あなたが必要とする唯一の生産性メソッドは「物事を成し遂げる」ことです

David Allen 著のGetting Things Done (GTD) という本に初めて出会ったとき、私は圧倒されました。この本で説明されている個人の生産性向上メソッド (Getting Things Done とも呼ばれます) はすぐに気に入り、日常生活に取り入れ始めました。結果はすぐに現れました。わずか数日で、集中力が増し、仕事関連のストレスが減少したことがわかりました。測定することはできませんが、この本のおかげで何千時間も節約できたと確信しています。

個人の生産性は生涯にわたる学習プロセスです。何年にもわたって、私はさまざまな方法を試したり、既存の方法を適応させたりして、作業時間を最大限に活用してきましたが、それぞれの新しい技術は、GTD 方法のいくつかの側面を思い出させてくれます。また、この本の概念を理解するまで、自分の組織化に苦労している人々も見てきました。

この投稿では、GTD を紹介し、GTD が今でもトップ ランクの生産性手法である理由を説明します。

組織化メソッドが必要な理由

平均的な労働者は、1 日に 50 ～ 60 回作業を中断されます。これらの中断のそれぞれが、理解し、時にはタスクに変換する必要がある入力を作成します。私たち全員が非常に多くの情報を受け取っているのに、なぜ一部の人々はそれを行動に移すのが得意なように見えるのでしょうか?その秘密は、彼らの個人組織システムにあります。

これらの入力に圧倒されるのは当然ですが、それらを整理するのはあなたの責任でもあります。それらをキャプチャする方法がなければ、それらに圧倒されるか、忘れてしまいます。どちらの場合も、あまりにも多くのタスクや不幸な同僚のためにストレスを追加します.

優れた組織システムは、入力が入ってきたらそれを把握して整理するのに役立ち、1 日が無駄にならないようにします。入力がソートされて安全な場所に保存されている場合は、後でいつでも見ることができます。タスクに費やす時間が増え、中断に費やされる時間が減るため、最終的にこの大きなタスクを時間内に完了することができます.そして、それが完了したら、システムが次に何をすべきかを教えてくれることに頼ることができます。

Getting Things Done の使用方法

David Allen によると、Getting Things Done は「人生と仕事への取り組み方を再定義する個人の生産性方法論」です。生活や仕事を体系的に整理するためのフレームワークです。彼の方法を実践するために、David Allen は以下に示す単純な論理ツリー図を作成しました。一部のコンポーネントを合理化するためにそれを適応させましたが、オリジナルは非常に似ており、本に記載されています.

GTDの5つの原則

私にとって、この方法の天才は、一番上、つまり「もの」から始まります。 David Allen は、あらゆる種類のインプットが同じように扱われる組織システムを構築しました。これらの入力をロジック ツリーに沿って移動することで、対応するコンテキストで使用できる特定の場所に並べ替えることができます。最初は少し難しそうに見えるかもしれませんが、数日間の練習の後、このロジック ツリーは第二の性質になります。

GTDメソッドは5つのステップに分けることができます:

1. 捕獲

「もの」は、気になったらすぐにキャプチャする必要があります。メール、Slack や Microsoft Teams などのインスタント メッセージング アプリ、デスク上のメモ、電話、会議など、「もの」はあらゆる方向からもたらされます。可能な限り（私たちは皆、これらのアイデアがいかに早く消え去るかを知っています）.それらをキャプチャするには、後で説明する受信ボックスのシステムが必要になります。

2. 明らかにする

すべての「もの」には、明確化が必要です。入力を理解するために一時停止することは、入力を最大限に活用するための簡単な方法です。このステップは数秒で完了することもあれば、より複雑な入力の場合はもう少し時間がかかることもあります。上記のロジック ツリーでは、一連の質問を使用して各入力を明確にしています。

