत हासिल करने में मदद मिलती है और यहां तक कि अपने टीम के साथियों के साथ आपका बंधन भी मजबूत होता है।

एक तीर से तीन चिड़िया।

प्रो हैक # 4: विकर्षणों के लिए अपना सिस्टम खोजें

ध्यान भंग करने के लिए किसी की प्रतिरक्षा नहीं है, भले ही हम अपने संपूर्ण छोटे शेड्यूल को तैयार करने पर ध्यान दें।

आप अच्छी तरह से आराम कर सकते हैं, कोर से प्रेरित हो सकते हैं, एक विस्तृत टू-डू सूची से लैस हो सकते हैं, फिर भी अपने सहकर्मियों की बकबक के लिए तैयार हो सकते हैं।

तो, इस तरह की स्थितियों में एक जीवनरक्षक नौका के रूप में क्या काम कर सकता है, जो विकर्षण के लिए एक प्रणाली है। इस बारे में सोचें कि क्या आप दृश्य, श्रवण,डिजिटल , या सभी प्रकार के विकर्षणों के आगे झुकने की अधिक संभावना रखते हैं, और वहां से शुरू करें।

इवाना ब्लागोजेविक के लिए यही काम करता है:

मैं हमेशा अपना ध्यान केंद्रित रखने के लिए संगीत पर निर्भर रहता हूं। जब भी मैं किसी चुनौतीपूर्ण कार्य में गोता लगाने वाला होता हूं तो शास्त्रीय संगीत मेरा पसंदीदा होता है। रेडियो मेरा दूसरा सबसे अच्छा विकल्प है।

दूसरी ओर, जेलेना निकोलिक व्याकुलता के स्रोत से दूर चली जाती है:

कभी-कभी मैं विकर्षणों को नज़रअंदाज़ करने में बहुत अच्छा होता हूं, लेकिन अगर मेरा ध्यान इतना तेज नहीं है कि मैं आगे बढ़ता रहूं, तो मैं बस उठ जाता हूं और दूर हो जाता हूं।

मिलाना टोडोरोविक एक कदम और आगे जाते हैं और उनके पास विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए एक समर्पित स्थान है जो सभी प्रकार के विकर्षणों के लिए एक सटीक मारक के रूप में काम कर सकता है:

मैं आमतौर पर अपने आस-पास के शोर पर ध्यान नहीं देता, लेकिन मुझे कार्यों के बीच स्विच करने में परेशानी होती है। मैं पहले जो कुछ भी कर रहा था उससे बहुत विचलित हो सकता हूं या बस यह पता लगा सकता हूं कि मुझे आगे क्या करना है। अलग-अलग कार्यों के लिए समर्पित एक अलग स्थान होने से क्या मदद मिलती है।

विकर्षणों को दूर करने के आपके विकल्प आपके ध्यान के सबसे बड़े दावेदार पर निर्भर करते हैं। कभी-कभी शोर-रद्द करने वाले हेडफ़ोन काम करते हैं, दूसरी बार शारीरिक रूप से खुद को जगह से हटाने से बेहतर कोई इलाज नहीं होगा।

क्या मायने रखता है कि आप अपने पेशाब के बारे में जानते हैं और उन्हें लेने के लिए तैयार हैं (लाक्षणिक रूप से बोलना)।

प्रो हैक # 5: एक तरफ हटो, लेकिन गंभीरता से

हम यहां उस अध्ययन को जोड़ सकते थे जो पूरे वाइड वेब पर लगभग हर कोई संदर्भित करता है जब वे बार-बार ब्रेक लेने के महत्व पर जोर देना चाहते हैं। यह वह है जिसने साबित किया कि हम अपने सबसे अच्छे विचारों के साथ आते हैं जब हम काम करने के बजाय कुछ और कर रहे होते हैं, जैसे कि नहाना या अपने पौधों को पानी देना।

(दूसरे विचार पर, हमने अध्ययन के लिंक को यहां छोड़ने का फैसला किया, अगर आप इस बारे में अधिक पढ़ना चाहते हैं कि जब हम अपने दिमाग को भटकने देते हैं तो क्या होता है ।)

