La seule méthode de productivité dont vous aurez besoin est de « faire avancer les choses »

Lorsque j'ai découvert le livre Getting Things Done (GTD) de David Allen, j'ai été époustouflé. La méthode de productivité personnelle décrite dans le livre, également appelée Getting Things Done, m'a tout de suite séduit et j'ai commencé à la mettre en œuvre dans ma vie quotidienne. Le résultat a été rapide : après seulement quelques jours, j'ai observé une augmentation de la concentration et une diminution du stress lié au travail. Je ne peux pas le mesurer, mais je suis sûr que ce livre m'a aidé à gagner des milliers d'heures.

La productivité personnelle est un processus d'apprentissage continu. Au fil des années, j'ai essayé différentes méthodes ou adapté des méthodes existantes pour optimiser mon temps de travail, mais chaque nouvelle technique me rappelle certains aspects de la méthode GTD. J'ai aussi vu des gens lutter avec leur organisation personnelle jusqu'à ce qu'ils comprennent les concepts de ce livre.

Dans cet article, je vais vous présenter GTD et vous montrer pourquoi c'est toujours la meilleure méthode de productivité.

Pourquoi avez-vous besoin d'une méthode d'organisation

Le travailleur moyen est interrompu entre 50 et 60 fois par jour. Chacune de ces interruptions crée une entrée qui doit être comprise et parfois transformée en tâche. Si nous recevons tous autant de contributions, pourquoi certaines personnes semblent-elles mieux à même de les transformer en action ? Le secret réside dans leur système d'organisation personnelle.

Se sentir submergé par ces entrées est naturel, mais il est également de votre responsabilité de les organiser. Sans moyen de les capturer, soit vous les laissez vous submerger, soit vous les oubliez. Dans les deux cas, vous ajouterez du stress dû à trop de tâches ou à des collègues mécontents.

Un bon système d'organisation vous aidera à capturer les entrées au fur et à mesure qu'elles arrivent et à les organiser afin qu'elles ne prennent pas le dessus sur votre journée. Si les entrées sont triées et stockées dans un endroit sûr, vous pouvez toujours les consulter plus tard. Avec plus de temps à consacrer aux tâches et moins de temps aux interruptions, vous pouvez enfin accomplir cette tâche importante à temps. Et une fois que c'est fait, vous pouvez compter sur votre système pour vous dire quoi faire ensuite.

Comment utiliser Getting Things Done

Selon David Allen, Getting Things Done est « une méthodologie de productivité personnelle qui redéfinit la façon dont vous abordez votre vie et votre travail ». C'est un cadre pour organiser systématiquement votre vie et votre travail. Pour mettre sa méthode en pratique, David Allen a développé un schéma d'arbre logique simple illustré ci-dessous. Je l'ai adapté pour rationaliser certains de ses composants, mais l'original est très similaire et peut être trouvé dans le livre.

Les 5 principes de GTD

Pour moi, le génie de cette méthode commence par le haut, avec le "stuff". David Allen a construit un système d'organisation où toutes sortes d'entrées sont traitées de la même manière. En déplaçant ces entrées le long de l'arborescence logique, vous les triez dans des emplacements spécifiques qui peuvent être utilisés dans le contexte correspondant. Au début, cela peut sembler un peu intimidant, mais après quelques jours de pratique, cet arbre logique devient une seconde nature.

La méthode GTD peut être divisée en 5 étapes :

1. Capture

Les "choses" doivent être capturées dès qu'elles sont portées à votre attention. Les « choses » arrivent de toutes les directions : e-mails, applications de messagerie instantanée comme Slack ou Microsoft Teams, notes sur votre bureau, appels téléphoniques, réunions, etc. Même les idées que vous avez sous la douche sont des « choses » qui doivent être capturées au plus vite. que possible (nous savons tous à quelle vitesse ces idées disparaissent). Pour les capter, vous aurez besoin d'un système de boîtes de réception que j'expliquerai plus tard.

2. Clarifier

Tous les "trucs" ont besoin d'être clarifiés. Faire une pause pour comprendre une entrée est un moyen facile d'en tirer le meilleur parti. Cette étape peut être aussi rapide que quelques secondes ou prendre un peu plus de temps pour des entrées plus complexes. L'arbre logique décrit ci-dessus utilise une série de questions pour clarifier chaque entrée :

