অ্যাপলের চেয়ে মিটিং নোটগুলি কীভাবে নেওয়া যায়

আমাদের ব্যবসার মধ্যে কেউ যদি কোনো নির্দিষ্ট বিষয়ে অ্যাপলের চেয়ে ভালো হতে পারে, তা যতই কুলুঙ্গি হোক না কেন, আমি নিশ্চিত আমরা এই সুযোগের সদ্ব্যবহার করার চেষ্টা করব।

দেখা যাচ্ছে স্টিভ জবসের পছন্দ ছিল কিভাবে মিটিং করা উচিত। এবং তিনি বিশ্বাস করেছিলেন যে মিটিংগুলির এই পদ্ধতিটি সর্বোত্তম ফলাফল এনেছে, যাতে লোকেরা আলোচিত বিষয়গুলির সাথে আরও গুরুত্ব সহকারে এবং আরও যত্ন সহকারে জড়িত হতে পারে৷ যাইহোক, মিটিংয়ের এই পদ্ধতির ত্রুটি রয়েছে, আমরা নিবন্ধে কভার করব।

কিন্তু নতুনের আবির্ভাব এআই নোট গ্রহণ প্রযুক্তিগুলি এই পদ্ধতির কার্যত সমস্ত খারাপ দিকগুলিকে প্রশমিত করার সময় স্টিভ জবস যে ধরণের মিটিংগুলি কল্পনা করেছিলেন তার জন্য একটি অপ্রত্যাশিত উদ্বোধন তৈরি করেছে৷

অ্যাপলের চেয়ে এখন মিটিংগুলি কীভাবে নেওয়া যায় সে সম্পর্কে এটি সত্যিই নয়। এটি সত্যিই কার্যকর মিটিং সম্পর্কে স্টিভ জবসের দৃষ্টিভঙ্গিকে জীবন্ত করে তোলার বিষয়ে।

এর মধ্যে ডুব দিন.

স্টিভ জবস কিভাবে মিটিং নোটের সাথে যোগাযোগ করেছিলেন

অন্য সপ্তাহে টেক টুইটার এবং টেক থ্রেডের মধ্যে সামান্য ঝড় উঠেছে। ব্যবহারকারী, ড্যারিয়াস, যিনি স্টিভ জবসের সাথে সরাসরি কাজ করেছেন বলে দাবি করেছেন, মিটিং সম্পর্কে, আমরা কীভাবে তাদের সাথে যোগাযোগ করেছি এবং স্টিভ জবস কী ভেবেছিলেন সে সম্পর্কে কিছু সাহসী বিবৃতি দিয়েছেন। প্রশ্নবিদ্ধ আপত্তিকর টুইট নীচে বিস্তারিত আছে.

দারিয়ুস নিজেকে জবসের জ্ঞানের এক ধরণের ওরাকল হিসাবে অবস্থান করে, আধুনিক যুগে কাজ এবং জীবনের জন্য ব্যবসায়িক পাঠে মহান ব্যক্তির চিন্তাধারা অনুবাদ করতে সক্ষম। এখানে বড় দাবি হল যে আপনার মিটিংয়ে নোট নেওয়া উচিত নয়।

এটা শুধু স্টিভ জবস নন যার মিটিংয়ে অদ্ভুত পন্থা রয়েছে। সম্প্রতি হাজির হয়েছেন জেফ বেজোস লেক্স ফ্রিডম্যানের পডকাস্ট যেখানে তিনি আমাজনের মধ্যে মিটিংয়ের সংস্কৃতি প্রতিষ্ঠার বিষয়ে কথা বলেছেন। এটি মেমো ফরম্যাটের উপর ভিত্তি করে ছিল। জেফ বেজোসের আদর্শ সভায়, বৈঠকের আগে মিটিংয়ের জন্য মেমো লেখা হয়।

এটি দীর্ঘ, বর্ণনামূলক আকারে লেখা, কেবল বুলেট পয়েন্ট নয় এবং একাধিক পৃষ্ঠা নিতে পারে। যদিও অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ের আগে মেমো পড়তে বিনামূল্যে, সেখানে এটি করার প্রত্যাশা নেই। পরিবর্তে, মিটিংয়ের প্রথম অংশটি একটি দলের প্রত্যেকের সাথে চুপচাপ মেমোটি পড়ে কাটানো হয়।

