Passos simples para melhorar a economia da unidade da sua startup e reduzir custos

Quarenta e quatro por cento das startups desligar em 2022 porque ficaram sem dinheiro. Taxas de consumo extremamente altas, financiamento insuficiente, mau planejamento financeiro e despesas gerais – essas coisas podem paralisar até mesmo as empresas mais brilhantes.

Antes de ingressar na DeckRobot, passei mais de 5 anos trabalhando em startups de rápido crescimento, supervisionando suas finanças e operações. Essa experiência me levou a uma conclusão:

Todas as startups tendem a se prejudicar de maneira semelhante.

Por isso desenvolvi regras básicas para ajudar a reduzir despesas recorrentes e ajustar suas operações.

Conheça e acompanhe suas principais métricas

A análise dos dados financeiros desde o início fornece uma imagem clara da saúde financeira de uma startup; ajuda a identificar áreas de custos elevados e desnecessários.

As três principais métricas a serem analisadas desde o início para identificar áreas de melhoria são CAC, CLV e Margem Bruta.

Custo de Aquisição de Clientes (CAC). É o custo que uma empresa incorre para adquirir um novo cliente. A fórmula para calculá-lo: CAC = Custos Totais de Vendas e Marketing / Número de Novos Clientes Conquistados.

Se você gasta US$ 200.000 por mês em anúncios que atraem 1.000 clientes, seu CAC será de US$ 20.

A definição de um “bom” CAC pode variar dependendo dos padrões do setor, dos objetivos de negócios e do ambiente competitivo. Para referência, o CAC de referência para comércio eletrônico é US$ 86 , para SaaS B2B é de US$ 239 e, para imóveis, é de US$ 791.

Para determinar se este é um CAC aceitável ou desfavorável, seria necessário considerar outros fatores, incluindo o CLV esperado para um cliente típico.

Valor de vida do cliente (CLV ou LTV). Essa métrica representa um valor estimado de receita que uma empresa pode gerar com um único cliente.

Sua fórmula: CLV = (Valor Médio de Compra x Frequência Média de Compra) x Vida Média do Cliente.

É considerado saudável quando o CLV excede o CAC. Caso contrário, considere reavaliar sua estratégia de marketing.

Margem Bruta. É a porcentagem da receita restante após a subtração do custo dos bens ou serviços vendidos. Sua fórmula: Margem Bruta = (Receita Total - Custo das Vendas) / Receita Total.

Imagine que você dirige uma empresa SaaS e deseja calcular sua margem bruta. Digamos que sua receita total de assinaturas seja de US$ 300.000. Suas despesas: custos de hospedagem e manutenção (US$ 60.000), custos de suporte ao cliente (US$ 30.000), outras despesas (US$ 10.000).

Neste exemplo, a Margem Bruta do negócio SaaS é de 66,67%. Isso significa que, após contabilizar os custos diretos e outras despesas operacionais relevantes, você retém aproximadamente 66,67% de sua receita total de assinatura de SaaS como lucro bruto nesta fase. Uma margem bruta saudável é de 50-70%.

Aumente a eficiência no seu local de trabalho

Comece descrevendo seus processos críticos de negócios e identificando gargalos – pontos onde o fluxo de trabalho fica lento.

Por exemplo, um desenvolvedor pode estar sobrecarregado com tarefas, levando a prazos perdidos e a um declínio na qualidade do trabalho. Nesses casos, a introdução de um desenvolvedor em tempo parcial pode ser benéfica.

Outro exemplo de gargalo: seus funcionários estão realizando manualmente um trabalho que poderia ser automatizado. Coletar dados de vendas e marketing, criar campanhas por e-mail e suporte ao cliente –– essas são tarefas demoradas que muitas vezes podem ser automatizadas.

Um recente estudar sugere que a automação pode reduzir os custos empresariais em 50-60%.

Como automatizar processos de inicialização:

1. Organize e acompanhe problemas. Use JIRA, Asana, Trello ou serviços similares para monitorar o desempenho da sua equipe e evitar o caos.

2. Configure a integração contínua (CI). Use Jenkins, AWS CodePipeline, CircleCI ou outros sistemas de CI que possam detectar problemas no início do processo de desenvolvimento de código, evitando correções de bugs dispendiosas posteriormente.

3. Acompanhe suas finanças. Monitore suas receitas e despesas e obtenha insights com QuickBooks, FreshBooks, Wave, Xero, Zoho Books ou ferramentas semelhantes.

4. Otimize o marketing e as vendas. Considere usar Salesforce, HubSpot, GrowBots e Zapier para melhorar seus esforços de marketing e vendas.

   Elimine despesas desnecessárias

   Cada centavo conta para uma startup. Você deve revisar regularmente suas despesas e cortar gastos excessivos. Veja o que você pode fazer para reduzir custos.

   
   

   Repense sua estratégia de contratação. Os custos trabalhistas consomem até 70% das despesas de uma startup. Na fase inicial, a maioria das tarefas pode ser gerenciada por três funcionários: CEO, CTO e CMO.

   
   

   Revise suas despesas de marketing. Gastos com startups em estágio inicial 10% da receita anual prevista em marketing. Isso é muito, então tome cuidado para alocar esses recursos com sabedoria. Monitore o desempenho de suas campanhas publicitárias e confirme se elas geram resultados.

   
   

   Desista do seu escritório ou torne-o híbrido. Você pode economizar uma parte significativa do seu orçamento se não alugar um espaço e pagar contas de serviços públicos. Se precisar se encontrar pessoalmente, considere reservar uma sala de reuniões em um espaço de coworking alguns dias por semana, pois é uma opção mais econômica. Ou simplesmente decida qual equipe deverá trabalhar presencialmente e organize um espaço para o grupo específico.

   
   

   Você não precisa de tantas assinaturas . Talvez você não precise de uma assinatura do Zoom se já estiver pagando pelo Slack (ou apenas use o Google Meet, que é gratuito). Veja se existe uma maneira de usar versões gratuitas de serviços ou uma única ferramenta para diversos fins.

   
   

5. Escolha ligações em vez de viagens de negócios . Em 95% dos casos (inventou, mas você entendeu) , suas negociações não serão significativamente mais bem-sucedidas só porque você gasta milhares de dólares em um voo, acomodações e um jantar em um restaurante chique.

   Comece a usar computação em nuvem e ferramentas analíticas

   Em vez de investir em hardware caro para armazenar seus dados, use a computação em nuvem. Como esses serviços operam em um modelo pré-pago ou de assinatura, você não será cobrado por recursos que não usar. Isso pode salvar você 20% do orçamento da sua startup.

   
   

   Investir em ferramentas de análise de dados também é benéfico para as finanças da sua empresa. Causas de dados de baixa qualidade 37% dos profissionais de marketing desperdiçam fundos orçamentários, enquanto a falta de visibilidade da cadeia de suprimentos representa o maior desafio para 84% dos diretores da cadeia de suprimentos. Use análises para interpretar suas métricas de maneira eficaz, tomar decisões baseadas em dados e reduzir custos.

   
   

   Inicialmente, uma simples tabela Excel pode ser suficiente para calcular e visualizar os dados. Mas quando sua startup crescer e houver mais dados, mude para ferramentas mais sofisticadas. Pode ser Microsoft Power BI, SAS, Apache Spark, Tableau ou Knime. Uma assinatura de US$ 9,99/mês para esses serviços nunca é um desperdício de dinheiro.