Cómo tomar notas de reuniones mejor que Apple

Si alguno de nosotros en nuestros negocios puede ser mejor que Apple en algo específico, sin importar cuán específico sea, estoy seguro de que intentaríamos aprovechar esta oportunidad.

Parece que Steve Jobs tenía preferencia sobre cómo debían llevarse a cabo las reuniones. Y creía que este enfoque de las reuniones producía los mejores resultados, permitiendo a las personas involucrarse más seriamente y más cuidadosamente en los temas que se discutían. Sin embargo, ha habido inconvenientes en este enfoque de las reuniones, como cubriremos en el artículo.

Pero la llegada de nuevos Toma de notas con IA Las tecnologías han creado una oportunidad inesperada para el tipo de reuniones que Steve Jobs imaginó y al mismo tiempo mitiga prácticamente todas las desventajas de este enfoque.

En realidad, no se trata de cómo tomar las reuniones ahora mejor que Apple. En realidad, se trata de hacer realidad la visión de Steve Jobs sobre las reuniones efectivas.

Vamos a sumergirnos.

Cómo Steve Jobs abordó las notas de las reuniones

La otra semana se había provocado una ligera tormenta entre Twitter y Threads tecnológicos. El usuario Darius, que afirma haber trabajado directamente con Steve Jobs, ha hecho algunas declaraciones audaces sobre las reuniones, cómo las abordamos y qué pensaba Steve Jobs. El tweet ofensivo en cuestión se detalla a continuación.

Darius se posiciona como una especie de oráculo del conocimiento de Jobs, capaz de traducir los pensamientos del gran hombre en lecciones de negocios para el trabajo y la vida en la era moderna. El gran argumento aquí es que no se deben tomar notas en las reuniones.

No es sólo Steve Jobs quien tiene una manera peculiar de abordar las reuniones. Jeff Bezos apareció recientemente en Podcast de Lex Fridman donde habló de cómo estableció una cultura de encuentros dentro de Amazon. Se basó en el formato de nota. En la reunión ideal de Jeff Bezos, el memorando de la reunión se escribe antes de la reunión.

Es extenso, está escrito en forma narrativa, no simplemente con viñetas, y puede ocupar varias páginas. Si bien los asistentes son libres de leer el memorando antes de la reunión, no existe la expectativa de hacerlo. En cambio, la primera parte de la reunión se dedica a que todos los miembros del equipo lean el memorando en silencio.

Según Bezos, esto puede llevar hasta media hora de una reunión de una hora. Dice que hacerlo de esta manera funciona mejor porque significa que todos han reservado tiempo para la reunión y nadie pretende saber cuál es el tema.

Significa que todos pueden participar plenamente en el debate que la reunión pretendía estimular. Podemos encontrar el enfoque de Steve Jobs en este contexto. Si tienes personas juntas en una reunión, no serán productivas haciendo otras cosas.

Por lo tanto, debería intentar obtener la máxima productividad de ellos en esa reunión. ¿Y cuál es la productividad máxima que se puede sacar en una reunión? ¿Está comunicando una idea?

No en realidad no. Puedes hacerlo con un correo electrónico. Se trata de discutir ideas, participar en discursos, analizar los pensamientos de los demás, con varias personas poniendo cosas sobre la mesa, cada una interrogando y construyendo sobre las ideas presentadas.

Y para hacerlo de manera efectiva, para que todos los involucrados en la reunión contribuyan al máximo y se involucren intelectualmente en la mayor medida posible, no deben distraerse ni por falta de conocimiento ni por tener que realizar reuniones extensas. notas.

Por qué no deberíamos tomar notas en las reuniones

Entonces, ¿por qué no deberíamos tomar notas en las reuniones? Simpatizo mucho con este punto de vista porque tomar notas en las reuniones es una de una letanía de actividades que pueden distraer a alguien de lo que se dice, especialmente en la era del trabajo remoto.

Es especialmente común que las personas intenten hacer otras cosas mientras están en la reunión, como completar otras tareas, enviar un correo electrónico a otra persona, en general, tratar de ser productivos y hacer las cosas, sintiendo que no es tiempo perdido.

La gente piensa que está haciendo cosas buenas cuando hace esto. Creen que están dando un buen ejemplo, pero no es así. Si no necesitan estar en la reunión, entonces no deberían estar en la reunión. Si deberían estar en la reunión, entonces deberían estar presentes y comprometidos.

Y si todos toman notas, entonces parece que todos están un poco distraídos. Esto produce una distracción general. Pero también es valioso señalar que los empleados más jóvenes a menudo tienen la responsabilidad de mantener y actualizar notas valiosas.

Si bien esta puede ser una tarea útil para presentarle a alguien si no tiene otro contexto en la reunión, si tiene algún compromiso con los temas de la reunión, tener que tomar notas le impide participar y presentar sus ideas o hacer sus propias observaciones.

También hay un lado de género en esto. He estado en reuniones donde la persona organizada en la reunión es una mujer y debido a que están organizadas, terminan cayendo en el rol predeterminado de tomar actas, mientras que uno de los muchachos asume el rol de encargado de ideas.

Como Tracy Warner , líder y consultor de operaciones de marketing, me describe los elementos de género de esta experiencia:

“Existe un sesgo de género conocido y bien documentado en la toma de notas. Muchas de las tareas que captura la IA caen en estas categorías de trabajo a menudo mundanas y típicamente femeninas: coordinar las reuniones, tomar notas, capturar elementos de acción y compartirlos con el equipo”.

Las notas de la reunión son obstáculos para participar en la reunión. La reunión ideal permitiría a todos permanecer 100% concentrados en la discusión en cuestión con igualdad de oportunidades para que todos participen y contribuyan como mejor les parezca. Esto es lo que creía Jobs. Y es una vista muy tentadora.