বেজোসের মতে, এক ঘণ্টার বৈঠকে আধা ঘণ্টা সময় লাগতে পারে। তিনি বলেছেন যে এইভাবে এটি করা সর্বোত্তম কাজ করে কারণ এর অর্থ হল যে প্রত্যেকে মিটিংয়ের জন্য সময় বের করেছে এবং কেউ বিষয়টি কী তা জানার ভান করছে না।

এর অর্থ হল যে মিটিংটি উদ্দীপিত করার উদ্দেশ্যে ছিল সেই আলোচনায় প্রত্যেকে সম্পূর্ণভাবে জড়িত হতে পারে। আমরা এই প্রসঙ্গে স্টিভ জবসের দৃষ্টিভঙ্গি খুঁজে পেতে পারি। আপনি যদি একটি মিটিংয়ে লোকেদের একসাথে থাকেন তবে তারা অন্য জিনিসগুলি করতে উত্পাদনশীল হচ্ছে না।

সুতরাং, সেই বৈঠকে তাদের থেকে সর্বাধিক উত্পাদনশীলতা অর্জনের লক্ষ্য রাখা উচিত। এবং সর্বাধিক উত্পাদনশীলতা যে একটি সভায় আনা যেতে পারে? এটা কি একটি ধারণা যোগাযোগ?

না সত্যিই না. আপনি একটি ইমেল দিয়ে এটি করতে পারেন. এটি ধারণাগুলি নিয়ে আলোচনা করা, বক্তৃতায় জড়িত হওয়া, একে অপরের চিন্তাভাবনা বিশ্লেষণ করা, একাধিক লোকের সাথে জিনিসগুলি টেবিলে নিয়ে আসা, প্রত্যেকে জিজ্ঞাসাবাদ করা এবং উপস্থাপিত ধারণাগুলির উপর ভিত্তি করে।

এবং এটি কার্যকরভাবে করার জন্য, মিটিংয়ে জড়িত প্রত্যেকে যাতে তাদের পূর্ণ অবদান রাখতে পারে এবং তারা যতটা সম্ভব বুদ্ধিবৃত্তিকভাবে জড়িত হতে পারে, তাদের জ্ঞানের অভাব বা বিস্তৃত সভা করার দ্বারা বিভ্রান্ত হওয়া উচিত নয়। মন্তব্য.

কেন আমাদের মিটিংয়ে নোট নেওয়া উচিত নয়

তাহলে, কেন আমরা মিটিংয়ে নোট নেব না? আমি এই দৃষ্টিভঙ্গির প্রতি খুব সহানুভূতিশীল কারণ মিটিংয়ে নোট নেওয়া এমন একটি ক্রিয়াকলাপের মধ্যে একটি যা যা বলা হচ্ছে তা থেকে কাউকে বিভ্রান্ত করতে পারে, বিশেষত দূরবর্তী কাজের যুগে।

লোকেরা মিটিংয়ে থাকাকালীন অন্যান্য জিনিসগুলি করার চেষ্টা করা বিশেষত সাধারণ, যেমন অন্যান্য কাজগুলি সম্পূর্ণ করা, অন্য কাউকে একটি ইমেল পাঠানো, সাধারণত উত্পাদনশীল হওয়ার চেষ্টা করা এবং জিনিসগুলি সম্পন্ন করার চেষ্টা করা, মনে হচ্ছে সময় নষ্ট হয়নি৷

লোকেরা মনে করে যে তারা ভাল কাজ করছে যখন তারা এটি করে। তারা মনে করে যে তারা একটি ভাল উদাহরণ স্থাপন করছে, কিন্তু তারা তা নয়। যদি তাদের মিটিংয়ে থাকার প্রয়োজন না হয়, তাহলে তাদের মিটিংয়ে থাকা উচিত নয়। যদি তারা মিটিংয়ে থাকে, তবে তাদের উপস্থিত থাকা উচিত এবং নিযুক্ত হওয়া উচিত।