• 「それは何ですか？ 」: これは非公式の質問で、通常はマイクロ秒かかります。それぞれの「もの」をより深く考え、その本質を理解してもらうことが目標です。また、入力に時間をかける価値があるかどうかを明確にするのにも役立ちます。
• 「それは実行可能ですか？ 」: 入力にリンクされた直接的なアクションを常に持つことができるとは限りません。情報がフォローアップ アクションを必要としない場合もあります。これは、「もの」の明確化における最初の分岐点です。実行不可能な入力は、以下で説明するサブシステムでソートされます。
• 「次のアクションは？ ”: 入力が実行可能である場合、次のアクションは何かを尋ねる必要があります。答えは、あなたが整理できるタスクを与えてくれます。
• 「それは多段階プロジェクトの一部ですか? 」: 「次のアクション」のいくつかは、見た目よりも複雑で、複数のステップからなるプロジェクトにつながる可能性があります。この場合、プロジェクト システムで編成する必要があります。これについては、この記事で後述します。
• 「 2分もかかりませんか？ 」: これは GTD メソッドの重要な部分です。システムを設計するとき、David Allen は、メンテナンスが多すぎる組織システムはやり過ぎであると認識していました。 2 分間ルールは、この問題を修正します。タスクの完了に 2 分もかからない場合は、すぐに実行することをお勧めします。システムでそれを整理するために必要な労力は、それを完了するのにかかる時間よりも多くの費用がかかります!

3. 整理

注意が必要な場所を明確に把握することで、必要なときに確実に見つけられる適切な場所に「もの」を配置できます。システムを編成する方法の詳細については、次のステップを参照してください。

4. レビュー

作業を頻繁に確認することは、システムを稼働させ続けるための鍵です。優先順位が変わるため、システムを最新の状態に保つには、何が残っているかを考えることが重要です。 GTD は、毎日および毎週のレビュー システムを使用します。

• 毎日の振り返り: 1 日の終わりに、5 ～ 10 分かけて、その日に行ったことを振り返り、翌日の優先順位を再編成します (未完了のタスクや新しい優先順位など)。また、毎日のログを記録することもできます。これは、完了感を生み出す優れた方法であり、毎週のレビューに役立ちます。
• 毎週のレビュー: 週のどこかで、システムを完全にレビューするためにより深い時間が必要です。最適な時間は通常、金曜日のオフィスを出る前または週末です。週次レビューでは、その週に何が行われたかを確認し (日次ログはそのための最適な場所になる可能性があります)、次の週に備えます。そのためには、システム全体を見直す必要があります。プロジェクト計画と次のアクションを更新し、次の週に向けていくつか選択してください。これらのタスクのそれぞれに 1 日を割り当てて、週の開始時に何をすべきかを明確に把握できるようにします。

5. 従事

このシステムは、多くのアクションを伴わずに物事を成し遂げるとは言えません!個人の組織システムがスムーズに機能していると、やりたいことをする時間が増えます。毎週のレビューは、優先事項を最新の状態に保つのにも大いに役立ちます。仕事関連のストレスの多くは、タスクの緊急性の印象によるものです。 GTD は、何をいつ行うべきかについて明確なアイデアを得ることで、この感情を取り除くのに役立ちます。絶え間ない不確実性がなければ、自分で選択したタスクに集中する時間を見つけることができます。

