Hacks de gestion du temps des développeurs de logiciels de Clockify

Ce billet de blog aurait pu commencer par une phrase d'ouverture semblable à une publicité qui aurait attiré votre attention et vous aurait rappelé ce gémissement particulier que vous faites chaque fois que votre alarme se déclenche le matin.

Peut-être quelque chose comme :

Comment va votre liste de choses à faire ? Le fait de manger vos céréales en répondant aux e-mails de la semaine dernière vous donne-t-il envie de vous arracher les cheveux ?

Mais nous ne ferions pas cela. La lutte avec la gestion du temps est réelle et vous n'avez pas besoin d'un rappel vif de votre pouls chaque fois que vous regardez l'horloge.

Ce dont vous avez probablement besoin, c'est d'une solution, et c'est pourquoi nous nous sommes tournés vers des professionnels — les développeurs de logiciels derrière le suivi du temps Clockify .

Ils doivent savoir quelque chose sur le temps que le reste de la planète (les mortels ordinaires qui ne sont pas en charge d'un traqueur de temps) ne connaît pas, n'est-ce pas ?

C'est exactement pourquoi nous avons jeté un coup d'œil sur les coulisses des développeurs de Clockify, décidé de les ennuyer avec des questions et compilé 7 hacks de gestion du temps professionnels dont nous pouvons tous bénéficier.

Pourquoi avons-nous dérangé les développeurs de Clockify avec des questions

Tout d'abord, nous voulions aller au fond d'un concept aussi insaisissable que la gestion du temps, lever la malédiction de ne pas avoir assez d'heures dans une journée et redonner à l'humanité toutes les heures perdues à procrastiner.

Ambitieux, on le sait.

Quoi qu'il en soit, nous avons pensé qu'il n'y avait pas de meilleur endroit en ligne pour accomplir tout cela que notre application de messagerie professionnelle. Nous avons donc contacté cinq développeurs de logiciels travaillant sur Clockify :

• Aleksandra Mitrovic (ingénieur logiciel),
• Jelena Nikolic (développeuse de logiciels),
• Milana Todorovic (développeur Java junior),
• Ivana Blagojevic (développeuse de logiciels), et
• Milena Savatovic (développeur Javascript junior).

(Nous espérions que le ping de l'application de chat d'équipe ne gâcherait pas leur concentration au point où le temps de chargement de Clockify augmenterait tout d'un coup.)

Heureusement, rien de tout cela ne s'est produit.

Mais vous pensez peut-être : n'auriez-vous pas pu demander à quelqu'un d'autre chez Clockify qui n'est pas responsable de maintenir l'application opérationnelle ?

Cependant, c'était notre point de vue - nous étions vraiment curieux de connaître les conseils de gestion du temps des personnes responsables du développement et de la maintenance d'une application destinée à améliorer la gestion du temps.

Ils semblent vraiment être capables de tout faire – de la rédaction de cas de test à des réunions de rattrapage quotidiennes, tout en gérant leur vie personnelle bien remplie.

Dans l'ensemble, une foule parfaite pour parler de tout ce qui concerne la gestion du temps.

7 hacks professionnels de la gestion du temps — édition Clockify

Malgré la complexité de leurs tâches quotidiennes, les développeurs de Clockify étaient plus qu'heureux de vous aider.

(Nous avons peut-être compris cela comme un autre signe qu'ils doivent savoir ce qu'ils font de leur temps.)

Donc, nous sommes immédiatement passés en mode "toutes oreilles", avons mis tout ce qu'ils ont divulgué par écrit, et maintenant nous vous présentons 7 hacks professionnels de la gestion du temps qui pourraient bien transformer votre façon de vivre votre journée.

Pro hack #1 : Prévoyez de vous écarter du plan

Il y a une ligne fine entre un plan réalisable et un plan qui vous donne l'impression qu'il aurait dû y avoir un adulte à côté de vous pour superviser votre journée de travail.

Mais, pourquoi cela arrive-t-il ?

Eh bien, il y a quelque chose dans la tendance humaine à surestimer nos capacités au point où nous croyons de tout cœur à une version délirante de nous-mêmes.

C'est la version qui parvient à cocher 32 tâches sur sa liste de tâches et qui a encore le temps de manger sainement, d'aller au gymnase et de lire 30 pages par jour.