हालाँकि, हम अच्छी तरह से जानते हैं कि ऐसे दिन होते हैं जब आप हम्सटर व्हील पर घूमते हुए महसूस करते हैं। तभी एक कप कॉफी हड़पने और मौन में बैठने का एकमात्र विचार अकल्पनीय लगता है, अपने विचारों को रिचार्ज करने के लिए स्नान करना तो दूर की बात है।

इसलिए, एक घंटे का ब्रेक लेने के बजाय जहां आप अभी भी अपने इनबॉक्स को रिफ्रेश करने जा रहे हैं या अपने डेस्क पर खाने के लिए अपना लंच पकड़ रहे हैं, अपने दिमाग में जो कुछ भी है उसे डंप करने की कोशिश करें और अपनी कुर्सी से दूर चले जाएं।

यहाँ मिलेना सावातोविक के लिए क्या काम करता है:

जब भी मैं देखता हूं कि मेरा दिमाग भटकता रहता है और मुझे ध्यान केंद्रित करना मुश्किल लगता है, तो मैं उन सभी चीजों की एक सूची बनाता हूं जो मेरे दिमाग में चलती हैं और बस दूर हट जाती हैं। उसके बाद, केवल यह देखने के बाद कि मेरे मन की शांति बहाल हो गई है, मैं काम पर वापस जाता हूँ।

भले ही ऐसा कुछ भी नहीं है जिसे आप समय व्यस्त होने पर किसी कार्य से दूर जाने से कम पसंद करेंगे, अपने पैरों को कुछ मिनटों के लिए खींचना वास्तव में आपको फिनिश लाइन के करीब ला सकता है। यह आपके ऊर्जा के स्तर को प्रभावित करेगा और यहां तक कि आपको थोड़ी देर तक चलने में मदद करने के लिए आपका ध्यान भी बेहतर करेगा।

प्रो हैक #6: अपने समापन समय का ट्रैक रखें और तदनुसार शेड्यूल करें

यदि हम समय प्रबंधन को एक वाक्य में सारांशित कर सकते हैं, तो यह निश्चित रूप से होगा:

सबसे अच्छे की उम्मीद करें, सबसे बुरे के लिए तैयारी करें।

जैसा कि कहा जाता है, उम्मीद पर भरोसा करना आमतौर पर कहीं नहीं जाता है, तो आइए हम अपना ध्यान तैयारी वाले हिस्से पर लगाएं।

यह जानना कि कुछ कार्यों में आपको कितना समय लगता है, यही तैयारी है। जब आप अपने कार्यदिवस के बारे में पर्याप्त वास्तविक जीवन डेटा से लैस होते हैं, तो एक पूरी नई दुनिया खुल जाती है, और आप वास्तव में एक ऐसा शेड्यूल लागू करने में सक्षम होते हैं जो अपने इच्छित संस्करण से ज़िग-ज़ैग नहीं होगा।

लेकिन आप सोच रहे होंगे: आप क्या जानते हैं, आप बस वहां चुपचाप बैठकर कुछ शब्द लिख रहे हैं। आप संभवतः समय प्रबंधन के बारे में क्या जान सकते हैं?

और आप इतने गलत नहीं होंगे। लेकिन आपको हमारी बात नहीं सुननी है। उदाहरण के लिए, मिलेना सावातोविक के पास अपने दैनिक कार्यों का स्पष्ट अवलोकन है, इसलिए वह जानती है कि बैठकों के आसपास अपनी प्राथमिकताओं को निर्धारित करना ही उसे अंतिम पड़ाव तक ले जाएगा:

जैसे ही मुझे पता चलता है कि आगे एक व्यस्त दिन है, मैं जल्दी ही टेस्ट केस लिखना शुरू कर देता हूं और मीटिंग्स के आसपास अपने कार्यों को निर्धारित करता हूं। मीटिंग्स के बीच टाइम स्लॉट मेरा डीप फोकस टाइम है।

