So machen Sie Besprechungsnotizen besser als Apple

Wenn einer von uns in unserem Unternehmen in einer bestimmten Sache besser sein kann als Apple, egal in welcher Nische, würden wir sicher versuchen, diese Chance zu nutzen.

Offenbar hatte Steve Jobs eine Vorliebe dafür, wie Besprechungen abgehalten werden sollten. Und er war davon überzeugt, dass diese Herangehensweise an Meetings die besten Ergebnisse zeitigte und es den Teilnehmern ermöglichte, sich ernsthafter und sorgfältiger mit den besprochenen Themen auseinanderzusetzen. Allerdings gab es bei diesem Meeting-Ansatz auch Nachteile, auf die wir im Artikel eingehen werden.

Aber das Aufkommen von Neuem KI-Notizen machen Technologien hat eine unerwartete Möglichkeit für die Art von Meetings geschaffen, die sich Steve Jobs vorgestellt hatte, und gleichzeitig praktisch alle Nachteile dieses Ansatzes abgemildert.

Hier geht es nicht wirklich darum, wie man Meetings jetzt besser abhält als Apple. Hier geht es wirklich darum, Steve Jobs‘ Vision von effektiven Meetings zum Leben zu erwecken.

Lass uns eintauchen.

Wie Steve Jobs an Besprechungsnotizen heranging

Letzte Woche war ein leichter Sturm auf Tech-Twitter und Tech-Threads entstanden. Der Benutzer Darius, der behauptet, direkt mit Steve Jobs zusammengearbeitet zu haben, hat einige mutige Aussagen über Meetings, unsere Herangehensweise an sie und die Gedanken von Steve Jobs gemacht. Der betreffende beleidigende Tweet wird unten detailliert beschrieben.

Darius positioniert sich als eine Art Orakel des Wissens von Jobs, das in der Lage ist, die Gedanken des großen Mannes in Geschäftslehren für Arbeit und Leben in der Moderne umzusetzen. Der große Anspruch hier ist, dass man sich in Besprechungen keine Notizen machen sollte.

Es ist nicht nur Steve Jobs, der bei Meetings eigenartige Herangehensweisen hat. Jeff Bezos erschien kürzlich auf Lex Fridmans Podcast wo er darüber sprach, wie er eine Meeting-Kultur bei Amazon etabliert hat. Es basierte auf dem Memo-Format. Im idealen Meeting von Jeff Bezos wird das Memo für das Meeting vor dem Meeting geschrieben.

Es ist lang, in narrativer Form geschrieben, nicht nur in Aufzählungspunkten, und kann mehrere Seiten umfassen. Den Teilnehmern steht es zwar frei, das Memo vor der Besprechung zu lesen, es besteht jedoch keine Erwartung, dies zu tun. Stattdessen wird der erste Teil des Meetings damit verbracht, dass alle im Team schweigend das Memo lesen.

Laut Bezos kann dies bei einem einstündigen Meeting bis zu einer halben Stunde dauern. Er sagt, dass dies am besten funktioniert, weil es bedeutet, dass sich jeder Zeit für das Treffen nimmt und niemand vorgibt, zu wissen, um welches Thema es geht.

Dies bedeutet, dass sich jeder voll und ganz an der Diskussion beteiligen kann, die das Treffen anregen sollte. In diesem Zusammenhang lässt sich der Ansatz von Steve Jobs wiederfinden. Wenn Menschen in einer Besprechung zusammen sind, sind sie bei anderen Dingen nicht produktiv.

Sie sollten also darauf abzielen, in diesem Meeting die maximale Produktivität aus ihnen herauszuholen. Und was ist die maximale Produktivität, die in einem Meeting herausgeholt werden kann? Kommuniziert es eine Idee?

Nein nicht wirklich. Das können Sie per E-Mail erledigen. Es geht darum, Ideen zu diskutieren, sich an einem Diskurs zu beteiligen, die Gedanken des anderen zu analysieren, wobei mehrere Personen Dinge auf den Tisch bringen, jeder die präsentierten Ideen befragt und darauf aufbaut.

Und um dies effektiv zu tun, damit alle an der Besprechung Beteiligten ihren größtmöglichen Beitrag leisten und sich intellektuell so gut wie möglich engagieren können, sollten sie sich weder durch mangelndes Wissen noch dadurch ablenken lassen, dass sie an umfangreichen Besprechungen teilnehmen müssen Anmerkungen.

Warum wir in Besprechungen keine Notizen machen sollten

Warum sollten wir uns also in Besprechungen keine Notizen machen? Ich bin mit dieser Ansicht sehr einverstanden, denn das Anfertigen von Notizen in Besprechungen gehört zu einer Vielzahl von Aktivitäten, die jemanden vom Gesagten ablenken können, insbesondere im Zeitalter der Fernarbeit.

Es kommt besonders häufig vor, dass Menschen versuchen, während einer Besprechung andere Dinge zu erledigen, wie zum Beispiel andere Aufgaben zu erledigen, eine E-Mail an jemand anderen zu senden, im Allgemeinen zu versuchen, produktiv zu sein und Dinge zu erledigen, und dabei das Gefühl zu haben, dass es keine verlorene Zeit ist.

