Biến danh sách việc cần làm dài dòng của bạn thành danh sách thành công

Tôi đã được làm quen với khái niệm danh sách việc cần làm ngay từ đầu trong sự nghiệp của mình. Ý tưởng này nghe có vẻ đơn giản và thú vị nên tôi quyết định thử.

Tôi bắt đầu đặt mọi thứ trong đầu vào danh sách việc cần làm. Nó hoạt động tốt ban đầu. Rốt cuộc, tôi chỉ có một vài trách nhiệm. Vì vậy, việc viết chúng lên một tờ giấy và đánh dấu từng cái khi tôi tiến bộ không đòi hỏi nhiều kế hoạch và nỗ lực. Tôi sẽ lướt qua danh sách vào đầu mỗi ngày và giải quyết từng nhiệm vụ một.

Danh sách việc cần làm hoạt động giống như một công thức kỳ diệu—viết ra các nhiệm vụ đảm bảo tôi không bỏ lỡ bất cứ điều gì, biết rằng tôi có tất cả ở một nơi khiến tôi bớt căng thẳng và lo lắng hơn, và điều tuyệt vời nhất là cảm giác hài lòng khi nhìn thấy những dấu tích đó trên trang của mình. danh sách việc cần làm mà tôi tin rằng đã giúp tôi vui vẻ và có động lực.

Khi tôi thăng tiến trong sự nghiệp, năm nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của tôi tăng lên thành 20, 30, 40…v.v. Những loại trách nhiệm khác nhau với những kỳ vọng khác nhau, cả ở nơi làm việc và ở nhà, đều khiến bạn choáng ngợp. Vì vậy, tôi tiếp tục thêm mọi thứ vào danh sách việc cần làm của mình và trước khi tôi kịp nhận ra, nó đã chứa đầy nhiều thứ hơn mức tôi có thể hoàn thành.

Một danh sách dài những việc cần làm khiến việc chọn một việc gì đó có ý nghĩa và có giá trị để bắt đầu trở nên khó khăn hơn. Tôi sẽ nhìn chằm chằm vào danh sách vô tận, chọn nhiệm vụ một cách ngẫu nhiên và cố gắng làm nhiều nhất có thể trong ngày. Nhưng mặc dù làm việc nhiều giờ, tôi vẫn cảm thấy thất bại vào cuối ngày - công việc của tôi kém hiệu quả hơn và mệt mỏi hơn, và tôi vẫn còn rất nhiều việc trong danh sách việc cần làm khiến tôi phải chú ý.

Lúc đầu, việc không đạt được nhiều thành tích như tôi mong đợi khiến tôi mất động lực. Nhưng tôi chưa sẵn sàng từ bỏ. Tôi biết vấn đề không phải là danh sách việc cần làm mà là quá trình của tôi. Vì vậy, tôi quyết định thử nhiều chiến lược khác nhau—một số có hiệu quả, số khác thì không.

Dưới đây là năm cách thực hành để sử dụng tốt nhất danh sách việc cần làm của bạn dựa trên kinh nghiệm của tôi.

Dành nhiều thời gian để kiểm tra danh sách việc cần làm và kết thúc một ngày với thùng rác đầy ắp và bàn làm việc sạch sẽ là không có đạo đức và không liên quan gì đến thành công. Thay vì danh sách việc cần làm, bạn cần một danh sách thành công—một danh sách được tạo ra có mục đích xoay quanh những kết quả phi thường. Danh sách việc cần làm có xu hướng dài; danh sách thành công rất ngắn. Một kéo bạn theo mọi hướng; cái còn lại hướng bạn theo một hướng cụ thể. Một là một thư mục vô tổ chức và một là một chỉ thị có tổ chức. Nếu một danh sách không được xây dựng xung quanh thành công thì nó sẽ không đưa bạn đến đích. Nếu danh sách việc cần làm của bạn chứa tất cả mọi thứ thì có thể nó sẽ đưa bạn đi khắp mọi nơi nhưng không phải là nơi bạn thực sự muốn đến.

- Gary Keller, Điều duy nhất

5 bước để tận dụng tối đa danh sách việc cần làm của bạn

Giữ một danh sách việc cần làm bằng văn bản

Dù lớn hay nhỏ, việc nhớ hết những việc cần làm là điều không thể. Khi bạn không thực sự viết ra mọi thứ, thật khó để ưu tiên các nhiệm vụ phức tạp, dài hạn, hướng tới tương lai hơn các hoạt động dễ dàng, ngắn hạn và lãng phí thời gian.