इनमें से कुछ भी संभव नहीं होगा यदि मिलिना के पास अपने दैनिक कॉल की अवधि और कम से कम अपने कार्य की जटिलता का अनुमानित अनुमान दोनों का अवलोकन न हो। और यहीं पर टाइम ट्रैकिंग सहायक के रूप में काम आती है।

अपने कार्यदिवस को सभी रंग-कोडित और कार्यों द्वारा विभाजित देखना एक आंख खोलने वाला अनुभव है। लेकिन यह वह है जो कहीं न कहीं खो जाने के दौरान नक्शे पर ठोकर खाने जैसा दिखता है - अंत में आपको वापस रास्ता मिल जाएगा।

प्रो हैक #7: अपने लाभ के लिए प्राथमिकता का उपयोग करें

आपको यह बताकर कि आपको अपने कार्यों को प्राथमिकता देने की आवश्यकता है, यहाँ पहिए को फिर से शुरू करना हमारा उद्देश्य नहीं है। हालांकि, अपने कार्यों को उनके महत्व और/या अत्यावश्यकता के आधार पर व्यवस्थित करने से गलत चीजों पर काम करने में आपका समय बर्बाद होने की संभावना समाप्त हो जाएगी।

इवाना ब्लागोजेविक ने प्राथमिकता देने के बारे में अपनी भावनाओं को साझा किया:

मेरा सर्वकालिक पसंदीदा समय प्रबंधन हैक प्राथमिकता दे रहा है। जैसे ही हमारी दैनिक बैठक समाप्त हो जाती है और मैं कॉल छोड़ देता हूं, मैं अपने दैनिक कार्यों को उनकी अत्यावश्यकता के आधार पर क्रमबद्ध करता हूं। फिर, जैसे-जैसे मैं उन्हें एक-एक करके काटता हूँ, मैं अपना ध्यान अपने साप्ताहिक कार्यों पर देता हूँ।

शुरुआत करने वालों के लिए, इस बारे में सोचें कि जैसे ही आप लॉग इन करते हैं, वास्तव में आपके तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है और कौन सा कार्य एक आसान विलंब बहाना है।

(ईमेल, हम आपको देख रहे हैं।)

फिर, दिन के लिए अपनी शीर्ष तीन प्राथमिकताओं पर ध्यान केंद्रित करें और उन्हें महत्व के अनुसार व्यवस्थित करें, न कि केवल अत्यावश्यकता के अनुसार, और उन्हें लिखित रूप में रखें। या उन्हें टाइप करें, हम न्याय नहीं करते।

क्या मायने रखता है कि अपने दैनिक कार्यों को महत्व के आधार पर क्रमबद्ध करके, आप अपने कार्यदिवस में स्पष्टता और व्यवस्था लाएंगे, बजाय इसके कि आप इसे एक बार में पूरा करने की कोशिश करें।

टीएल; डीआर: समय प्रबंधन उच्च लक्ष्य रखने से कहीं अधिक है

वास्तव में, इसका सबसे खराब तैयारी से भी कुछ लेना-देना है।

लेकिन, अपने आप को उन सभी उपकरणों और रणनीतियों से लैस करने के अलावा, जो आपको सबसे खराब स्थिति को अपने दिमाग की सीमा के भीतर रखने में मदद करेंगे, समय प्रबंधन सबसे अच्छी युक्तियों को लेने और उन्हें आपके लिए काम करने के बारे में भी है।

यदि आप अपने ब्राउज़र को बंद करने वाले हैं और अपने दिन के दौरान तेजी से आगे बढ़ने वाले हैं, तो आपके कार्यों को कुचलने में मदद करने के लिए दुनिया में एक टाइम ट्रैकर के प्रभारी पर्याप्त सॉफ़्टवेयर डेवलपर नहीं हैं।

इसलिए, रुकें और चिंतन करें, जो उपयोगी है उसे लें, जो अव्यावहारिक लगता है उसे त्याग दें और जाएं और काम पूरा करें।

हम आपकी जय-जयकार करेंगे।