Trucos de gestión del tiempo de los desarrolladores de software de Clockify

Esta publicación de blog podría haber comenzado con una oración de apertura similar a un anuncio que hubiera llamado tu atención y te hubiera recordado ese gemido particular que haces cada vez que suena la alarma por la mañana.

Tal vez algo como:

¿Cómo va tu lista de tareas pendientes? ¿Tomar su cereal mientras responde los correos electrónicos de la semana pasada le da ganas de arrancarse los pelos?

Pero no haríamos eso. La lucha con la gestión del tiempo es real, y no necesita un recordatorio vívido de su pulso acelerado cada vez que mira el reloj.

Lo que probablemente necesite es una solución, y es por eso que recurrimos a profesionales: desarrolladores de software detrás del rastreador de tiempo Clockify .

Deben saber algo sobre el tiempo que el resto del planeta (los mortales normales que no están a cargo de un rastreador de tiempo) no saben, ¿verdad?

Esa es exactamente la razón por la que echamos un vistazo al detrás de escena de los desarrolladores de Clockify, decidimos aburrirlos con preguntas y compilamos 7 trucos profesionales de gestión del tiempo de los que todos podemos beneficiarnos.

¿Por qué molestamos a los desarrolladores de Clockify con preguntas?

En primer lugar, queríamos llegar al fondo de un concepto tan elusivo como la gestión del tiempo, acabar con la maldición de no tener suficientes horas al día y devolverle a la humanidad todas las horas perdidas por procrastinar.

Ambicioso, lo sabemos.

De todos modos, pensamos que no había mejor lugar en línea para lograr todo eso que nuestra aplicación de mensajería empresarial. Entonces, enviamos DM a cinco desarrolladores de software que trabajan en Clockify:

• Aleksandra Mitrovic (Ingeniero de software),
• Jelena Nikolic (desarrolladora de software),
• Milana Todorovic (desarrollador júnior de Java),
• Ivana Blagojevic (desarrollador de software) y
• Milena Savatovic (desarrollador júnior de Javascript).

(Esperábamos que el ping de la aplicación de chat del equipo no estropeara su enfoque hasta el punto en que el tiempo de carga de Clockify aumentara repentinamente).

Por suerte, nada de eso sucedió.

Pero podrías estar pensando: ¿No podrías haberle preguntado a alguien más en Clockify que no sea responsable de mantener la aplicación en funcionamiento?

Sin embargo, ese era nuestro punto: teníamos verdadera curiosidad sobre los consejos de gestión del tiempo de las personas responsables del desarrollo y mantenimiento de una aplicación destinada a mejorar la gestión del tiempo.

Realmente parecen ser capaces de hacerlo todo, desde escribir casos de prueba hasta ir a reuniones diarias para ponerse al día, todo mientras manejan sus ocupadas vidas personales.

En definitiva, una multitud perfecta para hablar sobre todo lo relacionado con la gestión del tiempo.

7 trucos profesionales de gestión del tiempo: edición Clockify

A pesar de la complejidad de sus tareas diarias, los desarrolladores de Clockify estaban más que felices de ayudar.

(Es posible que hayamos entendido esto como otra señal más de que deben saber lo que están haciendo con su tiempo).

Entonces, inmediatamente entramos en el modo 'todos los oídos', pusimos todo lo que revelaron por escrito, y ahora le presentamos 7 trucos profesionales de administración del tiempo que podrían transformar la forma en que realiza su día.

Pro hack #1: Plan para desviarse del plan

Hay una línea muy fina entre un plan factible y uno que te hace sentir que debería haber un adulto a tu lado supervisando tu día de trabajo.

Pero, ¿por qué sucede esto?

Bueno, hay algo en la tendencia humana a sobrestimar nuestras habilidades hasta el punto en que creemos de todo corazón en una versión delirante de nosotros mismos.

Esa es la versión que logra marcar 32 tareas en su lista de tareas pendientes y todavía tiene tiempo para comer sano, ir al gimnasio y leer 30 páginas por día.