Mais, aussi merveilleuse que cette personne puisse paraître, vous n'avez probablement toujours pas été en mesure de la rattraper dans cette chronologie. Alors, il est temps de les laisser partir.

Sachant à quel point il peut être difficile d'admettre sa défaite, nous avons demandé de l'aide à Aleksandra Mitrovic , ingénieur logiciel chez Clockify :

Le plan original doit laisser suffisamment de place pour le coup de tonnerre. Il ne devrait certainement pas échouer dès que quelque chose d'inattendu se produit.

D'accord, alors concevoir un plan et espérer le meilleur ne suffira pas. Mais ce qui pourrait faire l'affaire, c'est de planifier comme si vous ne pouviez certainement pas faire de votre mieux.

Peut-être vous réveillerez-vous au son strident de la perceuse de votre voisin, alors vous devrez aller travailler avec un mal de tête insupportable. Comptez également celui-là dans votre estimation finale.

Voici ce que Jelena Nikolic avait à dire sur la question :

Notez toutes vos tâches en détail, y compris un délai prévu pour les terminer. Ensuite, ajoutez 20 % de temps supplémentaire pour chaque tâche de votre liste.

Bien que cette habitude puisse sembler remettre en question vos capacités à respecter les délais, c'est un antidote parfait à l' erreur de planification dont nous sommes tous victimes chaque fois que nous rédigeons nos listes de tâches avec optimisme.

Astuce Pro #2 : Gardez votre stylo et votre papier à proximité

D'accord, nous parlons peut-être ici au sens figuré lorsque nous parlons du stylo et du papier de la vieille école. Peut-être que vous êtes passé au numérique il y a quelque temps, alors vous comptez exclusivement sur les notes de votre smartphone pour passer la journée.

Ce qui compte, c'est que vous mettiez par écrit tout ce que vous comptez faire. Ou en tapant.

Vous pourriez cependant vous opposer fortement à celui-ci en raison de la tendance à surestimer vos capacités. Peut-être penserez-vous même qu'il est très peu probable que vous oubliez de faire quelque chose, surtout si votre journée consiste en des tâches routinières.

(Nous pouvons ou non parler d'expérience.)

Mais la science a déjà montré que nous passons nos journées à penser à environ 6 000 pensées en 24 heures . Imaginez à quel point il est éreintant pour notre cerveau de garder tout notre système humain sous contrôle, et encore moins de mémoriser chaque petite tâche avec des milliers de pensées qui circulent.

Ainsi, prendre note de chaque tâche pourrait pousser votre esprit vers un repos bien mérité, mais aussi vous permettre d'évaluer vos plans de manière réaliste.

Milana Todorovic , Développeur Java Junior chez Clockify, l'a confirmé :

J'aime avoir un plan détaillé et j'ai tendance à tout écrire. C'est une habitude qui m'aide à remarquer les plans irréalistes sur place, donc je sais exactement ce qui peut être repoussé.

Sur la même note (jeu de mots), Ivana Blagojevic , développeur de logiciels chez Clockify, a poursuivi :

Je suis tout au sujet des priorités. Je fixe des objectifs quotidiens et hebdomadaires et les organise en fonction de leur urgence et de leur importance. Cependant, je compte presque toujours sur mon planificateur de bureau hebdomadaire pour m'assurer de suivre mon plan.

Ainsi, stocker votre emploi du temps quotidien n'importe où, sauf dans votre cerveau, vous aide à vous concentrer sur le fait de vous mettre au travail sur vos tâches au lieu de répéter mentalement la journée à venir. C'est le travail du journal.

Pro hack #3 : Quand les choses deviennent difficiles, envoyez un ping à votre équipe

Nous avons tous (peut-être plus d'une fois) ressenti la douleur de ne pas pouvoir respecter le délai. Peut-être que l'idée même d'avoir à élaborer sur le fait d'être en retard et d'être potentiellement dans les mauvais livres de votre patron vous a déjà fait transpirer.

Peut-être que tu n'as même pas bronché. Mais vous ne voulez probablement pas être qualifié de sur-planificateur ou, Dieu nous en préserve, de procrastinateur.

C'est pourquoi, nous avons consulté les experts pour voir s'il y avait quelque chose que nous pouvions tous faire pour éviter de bouleverser l'emploi du temps de tout le monde.

