Uzun Yapılacaklar Listenizi Başarı Listesine Dönüştürün

Yapılacaklar listesi kavramıyla kariyerimin başlarında tanıştım. Fikir kulağa basit ve ilginç geliyordu, bu yüzden denemeye karar verdim.

Aklıma gelen her şeyi yapılacaklar listesine koymaya başladım. Başlangıçta iyi çalıştı. Sonuçta sadece birkaç sorumluluğum vardı. Dolayısıyla bunları bir kağıda koymak ve ilerledikçe her birini işaretlemek fazla planlama ve çaba gerektirmedi. Her günün başında listeye bakar ve her görevi tek tek ele alırdım.

Yapılacaklar listeleri sihirli bir formül gibi çalışıyordu; görevleri yazmak hiçbir şeyi kaçırmamamı sağladı, her şeyin tek bir yerde olduğunu bilmek daha az stres ve kaygıya yol açtı ve en iyi kısmı da o onay işaretlerini yüzümde görmenin verdiği tatmin duygusuydu. Beni mutlu ve motive ettiğine inandığım yapılacaklar listesi.

Kariyerimde ilerledikçe yapılacaklar listemdeki beş görev 20, 30, 40 vb.'ye dönüştü. Hem işte hem de evde, farklı beklentilere sahip farklı türdeki sorumluluklar bunaltıcıydı. Bu yüzden yapılacaklar listeme her şeyi eklemeye devam ettim ve daha ne olduğunu anlamadan listenin başarabileceğimden daha fazla şeyle tıka basa dolu olduğunu gördüm.

Yapılacak şeylerin uzun bir listesi anlamlı ve değerli bir şey seçip ona başlamayı zorlaştırdı. Bitmek bilmeyen listeye bakar, görevleri rastgele seçer ve gün içinde elimden geleni yapmaya çalışırdım. Ancak uzun saatler çalışmama rağmen günün sonunda kendimi mağlup hissettim; işim daha az etkili ve daha yorucuydu ve yapılacaklar listemde hâlâ dikkatimi isteyen tonlarca şey vardı.

Beklediğim kadarını başaramamak ilk başta motivasyonumu düşürdü. Ama vazgeçmeye hazır değildim. Sorunun yapılacaklar listem değil sürecim olduğunu biliyordum. Bu yüzden bir sürü farklı strateji denemeye karar verdim; bazıları işe yaradı, bazıları yaramadı.

Deneyimlerime dayanarak yapılacaklar listenizi en iyi şekilde kullanmak için kullanabileceğiniz beş uygulamayı burada bulabilirsiniz.

Yapılacaklar listesini kontrol etmek ve günü dolu bir çöp kutusu ve temiz bir masa ile bitirmek için harcanan uzun saatler erdemli değildir ve başarı ile hiçbir ilgisi yoktur. Yapılacaklar listesi yerine, bir başarı listesine, yani olağanüstü sonuçlar etrafında özel olarak oluşturulmuş bir listeye ihtiyacınız var. Yapılacaklar listeleri uzun olma eğilimindedir; başarı listeleri kısadır. Biri seni her yöne çeker; diğeri sizi belirli bir yöne yönlendirir. Biri düzensiz bir dizin, diğeri ise organize bir direktif. Eğer bir liste başarı üzerine kurulmamışsa, sizi götüreceği yer orası değildir. Yapılacaklar listeniz her şeyi içeriyorsa, o zaman muhtemelen sizi gerçekten gitmek istediğiniz yer dışında her yere götürüyordur.

— Gary Keller, Tek Şey

Yapılacaklar listenizden en iyi şekilde yararlanmak için 5 adım

Yazılı bir yapılacaklar listesi tutun

Büyük ya da küçük, yapmanız gereken her şeyi hatırlamanız imkansızdır. Bir şeyleri gerçekten yazmadığınızda, karmaşık, uzun vadeli, ileriye dönük görevleri kolay, kısa vadeli, zaman kaybettiren faaliyetlere göre önceliklendirmek zordur.

Bir şeyleri yazmamanın başka bir sorunu var. Yarım kalan tüm görevleri takip etmek beyne gereksiz bir yük getirir. Bir görevi tamamlamak için daha iyi harcanan beyin döngüleriniz, yapmanız gereken her şeyin zihinsel bir listesini tutmakla boşa harcanır.

