来自 Clockify 软件开发人员的时间管理技巧

这篇博文本可以以类似广告的开场白开头，它会引起您的注意，并提醒您每次早上闹钟响起时发出的那种特别的呻吟。

也许是这样的：

你的待办事项清单进展如何？在回复上周的电子邮件时吃掉你的麦片会让你想撕掉你的头发吗？

但我们不会那样做。与时间管理的斗争是真实的，当你看时钟时，你不需要一个生动的提醒来提醒你心跳加速。

您可能需要的是一个解决方案，这就是我们求助于专业人士的原因——时间跟踪器Clockify背后的软件开发人员。

他们一定知道地球上其他人（不负责时间追踪器的普通凡人）所不知道的时间，对吧？

这就是为什么我们偷看 Clockify 开发人员的幕后花絮，决定用问题来打扰他们，并编写了 7 个我们都可以从中受益的专业时间管理技巧。

为什么我们要用问题打扰 Clockify 开发人员

首先，我们想弄清时间管理这样一个难以捉摸的概念，解除一天时间不够用的魔咒，把因拖延而失去的时间还给人类。

雄心勃勃，我们知道。

无论如何，我们认为没有比我们的商务消息传递应用程序更好的在线地方来完成这一切。因此，我们私信了五位从事 Clockify 工作的软件开发人员：

• Aleksandra Mitrovic（软件工程师），
• Jelena Nikolic（软件开发人员），
• Milana Todorovic（初级 Java 开发人员），
• Ivana Blagojevic（软件开发人员）和
• Milena Savatovic（初级 Javascript 开发人员）。

