長い To Do リストを成功リストに変える

私はキャリアの早い段階で ToDo リストの概念を知りました。このアイデアはシンプルで面白そうだったので、試してみることにしました。

私は頭の中にあるすべてのことをやることリストに入れ始めました。最初はうまくいきました。結局のところ、私にはほんの少しの責任しかありませんでした。そのため、それらを紙に書き出して、進みながらそれぞれに印を付けることには、それほどの計画と労力は必要ありませんでした。私は毎日の初めにリストをざっと見て、各タスクに 1 つずつ取り組んでいきました。

Todo リストは魔法のように機能しました。タスクを書き留めることで、何も見逃していないことが保証され、すべてが 1 か所にまとめられていることがわかると、ストレスや不安が減りました。そして最も良かったのは、タスクの目盛りを確認したときの満足感でした。 todo リストのおかげで私は幸せになり、モチベーションが保たれたと思います。

キャリアが成長するにつれて、ToDo リストにある 5 つのタスクが 20、30、40…と増えていきました。職場でも家庭でも、さまざまな種類の責任とさまざまな期待が課せられ、圧倒されました。それで、To Do リストにあらゆるものを追加し続けたところ、気づけば達成できる以上のものが詰め込まれていました。

やるべきことのリストが長いため、意味のある価値のあるものを選んで取り掛かることが難しくなりました。私は際限なく続くリストを見つめ、ランダムにタスクを選択し、その日のうちにできる限りのことをやろうとしました。しかし、長時間働いたにもかかわらず、一日の終わりには敗北感を感じていました。私の仕事はそれほど影響力がなく、より疲れるものでした。そして、私の注意を引きつけて泣き続けるやるべきことがまだ山ほどありました。

最初は期待していたほどの成果が得られず、モチベーションが下がっていました。しかし、私には諦める準備ができていませんでした。問題は私のToDoリストではなく、私のプロセスにあることはわかっていました。そこで私は、さまざまな戦略を試してみることにしました。うまくいくものもあれば、うまくいかないものもあります。

私の経験に基づいて、やるべきことリストを最大限に活用するための 5 つの実践方法を紹介します。

長時間かけてやるべきことリストにチェックを入れたり、ゴミ箱をいっぱいにして机をきれいにして一日を終えることは美徳ではなく、成功とは何の関係もありません。 To Do リストの代わりに、成功リスト、つまり並外れた結果を中心に意図的に作成されたリストが必要です。 To Do リストは長くなる傾向があります。成功リストは短いです。あるものはあなたをあらゆる方向に引っ張ります。もう 1 つは、特定の方向に向けることです。 1 つは組織化されていないディレクトリ、もう 1 つは組織化されたディレクティブです。リストが成功を中心に構築されていない場合、そこにたどり着くわけはありません。 To Do リストにすべてが含まれている場合は、本当に行きたい場所以外の場所に行くことになる可能性があります。

— ゲイリー・ケラー、『The One Thing』

ToDo リストを最大限に活用するための 5 つのステップ

ToDo リストを書面で保管しておく

大なり小なり、やるべきことをすべて覚えておくことは不可能です。実際に物事を書き留めていない場合、簡単で短期的な時間の無駄な活動よりも、複雑で長期的な将来を見据えたタスクを優先するのは困難です。

物事を書き留めないことには別の問題があります。未完了のタスクをすべて追跡すると、脳に不必要な負担がかかります。タスクを完了するために有効に費やされる脳のサイクルは、しなければならないすべてのことのリストを頭の中で保持することに無駄に費やされます。

さらに状況を悪化させるのは、ツァイガルニク効果です。仕事に取り掛かったり、一生懸命集中しようとしているときに、まだ終わっていないタスクの考えが頭の中に次々と浮かんでくるのです。

ほんの一瞬でも注意力を奪うこれらの侵入的な思考は、集中して有意義な仕事を成し遂げるのを困難にします。未完了の作業によって気が散ると、フロー状態に入ることができなくなります。フロー状態とは、タスクに完全に没頭し、時間が止まっているように感じられる状態のことです。フローは気が散ることを最小限に抑え、先延ばしを防ぎ、高いパフォーマンスと生産性をもたらします。

何かをしていないことを脳に思い出させ続けることは、実際には非常に不快であり、ストレス、不安、燃え尽き症候群につながる可能性さえあります。

物事を書き留めるという単純な行為は、脳の効率を高めます。頭の中で考えていることが減れば、脳はより生産的な作業に専念できるようになります。しかし、頭の中にあるものをすべてリストに書き出すのは単なる始まりにすぎません。すべてを書き留めるだけでは、生産性を維持することはできません。

