Cách ghi chú cuộc họp tốt hơn Apple

Nếu bất kỳ ai trong chúng ta trong lĩnh vực kinh doanh của mình có thể giỏi hơn Apple ở bất kỳ lĩnh vực cụ thể nào, bất kể ở lĩnh vực nào, tôi chắc chắn rằng chúng tôi sẽ cố gắng tận dụng cơ hội này.

Có vẻ như Steve Jobs thích cách tổ chức các cuộc họp hơn. Và ông tin rằng cách tiếp cận cuộc họp này mang lại kết quả tốt nhất, cho phép mọi người tham gia một cách nghiêm túc và cẩn thận hơn vào các chủ đề đang được thảo luận. Tuy nhiên, cách tiếp cận cuộc họp này có những hạn chế, như chúng tôi sẽ đề cập trong bài viết.

Nhưng sự ra đời của cái mới Ghi chú AI công nghệ đã tạo ra sự mở đầu bất ngờ cho kiểu cuộc họp mà Steve Jobs đã hình dung, đồng thời giảm thiểu hầu như tất cả những nhược điểm của phương pháp này.

Đây thực sự không phải là làm thế nào để tổ chức các cuộc họp tốt hơn Apple. Đây thực sự là việc hiện thực hóa tầm nhìn của Steve Jobs về những cuộc họp hiệu quả.

Hãy đi sâu vào.

Cách Steve Jobs tiếp cận các ghi chú cuộc họp

Một cơn bão nhỏ đã xảy ra giữa Twitter công nghệ và các Chủ đề công nghệ vào tuần trước. Người dùng, Darius, người tuyên bố đã làm việc trực tiếp với Steve Jobs, đã đưa ra một số tuyên bố táo bạo về các cuộc họp, cách chúng tôi tiếp cận chúng và những gì Steve Jobs nghĩ. Dòng tweet vi phạm được đề cập được trình bày chi tiết bên dưới.

Darius tự coi mình là một nhà tiên tri về kiến thức của Jobs, có khả năng chuyển tải những suy nghĩ của con người vĩ đại này thành những bài học kinh doanh cho công việc và cuộc sống trong thời đại hiện đại. Yêu cầu lớn ở đây là bạn không nên ghi chép trong các cuộc họp.

Không chỉ Steve Jobs mới có những cách tiếp cận đặc biệt trong các cuộc họp. Jeff Bezos gần đây đã xuất hiện trên Podcast của Lex Fridman nơi anh ấy nói về cách anh ấy thiết lập văn hóa họp hành trong Amazon. Nó dựa trên định dạng bản ghi nhớ. Trong cuộc họp lý tưởng của Jeff Bezos, biên bản cuộc họp được viết trước cuộc họp.

Nó dài, được viết dưới dạng tường thuật, không chỉ đơn giản là các dấu đầu dòng và có thể dài nhiều trang. Mặc dù những người tham dự có thể tự do đọc bản ghi nhớ trước cuộc họp nhưng không có kỳ vọng nào về việc làm như vậy. Thay vào đó, phần đầu tiên của cuộc họp được dành cho mọi người trong nhóm im lặng đọc bản ghi nhớ.

Theo Bezos, việc này có thể mất tới nửa giờ trong một cuộc họp kéo dài một giờ. Anh ấy nói rằng làm theo cách này là tốt nhất vì nó có nghĩa là mọi người đều có thời gian cho cuộc họp và không ai giả vờ biết chủ đề là gì.

Điều đó có nghĩa là mọi người hoàn toàn có thể tham gia vào cuộc thảo luận mà cuộc họp nhằm mục đích kích thích. Chúng ta có thể tìm thấy cách tiếp cận của Steve Jobs trong bối cảnh này. Nếu bạn có mọi người cùng tham gia một cuộc họp, họ sẽ không làm việc hiệu quả khi làm những việc khác.

