Как вести заметки совещаний лучше, чем Apple

Если кто-то из нас в нашем бизнесе может быть лучше Apple в какой-то конкретной области, независимо от ниши, я уверен, что мы попытаемся воспользоваться этой возможностью.

Похоже, у Стива Джобса были предпочтения относительно того, как следует проводить встречи. И он считал, что такой подход к встречам дает наилучшие результаты, позволяя людям более серьезно и внимательно относиться к обсуждаемым темам. Однако у такого подхода к встречам есть свои недостатки, о которых мы расскажем в этой статье.

Но появление новых ведение заметок с помощью ИИ технологии создали неожиданную возможность для проведения встреч, о которых мечтал Стив Джобс, одновременно смягчив практически все недостатки этого подхода.

На самом деле речь не идет о том, как теперь проводить встречи лучше, чем Apple. На самом деле речь идет о воплощении в жизнь видения Стива Джобса об эффективных встречах.

Давайте погрузимся.

Как Стив Джобс подходил к записям совещаний

На прошлой неделе в технологическом Twitter и технологических тредах возникла небольшая буря. Пользователь Дариус, который утверждает, что работал непосредственно со Стивом Джобсом, сделал несколько смелых заявлений о встречах, о том, как мы к ним подходим, и о том, что думал Стив Джобс. Оскорбительный твит подробно описан ниже.

Дариус позиционирует себя как своего рода оракул знаний Джобса, способный воплотить мысли великого человека в бизнес-уроки для работы и жизни в современную эпоху. Главное требование здесь заключается в том, что вам не следует делать заметки на собраниях.

Не только у Стива Джобса своеобразный подход к встречам. Джефф Безос недавно появился на Подкаст Лекса Фридмана где он рассказал о том, как установил культуру встреч внутри Amazon. Он был основан на формате заметок. В идеальной встрече Джеффа Безоса записка к встрече пишется до встречи.

Оно длинное, написано в повествовательной форме, а не просто по пунктам, и может занимать несколько страниц. Хотя участники могут прочитать заметку перед собранием, от них не требуется этого. Вместо этого первая часть встречи проводится, когда все члены команды молча читают заметку.

По словам Безоса, это может занять до получаса из часовой встречи. Он говорит, что такой подход работает лучше всего, потому что это означает, что все выкроили время для встречи, и никто не делает вид, что знает, о чем идет речь.

Это означает, что каждый может полностью участвовать в обсуждении, которое была призвана стимулировать встреча. В этом контексте мы можем найти подход Стива Джобса. Если на собрании присутствуют люди, они не будут продуктивны, занимаясь другими делами.

Итак, вы должны стремиться добиться от них максимальной продуктивности на этой встрече. И какова максимальная продуктивность, которую можно достичь на совещании? Это передача идеи?

Нет, не совсем. Вы можете сделать это с помощью электронной почты. Речь идет об обсуждении идей, участии в дискурсе, анализе мыслей друг друга, когда несколько человек выносят вещи на стол, каждый из которых задает вопросы и развивает представленные идеи.

И чтобы сделать это эффективно, чтобы каждый, кто участвует в собрании, внес свой полный вклад и включился интеллектуально в максимально возможной степени, они не должны отвлекаться ни на недостаток знаний, ни на необходимость проведения обширных встреч. примечания.

Почему нам не следует делать заметки на собраниях

Итак, почему бы нам не делать заметки на собраниях? Мне очень симпатизирует эта точка зрения, поскольку ведение заметок на собраниях — одно из множества занятий, которые могут отвлечь кого-то от того, что говорится, особенно в эпоху удаленной работы.

Люди особенно часто пытаются заниматься другими делами во время встречи, например, выполнять другие задачи, отправлять электронное письмо кому-то другому, обычно пытаются быть продуктивными и успеть сделать что-то, чувствуя, что время не потеряно.

Люди думают, что делают хорошие дела, когда делают это. Они думают, что подают хороший пример, но это не так. Если им не нужно присутствовать на собрании, то им не следует присутствовать на собрании. Если они должны присутствовать на собрании, то они должны присутствовать и быть вовлеченными.

А если все конспектируют, то такое ощущение, что все слегка отвлеклись. Это приводит к общему отвлечению внимания. Но стоит также отметить, что на более младших сотрудников часто возлагается ответственность за ведение и обновление ценных заметок.

Хотя это может быть полезным заданием для ознакомления кого-либо, если у него нет другого контекста для встречи, но если он действительно вовлечен в темы собрания, необходимость делать заметки лишает его возможности участвовать и представлять свои идеи или делать собственные наблюдения.

Здесь есть и гендерная сторона. Я был на собраниях, где организованным человеком на собрании была женщина, и, поскольку они организованы, они в конечном итоге попадают в роль протоколиста по умолчанию, в то время как один из парней берет на себя роль парня с идеями.

Как Трейси Уорнер , руководитель и консультант по маркетинговым операциям, описывает мне гендерные элементы этого опыта:

«Существует известная и хорошо документированная гендерная предвзятость при ведении заметок. Многие из задач, которые фиксирует ИИ, попадают в эти часто обыденные, типично женские категории работы: координация встреч, ведение заметок, запись действий, обмен ими с командой».

Записи совещаний являются препятствиями для участия в совещании. Идеальная встреча позволила бы всем оставаться на 100% сосредоточенными на текущем обсуждении с равными возможностями для всех участвовать и вносить свой вклад по своему усмотрению. Именно в это верил Джобс. И это очень заманчивый вид.