Pero, por maravillosa que parezca esa persona, probablemente aún no hayas podido alcanzarla en esta línea de tiempo. Entonces, es hora de dejarlos ir.

Sabiendo lo difícil que puede ser admitir la derrota, le pedimos ayuda a Aleksandra Mitrovic , ingeniera de software de Clockify:

El plan original debe dejar suficiente espacio para el rayo del azul. Definitivamente no debería fallar tan pronto como suceda algo inesperado.

De acuerdo, idear un plan y esperar lo mejor no es suficiente. Pero, lo que podría hacer el truco es planificar como si ciertamente no fueras capaz de hacerlo lo mejor posible.

Tal vez te despiertes con el sonido estridente del taladro de tu vecino, por lo que tendrás que ir a trabajar con un dolor de cabeza insoportable. Cuente eso también en su estimación final.

Esto es lo que Jelena Nikolic dijo sobre el tema:

Anota todas tus tareas en detalle, incluido el tiempo esperado para terminarlas. Luego, agregue un 20% más de tiempo para cada tarea en su lista.

Aunque este hábito puede parecer como dudar de su capacidad para cumplir con los plazos, es un antídoto perfecto para la falacia de planificación de la que todos somos víctimas cada vez que redactamos con optimismo nuestras listas de tareas pendientes.

Truco profesional n.º 2: mantén el lápiz y el papel cerca

De acuerdo, podríamos estar hablando en sentido figurado aquí cuando hablamos del lápiz y el papel de la vieja escuela. Tal vez se volvió digital hace un tiempo, por lo que depende exclusivamente de las notas de su teléfono inteligente para pasar el día.

Lo que importa es que pongas todo lo que planeas hacer por escrito. O escribiendo.

Sin embargo, es posible que se oponga firmemente a este debido a la tendencia a sobrestimar sus capacidades. Tal vez incluso piense que es muy poco probable que se olvide de hacer algo, especialmente si su día consiste en tareas rutinarias.

(Podemos o no estar hablando por experiencia).

Pero la ciencia ya ha demostrado que pasamos el día pensando alrededor de 6.000 pensamientos en 24 horas . Imagínese lo agotador que es para nuestros cerebros mantener todo nuestro sistema humano bajo control, y mucho menos memorizar cada pequeña tarea con miles de pensamientos dando vueltas.

Por lo tanto, tomar nota de cada tarea podría empujar tu mente hacia un merecido descanso, pero también te permitiría evaluar tus planes de manera realista.

Milana Todorovic , Junior Java Developer en Clockify, lo confirmó:

Me gusta tener un plan detallado, y tiendo a escribir todo. Ese es un hábito que me ayuda a notar planes poco realistas en el acto para saber exactamente qué se puede retrasar.

En la misma nota (juego de palabras), Ivana Blagojevic , desarrolladora de software en Clockify, continuó:

Soy todo acerca de las prioridades. Establezco objetivos diarios y semanales y los organizo en función de su urgencia e importancia. Sin embargo, casi siempre confío en mi planificador de escritorio semanal para asegurarme de seguir mi plan.

Por lo tanto, almacenar su horario diario en cualquier lugar que no sea su cerebro lo ayuda a concentrarse en ponerse a trabajar en sus tareas en lugar de ensayar mentalmente el día siguiente. Ese es el trabajo del periódico.

Truco profesional n.º 3: cuando las cosas se pongan difíciles, haz ping a tu equipo

Todos (posiblemente más de una vez) hemos sentido el dolor de no poder cumplir con la fecha límite. Tal vez la sola idea de tener que dar más detalles sobre llegar tarde y potencialmente estar en los malos libros de su jefe ya lo haya hecho sudar.

Tal vez ni siquiera te inmutaste. Pero probablemente no quieras que te etiqueten como un programador excesivo o, Dios no lo quiera, un procrastinador.

Por eso, consultamos a los expertos para ver si había algo que todos pudiéramos hacer para evitar causar estragos en la agenda de todos.