Vì vậy, bạn nên đặt mục tiêu đạt được năng suất tối đa từ họ trong cuộc họp đó. Và năng suất tối đa có thể mang lại trong một cuộc họp là bao nhiêu? Nó có truyền đạt một ý tưởng không?

Không thật sự lắm. Bạn có thể làm điều đó với một email. Đó là về việc thảo luận các ý tưởng, tham gia thảo luận, phân tích suy nghĩ của nhau, với nhiều người đưa vấn đề ra bàn, mỗi người thẩm vấn và xây dựng dựa trên những ý tưởng được trình bày.

Và để làm được điều đó một cách hiệu quả, để mọi người tham gia cuộc họp có thể đóng góp hết mình và gắn kết trí tuệ ở mức tối đa có thể, họ không nên bị phân tâm vì thiếu kiến thức hoặc vì phải tham gia một cuộc họp rộng rãi. ghi chú.

Tại sao chúng ta không nên ghi chú trong các cuộc họp

Vậy tại sao chúng ta không nên ghi chép trong cuộc họp? Tôi rất đồng tình với quan điểm này vì ghi chép trong cuộc họp là một trong những hoạt động có thể khiến ai đó phân tâm khỏi những gì đang được nói, đặc biệt là trong thời đại làm việc từ xa.

Điều đặc biệt phổ biến là mọi người cố gắng làm những việc khác khi đang tham gia cuộc họp, chẳng hạn như hoàn thành các nhiệm vụ khác, gửi email cho người khác, nói chung là cố gắng làm việc hiệu quả và hoàn thành công việc, cảm thấy như không hề lãng phí thời gian.

Mọi người nghĩ rằng họ đang làm những điều tốt khi họ làm điều này. Họ nghĩ rằng họ đang làm gương tốt, nhưng thực tế không phải vậy. Nếu họ không cần phải tham gia cuộc họp thì họ không nên tham gia cuộc họp. Nếu họ phải tham gia cuộc họp thì họ phải có mặt và tham gia.

Và nếu mọi người đều đang ghi chép thì có vẻ như mọi người đều hơi mất tập trung. Điều này tạo ra sự phân tâm chung. Nhưng cũng cần lưu ý rằng nhiều nhân viên cấp dưới thường được giao trách nhiệm lưu giữ và cập nhật các ghi chú có giá trị.

Mặc dù đây có thể là một nhiệm vụ hữu ích để giới thiệu với ai đó nếu họ không có bối cảnh nào khác trong cuộc họp, nhưng nếu họ thực sự quan tâm đến các chủ đề của cuộc họp thì việc ghi chép sẽ khiến họ không thể tham gia và trình bày ý tưởng của mình hoặc đưa ra những quan sát của riêng mình.

Ngoài ra còn có một khía cạnh giới tính cho điều này. Tôi đã từng tham gia các cuộc họp mà người tổ chức cuộc họp là phụ nữ và vì họ là người có tổ chức nên cuối cùng họ mặc định rơi vào vai trò mặc định là người ghi biên bản, trong khi một trong số các chàng trai sẽ đảm nhận vai trò người đưa ra ý tưởng.

BẰNG Tracy Warner , một nhà lãnh đạo và tư vấn hoạt động tiếp thị, mô tả các yếu tố giới tính của trải nghiệm này với tôi:

“Có một sự thiên vị về giới được biết đến và ghi chép rõ ràng trong việc ghi chú. Nhiều nhiệm vụ do AI đảm nhận rơi vào những loại công việc thường nhàm chán, điển hình là của phụ nữ: điều phối các cuộc họp, ghi chú, ghi lại các mục hành động, chia sẻ chúng với nhóm.”

Ghi chú cuộc họp là trở ngại cho việc tham gia vào cuộc họp. Cuộc họp lý tưởng sẽ cho phép mọi người tập trung 100% vào cuộc thảo luận hiện tại với cơ hội bình đẳng cho tất cả mọi người tham gia và đóng góp khi họ thấy phù hợp. Đây là điều Jobs tin tưởng. Và đó là một cái nhìn rất hấp dẫn.

