如何比苹果更好地做会议笔记

如果我们企业中的任何人能够在任何特定的事情上比苹果做得更好，无论多么利基，我相信我们会尝试利用这个机会。

史蒂夫·乔布斯似乎对会议的召开方式有自己的偏好。他相信这种会议方式会产生最好的结果，让人们更认真、更仔细地参与正在讨论的主题。然而，正如我们将在本文中介绍的那样，这种会议方法也有缺点。

但新事物的出现AI笔记技术为史蒂夫·乔布斯所设想的会议创造了意想不到的机会，同时减轻了这种方法的几乎所有缺点。

这实际上并不是关于如何比苹果更好地召开会议。这实际上是为了将史蒂夫·乔布斯的有效会议愿景变为现实。

让我们深入了解一下。

史蒂夫·乔布斯如何处理会议记录

上周，科技推特和科技话题中掀起了一场小风暴。该用户达流斯 (Darius) 自称曾直接与史蒂夫·乔布斯 (Steve Jobs) 合作，他对会议、我们如何处理会议以及史蒂夫·乔布斯 (Steve Jobs) 的想法发表了一些大胆的声明。下面详细介绍了相关的违规推文。

达流斯将自己定位为乔布斯知识的先知，能够将这位伟人的思想转化为现代工作和生活的商业教训。这里最重要的主张是你不应该在会议中做笔记。

不仅仅是史蒂夫·乔布斯对会议有独特的处理方式。杰夫·贝佐斯最近出现在莱克斯·弗里德曼的播客他谈到了如何在亚马逊内部建立会议文化。它基于备忘录格式。在杰夫·贝索斯的理想会议中，会议备忘录是在会议之前写好的。

它很长，以叙述的形式写成，而不是简单的要点，并且可以占多页。虽然与会者可以在会议前自由阅读备忘录，但并不期望这样做。相反，会议的第一部分是团队中的每个人都默默地阅读备忘录。

贝佐斯表示，在长达一小时的会议中，这可能需要长达半个小时的时间。他说，这样做效果最好，因为这意味着每个人都为会议预留了时间，而且没有人假装知道会议主题是什么。

这意味着每个人都可以充分参与会议旨在激发的讨论。我们可以在这个背景下找到史蒂夫·乔布斯的做法。如果大家一起开会，他们就无法高效地做其他事情。

因此，您的目标应该是在会议中最大限度地提高他们的生产力。一场会议能发挥出的最大生产力是多少？是在传达一个想法吗？

不，不是真的。您可以通过电子邮件做到这一点。这是关于讨论想法、参与讨论、分析彼此的想法，多人将事情摆到桌面上，每个人都质疑并建立在所提出的想法的基础上。

为了有效地做到这一点，为了让参加会议的每个人都能做出最大的贡献并最大限度地进行智力参与，他们不应该因为缺乏知识或必须参加广泛的会议而分心笔记。

为什么我们不应该在会议中做笔记

那么，为什么我们不应该在会议中做笔记呢？我非常赞同这种观点，因为在会议中做笔记是一系列可能分散某人注意力的活动之一，尤其是在远程工作时代。

人们在会议期间尝试做其他事情的情况尤其常见，例如完成其他任务、向其他人发送电子邮件，通常试图提高工作效率并完成工作，感觉自己没有浪费时间。

当人们这样做时，他们会认为自己在做善事。他们认为自己树立了一个好榜样，但事实并非如此。如果他们不需要参加会议，那么他们就不应该参加会议。如果他们应该参加会议，那么他们就应该出席并参与。

如果每个人都在做笔记，那么感觉每个人都有点心烦意乱。这会产生普遍的干扰。但值得注意的是，更多的初级员工经常承担保存和更新有价值笔记的责任。

如果他们没有其他会议背景，这可能是一项有用的任务，但如果他们确实对会议的主题有一些参与，则必须做笔记会阻止他们参与和表达他们的想法或做出自己的观察。

这也有性别的一面。我参加过一些会议，会议中的组织者是女性，因为她们很有组织性，所以她们最终陷入了会议记录员的默认角色，而其中一个男人则扮演了创意人的角色。

作为特蕾西·华纳一位营销运营领导者兼顾问向我描述了这次经历中的性别元素：

“做笔记时存在一种众所周知且有据可查的性别偏见。人工智能捕获的许多任务都属于这些通常是平凡的、通常是女性的工作类别：协调会议、做笔记、捕获行动项目、与团队分享这些任务。”