Selon Milena Savatovic , Développeur Javascript Junior chez Clockify, l'équipe est la réponse :

Même si je ne suis généralement jamais en retard dans mes tâches, si je remarque un problème inhabituel qui pourrait me prendre plus de temps que d'habitude, je contacte instantanément mon équipe.

Il y a de fortes chances qu'au moins une personne de votre équipe ait déjà fait face à un barrage routier similaire, elle saura donc exactement quoi faire. Milena continue :

Si quelqu'un de l'équipe connaît bien certains types de tâches, il peut intervenir et nous pouvons terminer la tâche encore plus rapidement que prévu.

En plus de respecter le délai, tendre la main à votre équipe vous aide à maîtriser de nouvelles compétences beaucoup plus rapidement et renforce même votre lien avec vos coéquipiers.

D'une pierre trois coups.

Pro hack #4 : Trouvez votre système pour les distractions

Personne n'est à l'abri des distractions, quelle que soit l'attention que nous accordons à l'élaboration de nos petits horaires parfaits.

Vous pourriez être bien reposé, motivé jusqu'au fond, armé d'une liste de tâches élaborée, tout en cédant au bavardage de vos collègues.

Donc, ce qui pourrait fonctionner comme un canot de sauvetage dans des situations comme celles-ci, c'est d'avoir un système de distractions. Demandez-vous si vous êtes plus susceptible de céder aux distractions visuelles, auditives,numériques ou à tous les types de distractions, et partez de là.

Voici ce qui fonctionne pour Ivana Blagojevic :

Je compte toujours sur la musique pour rester concentré. La musique classique est ma préférée chaque fois que je suis sur le point de me lancer dans une tâche difficile. La radio est ma deuxième meilleure option.

Jelena Nikolic, quant à elle, s'éloigne de la source de distraction :

Parfois, je suis très doué pour ignorer les distractions, mais au cas où ma concentration ne serait pas assez nette pour continuer, je me lève simplement et je m'éloigne.

Milana Todorovic va un peu plus loin et a un espace dédié pour différents types de tâches qui pourraient fonctionner comme un antidote parfait à toutes sortes de distractions :

Je ne fais généralement pas attention au bruit autour de moi, mais j'ai tendance à avoir du mal à passer d'une tâche à l'autre. Je peux être assez distrait par ce que je faisais auparavant ou simplement par ce que je dois faire ensuite. Ce qui aide, c'est d'avoir un espace séparé dédié à différentes tâches.

Vos options pour éviter les distractions dépendent du plus grand candidat à votre attention. Parfois, des écouteurs antibruit feraient le travail, d'autres fois, il n'y aura pas de meilleur remède que de vous retirer physiquement de l'endroit.

Ce qui compte, c'est que vous soyez conscient de vos bêtes noires et prêt à les affronter (au sens figuré).

Pro hack #5 : Ecartez-vous, mais sérieusement

Nous aurions pu lier ici l'étude à laquelle presque tout le monde sur l'ensemble du Web se réfère lorsqu'il veut souligner l'importance de faire des pauses fréquentes. C'est celui qui a prouvé que nous arrivons avec nos meilleures idées lorsque nous faisons autre chose au lieu de travailler, comme prendre une douche ou arroser nos plantes.

(À la réflexion, nous avons décidé de laisser le lien vers l'étude ici, juste au cas où vous voudriez en savoir plus sur ce qui se passe lorsque nous laissons nos esprits vagabonder .)

Cependant, nous sommes bien conscients qu'il y a des jours où vous avez envie de tourner sur une roue de hamster. C'est alors que la seule pensée de prendre une tasse de café et de rester assis en silence semble impensable, sans parler de prendre une douche pour recharger vos pensées.

Ainsi, au lieu de prendre une pause d'une heure où vous allez encore rafraîchir votre boîte de réception ou prendre votre déjeuner juste pour le manger à votre bureau, essayez de vider tout ce qui vous passe par la tête et de vous éloigner de votre chaise.

Voici ce qui fonctionne pour Milena Savatovic :

Chaque fois que je remarque que mon esprit vagabonde et que j'ai du mal à me concentrer, je fais une liste de tout ce qui me passe par la tête et je m'éloigne simplement. Puis, seulement après avoir vu que ma tranquillité d'esprit a été restaurée, je retourne au travail.