এবং যদি সবাই নোট নিচ্ছে, তাহলে মনে হয় সবাই কিছুটা বিভ্রান্ত হয়েছে। এটি একটি সাধারণ বিভ্রান্তি তৈরি করে। কিন্তু এটাও মনে রাখা মূল্যবান যে আরও জুনিয়র কর্মচারীদের প্রায়ই মূল্যবান নোট রাখা এবং আপডেট করার দায়িত্ব দেওয়া হয়।

যদিও মিটিংয়ের অন্য কোন প্রসঙ্গ না থাকলে কারো সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার জন্য এটি একটি দরকারী কাজ হতে পারে, যদি তাদের সভার বিষয়গুলির সাথে কিছু জড়িত থাকে, তবে নোট নেওয়া তাদের অংশগ্রহণ করতে এবং তাদের ধারণাগুলি উপস্থাপন করতে সক্ষম হতে বাধা দেয় বা তাদের নিজস্ব পর্যবেক্ষণ করা.

এর একটা লিঙ্গগত দিকও আছে। আমি এমন মিটিংয়ে ছিলাম যেখানে মিটিংয়ে সংগঠিত ব্যক্তি একজন মহিলা এবং যেহেতু তারা সংগঠিত, তারা শেষ পর্যন্ত মিনিট টেকারের ডিফল্ট ভূমিকায় পড়ে, যখন ছেলেদের একজন আইডিয়া গাইয়ের ভূমিকা নিতে পারে।

হিসাবে ট্রেসি ওয়ার্নার , একজন বিপণন অপারেশন লিডার এবং পরামর্শদাতা, আমার কাছে এই অভিজ্ঞতার লিঙ্গগত উপাদানগুলি বর্ণনা করেছেন:

“নোট নেওয়ার সাথে একটি পরিচিত এবং সু-নথিভুক্ত লিঙ্গ পক্ষপাত রয়েছে। AI দ্বারা ক্যাপচার করা অনেকগুলি কাজ এই প্রায়শই জাগতিক, সাধারণত মহিলা বিভাগের কাজের মধ্যে পড়ে: মিটিংগুলি সমন্বয় করা, নোট নেওয়া, অ্যাকশন আইটেমগুলি ক্যাপচার করা, দলের সাথে ভাগ করা।”

মিটিংয়ের নোটগুলি মিটিংয়ে জড়িত হওয়ার জন্য বাধা। আদর্শ মিটিংটি প্রত্যেককে 100% আলোচনায় মনোযোগী থাকার অনুমতি দেবে এবং সকলের জন্য তাদের উপযুক্ত মনে হলে অংশগ্রহণ ও অবদান রাখার সমান সুযোগ থাকবে। জবস এটাই বিশ্বাস করতেন। এবং এটি একটি খুব লোভনীয় দৃশ্য.

আমরা কত বেশি উত্পাদনশীল হব যদি আমরা সভাগুলিতে আমাদের আলোচনার সুবিধা সর্বাধিক করতে পারি যাতে আমাদের আরও সভা করার দরকার নেই? আমরা আরও কাজ করতে পারি যাতে আমাদের আর বেশি কাজ করতে না হয়।

এই নীতির সাথে ভুল কি?

যদিও মিটিংগুলিতে নোট না নেওয়ার পদ্ধতিটি আকর্ষণীয়, তবে এটি নিখুঁত নয়। খুব সহজ এবং স্পষ্ট সমস্যা হল যে কাউকে কিছু নোট নিতে হবে। অন্যথায়, আমরা কী ভেবেছিলাম, কী নিয়ে কথা বলেছিলাম, সম্মত হয়েছিলাম বা কী কী কাজ রেকর্ড করা হয়েছিল তা আমরা কীভাবে মনে রাখব?

যেকোন কর্মক্ষেত্রে, লোকজনের জন্য এটি খুব সাধারণ যে তারা এমন একটি মিটিংয়ে যোগদান করেছে যেখানে কেউ নোট নেয়নি, এবং ফলস্বরূপ, জিনিসগুলি করা হয়নি এবং মিটিংয়ে কী ঘটেছে তার কোনও ভাগ করা ধারণা নেই৷