Không viết ra giấy còn có một vấn đề khác. Việc theo dõi tất cả các nhiệm vụ còn dang dở sẽ tạo ra gánh nặng không cần thiết cho bộ não. Những chu kỳ não bộ được sử dụng tốt hơn để hoàn thành một nhiệm vụ sẽ bị lãng phí khi giữ trong đầu một danh sách tất cả những việc bạn cần làm.

Điều còn tệ hơn nữa là hiệu ứng Zeigarnik - những ý nghĩ về những nhiệm vụ chưa hoàn thành cứ hiện lên trong đầu bạn ngay khi bạn bắt tay vào làm việc hoặc đang cố gắng tập trung.

Những suy nghĩ xâm nhập này làm mất đi sự chú ý của bạn dù chỉ trong tích tắc, khiến bạn khó tập trung và hoàn thành bất kỳ công việc có ý nghĩa nào. Sự xao lãng do công việc chưa hoàn thành khiến bạn không thể rơi vào trạng thái trôi chảy - đó là khi bạn hoàn toàn đắm chìm vào một nhiệm vụ và thời gian dường như đứng yên. Dòng chảy giảm thiểu sự xao lãng, ngăn chặn sự trì hoãn và dẫn đến hiệu suất và năng suất cao.

Việc để bộ não liên tục nhắc nhở bạn rằng bạn chưa làm điều gì đó thực sự khá khó chịu và thậm chí có thể dẫn đến căng thẳng, lo lắng và kiệt sức.

Hành động đơn giản là viết ra mọi thứ sẽ khiến bộ não của bạn hoạt động hiệu quả hơn—ít điều cần phải suy nghĩ hơn sẽ giúp bộ não của bạn rảnh rỗi để làm những công việc hiệu quả hơn. Nhưng việc liệt kê mọi thứ từ tâm trí của bạn vào danh sách chỉ là bước khởi đầu. Việc chỉ viết ra mọi thứ sẽ không giúp bạn làm việc hiệu quả.

Để tận dụng tối đa danh sách việc cần làm này, bạn cần biến nó từ một loạt các chi tiết đơn hàng vô nghĩa thành một danh sách hướng đến hành động có ý nghĩa hơn. Tạo danh sách việc cần làm không có nghĩa là bạn phải đánh dấu vào từng mục trong đó. Bạn cần sắp xếp và sắp xếp nó theo cách giúp bạn dễ dàng nhận ra và bắt đầu công việc có tác động hơn.

Danh sách nhiệm vụ của bạn không phải là công cụ để hoàn thành mọi việc. Đúng hơn, nó là một công cụ đảm bảo bạn hoàn thành được những việc đúng đắn. Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt.

— Damon Zahariades, Công thức danh sách việc cần làm

Sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn.

Một danh sách việc cần làm lớn ban đầu có vẻ đáng sợ. Nhưng một khi bạn tổ chức tốt, nó sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình quyết định việc cần làm mỗi ngày, nhiệm vụ nào cần lên lịch trong tương lai và cách đạt được nhiều thành tựu hơn bằng cách hoàn thành công việc thông qua người khác.

Để làm điều này, hãy chia danh sách việc cần làm của bạn thành bốn nhóm:

Nhóm 1: Những nhiệm vụ khẩn cấp đáng được bạn quan tâm ngay lập tức. Đây có thể là những nhiệm vụ quan trọng mà bạn đã trì hoãn quá lâu và hiện đã trở thành những vấn đề, cuộc thảo luận hoặc cuộc họp khẩn cấp hoặc ngoài kế hoạch đòi hỏi thời gian và công sức của bạn.

Nhóm 2: Những nhiệm vụ quan trọng mà bạn từ chối ưu tiên vì chúng phức tạp và không có thời hạn cụ thể hoặc thời hạn quá xa trong tương lai. Đây thường là những nhiệm vụ liên quan đến tư duy dài hạn, lập kế hoạch và công việc định hướng tương lai.

Nhóm 3: Những công việc bạn không cần phải tự mình làm và có thể ủy thác cho người khác. Thật khó để ủy quyền khi bạn mong đợi sự hoàn hảo 100% hoặc muốn người khác làm mọi việc theo cách bạn làm. Nếu ai đó có thể đáp ứng 70-80% mong đợi của bạn, hãy ủy quyền và coi đó là một nhiệm vụ được hoàn thành tốt.

Nhóm 4: Những hoạt động khiến bạn cảm thấy hài lòng sau khi hoàn thành nhưng thực tế không mang lại bất kỳ giá trị hoặc nhiệm vụ nào đã nằm trong danh sách việc cần làm của bạn trong một thời gian dài mà có thể bạn sẽ không bao giờ hoàn thành. Đây là những đơn vị công việc lãng phí thời gian, không hiệu quả, hiện tại có vẻ nhỏ bé nhưng lại gây lãng phí đáng kể thời gian và công sức.