Même s'il n'y a rien que vous préféreriez moins que de vous éloigner d'une tâche lorsque les temps sont occupés, étirer vos jambes pendant quelques minutes pourrait en fait vous rapprocher de la ligne d'arrivée. Cela aura un impact sur votre niveau d'énergie et améliorera même votre concentration pour vous aider à continuer un peu plus longtemps.

Pro hack #6 : Gardez une trace de votre heure de fin et planifiez en conséquence

Si nous pouvions résumer la gestion du temps en une phrase, ce serait très certainement :

Espérons le meilleur, préparez-vous au pire.

Comme le dit le dicton, compter sur l'espoir ne mène généralement nulle part, alors portons notre attention sur la partie préparation.

Savoir exactement combien de temps certaines tâches vous prennent est la base de la préparation. Lorsque vous disposez de suffisamment de données réelles sur votre journée de travail, un tout nouveau monde s'ouvre et vous êtes en mesure de mettre en œuvre un calendrier qui ne zigzague pas par rapport à sa version prévue.

Mais vous pensez peut-être : Qu'est-ce que vous savez, vous restez assis là en silence à écrire quelques mots. Que pourriez-vous savoir sur la gestion du temps ?

Et vous n'auriez pas tort. Mais vous n'êtes pas obligé de nous écouter. Milena Savatovic, par exemple, a une vue d'ensemble claire de ses tâches quotidiennes, elle sait donc que planifier ses priorités autour des réunions est ce qui la mènera finalement à la dernière étape :

Dès que je m'aperçois qu'une journée chargée m'attend, je commence à écrire des cas de test tôt et je planifie mes tâches en fonction des réunions. Les créneaux horaires entre les réunions sont mon temps de concentration.

Rien de tout cela ne serait possible si Milena n'avait pas une vue d'ensemble de la durée de ses appels quotidiens et au moins une estimation approximative de la complexité de sa tâche. Et c'est là que le suivi du temps entre en jeu.

Voir votre journée de travail codée par couleur et ventilée par tâches est une expérience révélatrice. Mais c'est celui qui ressemble à trébucher sur une carte tout en étant perdu au milieu de nulle part - vous trouverez enfin le chemin du retour.

Pro hack #7 : Utilisez la priorisation à votre avantage

Il n'est pas dans notre intention de réinventer la roue ici en vous disant que vous devez hiérarchiser vos tâches. Cependant, organiser vos tâches en fonction de leur importance et/ou de leur urgence exclura la possibilité de perdre votre temps à travailler sur les mauvaises choses .

Ivana Blagojevic a partagé ses sentiments sur la priorisation :

Mon hack de gestion du temps préféré de tous les temps est la priorisation. Dès que notre réunion quotidienne est terminée et que je quitte l'appel, je trie mes tâches quotidiennes en fonction de leur urgence. Puis, au fur et à mesure que je les coche une à une, je me concentre sur mes tâches hebdomadaires.

Pour commencer, pensez à ce qui nécessite réellement votre attention immédiate dès que vous vous connectez et quelle tâche est une excuse pratique pour la procrastination.

(Emails, nous vous regardons.)

Ensuite, concentrez-vous sur vos trois principales priorités pour la journée et classez-les par importance, pas seulement par urgence, et mettez-les par écrit. Ou tapez-les, nous ne jugeons pas.

Ce qui compte, c'est qu'en triant vos tâches quotidiennes par importance, vous apporterez de la clarté et de l'ordre dans votre journée de travail au lieu d'essayer fiévreusement de tout faire en même temps.

TL; DR : La gestion du temps ne se limite pas à viser haut

En fait, cela a aussi quelque chose à voir avec la préparation au pire.

Mais, en plus de vous armer de tous les outils et stratégies qui vous aideront à garder le pire des scénarios dans les limites de votre esprit, la gestion du temps consiste également à prendre les meilleurs conseils et à les faire fonctionner pour vous.

Il n'y a pas assez de développeurs de logiciels en charge d'un outil de suivi du temps dans le monde pour vous aider à écraser vos tâches si vous êtes sur le point de fermer votre navigateur et de vous précipiter frénétiquement dans votre journée.

Alors, arrêtez-vous et réfléchissez, prenez ce qui est utile, jetez ce qui semble peu pratique et allez faire avancer les choses.

Nous vous applaudirons.