এই সুস্পষ্ট উত্পাদনশীলতার বিবেচনার বাইরে, এই সত্যটি রয়েছে যে প্রত্যেকে আলাদাভাবে তথ্যের সাথে জড়িত এবং ধরে রাখে। আমার মত কিছুর জন্য, একটি দীর্ঘ, মুক্ত-ফর্ম আলোচনা করা অত্যন্ত মূল্যবান এবং ধারণাগুলি শেখার এবং জড়িত হওয়ার একটি দুর্দান্ত উপায়, এখনও পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য শেষ পর্যন্ত জিনিসগুলির মোটামুটি ধারণা থাকা।

অন্যদের জন্য, যখন কিছু উল্লেখ করা হয়, তাদের জন্য এটি দ্রুত লিখে রাখা খুবই উপকারী। এটি তাদের মনের স্মৃতিকে শক্তিশালী করতে সাহায্য করে, কেবল এটি লেখার কারণে নয়, বরং এটি লেখার প্রক্রিয়া তাদের এটি আরও ভালভাবে মনে রাখতে সহায়তা করে।

লোকেরা কীভাবে তথ্য শোষণ করে তার মধ্যে পার্থক্য করে। এর সাথে যোগ করুন, জিনিসগুলি লিখতে বা জিনিসগুলির সাথে আরও যত্ন সহকারে জড়িত হওয়ার জন্য এর আরও চরম সংস্করণ রয়েছে। এটি নিউরোডাইভারজেন্স, সামান্য স্মৃতি সমস্যা, বা সহজে বিভ্রান্ত হওয়ার সাথে সম্পর্কিত হতে পারে, কারণ ADHD বা অনুরূপ অনেক লোকের অভিজ্ঞতা হতে পারে।

কোনো মিটিং নোট রেকর্ড না করার খারাপ দিকগুলি বেদনাদায়কভাবে স্পষ্ট বলে মনে হচ্ছে। যদিও অনেক মিটিং মিটিংয়ের নোটের কার্যকর ব্যবহার ছাড়াই হয়, প্রায় সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ মিটিংয়ে কেউ এই নোটগুলি নেয়। এটি কেবল সর্বোত্তম অনুশীলন নয়; এটা একটা সুস্পষ্ট জিনিস। আসলে, কিছু পরিস্থিতিতে, এটি আইনিভাবে প্রয়োজন হতে পারে।

আমরা কীভাবে অ্যাপলের চেয়ে ভাল নোট নিতে পারি?

সুতরাং, এখানে সংশ্লেষণ কি? ওয়েল, এটা AI.

আপনি যদি জানেন যে AI আপনার জন্য নোট নিচ্ছে তাহলে মিটিংয়ে নোট নেওয়ার জন্য আপনার সময় ব্যয় করার দরকার নেই। হয় আপনার AI সেই নোটগুলি নিয়েছে, অথবা যে ব্যক্তি মিটিংটি হোস্ট করেছে তার AI নিয়েছে৷ AI তারপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই নোটগুলি মিটিং শেষে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের সাথে শেয়ার করে।

তারপর, সকলের কাছে আলোচনার একটি অনুলিপি থাকতে পারে, কেবলমাত্র মিটিংয়ের প্রতিলিপির বাইরে।

Xembly-এর মতো শক্তিশালী AI এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট সফ্টওয়্যার প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে মিটিংয়ের একটি সংক্ষিপ্ত সংস্করণ দিতে পারে যা তার বোনের বিয়ের শুরুতে গ্যারির পাঁচ মিনিটের গল্পের মতো বহিরাগত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে না। কেউ যোগ করতে বা নির্দিষ্ট করতে চাইলে অন্য কিছু থাকলে মিটিংয়ের শেষে মিটিং নোটগুলি যৌথভাবে সম্পাদনা করাও সম্ভব।

এটি সংস্থার মধ্যে ভাগ করা সত্যের অনুভূতি তৈরি করে, কারণ প্রত্যেকের কাছে কি বলা হয়েছিল এবং সভায় কী সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল তার অনুলিপি রয়েছে এবং প্রতিটি ব্যক্তি তাদের নিজস্ব উত্পাদনশীলতাকে প্রভাবিত না করেই অবদান রাখতে সক্ষম হয়েছিল।

এই ধরনের একটি পদ্ধতি ব্যবহার করে প্রতিটি ব্যক্তিকে 100% সভার বিষয়বস্তুর উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ রাখতে এবং তাদের নোট গ্রহণের দায়িত্ব সম্পর্কে চিন্তা না করেই প্রতিটি আইটেম অবাধে আলোচনা করার অনুমতি দেয়।