Tất cả chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn bao nhiêu nếu có thể tối đa hóa lợi ích của các cuộc thảo luận trong cuộc họp để không cần phải họp nhiều hơn? Chúng ta có thể làm được nhiều việc hơn nên không phải làm thêm việc nữa.

Có gì sai với chính sách này?

Mặc dù cách tiếp cận không ghi chú trong cuộc họp rất hấp dẫn nhưng nó không hoàn hảo. Vấn đề rất đơn giản và rõ ràng là ai đó cần phải ghi chép. Nếu không, làm sao chúng ta có thể nhớ được những gì chúng ta đã nghĩ, đã nói, đã thống nhất hoặc những hành động nào đã được ghi lại?

Ở bất kỳ nơi làm việc nào, mọi người thường thấy rằng họ đã tham dự một cuộc họp mà không có ai ghi chép, và kết quả là mọi việc không được hoàn thành và không có khái niệm chung về những gì đã xảy ra trong cuộc họp.

Ngoài những cân nhắc về năng suất rõ ràng này, còn có một thực tế là mọi người tham gia và lưu giữ thông tin một cách khác nhau. Đối với một số người, giống như tôi, việc có một cuộc thảo luận dài, tự do là cực kỳ có giá trị và là một cách tuyệt vời để tìm hiểu và tiếp cận các ý tưởng mà cuối cùng vẫn có ý tưởng sơ bộ về mọi việc để thực hiện.

Đối với những người khác, khi một điều gì đó được đề cập đến, việc họ nhanh chóng ghi lại điều đó sẽ rất có lợi. Nó giúp củng cố ký ức đó trong tâm trí họ, không chỉ vì nó được viết ra mà vì quá trình viết ra giúp họ nhớ nó tốt hơn.

Mọi người chỉ đơn giản là khác nhau về cách họ tiếp thu thông tin. Thêm vào đó, có nhiều phiên bản cực đoan hơn về nhu cầu viết ra mọi thứ hoặc tham gia cẩn thận hơn vào mọi thứ. Điều này có thể liên quan đến sự phân kỳ thần kinh, các vấn đề nhẹ về trí nhớ hoặc đơn giản là dễ bị phân tâm, như nhiều người mắc chứng ADHD hoặc tương tự có thể gặp phải.

Nhược điểm của việc không ghi lại bất kỳ ghi chú cuộc họp nào có vẻ rất rõ ràng. Mặc dù nhiều cuộc họp diễn ra mà không sử dụng hiệu quả các ghi chú cuộc họp, nhưng hầu hết các cuộc họp quan trọng đều sẽ có người ghi chép những ghi chú đó. Đó không chỉ đơn giản là cách thực hành tốt nhất; đó là điều hiển nhiên phải làm. Trên thực tế, trong một số trường hợp, nó có thể được yêu cầu về mặt pháp lý.

Làm thế nào chúng ta có thể ghi chú tốt hơn Apple?

Vậy tổng hợp ở đây là gì? Vâng, đó là AI.

Bạn không cần phải dành thời gian trong cuộc họp để ghi chép nếu bạn biết AI đã ghi chép cho bạn. AI của bạn đã ghi lại những ghi chú đó hoặc AI của người chủ trì cuộc họp đã ghi lại. AI sau đó sẽ tự động chia sẻ những ghi chú đó vào cuối cuộc họp với tất cả những người tham dự.

Sau đó, mọi người đều có thể có một bản sao của những gì đã được thảo luận, không chỉ đơn giản là bản ghi lại cuộc họp.