Según Milena Savatovic , desarrolladora junior de Javascript en Clockify, el equipo es la respuesta:

Aunque por lo general nunca llego tarde a mis tareas, si noto un problema fuera de lo común que podría llevarme más tiempo de lo habitual, me pongo en contacto con mi equipo al instante.

Lo más probable es que al menos una persona de su equipo ya se haya enfrentado a un obstáculo similar, por lo que sabrá exactamente qué hacer. Milena continúa:

Si alguien del equipo está bien versado en ciertos tipos de tareas, puede participar y podemos completar la tarea incluso más rápido de lo esperado.

Además de cumplir con la fecha límite, pedirle ayuda a su equipo lo ayuda a dominar nuevas habilidades mucho más rápido e incluso fortalece su vínculo con sus compañeros de equipo.

Tres pájaros de un tiro.

Truco profesional n.° 4: encuentre su sistema para las distracciones

Nadie es inmune a las distracciones, independientemente de la atención que le demos a la elaboración de nuestros pequeños horarios perfectos.

Podrías estar bien descansado, motivado hasta la médula, armado con una elaborada lista de cosas por hacer, y aún así ceder ante la charla de tus compañeros de trabajo.

Entonces, lo que podría funcionar como un bote salvavidas en situaciones como estas es tener un sistema de distracciones. Piensa si es más probable que cedas ante distracciones visuales, auditivas,digitales o de todo tipo, y comienza desde allí.

Esto es lo que le funciona a Ivana Blagojevic:

Siempre confío en la música para mantenerme enfocado. La música clásica es mi opción cuando estoy a punto de sumergirme en una tarea desafiante. La radio es mi segunda mejor opción.

Jelena Nikolic, por su parte, se aleja de la fuente de distracción:

A veces soy muy bueno ignorando las distracciones, pero en caso de que mi enfoque no sea lo suficientemente agudo como para seguir adelante, simplemente me levanto y me alejo.

Milana Todorovic va un paso más allá y tiene un lugar dedicado para diferentes tipos de tareas que podría funcionar como un antídoto perfecto para todo tipo de distracciones:

Por lo general, no presto atención al ruido a mi alrededor, pero tiendo a tener problemas para cambiar de tarea. Puedo distraerme bastante con lo que sea que estaba haciendo anteriormente o simplemente averiguar qué debo hacer a continuación. Lo que ayuda es tener un espacio separado dedicado a diferentes tareas.

Sus opciones para protegerse de las distracciones dependen del mayor contendiente para su atención. A veces, los auriculares con cancelación de ruido harían el trabajo, otras veces no habrá mejor cura que retirarse físicamente del lugar.

Lo que importa es que seas consciente de tus molestias y estés listo para enfrentarlas (hablando en sentido figurado).

Truco profesional n.º 5: hazte a un lado, pero en serio

Podríamos haber enlazado aquí el estudio al que casi todos en toda la red se refieren cuando quieren enfatizar la importancia de tomar descansos frecuentes. Es el que demostró que nuestras mejores ideas se nos ocurren cuando estamos haciendo otra cosa en lugar de trabajar, como ducharnos o regar nuestras plantas.

(Pensándolo bien, decidimos dejar el enlace al estudio aquí, en caso de que quieras leer más sobre lo que sucede cuando dejamos que nuestra mente divague ).

Sin embargo, somos muy conscientes de que hay días en los que te apetece dar vueltas en una rueda de hámster. Ahí es cuando la sola idea de tomar una taza de café y sentarse en silencio parece impensable, y mucho menos tomar una ducha para recargar tus pensamientos.

Entonces, en lugar de tomar un descanso de una hora en el que aún va a actualizar su bandeja de entrada o tomar su almuerzo solo para comerlo en su escritorio, intente sacar todo lo que tiene en mente y aléjese de su silla.

Esto es lo que funciona para Milena Savatovic:

Cada vez que noto que mi mente sigue divagando y me resulta difícil concentrarme, hago una lista de todo lo que pasa por mi mente y simplemente me alejo. Luego, solo después de que veo que mi paz mental ha sido restaurada, vuelvo al trabajo.