会议记录是参与会议的障碍。理想的会议应让每个人都能 100% 专注于当前的讨论，并让所有人有平等的机会参与并做出他们认为合适的贡献。这就是乔布斯所相信的。这是一个非常诱人的景色。

如果我们能够最大限度地利用会议中讨论的好处，从而不需要召开更多会议，我们的工作效率会提高多少？我们可以完成更多工作，这样我们就不必做更多工作。

这项政策有什么问题？

虽然在会议中不做笔记的方法很有趣，但它并不完美。非常简单和明显的问题是有人确实需要做一些笔记。否则，我们如何记住我们的想法、讨论、同意或记录了哪些行动项目？

在任何工作场所，人们经常会发现他们参加的会议没有人做笔记，结果导致事情没有完成，并且对会议中发生的事情没有共同的概念。

除了这些明显的生产力考虑因素之外，事实上每个人处理和保留信息的方式都不同。对于像我这样的一些人来说，进行长时间、自由形式的讨论是非常有价值的，也是学习和参与想法的好方法，并且在最后仍然对事情有一个粗略的想法，可以采取行动。

对于其他人来说，当提到某件事时，快速记下来对他们非常有益。它有助于强化他们头脑中的记忆，不仅仅是因为它被写下来，而是因为写下来的过程可以帮助他们更好地记住它。

人们只是在吸收信息的方式上有所不同。除此之外，这种将事情写下来或更仔细地处理事情的需求还有更极端的版本。这可能与神经分歧、轻微的记忆问题或容易分心有关，正如许多患有多动症或类似疾病的人可能经历的那样。

不记录任何会议记录的缺点似乎非常明显。虽然许多会议确实在没有有效使用会议记录的情况下进行，但几乎所有重要的会议都会有人做这些笔记。这不仅仅是最佳实践；这是显而易见的事情。事实上，在某些情况下，这是法律要求的。

我们如何才能比苹果更好地做笔记？

那么，这里的综合是什么呢？嗯，这是人工智能。

如果您知道人工智能已经为您做笔记，您就不需要花时间在会议上做笔记。要么你的人工智能已经记下了这些笔记，要么主持人会议的人的人工智能已经记下了这些笔记。然后，人工智能会在会议结束时自动与所有与会者分享这些笔记。

然后，每个人都可以获得讨论内容的副本，而不仅仅是会议记录。

像 Xembly 这样强大的人工智能行政助理软件可以为每位与会者提供会议的摘要版本，其中不包含无关的细节，例如加里在开头讲述他姐姐婚礼的五分钟故事。如果有人想要添加或指定任何其他内容，还可以在会议结束时协作编辑会议记录。

这在组织内创造了一种共享真理的感觉，因为每个人都有会议中所说内容和决定内容的副本，并且每个人都能够在不影响自己生产力的情况下做出贡献。

使用这样的方法可以让每个人保持 100% 专注于会议内容并自由讨论每个项目，而不必担心他们的记笔记责任。

这可以为每次会议带来额外的效率提升，从而导致生产力的累积大幅提升。通过使用 Xembly，公司每人每周可以节省 8 个小时，但这不仅仅是会议记录。借助现代技术，您可以超越笔记本身。

Xembly 的 AI Xena 可以从会议中提取行动项目，然后建议与会者将这些行动项目委派给哪些人，并为其任务列表创建任务。这将把人工智能行政助理更像是一名人工智能项目经理，再次为团队带来了进一步的效率提升。

您甚至可以直接集成到 Salesforce 或 HubSpot 中，并为您提供 AI 更新记录。人工智能开启了一个全新的世界会议管理。

如果您将所有这些与技术现在可以实现的其他标准方法结合起来，例如共享会议记录以供人们查看（取决于权限），您可以在团队中创建巨大的透明度和共享知识的感觉。

你从想要效仿史蒂夫·乔布斯到积极效仿雷·达里奥及其分享真相和彻底透明的原则。

通过利用新技术，您可以使工作变得更好，使组织更具凝聚力，并使体验更具包容性 - 正如我们在资历、神经分歧和性别方面所看到的那样。这不是我们生活中的自动化技术的第一步，也不会是最后一步。自动化带来了变化和机遇 - 正如特雷西对我说的：

“我发现行政自动化类似于女性洗衣机的发明……当你摆脱生活中繁忙的工作时，你就可以解放自己去做更重要的事情。随着家务工作变得越来越自动化，女性开始进入劳动力市场也就不足为奇了。”

森布利是唯一一款从头开始设计的人工智能行政助理企业，内置了丰富的功能集和法规遵从性，所以尝试一下，开始比 Apple 更好地记录会议笔记。