組織システムの設定方法

システムを機能させるには、まず「物」を保管するための「ボックス」をいくつか作成する必要があります。

• 受信ボックス: 「内容」をキャプチャするには受信ボックスが必要です。メールの受信トレイなど、すでにいくつか使用しているはずです。ほとんどの人が見落としているのは、ソフトウェアの受信箱が一時的な保管場所であることです。複数の受信トレイを持つことも一般的ですが、機能させるには、それらを 1 つの組織化されたシステムに統合する必要があります。 GTD では、受信トレイが同じように扱われる限り、1 つまたは複数の受信トレイを使用できます。つまり、収集したすべての情報がロジック ツリーを通過します。私が使用している受信トレイは次のとおりです。
• メールの受信トレイ: メールの受信トレイは、メールを受信するための一時的なストレージとして使用しています。それらを読むと、そこに含まれる情報が GTD ロジック ツリーを通過し、電子メールがアーカイブされます (これはゼロ インボックス メソッドと呼ばれます)。
• To-do リスト受信ボックス: To Do リスト アプリ ( Things 3 ) の受信ボックスを使用して、アイデア、個人的なタスク、または会議やチャットからの口頭入力をキャプチャします。スマートフォンからもアクセスできるので、いつでも入力を追加できます。
• Slack メッセージ: アプリ全体を受信トレイとして扱います。そこにあるすべてのメッセージは、電子メールのように並べ替えられる入力です。
• Monday.com の通知: チームでこのアプリを使用してプロジェクトを管理しています (Asana や Trello に似ています)。組み込みの通信システムは、誰かがプロジェクト ノートであなたのことを言及したり、どこかであなたにタグを付けたりすると、通知します。私が受け取る各通知も入力であり、GTD メソッドでソートする必要があります。
• 参照: 会議メモやオンラインで読んだ記事など、後で使用するためにいくつかの情報を保持したい場合があります。それが、リファレンス システムの登場です。EvernoteとNotionは、リファレンス システムを構築するのに最適なアプリです。アナログ参照システムを保持することを好む人もいます。この本では、その作成方法について詳しく説明しています。簡単に検索してアクセスできるように、すべてをデジタルにしています。リファレンス システムは、第二の脳のようなものです。たとえば、本で読んだり、ポッドキャストで聞いたりしたことをメモするためにも使用されます。メンテナンスの必要ができるだけ少ないシステムを維持することをお勧めします。タグを使用すると、手動でフォルダーに分類しなくても、すべてを 1 か所に集中させることができます。
• いつか/多分: いくつかの「もの」は関連するかもしれませんが、今すぐ実行することはできません.そのような場合は、「いつか/多分」と呼ばれる特別なリストにそれらを保持することをお勧めします.私はこれをやることリストに入れています。このリストで重要なのは、定期的に確認することです。忘れていた新鮮なアイデアを得るのに最適な場所です。
• ゴミ箱: 不要なメールやメッセージをゴミ箱に捨てることは、それらを頭から取り除くための最良の方法です。ゴミ箱ボタンを押してシステムを整理することを忘れないでください。
• プロジェクト計画: マルチステップ プロジェクトには独自のシステムが必要です。大きなプロジェクトを独立して実行できる小さなプロジェクトに分割することが重要です。そんな方には専用ボックスが重要です。プロジェクト管理ソフトウェア (チームに適しています)、プロジェクト フォルダーを含む To Do リスト、またはノートブックを使用できます。
• 待機リスト: 委任してタスクを実行し、数週間後にそれが完了していないことに気付くのはイライラします。待機リストは問題を解決し、自信を持ってタスクを委任できるようにします。委任にはフォローアップが必要であり、待機リストは委任したすべてを追跡します。受信トレイと同様に、作業方法に応じて異なる順番待ちリストを作成できます。たとえば、メールややることリストに待機中のラベルを付けています。毎週木曜日にそれらを確認し、タスクが完了していない場合はフォローアップします。
• カレンダー: 私たちのほとんどはすでにデジタルまたはアナログのカレンダーを使用しているため、これは簡単です。 GTD は、時間に関連する「もの」に使用します。
• 次のアクション: これは、やることリストに追加する「もの」です。私が GTD から学んだ重要な教訓は、実際の締め切りがある場合にのみタスクに締め切り日を設定することです (つまり、時間通りに完了しないと何か悪いことが起こるということです)。それ以外の場合は、レビュー システムを使用すると、期日を設定せずに To Do リストを維持できます。これは、ストレスを軽減する優れた方法です。

これらの異なるシステムを設定すると、GTD で一貫した組織を維持するのは簡単です。

GTDはどこにでもある

GTD の利点についてまだ確信が持てない場合は、私たちの職場環境で GTD がどのように普及したかをお見せしましょう。

いくつかの一般的な生産性メソッドは GTD に触発されており、同様のロジック ツリーを使用して入力を整理し、次に何をすべきかを選択しています。

• 受信トレイ ゼロ: 重要な概念は、受信トレイを一時的なストレージとして使用し、電子メールを並べ替え、アーカイブ、または削除することです。基本的にはメールに適用される GTD です。
• Bullet Journal : GTD のアナログ版です (紙のノートとペンを使用)。 GTD と同様に、バレット ジャーナル メソッドは、すべての入力を「コレクション」と呼ばれる異なるバケットに分類するための編成システムを提供します。 GTD と同様に、定期的なレビューの原則を使用して、システムを最新の状態に保ちます (デジタル ツールに苦労しているユーザーには最適です)。