এটি প্রতিটি সভার জন্য অতিরিক্ত দক্ষতা লাভ করতে পারে, যার ফলে উত্পাদনশীলতায় একটি ক্রমবর্ধমান বড় লাভ হয়। কোম্পানিগুলি Xembly ব্যবহার করে প্রতি সপ্তাহে আট ঘন্টা বাঁচাতে পারে, তবে এটি কেবল মিটিং নোট সম্পর্কে নয়। আধুনিক প্রযুক্তির সাহায্যে, আপনি নোটের বাইরে যেতে পারেন।

Xembly-এর AI, Xena, মিটিং থেকে অ্যাকশন আইটেমগুলি টেনে আনতে পারে এবং তারপরে অংশগ্রহণকারীদের পরামর্শ দিতে পারে যাদের কাছে সেই অ্যাকশন আইটেমগুলি অর্পণ করা যেতে পারে, তাদের টাস্ক তালিকার জন্য কাজ তৈরি করে৷ এই বাঁক এআই নির্বাহী সহকারী আরও একটি AI প্রকল্প ব্যবস্থাপকের মধ্যে, আবার দলের জন্য আরও দক্ষতা লাভের উত্পাদন।

এমনকি আপনি সরাসরি Salesforce বা HubSpot-এ সংহত করতে পারেন এবং আপনার জন্য AI আপডেট রেকর্ড রাখতে পারেন। AI একটি সম্পূর্ণ নতুন জগতকে আনলক করে মিটিং ব্যবস্থাপনা .

আপনি যদি এই সবগুলিকে অন্যান্য মানক পদ্ধতির সাথে একত্রিত করেন যা প্রযুক্তি এখন সক্ষম করতে পারে, যেমন লোকেদের দেখার জন্য মিটিং এর একটি রেকর্ডিং ভাগ করা (অনুমতি নির্ভর), আপনি আপনার দলে স্বচ্ছতা এবং শেয়ার করা জ্ঞানের একটি বিশাল অনুভূতি তৈরি করতে পারেন।

আপনি স্টিভ জবসকে অনুকরণ করতে চাচ্ছেন থেকে সক্রিয়ভাবে রে ডালিও এবং তার শেয়ার করা সত্য এবং আমূল স্বচ্ছতার নীতিগুলিকে অনুকরণ করতে চান।

নতুন প্রযুক্তি ব্যবহার করে আপনি কাজকে আরও ভালো করতে পারেন, সংগঠনকে আরও সুসংহত করতে পারেন এবং অভিজ্ঞতাকে আরও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন - যেমনটি আমরা জ্যেষ্ঠতা, নিউরোডিভারজেন্স এবং লিঙ্গের ভিত্তিতে দেখেছি। আমাদের জীবনের উপাদানগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করার জন্য এটি প্রথম প্রযুক্তিগত পদক্ষেপ নয় এবং এটি শেষও হবে না। অটোমেশনের সাথে পরিবর্তন এবং সুযোগ আসে - যেমন ট্রেসি আমাকে বলেছিলেন:

“আমি প্রশাসনিক স্বয়ংক্রিয়তাকে মহিলাদের জন্য ওয়াশিং মেশিনের উদ্ভাবনের অনুরূপ মনে করি… আপনি যখন জীবনের ব্যস্ততাকে সরিয়ে নেন, আপনি আরও গুরুত্বপূর্ণ জিনিসের জন্য নিজেকে মুক্ত করেন। এটা কোন আশ্চর্যের বিষয় নয় যে গৃহকর্ম ক্রমবর্ধমান স্বয়ংক্রিয় হয়ে উঠলে নারীরা কর্মক্ষেত্রে প্রবেশ করতে শুরু করে।”

Xembly গ্রাউন্ড আপ থেকে ডিজাইন করা একমাত্র এআই এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট উদ্যোগ , একটি গভীর বৈশিষ্ট্য সেট এবং অন্তর্নির্মিত নিয়ন্ত্রক সম্মতি সহ, তাই একবার চেষ্টা করে দেখুন এবং Apple থেকে আপনার মিটিং নোটগুলি নেওয়া শুরু করুন৷