Die Leute denken, dass sie Gutes tun, wenn sie das tun. Sie denken, dass sie mit gutem Beispiel vorangehen, aber das ist nicht der Fall. Wenn sie nicht an der Besprechung teilnehmen müssen, sollten sie auch nicht an der Besprechung teilnehmen. Wenn sie an der Besprechung teilnehmen sollten, sollten sie anwesend und engagiert sein.

Und wenn sich alle Notizen machen, fühlt es sich an, als wären alle leicht abgelenkt. Dadurch entsteht eine allgemeine Ablenkung. Es lohnt sich aber auch, darauf hinzuweisen, dass jüngere Mitarbeiter häufig mit der Verantwortung für das Führen und Aktualisieren wertvoller Notizen betraut sind.

Dies kann zwar eine nützliche Aufgabe sein, um jemanden vorzustellen, wenn er keinen anderen Kontext für das Meeting hat. Wenn er sich jedoch mit den Themen des Meetings beschäftigt, hindert ihn die Notwendigkeit, sich Notizen zu machen, daran, teilzunehmen und seine Ideen zu präsentieren Machen Sie eigene Beobachtungen.

Es gibt auch eine geschlechtsspezifische Seite. Ich habe an Besprechungen teilgenommen, bei denen die organisierte Person in der Besprechung eine Frau war, und weil sie organisiert sind, fallen sie am Ende in die Standardrolle des Protokollanten, während einer der Männer die Rolle des Ideengebers übernehmen darf.

Als Tracy Warner , ein Leiter und Berater für Marketingaktivitäten, beschreibt mir die geschlechtsspezifischen Elemente dieser Erfahrung:

„Es gibt eine bekannte und gut dokumentierte geschlechtsspezifische Voreingenommenheit beim Notizenmachen. Viele der Aufgaben, die von KI erfasst werden, fallen in diese oft alltäglichen, typischerweise weiblichen Arbeitskategorien: Koordination der Besprechungen, Anfertigen von Notizen, Erfassen von Aktionspunkten, Teilen dieser mit dem Team.“

Besprechungsnotizen sind Hindernisse für die Teilnahme an der Besprechung. Das ideale Treffen würde es allen ermöglichen, sich zu 100 % auf die jeweilige Diskussion zu konzentrieren und allen die gleiche Möglichkeit zu geben, sich nach eigenem Ermessen zu beteiligen und einen Beitrag zu leisten. Das glaubte Jobs. Und es ist eine sehr verlockende Aussicht.

Wie viel produktiver wären wir alle, wenn wir den Nutzen der Diskussionen, die wir in Besprechungen führen, maximieren könnten, sodass wir nicht mehr Besprechungen abhalten müssten? Wir können mehr erledigen, sodass wir nicht noch mehr arbeiten müssen.

Was ist an dieser Richtlinie falsch?

Der Ansatz, in Besprechungen keine Notizen zu machen, ist zwar faszinierend, aber nicht perfekt. Das ganz einfache und offensichtliche Problem besteht darin, dass sich jemand Notizen machen muss. Wie sollen wir uns sonst daran erinnern, was wir gedacht, worüber wir gesprochen, worauf wir uns geeinigt haben oder welche Maßnahmen aufgezeichnet wurden?

An jedem Arbeitsplatz kommt es häufig vor, dass Menschen an einer Besprechung teilgenommen haben, bei der sich niemand Notizen gemacht hat. Infolgedessen wurden Dinge nicht erledigt und es gibt keine gemeinsame Vorstellung davon, was in der Besprechung passiert ist.

Abgesehen von diesen offensichtlichen Produktivitätsüberlegungen gibt es noch die Tatsache, dass jeder anders mit Informationen umgeht und diese speichert. Für einige, wie mich, ist eine lange, freie Diskussion äußerst wertvoll und eine großartige Möglichkeit, zu lernen und sich mit Ideen auseinanderzusetzen, wobei man am Ende immer noch eine ungefähre Vorstellung von den Dingen hat, die man in die Tat umsetzen kann.

Für andere ist es sehr hilfreich, wenn etwas erwähnt wird, es schnell aufzuschreiben. Es hilft, diese Erinnerung in ihrem Gedächtnis zu stärken, nicht nur, weil sie aufgeschrieben ist, sondern weil der Prozess des Aufschreibens ihnen dabei hilft, sich besser daran zu erinnern.

Menschen unterscheiden sich einfach darin, wie sie Informationen aufnehmen. Hinzu kommt, dass es extremere Versionen dieses Bedürfnisses gibt, Dinge aufzuschreiben oder sich sorgfältiger mit den Dingen auseinanderzusetzen. Dies kann mit Neurodivergenz, leichten Gedächtnisproblemen oder einfach einer leichten Ablenkung zusammenhängen, wie es bei vielen Menschen mit ADHS oder Ähnlichem der Fall ist.