Một cách thực hành hữu ích khi thực hiện hoạt động này là sử dụng mã màu cho các nhiệm vụ—sử dụng một màu khác nhau cho mỗi nhóm. Hãy nhìn vào danh sách việc cần làm và bạn sẽ có được cái nhìn tổng quát về cách phân bổ các nhiệm vụ của mình—bạn có một danh sách dài các hoạt động vụn vặt không? Phần lớn danh sách việc cần làm của bạn có tập trung vào các hoạt động quan trọng hướng tới tương lai hay phản ứng với những việc cấp bách không? Bạn có đang tiết kiệm thời gian bằng cách ủy thác đủ số lượng công việc hay bạn quá sợ phải buông bỏ?

Với danh sách việc cần làm của bạn đã được sắp xếp, giờ đây nó đã sẵn sàng cho một số hành động.

Làm cho nó có thể hành động được

Phần khó khăn đã qua. Bạn có một danh sách việc cần làm được tổ chức tốt, giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch và ưu tiên. Danh sách việc cần làm không chỉ nhằm mục đích quyết định các công việc của ngày hôm nay mà còn để lên lịch cho những việc bạn cần làm trong tương lai.

Để thực hiện danh sách việc cần làm của bạn, hãy xem qua từng nhóm được tạo ở bước trên và thực hiện việc này:

• Hãy loại bỏ mọi thứ trong nhóm 4. Hãy rạng rỡ với niềm tự hào, vì bạn vừa tiết kiệm được cho mình một lượng thời gian khổng lồ. Hãy sử dụng tất cả thời gian tiết kiệm được vào việc tốt.
• Giao mọi việc trong nhóm 3. Phân bổ một khoảng thời gian nhỏ để phối hợp và theo dõi. Chỉ vì bạn không tự mình làm việc đó không có nghĩa là công việc này sẽ khiến bạn không tốn thời gian.
• Sắp xếp các nhiệm vụ trong nhóm 2 theo tầm quan trọng và sở thích. Chọn 5 nhiệm vụ có điểm cao nhất theo thang độ quan trọng và mức độ quan tâm và đánh dấu chúng để bạn giải quyết trước.

Nếu bạn phải ăn hai con ếch, hãy ăn con xấu nhất trước.

Đây là một cách khác để nói rằng nếu bạn có hai nhiệm vụ quan trọng trước mắt, hãy bắt đầu với nhiệm vụ lớn nhất, khó nhất và quan trọng nhất trước tiên.

- Brian Tracy, Ăn con ếch đó

• Sắp xếp các nhiệm vụ trong nhóm 1 theo mức độ khẩn cấp và đánh dấu 2-5 nhiệm vụ hàng đầu để bạn thực hiện hôm nay dựa trên mức độ phức tạp và nỗ lực cần có của chúng.

Một danh sách rõ ràng các mục hành động là điều tốt để bắt đầu, nhưng nó chưa đủ để đảm bảo bạn tận dụng tốt nhất thời gian của mình và hoàn thành công việc.

Trừ khi bạn tạo một kế hoạch cụ thể nêu chi tiết thời gian và địa điểm bạn sẽ bắt đầu hành vi mong muốn, bạn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội được đưa ra trong ngày khi bạn có thể đạt được tiến bộ trong các nhiệm vụ này.

Bước tiếp theo sẽ giảm thiểu các cơ hội bị mất và cho phép bạn hoàn thành được nhiều việc hơn.

Đặt nó trên lịch của bạn

Hãy xem lịch của bạn cho ngày mai, tuần tới và tháng tới.

Lịch của bạn có nhiều cuộc họp không? Cái nào hữu ích, cái nào có thể bỏ đi?

Bạn có nhiệm vụ nào trong lịch của mình thuộc nhóm 4 không còn cần thiết nữa không?

Những khoảng thời gian nào trên lịch của bạn chứa đầy các hoạt động có thể ủy quyền cho người khác?

Hãy đánh dấu chúng trên lịch của bạn và xóa, phân công lại hoặc lên lịch lại để tạo khoảng trống cho các hoạt động của nhóm 1 và nhóm 2. Nếu bạn không có thói quen sử dụng lịch để lên lịch và lên kế hoạch cho các nhiệm vụ của mình, đừng lo lắng. Bạn có thể bắt đầu ngay bây giờ.

Việc lên lịch trước cho các nhiệm vụ giúp bạn dễ dàng bắt đầu vì bạn không còn phải quyết định xem phải làm gì tiếp theo hoặc chờ cảm hứng xuất hiện. Bạn có thể bắt đầu phản hồi dự định bằng cách hành động theo kế hoạch của mình.