GTD を使用することで、アジャイル (またはスクラムのようなその派生) のような古い手法でさえ、より簡単に適用できます。アジャイルも同様の概念を使用します。プロジェクトに関するデータを収集し、さまざまなステップを計画し、「スプリント」と呼ばれる短いサイクルでそれらを実行します。スプリントの終わりに、チームはプロジェクトをレビューし、次のサイクルの準備を開始できます。これは GTD ワークフローに非常に似ていますが、個人ではなくチームに適用されます。

GTD は、私たちが使用するツールにも組み込まれています。私たちが仕事で使用するアプリのほとんどは、受信トレイ、アーカイブ、ゴミ箱機能を使用しています。 GTD はどこにでもあり、それを無視すると多くの時間がかかる可能性があります。

GTD をより大きなフレームワークの一部にする

優れた生産性システムの鍵は一貫性です。 GTD は複雑すぎて日常生活に実装できないと批判されることがあります。 GTD の方法論に厳密に従うことは多すぎることに同意しますが、基本的なことですでに多くのことを達成できます。

たとえば、本で説明されている「コンテキスト」オプションは使用しません。 David Allen は、「次のアクション」に「自宅/仕事」、「電話中/車内」、「低エネルギー」/「高エネルギー」などのコンテキスト ラベルを付けてタグ付けできると説明しています。私のワークライフ バランスとアジェンダは適切に構成されており、アクティブなタグ システムを維持しなくても、タスクを状況に応じて計画するには、毎週のレビューで十分です。メンテナンスに時間がかかりすぎることに気付いた後、GTD から削除することにしました。

GTD は、独自のカスタマイズされたバージョンに進化することもできます。 GTD は、受け取った入力を整理された方法でクリアする力を与えてくれます。 GTD に加えて、「次のアクション」に集中できる他のテクニックを使用できます。

GTD でうまく機能する 3 つの方法をお勧めします。

• 非同期通信: GTD は、「もの」をどのように分類するかという問題を解決しています。非同期通信は、いつソートするかを答えます。答えは簡単です。1 日に 1 回か 2 回です。コミュニケーションの時間をバッチ処理することで、1 日の残りの時間を深い仕事に充てることができます。詳細を知りたい場合は、それについての記事を書きました。
• 1-3-5 ルール: 非同期通信を適切に使用すれば、「次のアクション」を完了するために必要な時間を取り戻すことができます。しかし、次に何をするかをどのように選択しますか？ 1-3-5 ルールは、次のアクションを選択するための優れた方法です。規則では、毎日次の項目を選択する必要があります。
  • 集中するのに数時間かかる 1 つの大きなタスク
  • それぞれ 5 ～ 30 分かかる 3 つの中程度のタスク
  • 主に用事で、それぞれ 5 分もかからない 5 つの小さなタスク
• 「そのカエルを食べなさい」: アメリカの作家マーク・トウェインはかつてこう言いました。 「カエル」は、1-3-5 ルールの大きな課題です。時間と集中力が必要なため、最も難しい作業です。簡単にするために、朝一番にこの大きなタスクに取り組みます。オフィスに来たら、メールや携帯電話の最新ニュースをチェックしないでください。座ってカエルを食べてください。信じてください（免責事項：私はすべてのブログ投稿を朝一番に書いています）。

これらの追加のテクニックを身につけることで、集中力が最高レベルにあるフローの状態に定期的に到達できるようになります。締め切りや偽の締め切りに関するストレスも悪い思い出になるはずです。いつでも新しいテクニックを試したり、過去にうまく機能していたものに戻したりしてください。物事を成し遂げることは、生産性システムのバックボーンです。ぜひお試しください！

写真提供： Viktor TalashukとBernard Hermant