Durumu daha da kötüleştiren ise Zeigarnik etkisidir; işe başladığınızda veya odaklanmaya çalıştığınızda, tamamlanmamış görevlerle ilgili düşünceler kafanızda belirmeye devam eder.

Bir an bile dikkatinizi dağıtan bu müdahaleci düşünceler, konsantre olmanızı ve anlamlı bir iş yapmanızı zorlaştırır. Tamamlanmamış işlerden kaynaklanan dikkat dağıtıcı unsurlar, bir akış durumuna girmenizi engeller; bu, tamamen bir göreve daldığınız ve zamanın durmuş gibi göründüğü bir durumdur. Akış, dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirir, ertelemeyi önler ve yüksek performans ve üretkenliğe yol açar.

Beyninizin size sürekli olarak bir şey yapmadığınızı hatırlatmasına izin vermek aslında oldukça rahatsız edicidir ve hatta strese, kaygıya ve tükenmişliğe bile yol açabilir.

Bir şeyleri yazmak gibi basit bir eylem beyninizi daha etkili hale getirir; zihninizde daha az şey olması, beyninizin daha verimli işler yapması için serbest kalmasını sağlar. Ancak aklınızdaki her şeyi listeye dökmek sadece bir başlangıçtır. Her şeyi basitçe yazmak üretken kalmanıza yardımcı olmaz.

Bu yapılacaklar listesinden en iyi şekilde yararlanmak için, onu bir grup anlamsız satır öğesinden daha anlamlı, eylem odaklı bir listeye dönüştürmeniz gerekir. Yapılacaklar listesi oluşturmak, içindeki her öğeyi işaretlemeniz gerektiği anlamına gelmez. Daha etkili çalışmaları tespit etmeyi ve bunlara başlamayı kolaylaştıracak şekilde dağınıklığı gidermeniz ve organize etmeniz gerekir.

Görev listeniz her şeyi halletmeye yönelik bir araç değildir. Aksine, doğru şeyleri yapmanızı sağlayacak bir araçtır. Farkı anlamak önemlidir.

— Damon Zahariades, Yapılacaklar Listesi Formülü

Yapılacaklar listenizi düzenleyin.

Büyük bir yapılacaklar listesi ilk başta korkutucu görünebilir. Ancak bunu iyi organize ettiğinizde, her gün ne yapacağınıza, gelecekte hangi görevleri planlayacağınıza ve başkaları aracılığıyla iş yaptırarak daha fazlasını nasıl başaracağınıza karar verme sürecini kolaylaştırır.

Bunu yapmak için yapılacaklar listenizi dört gruba bölün:

Grup 1: Hemen dikkatinizi hak eden acil görevler. Bunlar, çok uzun süre ertelediğiniz ve artık zaman ve çaba gerektiren acil veya planlanmamış konulara, tartışmalara veya toplantılara dönüşmüş olan önemli görevler olabilir.

Grup 2: Karmaşık olmaları nedeniyle öncelik vermeyi reddettiğiniz önemli görevler, belirli bir son tarihe sahip değildir veya son teslim tarihleri çok ileridedir. Bunlar genellikle uzun vadeli düşünmeyi, planlamayı ve geleceğe yönelik çalışmayı içeren görevlerdir.

Grup 3: Kendi başınıza yapmanız gerekmeyen ve başkalarına devredebileceğiniz görevler. %100 mükemmellik beklediğinizde veya başkalarının işleri sizin yaptığınız gibi yapmasını istediğinizde, yetki vermek zordur. Birisi beklentilerinizin %70-80'ini karşılayabiliyorsa, onu başkalarına devredin ve bunu iyi yapılmış bir görev olarak değerlendirin.

Grup 4: Yapıldığında kendinizi iyi hissetmenizi sağlayan ancak aslında hiçbir değer getirmeyen veya uzun süredir yapılacaklar listenizde bekleyen ve muhtemelen hiçbir zaman tamamlayamayacağınız görevler. Bunlar, şu anda küçük gibi görünen, ancak önemli miktarda zaman ve çaba kaybına neden olan, zaman kaybına neden olan, verimsiz iş birimleridir.