Lập kế hoạch trước và sắp xếp thời gian cho các nhiệm vụ của bạn bằng cách đưa chúng vào lịch có một số lợi thế chính:

1. Bạn không cần phải quyết định vào phút cuối, điều này thường dẫn đến sự thiếu quyết đoán và lãng phí thời gian.
2. Bạn có thể lập kế hoạch và ưu tiên công việc quan trọng hơn những nhiệm vụ dễ dàng hoặc khẩn cấp.
3. Mang lại cho bạn cảm giác kiểm soát được thời gian của mình.
4. Giúp bạn bình tĩnh và tập trung vì nó giúp bạn không hoảng sợ vì không biết phải làm gì tiếp theo.
5. Có nhiều chu kỳ não hơn để tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.
6. Bạn sẽ ít có khả năng lãng phí toàn bộ thời gian của mình trong các cuộc họp bằng cách chặn ngay những công việc quan trọng.
7. Mang đến cho bạn cơ hội thực hiện công việc mà bạn đã trì hoãn và trì hoãn từ lâu.

Bạn cũng có thể sử dụng lịch để chặn thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại, kiểm tra email, trả lời tin nhắn, v.v. Khi tâm trí của bạn điều chỉnh để sử dụng các khối thời gian cụ thể cho các hoạt động này, bạn sẽ ít bị phân tâm bởi chúng trong những giờ làm việc hiệu quả nhất của mình. .

Bạn phải tạo một lịch trình cơ bản để bổ sung cấu trúc và chủ ý cho các ngày và tuần của mình. Lịch trình cơ bản là lịch trình định kỳ, được xác định trước, được tạo thành từ các khối thời gian tập trung dành riêng cho các hoạt động có mức độ ưu tiên cao nhất của bạn.

— Hal Elrod, Buổi sáng kỳ diệu dành cho doanh nhân

Kiểm tra các nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn.

Bạn đã hoàn thành công việc. Bạn đã hoàn thành nhiệm vụ. Bây giờ đến phần quan trọng nhất.

Đừng quên đánh dấu mục đó vào danh sách việc cần làm của bạn. Có một cảm giác hài lòng và thích thú nhất định khi đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn thành. Việc hoàn thành nhiệm vụ sẽ giải phóng dopamine trong não, điều này không chỉ khiến chúng ta hạnh phúc mà còn khiến nhiệm vụ lần sau trở nên thú vị hơn.

Bạn có thể hưởng lợi từ việc đánh dấu các mục đã hoàn thành bằng nhiều cách. Dành 15 phút hàng tuần và hàng tháng để xem các nhiệm vụ đã hoàn thành. Bạn có đang sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả? Bạn cần bắt đầu làm gì? Bạn có thể loại bỏ những gì? Bạn có thể ủy thác thêm những gì nữa? Làm thế nào bạn có thể ưu tiên các hoạt động hướng tới tương lai hơn? Làm thế nào bạn có thể giảm thời gian dành cho những nhiệm vụ cấp bách, nhạy cảm về thời gian?

Quản lý hiệu quả danh sách việc cần làm của bạn không phải là quá trình một lần. Nó đòi hỏi tư duy phải liên tục học hỏi và cải thiện. Đừng vội vàng xem qua danh sách việc cần làm của bạn. Đầu tư thời gian để làm cho nó hiệu quả với bạn.

Mọi người không coi trọng bất cứ điều gì cho đến khi nó được viết ra và trở thành một phần thực tế trong lịch trình hàng ngày của họ. Bạn có thể mất một thời gian để đạt được điều đó nhưng một khi điều đó đã trở thành thói quen, bạn sẽ hoàn thành tất cả những gì bạn đã lên kế hoạch chỉ vì đó là một phần trong danh sách việc cần làm trong ngày của bạn.

— Jim Kwik

Bản tóm tắt

1. Viết mọi thứ bạn cần làm vào danh sách việc cần làm là một khởi đầu tốt. Nó đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất cứ điều gì trong khi giải phóng bộ não của bạn để tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.
2. Một danh sách việc cần làm mà không có ý nghĩa quan trọng và cấp bách sẽ không có ích gì. Chia danh sách việc cần làm của bạn thành các nhóm khác nhau để dễ dàng tách biệt công việc có tác động khỏi các hoạt động không quan trọng.
3. Sắp xếp và loại bỏ các đại biểu, sau đó chọn một số nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng để bắt đầu.
4. Đừng để lại những việc bạn cần làm để thay đổi. Lên lịch tất cả các hoạt động trên lịch để đảm bảo chúng được thực hiện đúng thời điểm.
5. Đánh dấu vào mục trong danh sách việc cần làm sau khi hoàn thành. Nó sẽ để lại cho bạn cảm giác hạnh phúc và hài lòng.

Cũng được xuất bản ở đây .