Phần mềm trợ lý điều hành AI mạnh mẽ như Xembly có thể cung cấp cho mỗi người tham dự một phiên bản tóm tắt của cuộc họp không bao gồm các chi tiết không liên quan như câu chuyện dài năm phút của Gary ở phần đầu về đám cưới của em gái anh. Cũng có thể cộng tác chỉnh sửa ghi chú cuộc họp vào cuối cuộc họp trong trường hợp có bất kỳ điều gì khác mà ai đó muốn thêm hoặc chỉ định.

Điều này tạo ra cảm giác về sự thật được chia sẻ trong tổ chức, vì mọi người đều có bản sao của những gì đã nói và những gì đã được quyết định trong cuộc họp, đồng thời mỗi người đều có thể đóng góp mà không ảnh hưởng đến năng suất của chính họ.

Sử dụng cách tiếp cận như thế này cho phép mỗi người tập trung 100% vào nội dung cuộc họp và thảo luận từng mục một cách thoải mái mà không phải lo lắng về trách nhiệm ghi chú của mình.

Điều này có thể tạo ra mức tăng hiệu quả bổ sung cho mỗi cuộc họp, dẫn đến tăng năng suất tích lũy lớn. Các công ty có thể tiết kiệm tám giờ một tuần cho mỗi người bằng cách sử dụng Xembly, nhưng đó không chỉ là về ghi chú cuộc họp. Với công nghệ hiện đại, bạn có thể vượt xa các nốt nhạc.

AI của Xembly, Xena, có thể lấy các mục hành động từ cuộc họp và sau đó đề xuất những người tham dự có thể ủy quyền các mục hành động đó, tạo nhiệm vụ cho danh sách nhiệm vụ của họ. Điều này biến Trợ lý điều hành AI trở thành người quản lý dự án AI nhiều hơn, một lần nữa mang lại hiệu quả cao hơn cho nhóm.

Bạn thậm chí có thể tích hợp trực tiếp vào Salesforce hoặc HubSpot và có bản ghi cập nhật AI cho bạn. AI mở ra một thế giới hoàn toàn mới về quản lý cuộc họp .

Nếu bạn kết hợp tất cả những điều này với các phương pháp tiêu chuẩn khác mà công nghệ hiện có thể hỗ trợ, chẳng hạn như chia sẻ bản ghi cuộc họp để mọi người xem (phụ thuộc vào quyền), bạn có thể tạo ra cảm giác minh bạch và chia sẻ kiến thức trong nhóm của mình.

Bạn đi từ việc muốn bắt chước Steve Jobs đến việc tích cực bắt chước Ray Dalio và những nguyên tắc của ông về sự thật được chia sẻ và sự minh bạch triệt để.

Bằng cách sử dụng công nghệ mới, bạn có thể làm cho công việc tốt hơn, tổ chức gắn kết hơn và tạo ra trải nghiệm toàn diện hơn - như chúng ta đã thấy dựa trên thâm niên, sự khác biệt về thần kinh và giới tính. Đây không phải là bước tiến công nghệ đầu tiên nhằm tự động hóa các yếu tố trong cuộc sống của chúng ta và cũng sẽ không phải là bước cuối cùng. Tự động hóa mang đến sự thay đổi và cơ hội - như Tracy đã nói với tôi:

“Tôi thấy tự động hóa hành chính giống như việc phát minh ra máy giặt cho phụ nữ… khi bạn trút bỏ công việc bận rộn của cuộc sống, bạn sẽ giải phóng bản thân để làm những việc quan trọng hơn. Không có gì ngạc nhiên khi phụ nữ bắt đầu tham gia lực lượng lao động khi công việc nội trợ ngày càng được tự động hóa.”

xembly là trợ lý điều hành AI duy nhất được thiết kế ngay từ đầu cho doanh nghiệp , với bộ tính năng chuyên sâu và tuân thủ quy định được tích hợp sẵn, vì vậy hãy dùng thử và bắt đầu ghi chú cuộc họp của bạn tốt hơn Apple.