（我们确实希望团队聊天应用程序的 ping 不会扰乱他们的注意力，以至于 Clockify 的加载时间突然增加。）

幸运的是，这一切都没有发生。

但您可能会想：您不能问问 Clockify 的其他任何不负责保持应用程序正常运行的人吗？

然而，这就是我们的观点——我们真的很好奇负责开发和维护应用程序以改善时间管理的人员的时间管理技巧。

他们似乎真的能够做到这一切——从编写测试用例到跳槽到每日例会，同时还要处理他们忙碌的个人生活。

总而言之，这是一个完美的人群，可以谈论所有关于时间管理的事情。

7 个时间管理专业技巧 — Clockify 版

尽管他们的日常任务很复杂，但 Clockify 开发人员非常乐意提供帮助。

（我们可能将此理解为另一个迹象，表明他们必须知道自己的时间在做什么。）

因此，我们立即进入“全神贯注”模式，将他们披露的所有内容都写下来，现在我们向您展示 7 个时间管理专业技巧，它们可能会改变您一天的方式。

Pro hack #1：计划偏离计划

一个可行的计划和一个让你觉得应该有一个成年人在你旁边监督你的工作日的计划之间只有一线之隔。

但是，为什么会这样呢？

好吧，人类倾向于高估我们的能力，以至于我们全心全意地相信自己的妄想版本。

那个版本设法完成了待办事项清单上的 32 项任务，并且仍然有时间健康饮食、去健身房和每天阅读 30 页。

但是，无论那个人看起来多么美好，你可能仍然无法在这个时间线上赶上他们。所以，是时候让他们走了。

知道承认失败有多难，我们向 Clockify 的软件工程师Aleksandra Mitrovic寻求帮助：

原计划需要为晴天霹雳留出足够的空间。绝对不能一有意外就落空了。

好吧，所以制定一个计划并抱有最好的希望是行不通的。但是，可能有用的方法是在计划时就好像你肯定无法做到最好一样。

也许您会被邻居电钻的刺耳声音吵醒，因此您需要带着难以忍受的头痛去上班。把那个也算在你的最终估计中。

这是Jelena Nikolic在这个问题上不得不说的话：

详细写下你所有的任务，包括完成它们的预期时间范围。然后，为列表中的每项任务增加 20% 的时间。

尽管这种习惯看起来像是在怀疑你是否有能力在最后期限前完成任务，但它是解决计划谬误的完美解毒剂，每当我们乐观地起草待办事项清单时，我们都会陷入计划谬误。

专业技巧 #2：收好笔和纸

好吧，当我们谈论老式笔和纸时，我们可能在这里比喻地说。也许您不久前就使用了数字设备，所以您完全依赖智能手机笔记来度过这一天。

重要的是你把你计划做的一切都写下来。或者打字。

但是，由于倾向于高估自己的能力，您可能会强烈反对这个。也许您甚至会认为忘记做某事的可能性很小，尤其是当您的一天由例行任务组成时。

（我们可能会也可能不会根据经验说话。）

但科学已经表明，我们每天在 24 小时内思考大约 6,000 个想法。想象一下，我们的大脑要让我们的整个人体系统处于控制之下是多么辛苦，更不用说记住每一个小小的待办事项，成千上万的想法飞来飞去。

因此，记下每项任务可以让您的大脑得到应有的休息，但也可以让您现实地评估您的计划。

Clockify 的初级 Java 开发人员Milana Todorovic证实了这一点：

我喜欢有一个详细的计划，而且我倾向于把每件事都写下来。这个习惯帮助我当场注意到不切实际的计划，所以我知道到底什么可以推迟。

同样（双关语），Clockify 的软件开发人员Ivana Blagojevic继续说道：

我只关心优先事项。我设定每日和每周的目标，并根据它们的紧迫性和重要性来组织它们。然而，我几乎总是依靠我的每周办公桌计划员来确保我完成我的计划。

因此，将您的日程安排存储在大脑以外的任何地方，可以帮助您将所有注意力集中在实际开始处理您的任务上，而不是在头脑中排练未来一天。那是报纸的工作。

专业技巧 #3：当事情变得艰难时，通知你的团队

我们都（可能不止一次）感受到无法在最后期限前完成任务的痛苦。也许一想到必须详细说明迟到并可能被老板记在坏账上就已经让你汗流浃背了。

也许你甚至没有退缩。但你可能不想被贴上日程安排过度的标签，或者，天哪，拖延者。

这就是为什么我们咨询了专家，看看我们是否可以做些什么来避免对每个人的日程安排造成严重破坏。

根据 Clockify 的初级 Javascript 开发人员Milena Savatovic 的说法，该团队就是答案：

尽管我的任务通常从不迟到，但如果我发现一个不寻常的问题可能会比平时花费更长的时间，我会立即与我的团队取得联系。

很有可能，您的团队中至少有一个人已经处理过类似的障碍，因此他们会确切地知道该怎么做。米莲娜继续说道：

如果团队中有人精通某些类型的任务，他们可以加入，我们可以比预期更快地完成任务。

除了在截止日期前完成任务之外，向您的团队伸出援手可以帮助您更快地掌握新技能，甚至可以加强您与队友的联系。

一石三鸟。

Pro hack #4：找到让你分心的系统

没有人能不受干扰的影响，无论我们如何专注于制定完美的小日程安排。

你可能休息得很好，动力十足，拿着一份精心设计的待办事项清单，但仍然屈从于同事的喋喋不休。

因此，在这种情况下可以充当救生艇的是拥有一个分散注意力的系统。想想你是否更容易屈服于视觉、听觉、数字或所有类型的干扰，然后从那里开始。

这对 Ivana Blagojevic 有效：

我总是依靠音乐来保持专注。每当我要投入一项具有挑战性的任务时，古典音乐都是我的首选。收音机是我第二好的选择。

另一方面，Jelena Nikolic 远离干扰源：

有时我很擅长忽略干扰，但万一我的注意力不够敏锐，无法让我继续前进，我就会起身离开。

Milana Todorovic 更进一步，她为不同类型的任务提供了专门的位置，可以作为消除各种干扰的完美解毒剂：

我通常不会注意周围的噪音，但我确实倾向于在任务之间切换。无论我之前在做什么，或者只是弄清楚我下一步需要做什么，我都会分心。有帮助的是有一个单独的空间专门用于不同的任务。

您避免分心的选择取决于您注意力的最大竞争者。有时降噪耳机可以解决问题，有时没有比让自己离开这个地方更好的治疗方法了。

重要的是你意识到自己的烦恼并准备好接受它们（打个比方）。

Pro hack #5：靠边站，但要认真

我们本可以在此处链接整个网络上几乎每个人在想要强调经常休息的重要性时都会提到的研究。它证明，当我们在做其他事情而不是工作时，比如洗澡或给植物浇水时，我们会想出最好的主意。