¿Cuánto más productivos seríamos todos si pudiéramos maximizar el beneficio de las discusiones que tenemos en las reuniones para no necesitar tener más reuniones? Podemos hacer más para no tener que hacer aún más trabajo.

¿Qué hay de malo en esta política?

Si bien la estrategia de no tomar notas en las reuniones es intrigante, no es perfecta. El problema muy simple y obvio es que alguien necesita tomar algunas notas. De lo contrario, ¿cómo vamos a recordar lo que pensamos, lo que hablamos, lo que acordamos o qué acciones se registraron?

En cualquier lugar de trabajo, es muy común que las personas descubran que asistieron a una reunión en la que nadie tomó notas y, como resultado, las cosas no se hicieron y no hay un concepto compartido de lo que ocurrió en la reunión.

Más allá de estas consideraciones obvias de productividad, está el hecho de que cada persona interactúa y retiene la información de manera diferente. Para algunos, como yo, tener una discusión larga y libre es muy valioso y una excelente manera de aprender e involucrarse con ideas, sin dejar de tener una idea aproximada de las cosas al final sobre las cuales tomar medidas.

Para otros, cuando se menciona algo, es muy beneficioso para ellos anotarlo rápidamente. Ayuda a reforzar ese recuerdo en su mente, no simplemente porque está escrito, sino porque el proceso de escribirlo les ayuda a recordarlo mejor.

Las personas simplemente difieren en cómo absorben la información. Además, existen versiones más extremas de esta necesidad de escribir las cosas o de abordarlas con más cuidado. Esto podría estar relacionado con neurodivergencia, problemas leves de memoria o simplemente distraerse con facilidad, como pueden experimentar muchas personas con TDAH o similares.

Las desventajas de no registrar ninguna nota de la reunión parecen dolorosamente evidentes. Si bien muchas reuniones se llevan a cabo sin el uso efectivo de notas de la reunión, en casi todas las reuniones importantes habrá alguien que tome esas notas. No se trata simplemente de una mejor práctica; es algo obvio de hacer. De hecho, en algunas circunstancias, puede ser un requisito legal.

¿Cómo podemos tomar notas mejor que Apple?

Entonces, ¿cuál es la síntesis aquí? Bueno, es IA.

No es necesario que pierda el tiempo en la reunión tomando notas si sabe que la IA ha estado tomando notas por usted. O su IA ha tomado esas notas o la IA de la persona que organizó la reunión. Luego, la IA comparte automáticamente esas notas al final de la reunión con todos los asistentes.

Entonces, todos podrán tener una copia de lo discutido, más allá de una simple transcripción de la reunión.

Un potente software de asistente ejecutivo de IA como Xembly puede brindar a cada asistente una versión resumida de la reunión que no incluye detalles superfluos como la historia de cinco minutos de Gary al principio sobre la boda de su hermana. También es posible editar de forma colaborativa las notas de la reunión al final de la misma en caso de que alguien quiera agregar o especificar algo más.

Esto crea una sensación de verdad compartida dentro de la organización, ya que todos tienen copias de lo que se dijo y lo que se decidió en la reunión, y cada persona pudo contribuir sin afectar su propia productividad.

Usar un enfoque como este permite que cada persona permanezca 100% enfocada en el contenido de la reunión y discuta cada tema libremente sin tener que preocuparse por sus responsabilidades de tomar notas.

Esto puede producir ganancias adicionales de eficiencia para todas y cada una de las reuniones, lo que resulta en una gran ganancia acumulada en productividad. Las empresas pueden ahorrar ocho horas a la semana por persona utilizando Xembly, pero no se trata sólo de notas de reuniones. Con la tecnología moderna, puedes ir más allá de las notas mismas.

La IA de Xembly, Xena, puede extraer los elementos de acción de la reunión y luego sugerir a los asistentes a quienes se pueden delegar esos elementos de acción, creando tareas para sus listas de tareas. Esto convierte el asistente ejecutivo de IA en un gerente de proyectos de IA, lo que nuevamente produce mayores ganancias de eficiencia para el equipo.

Incluso puedes integrarte directamente en Salesforce o HubSpot y tener los registros de actualización de IA por ti. La IA abre un mundo completamente nuevo de gestión de reuniones .

Si combina todo esto con otros enfoques estándar que la tecnología puede permitir ahora, como compartir una grabación de la reunión para que la gente la vea (depende del permiso), puede crear una enorme sensación de transparencia y conocimiento compartido en su equipo.

Se pasa de querer emular a Steve Jobs a emular activamente a Ray Dalio y sus principios de verdad compartida y transparencia radical.

Al utilizar nueva tecnología, se puede mejorar el trabajo, hacer que la organización sea más cohesiva y que la experiencia sea más inclusiva, como hemos visto en términos de antigüedad, neurodivergencia y género. No es el primer paso tecnológico para automatizar elementos de nuestras vidas, ni será el último. Con la automatización vienen el cambio y las oportunidades, como me dijo Tracy:

“Encuentro que la automatización administrativa es similar a la invención de la lavadora para mujeres... a medida que eliminas el ajetreado trabajo de la vida, te liberas para cosas más importantes. No sorprende que las mujeres comenzaran a incorporarse a la fuerza laboral a medida que el trabajo doméstico se automatizaba cada vez más”.

Xembly es el único asistente ejecutivo de IA diseñado desde cero para empresas , con un amplio conjunto de funciones y cumplimiento normativo integrado, así que pruébalo y empieza a tomar notas de tus reuniones mejor que Apple.