Bu aktiviteyi yaparken yararlı bir uygulama görevleri renklendirmektir; her grup için farklı bir renk kullanın. Yapılacaklar listesine bir kez baktığınızda görevlerinizin nasıl dağıldığına dair bir anlık görüntü elde edersiniz; önemsiz etkinliklerin uzun bir listesi var mı? Yapılacaklar listenizin büyük bir kısmı geleceğe yönelik önemli faaliyetlere mi yoksa acil durumlara tepki vermeye mi odaklanıyor? Yeterince yetki vererek zamandan tasarruf ediyor musunuz, yoksa vazgeçmekten mi korkuyorsunuz?

Yapılacaklar listeniz organize edildiğinde artık bazı eylemler için hazırdır.

İşlem yapılabilir hale getirin

Zor kısım bitti. İyi organize edilmiş bir yapılacaklar listeniz var, bu da planlamayı ve önceliklendirmeyi kolaylaştırıyor. Yapılacaklar listesi yalnızca bugünün görevlerine karar vermek değil, aynı zamanda gelecekte yapmanız gerekenleri planlamak anlamına da gelir.

Yapılacaklar listenize göre hareket etmek için yukarıdaki adımda oluşturulan her grubu gözden geçirin ve şunu yapın:

• 4. gruptaki her şeyi silin. Gururlanın, çünkü kendinize çok büyük bir zaman kazandırdınız. Kazanılan tüm zamanı iyi bir şekilde değerlendirelim.
• Her şeyi 3. gruba devredin. Koordinasyon ve takip için az miktarda zaman ayırın. Bunu kendiniz yapmıyor olmanız bu işin sıfır zamanınızı alacağı anlamına gelmez.
• Grup 2'deki görevleri önem ve ilgi alanına göre sıralayın. Önem ve ilgi ölçeğinde en yüksek puana sahip ilk 5 görevi alın ve bunları ilk önce sizin halletmeniz için işaretleyin.

Eğer iki kurbağa yemek zorundaysanız önce en çirkinini yiyin.

Bu, eğer önünüzde iki önemli görev varsa ilk önce en büyük, en zor ve en önemli görevle başlayın demenin başka bir yoludur.

— Brian Tracy, O Kurbağayı Ye

• Grup 1'deki görevleri aciliyete göre sıralayın ve karmaşıklıklarına ve gereken çabaya göre bugün üzerinde çalışacağınız ilk 2-5 görevi işaretleyin.

Eylem öğelerinin net bir listesi başlamak için iyidir ancak zamanınızı en iyi şekilde kullanmanızı ve işleri halletmenizi sağlamak için yeterli değildir.

İstenilen davranışı ne zaman ve nerede başlatacağınızı detaylandıran özel bir plan oluşturmadığınız sürece, gün içinde sunulan ve bu görevlerde ilerleme kaydedebileceğiniz birçok fırsatı kaçırabilirsiniz.

Bir sonraki adım, kaybedilen fırsatları en aza indirir ve daha fazla iş yapmanızı sağlar.

Takviminize koyun

Yarın, gelecek hafta ve gelecek ay için takviminize bir göz atın.

Takviminiz toplantılarla dolu mu? Hangileri faydalıdır ve hangileri atılabilir?

Takviminizde artık ihtiyaç duyulmayan grup 4'e ait görevleriniz var mı?

Takviminizdeki hangi alanlar başkalarına devredilebilecek etkinliklerle dolu?

Bunları takviminizde tespit edin ve grup 1 ve grup 2'deki etkinliklere yer açmak için kaldırın, yeniden atayın veya yeniden planlayın. Görevlerinizi zamanlamak ve planlamak için takvim kullanma alışkanlığınız yoksa endişelenmeyin. Artık başlayabilirsiniz.

Artık ne yapacağınıza karar vermenize veya ilhamın gelmesini beklemenize gerek kalmadığı için görevleri önceden planlamak başlamayı kolaylaştırır. Sadece planınıza göre hareket ederek amaçlanan tepkiyi başlatabilirsiniz.