この To Do リストを最大限に活用するには、意味のない行項目の束から、より有意義なアクション指向のリストに変える必要があります。 To Do リストを作成するということは、そのリストにあるすべての項目にチェックを入れる必要があるという意味ではありません。より効果的な作業を見つけて開始しやすいように、整理整頓して整理する必要があります。

タスクリストは、すべてを終わらせるためのツールではありません。むしろ、それは正しいことを確実に行うためのツールです。違いを理解することが重要です。

— Damon Zahariades、To-Do リストの公式

ToDo リストを整理します。

大きなTo Doリストは、最初は怖く思えるかもしれません。しかし、一度それをうまく整理すれば、毎日何をするか、将来どのタスクをスケジュールするか、他の人に仕事を依頼してより多くのことを達成する方法を決定するプロセスが容易になります。

これを行うには、ToDo リストを 4 つのグループに分割します。

グループ 1:直ちに注意を払う必要がある緊急のタスク。これらは、長い間先延ばしにしてきた重要なタスクであり、今では時間と労力を必要とする緊急または計画外の問題、ディスカッション、会議に変わっている可能性があります。

グループ 2:複雑で具体的な期限がないか、期限が遠いという理由で優先順位を付けることを拒否する重要なタスク。これらは多くの場合、長期的な思考、計画、将来を見据えた作業を伴うタスクです。

グループ 3:自分で行う必要がなく、他の人に委任できるタスク。 100% の完璧を期待したり、他の人に自分のやり方で物事をやってもらいたい場合、人に任せることは困難です。誰かがあなたの期待の 70 ～ 80% を満たすことができたら、それを委任して、よくできたタスクであると考えてください。

グループ 4:やり終えると気分は良くなるが、実際には何の価値ももたらさない活動、または長い間 To-Do リストに載っていておそらく決して完了することのないタスク。これらは時間の無駄で非生産的な作業単位であり、現時点では小さいように感じますが、積み重なるとかなりの時間と労力の損失となります。

このアクティビティを実行するときに役立つ方法は、タスクを色分けすることです。つまり、グループごとに異なる色を使用します。 ToDo リストを見れば、タスクがどのように分散されているかがわかります。重要でないアクティビティの長いリストはありませんか?あなたのやるべきことリストの大部分は、将来を見据えた重要な活動に焦点を当てていますか、それとも緊急事態への対応に焦点を当てていますか?十分に委任することで時間を節約できていますか? それとも委任するのが怖すぎますか?

To Do リストが整理されたら、何かアクションを起こす準備が整いました。

実行可能なものにする

難しい部分は終わりました。よく整理された To Do リストがあるため、計画と優先順位付けが簡単になります。 To Do リストは、今日のタスクを決定するだけでなく、将来行う必要があることをスケジュールすることも目的としています。

ToDo リストに基づいて行動するには、上記の手順で作成した各グループを調べて、次の操作を行います。

• グループ 4 のすべてを打ち消してください。誇りを持って輝きましょう。膨大な時間を節約できたからです。節約した時間をすべて有効に活用しましょう。
• グループ 3 にすべてを委任します。調整とフォローアップに少しの時間を割り当てます。自分でやらないからといって、この作業に時間がかからないというわけではありません。
• グループ 2 のタスクを重要性と興味の順に並べます。重要性と関心度のスケールでスコアが最も高い上位 5 つのタスクを選択し、最初に取り組むようにマークを付けます。

二匹のカエルを食べなければならない場合は、一番醜いカエルを最初に食べてください。

これは、目の前に 2 つの重要なタスクがある場合は、最も大きく、最も困難で、最も重要なタスクから始めるべきであると言い換えることもできます。

— ブライアン・トレーシー、「カエルを食べなさい」

• グループ 1 のタスクを緊急度の順に並べ、複雑さと必要な労力に基づいて、今日取り組むべき上位 2 ～ 5 のタスクにマークを付けます。

行動項目の明確なリストは、始めるには良いことですが、時間を最大限に活用して物事を確実に完了するには十分ではありません。

望ましい行動をいつ、どこで開始するかを詳細に記した具体的な計画を作成しない限り、これらのタスクを進めることができる 1 日の中に存在する複数の機会を逃してしまう可能性があります。

次のステップでは、機会損失を最小限に抑え、より多くの仕事を完了できるようにします。

カレンダーに書き込んでください

明日、来週、来月のカレンダーを見てください。

あなたのカレンダーは会議でいっぱいですか?どれが役に立ち、どれが捨ててもよいのでしょうか?