Насколько более продуктивными были бы мы все, если бы мы могли максимизировать пользу от дискуссий, которые мы проводим на собраниях, и нам не нужно было бы проводить больше встреч? Мы можем сделать больше, чтобы нам не приходилось делать еще больше работы.

Что не так с этой политикой?

Хотя подход отказа от ведения заметок на собраниях интригует, он не идеален. Очень простая и очевидная проблема заключается в том, что кому-то действительно нужно делать некоторые заметки. Иначе как мы запомним, о чем мы думали, говорили, о чем договаривались или какие действия были записаны?

На любом рабочем месте люди очень часто обнаруживают, что они присутствовали на собрании, на котором никто не делал записей, и в результате дела не были выполнены, и нет общей концепции того, что произошло на собрании.

Помимо этих очевидных соображений производительности, существует тот факт, что каждый воспринимает и сохраняет информацию по-разному. Для некоторых, таких как я, долгое обсуждение в свободной форме является очень ценным и отличным способом учиться и обсуждать идеи, сохраняя при этом приблизительное представление о том, что в конце нужно предпринять.

Другим, когда что-то упоминается, очень полезно быстро это записать. Это помогает закрепить эти воспоминания в их сознании не только потому, что они записаны, но и потому, что процесс записи помогает им лучше их запомнить.

Люди просто различаются по тому, как они усваивают информацию. Добавьте к этому, что существуют более крайние версии необходимости записывать вещи или более внимательно относиться к вещам. Это может быть связано с нейроотличиями, небольшими проблемами с памятью или просто с легкой отвлекаемостью, что могут испытывать многие люди с СДВГ или подобными расстройствами.

Недостатки отсутствия записи протоколов совещаний кажутся до боли очевидными. Хотя многие встречи проводятся без эффективного использования заметок совещаний, почти на всех важных встречах кто-то ведет эти записи. Это не просто лучшая практика; это очевидно. Более того, в некоторых случаях это может потребоваться по закону.

Как мы можем делать заметки лучше, чем Apple?

Итак, какой здесь синтез? Ну это ИИ.

Вам не нужно тратить время на собрание, делая заметки, если вы знаете, что ИИ делает за вас заметки. Либо ваш ИИ сделал эти записи, либо ИИ человека, организовавшего встречу. Затем ИИ автоматически делится этими заметками в конце встречи со всеми участниками.

Тогда каждый сможет получить копию того, что обсуждалось, помимо простой стенограммы встречи.

Мощное программное обеспечение помощника руководителя с искусственным интеллектом, такое как Xembly, может предоставить каждому участнику обобщенную версию встречи, которая не включает посторонние детали, такие как пятиминутный рассказ Гэри в начале о свадьбе его сестры. Также можно совместно редактировать заметки к собранию в конце собрания на случай, если кто-то захочет добавить или указать что-то еще.

Это создает ощущение общей истины внутри организации, поскольку у каждого есть копии того, что было сказано и принято на собрании, и каждый человек мог внести свой вклад, не влияя на свою собственную производительность.

Использование такого подхода позволяет каждому человеку оставаться на 100% сосредоточенным на содержании собрания и свободно обсуждать каждый пункт, не беспокоясь о своих обязанностях по ведению заметок.

Это может обеспечить дополнительный прирост эффективности для каждой встречи, что приведет к совокупному значительному увеличению производительности. Компании могут сэкономить восемь часов в неделю на человека, используя Xembly, но дело не только в записях совещаний. Благодаря современным технологиям вы можете выйти за рамки самих заметок.

ИИ Xembly, Зена, может извлекать элементы действий из собрания, а затем предлагать участникам, которым можно делегировать эти элементы действий, создавая задачи для их списков задач. Это превращает Исполнительный помощник ИИ в менеджера проекта по искусственному интеллекту, что снова приведет к дальнейшему повышению эффективности команды.

Вы даже можете напрямую интегрироваться в Salesforce или HubSpot и получать записи обновлений ИИ. ИИ открывает совершенно новый мир управление встречами .

Если вы объедините все это с другими стандартными подходами, которые технологии могут реализовать сейчас, такими как предоставление людям записи собрания для просмотра (зависит от разрешения), вы можете создать огромное ощущение прозрачности и общих знаний в своей команде.

Вы переходите от желания подражать Стиву Джобсу к активному подражанию Рэю Далио и его принципам общей истины и радикальной прозрачности.

Используя новые технологии, вы можете улучшить работу, сделать организацию более сплоченной и сделать опыт более инклюзивным – как мы видели на основе старшинства, нейроотличий и пола. Это не первый технологический шаг вперед к автоматизации элементов нашей жизни, и не последний. С автоматизацией приходят перемены и возможности, как сказала мне Трейси:

«Я считаю, что административная автоматизация сродни изобретению стиральной машины для женщин… избавляясь от напряженной жизненной работы, вы освобождаете себя для более важных вещей. Неудивительно, что женщины начали выходить на рынок труда, поскольку домашний труд становится все более автоматизированным».

Ксембли — единственный помощник руководителя с искусственным интеллектом, разработанный с нуля для предприятия , с широким набором функций и встроенным соответствием нормативным требованиям, так что попробуйте и начните вести заметки на встречах лучше, чем Apple.