（再三考虑，我们决定在此处留下该研究的链接，以防万一您想阅读更多关于当我们放任自流时会发生什么的信息。）

但是，我们很清楚有些日子您会想在仓鼠轮子上旋转。那个时候光是想喝杯咖啡静静地坐着似乎都是不可想象的，更不用说洗个澡来恢复你的思绪了。

因此，与其花一个小时的时间来刷新你的收件箱，或者抓起你的午餐只是为了在办公桌上吃，不如试着把你脑子里的一切都抛到脑后，离开你的椅子。

以下是适用于 Milena Savatovic 的方法：

每当我注意到我的思绪一直在游荡并且我发现很难集中注意力时，我会列出我脑海中出现的所有事情，然后就走开。然后，只有在我看到自己的内心恢复了平静之后，我才回去工作。

尽管没有什么比在繁忙的时候离开任务更让您更喜欢的了，但伸展您的双腿几分钟实际上可以让您更接近终点线。它会影响您的能量水平，甚至会提高您的注意力，帮助您坚持更长的时间。

Pro hack #6：跟踪你的完成时间并相应地安排

如果用一句话概括时间管理，那绝对是：

抱最好的希望，做最坏的打算。

俗话说，寄希望于希望往往是徒劳的，所以让我们把注意力转移到准备部分。

确切知道某些任务需要多少时间就是准备工作的全部内容。当您拥有足够的关于工作日的真实数据时，一个全新的世界就会打开，您实际上能够将一个不会偏离预期版本的时间表付诸实践。

但你可能会想：你知道什么，你只是静静地坐在那里写一些字。关于时间管理，您可能知道些什么？

你不会错的。但你不必听我们的。例如，米莲娜·萨瓦托维奇 (Milena Savatovic) 对自己的日常任务有清晰的了解，因此她知道围绕会议安排优先事项是最终让她到达最后一站的关键：

一旦我注意到接下来的一天很忙，我就会尽早开始编写测试用例并围绕会议安排我的任务。会议之间的时间段是我的深度专注时间。

如果 Milena 不了解她每日通话的持续时间以及至少对她的任务复杂性的大致估计，这一切都不可能实现。这就是时间跟踪作为助手出现的地方。

看到你的工作日都用颜色编码并按任务分解是一种令人大开眼界的体验。但它就像在茫茫荒野中迷路时在地图上跌跌撞撞——你最终会找到回去的路。

Pro hack #7：利用优先级来发挥你的优势

通过告诉您需要确定任务的优先级，我们无意在这里重新发明轮子。然而，根据重要性和/或紧迫性安排待办事项将排除将时间浪费在错误事情上的可能性。

Ivana Blagojevic 分享了她对优先排序的看法：

我最喜欢的时间管理技巧是优先排序。一旦我们的日常会议结束并且我挂断电话，我就会根据紧急程度对我的日常任务进行排序。然后，当我一一勾选它们时，我将注意力集中在每周的任务上。

对于初学者来说，想想什么是真正需要您在登录后立即关注的，哪些任务是一个方便的拖延借口。

（电子邮件，我们正在看着你。）

然后，专注于当天的前三项优先事项，并按重要性而非紧迫性排列它们，并将它们写下来。或者键入它们，我们不做判断。

重要的是，通过按重要性对您的日常任务进行排序，您将使您的工作日变得清晰和有序，而不是狂热地尝试一次完成所有任务。

TL;DR：时间管理不仅仅是高瞻远瞩

其实，这也和做最坏的打算有关。

但是，除了用所有工具和策略武装自己，帮助您将最坏的情况控制在您的头脑范围内之外，时间管理还包括利用最好的技巧并让它们为您服务。

世界上没有足够多的负责时间跟踪器的软件开发人员来帮助您在即将关闭浏览器并继续疯狂地度过一天时完成任务。

所以，停下来反思一下，取用有用的东西，丢弃听起来不切实际的东西，然后去把事情做好。

我们会为你加油的。