カレンダーにグループ 4 の不要になったタスクはありますか?

あなたのカレンダーのどのスロットが、他の人に委任できるアクティビティで埋められていますか?

カレンダー上でそれらを見つけて、削除、再割り当て、または再スケジュールして、グループ 1 とグループ 2 のアクティビティのためのスペースを作成します。タスクのスケジュールや計画にカレンダーを使用する習慣がない場合でも、心配する必要はありません。今すぐ始められます。

タスクを事前にスケジュールすると、次に何をするかを決めたり、インスピレーションが湧くのを待つ必要がなくなるため、簡単に始めることができます。計画に従って行動するだけで、意図した対応を開始できます。

カレンダーにタスクを入れて事前に計画を立て、タスクのタイムボックスを設定すると、次のような大きな利点があります。

1. 最後の瞬間に決断する必要はありませんが、それはしばしば優柔不断と時間の無駄につながります。
2. 簡単なタスクや緊急のタスクよりも重要な作業を計画し、優先順位を付けることができます。
3. 自分の時間をコントロールしているという感覚を与えます。
4. 次に何をすればいいのかわからずパニックになるのを防ぐため、落ち着いて集中力を保つことができます。
5. 目の前のタスクに集中するために利用できる脳サイクルが増加します。
6. 重要な作業を前もってブロックすることで、会議にすべての時間を無駄にする可能性が低くなります。
7. 長い間先延ばしにして先延ばしにしていた仕事をする機会が与えられます。

カレンダーを使用して、繰り返しのタスク、電子メールのチェック、メッセージへの返信などの時間をブロックすることもできます。これらのアクティビティに特定の時間ブロックを使用することに心を調整すると、最も生産的な時間にそれらに気を取られる可能性が低くなります。 。

日と週に構造と意図を追加する基本的なスケジュールを作成する必要があります。基本スケジュールは、最も優先度の高いアクティビティに特化した集中的な時間ブロックで構成される、事前に決定された繰り返しのスケジュールです。

— ハル・エルロッド、起業家のための奇跡の朝

完了したタスクにチェックを入れます。

あなたは仕事をやり遂げました。タスクは完了しました。ここからは最も重要な部分です。

To Do リストからその項目にチェックを入れることを忘れないでください。タスクが完了したというマークを付けると、ある種の満足感と喜びが得られます。タスクにチェックを入れると脳内でドーパミンが放出され、幸せになるだけでなく、次回のタスクがさらに楽しくなります。

完了した項目にチェックを入れると、複数の方法でメリットが得られます。毎週および毎月 15 分をかけて、完了したタスクを確認します。時間を有効に使えていますか？何を始める必要がありますか?何を排除できますか?これ以上何を委任できるでしょうか?より前向きな活動を優先するにはどうすればよいでしょうか?緊急で一刻を争うタスクに費やす時間をどのように削減できるでしょうか?

To Do リストを効果的に管理することは、1 回限りのプロセスではありません。継続的に学び、改善していく考え方が必要です。 To Do リストを急いで作成しないでください。それをうまく機能させるために時間を投資してください。

人は、それが書き留められて実際の毎日のスケジュールの一部になるまで、何事も真剣に受け止めません。そこに到達するまでには時間がかかるかもしれませんが、それが習慣になると、それがその日のやるべきことリストの一部であるという理由だけで、最終的には計画したすべてのことを完了できるようになります。

— ジム・クウィック

まとめ

1. やるべきことをすべて To Do リストに書き出すのが良いスタートです。これにより、脳が解放され、目の前のタスクに集中できるようになり、何も見逃すことがなくなります。
2. 重要性と緊急性の感覚のない ToDo リストは役に立ちません。 To Do リストをさまざまなグループに分割すると、影響力のある作業と重要でない作業を簡単に分離できます。
3. 参加者を整理して排除し、緊急かつ重要なタスクをいくつか選んで開始します。
4. 変える必要があることを放置しないでください。すべてのアクティビティをカレンダーにスケジュールして、適切な時間に完了できるようにします。
5. 完了したら、ToDo リストの項目にチェックを入れます。それはあなたに幸せと満足感を与えるでしょう。

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