Die Nachteile, keine Besprechungsnotizen aufzuzeichnen, scheinen schmerzlich offensichtlich. Während viele Besprechungen ohne den effektiven Einsatz von Besprechungsnotizen stattfinden, wird bei fast allen wichtigen Besprechungen jemand diese Notizen machen. Es handelt sich dabei nicht einfach nur um Best Practice; Es ist eine offensichtliche Sache. Unter bestimmten Umständen kann dies sogar gesetzlich vorgeschrieben sein.

Wie können wir besser Notizen machen als Apple?

Also, was ist hier die Synthese? Nun, es ist KI.

Sie müssen Ihre Zeit im Meeting nicht damit verbringen, sich Notizen zu machen, wenn Sie wissen, dass die KI Notizen für Sie gemacht hat. Entweder hat Ihre KI diese Notizen gemacht, oder die KI der Person, die das Meeting ausgerichtet hat. Die KI teilt diese Notizen dann automatisch am Ende des Meetings mit allen Teilnehmern.

Dann kann jeder eine Kopie der besprochenen Themen erhalten, die über eine bloße Transkription des Treffens hinausgeht.

Leistungsstarke KI-Software für Assistenten von Führungskräften wie Xembly kann jedem Teilnehmer eine zusammengefasste Version des Meetings geben, die keine überflüssigen Details wie Garys fünfminütige Geschichte zu Beginn über die Hochzeit seiner Schwester enthält. Es ist auch möglich, die Besprechungsnotizen am Ende der Besprechung gemeinsam zu bearbeiten, falls jemand noch etwas hinzufügen oder spezifizieren möchte.

Dies schafft ein Gefühl der gemeinsamen Wahrheit innerhalb der Organisation, da jeder Kopien dessen hat, was in der Besprechung gesagt und beschlossen wurde, und jede Person einen Beitrag leisten konnte, ohne ihre eigene Produktivität zu beeinträchtigen.

Mit einem solchen Ansatz kann sich jede Person zu 100 % auf den Inhalt des Meetings konzentrieren und jeden Punkt frei besprechen, ohne sich Gedanken über ihre Notizen machen zu müssen.

Dies kann zu zusätzlichen Effizienzsteigerungen bei jedem einzelnen Meeting führen, was insgesamt zu einem großen Produktivitätsgewinn führt. Unternehmen können durch den Einsatz von Xembly acht Stunden pro Woche und Person einsparen, aber es geht nicht nur um Besprechungsnotizen. Mit moderner Technologie können Sie über die Notizen selbst hinausgehen.

Die KI von Xembly, Xena, kann die Aktionspunkte aus dem Meeting abrufen und dann den Teilnehmern vorschlagen, an welche diese Aktionspunkte delegiert werden können, und Aufgaben für ihre Aufgabenlisten erstellen. Dadurch wird das Assistent der KI-Geschäftsleitung mehr zu einem KI-Projektmanager entwickelt, was wiederum zu weiteren Effizienzsteigerungen für das Team führt.

Sie können sogar direkt in Salesforce oder HubSpot integrieren und die KI-Aktualisierungsdatensätze für Sie nutzen. KI eröffnet eine völlig neue Welt von Besprechungsmanagement .

Wenn Sie all dies mit anderen Standardansätzen kombinieren, die die Technologie jetzt ermöglichen kann, wie z. B. das Teilen einer Aufzeichnung des Meetings, damit andere es sich ansehen können (abhängig von der Erlaubnis), können Sie in Ihrem Team ein enormes Gefühl von Transparenz und gemeinsamem Wissen schaffen.

Sie gehen von dem Wunsch, Steve Jobs nachzueifern, zu einer aktiven Nachahmung von Ray Dalio und seinen Prinzipien der gemeinsamen Wahrheit und radikalen Transparenz über.

Durch den Einsatz neuer Technologien können Sie die Arbeit verbessern, die Organisation kohärenter gestalten und die Erfahrung integrativer gestalten – wie wir in Bezug auf Dienstalter, Neurodivergenz und Geschlecht gesehen haben. Es ist nicht der erste technologische Fortschritt zur Automatisierung von Teilen unseres Lebens und es wird auch nicht der letzte sein. Mit der Automatisierung gehen Veränderungen und Chancen einher – wie Tracy zu mir sagte:

„Für mich ist die Verwaltungsautomatisierung mit der Erfindung der Waschmaschine für Frauen vergleichbar. Wenn man sich die hektische Arbeit des Lebens nimmt, kann man sich auf wichtigere Dinge konzentrieren. Es ist keine Überraschung, dass Frauen in die Arbeitswelt eintraten, als die Hausarbeit zunehmend automatisiert wurde.“

Xembly ist der einzige KI-Assistent für Führungskräfte, der von Grund auf für entwickelt wurde Unternehmen , mit einem umfassenden Funktionsumfang und integrierter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Probieren Sie es also aus und beginnen Sie, Ihre Besprechungsnotizen besser zu machen als Apple.