Görevlerinizi önceden planlamak ve takviminize koyarak zaman sınırlaması yapmak bazı önemli avantajlara sahiptir:

1. Son anda karar vermek zorunda değilsiniz, bu da çoğu zaman kararsızlığa ve zaman kaybına neden olur.
2. Önemli işleri kolay veya acil görevlere göre planlayabilir ve önceliklendirebilirsiniz.
3. Zamanınız üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlar.
4. Daha sonra ne yapacağınızı bilemediğinizde paniğe kapılmanızı önlediği için sakin olmanızı ve odaklanmanızı sağlar.
5. Eldeki göreve odaklanmak için daha fazla beyin döngüsü mevcuttur.
6. Önemli işleri önceden engelleyerek toplantılarda tüm zamanınızı boşa harcama olasılığınız azalır.
7. Uzun zamandır ertelediğiniz ve ertelediğiniz işleri yapma fırsatı verir.

Ayrıca tekrarlanan görevler, e-postaları kontrol etmek, mesajlara yanıt vermek vb. için zamanı engellemek için de bir takvim kullanabilirsiniz. Zihniniz bu aktiviteler için belirli zaman dilimlerini kullanmaya ayarlandığında, en verimli saatlerinizde dikkatinizin dağılma olasılığı azalır. .

Günlerinize ve haftalarınıza yapı ve niyet katan temel bir program oluşturmalısınız. Temel program, en yüksek öncelikli faaliyetlerinize adanmış odaklanmış zaman bloklarından oluşan, önceden belirlenmiş, yinelenen bir programdır.

— Hal Elrod, Girişimciler İçin Mucize Sabah

Tamamlanan görevlerinizi işaretleyin.

İşi yaptın. Görevi tamamladınız. Şimdi en önemli kısma geçiyoruz.

Yapılacaklar listenizdeki öğeyi işaretlemeyi unutmayın. Yapılan bir görevi işaretlemenin belli bir tatmin ve zevk duygusu vardır. Görevleri işaretlemek beynimizde dopamin salgılanmasını sağlar, bu da bizi yalnızca mutlu etmekle kalmaz, aynı zamanda bir dahaki sefere görevi daha zevkli hale getirir.

Tamamlanan maddeleri birden fazla şekilde işaretlemenizden yararlanabilirsiniz. Biten görevlere bakarak haftalık ve aylık 15 dakikanızı ayırın. Zamanınızı etkili bir şekilde harcıyor musunuz? Ne yapmaya başlamanız gerekiyor? Neyi ortadan kaldırabilirsiniz? Daha ne kadar yetki verebilirsiniz? İleriye dönük faaliyetlere nasıl öncelik verebilirsiniz? Acil, zamana duyarlı görevlere harcanan zamanı nasıl azaltabilirsiniz?

Yapılacaklar listenizi etkili bir şekilde yönetmek tek seferlik bir süreç değildir. Sürekli öğrenme ve gelişme zihniyetini gerektirir. Yapılacaklar listenizde acele etmeyin. İşinize yaraması için zaman ayırın.

İnsanlar hiçbir şeyi yazılı hale gelene ve günlük programlarının gerçek bir parçası haline gelene kadar ciddiye almazlar. Oraya varmanız biraz zaman alabilir, ancak bu bir alışkanlık haline geldiğinde, planladığınız her şeyi yapmış olacaksınız çünkü bu, o günkü yapılacaklar listenizin bir parçası.

—Jim Kwik

Özet

1. Yapmanız gereken her şeyi yapılacaklar listesine yazmak iyi bir başlangıçtır. Beyninizi elinizdeki işe odaklanmak için serbest bırakırken hiçbir şeyi kaçırmamanızı sağlar.
2. Önem ve aciliyet duygusu olmayan bir yapılacaklar listesi hiçbir işe yaramaz. Etkili işleri önemsiz faaliyetlerden kolayca ayırmak için yapılacaklar listenizi farklı gruplara bölün.
3. Delegelerin dağınıklığını giderin ve ortadan kaldırın, ardından başlamak için birkaç acil ve önemli görev seçin.
4. Yapmanız gereken şeyleri değişmeye bırakmayın. Doğru zamanda yapılmasını sağlamak için tüm etkinlikleri takvimde planlayın.
5. Tamamlandığında yapılacaklar listesindeki öğeyi işaretleyin. Kendinizi mutlu ve tatmin olmuş hissetmenizi sağlayacaktır.

Burada da yayınlandı.