Aunque no hay nada que prefiera menos que alejarse de una tarea cuando hay mucho trabajo, estirar las piernas durante un par de minutos podría acercarlo a la línea de meta. Afectará sus niveles de energía e incluso mejorará su enfoque para ayudarlo a continuar un poco más.

Truco profesional n.º 6: realiza un seguimiento de la hora de finalización y programa en consecuencia

Si pudiéramos resumir la gestión del tiempo en una frase, definitivamente sería:

Espera lo mejor, prepárate para lo peor.

Como demuestra el dicho, confiar en la esperanza por lo general no lleva a ninguna parte, así que dirijamos nuestra atención a la parte de la preparación.

Saber exactamente cuánto tiempo te llevan ciertas tareas es de lo que se trata la preparación. Cuando está equipado con suficientes datos de la vida real sobre su día de trabajo, se abre un mundo completamente nuevo y puede poner en práctica un horario que no zigzagueará desde su versión prevista.

Pero podrías estar pensando: qué sabes, simplemente te sientas en silencio escribiendo algunas palabras. ¿Qué podrías saber sobre la gestión del tiempo?

Y no estarías tan equivocado. Pero no tienes que escucharnos. Milena Savatovic, por ejemplo, tiene una visión general clara de sus tareas diarias, por lo que sabe que programar sus prioridades en torno a las reuniones es lo que finalmente la llevará a la última parada:

Tan pronto como noto que hay un día ajetreado por delante, empiezo a escribir casos de prueba desde el principio y programo mis tareas en torno a reuniones. Los intervalos de tiempo entre reuniones son mi tiempo de enfoque profundo.

Nada de eso sería posible si Milena no tuviera una visión general de la duración de sus llamadas diarias y al menos una estimación aproximada de la complejidad de su tarea. Y ahí es donde entra el seguimiento del tiempo como compañero.

Ver su día de trabajo codificado por colores y desglosado por tareas es una experiencia reveladora. Pero es el que se asemeja a tropezar con un mapa mientras se pierde en medio de la nada: finalmente encontrará el camino de regreso.

Truco profesional n.º 7: Utiliza la priorización a tu favor

No es nuestra intención reinventar la rueda aquí diciéndole que necesita priorizar sus tareas. Sin embargo, organizar las tareas pendientes en función de su importancia y/o urgencia descartará la posibilidad de perder el tiempo trabajando en cosas equivocadas .

Ivana Blagojevic compartió sus sentimientos acerca de priorizar:

Mi truco de gestión del tiempo favorito de todos los tiempos es priorizar. Tan pronto como termina nuestra reunión diaria y dejo la llamada, clasifico mis tareas diarias según su urgencia. Luego, mientras los marco uno por uno, concentro mi atención en mis tareas semanales.

Para empezar, piense en lo que realmente requiere su atención inmediata tan pronto como inicie sesión y qué tarea es una excusa útil para postergar.

(Correos electrónicos, te estamos mirando).

Luego, concéntrese en sus tres prioridades principales para el día y organícelas por importancia, no solo por urgencia, y póngalas por escrito. O escríbelos, no juzgamos.

Lo que importa es que al clasificar sus tareas diarias por importancia, traerá claridad y orden a su jornada laboral en lugar de tratar febrilmente de hacerlo todo a la vez.

TL;DR: La gestión del tiempo es más que apuntar alto

De hecho, también tiene algo que ver con prepararse para lo peor.

Pero, además de armarse con todas las herramientas y estrategias que lo ayudarán a mantener el peor de los casos dentro de los límites de su mente, la administración del tiempo también se trata de tomar los mejores consejos y hacer que funcionen para usted.

No hay suficientes desarrolladores de software a cargo de un rastreador de tiempo en el mundo para ayudarlo a completar sus tareas si está a punto de cerrar su navegador y pasar frenéticamente a su día.

Entonces, deténgase y reflexione, tome lo que es útil, descarte lo que suene poco práctico y vaya y haga las cosas.

Te animaremos.