• « Qu'est-ce que c'est ? ” : Il s'agit d'une question informelle qui prend généralement une microseconde. Le but est de vous faire réfléchir plus profondément sur chaque "truc" et de comprendre sa nature. Cela vous aide également à clarifier si oui ou non une entrée vaut votre temps.
• « Est-ce exploitable ? ” : Vous ne pouvez pas toujours avoir une action directe liée à une entrée, parfois l'information n'a pas besoin d'une action de suivi. C'est le premier point de jonction dans la clarification de "trucs". Les entrées non actionnables seront triées dans un sous-système que je décrirai ci-dessous.
• « Quelle est la prochaine action ? ” : Si une entrée est actionnable, vous devez demander quelle est la prochaine action. La réponse vous donnera une tâche que vous pourrez ensuite organiser.
• “ Cela fait-il partie d'un projet en plusieurs étapes ? » : Certaines des « prochaines actions » sont plus complexes qu'il n'y paraît et pourraient déboucher sur un projet en plusieurs étapes. Dans ce cas, ils doivent être organisés dans un système de projet, décrit plus loin dans cet article.
• « Cela prendra-t-il moins de deux minutes ? ” : Il s'agit d'une partie essentielle de la méthode GTD. Lors de la conception du système, David Allen était conscient qu'un système d'organisation avec trop de maintenance est exagéré. La règle des deux minutes résout ce problème. Si une tâche prend moins de deux minutes à accomplir, vous feriez mieux de la faire tout de suite. L'effort requis pour l'organiser dans un système vous coûtera plus cher que le temps nécessaire pour le compléter !

3. Organiser

Avec une image claire de l'endroit où votre attention est requise, vous pouvez garer les "trucs" au bon endroit, où vous êtes sûr de les trouver quand vous en avez besoin. Pour plus de détails sur l'organisation de votre système, reportez-vous à l'étape suivante.

4. Examen

Il est essentiel de revoir fréquemment votre travail pour que le système continue de fonctionner. Les priorités changent et il est important de réfléchir à ce qui reste dans votre assiette afin de maintenir votre système à jour. GTD utilise un système de revues quotidiennes et hebdomadaires :

• Bilans quotidiens : À la fin de chaque journée, prenez cinq à dix minutes pour réfléchir à ce que vous avez fait dans la journée et réorganiser les priorités pour le lendemain (comme des tâches non terminées ou de nouvelles priorités). Vous pouvez également tenir un journal quotidien - c'est un excellent moyen de créer un sentiment d'achèvement et cela aide pour votre révision hebdomadaire.
• Revues hebdomadaires : Quelque part dans votre semaine, vous avez besoin de plus de temps pour revoir entièrement votre système. Le meilleur moment est généralement le vendredi avant de quitter le bureau ou le week-end. Au cours de l'examen hebdomadaire, vous regardez ce qui a été fait pendant la semaine (votre journal quotidien pourrait être un excellent endroit pour cela) et vous préparez pour la semaine à venir. Pour ce faire, vous devez revoir l'ensemble de votre système. Mettez à jour vos plans de projet et vos prochaines actions et sélectionnez-en quelques-unes pour la semaine à venir. Attribuez une journée à chacune de ces tâches afin que lorsque vous commencez votre semaine, vous ayez une idée claire de ce qu'il faut faire.

5. Engager

Ce système ne s'appellerait pas Getting Things Done sans impliquer beaucoup d'action ! Lorsque votre système d'organisation personnelle fonctionne bien, vous avez plus de temps pour faire ce que vous voulez. L'examen hebdomadaire aide également beaucoup à maintenir vos priorités à jour. Beaucoup de stress lié au travail est dû à l'impression d'urgence avec les tâches. GTD vous aide à éliminer ce sentiment en ayant une idée claire de ce qu'il faut faire et quand le faire. Sans l'incertitude constante, vous pouvez trouver le temps de vous concentrer sur une tâche que vous avez choisie pour vous-même.

Comment mettre en place votre système d'organisation

Pour que le système fonctionne, vous devez d'abord construire quelques "boîtes" pour stocker vos "trucs":

• Boîte(s) de réception : vous avez besoin de boîtes de réception pour capturer les "choses". Vous devriez déjà en avoir utilisé certains, comme votre boîte de réception. Ce que la plupart des gens oublient, c'est que les boîtes de réception de logiciels sont censées être des lieux de stockage temporaires. Il est également courant d'avoir plusieurs boîtes de réception, mais pour fonctionner, elles doivent être regroupées dans un système organisé. Avec GTD, vous pouvez utiliser une ou plusieurs boîtes de réception tant qu'elles sont traitées de la même manière, c'est-à-dire que chaque information que vous y collectez passe par l'arbre logique. Voici les boîtes de réception que j'utilise :
• Boîte de réception e- mail : J'utilise ma boîte de réception e-mail comme stockage temporaire pour recevoir des e-mails. Une fois que je les ai lus, les informations qu'ils contiennent passent par l'arborescence logique GTD et l'e-mail est archivé (c'est ce qu'on appelle la méthode de la boîte de réception zéro).
• Boîte de réception de la liste de tâches : j'utilise la boîte de réception de mon application de liste de tâches ( Things 3 ) pour capturer des idées, des tâches personnelles ou des contributions verbales lors de réunions ou de discussions. Il est également accessible sur mon téléphone, je peux donc ajouter une entrée à tout moment.
• Messages Slack : je traite l'ensemble de l'application comme une boîte de réception : chaque message qu'il contient est une entrée à trier, comme un e-mail.
• Notifications Monday.com : Nous utilisons cette application avec mon équipe pour gérer nos projets (c'est similaire à Asana ou Trello). Le système de communication intégré vous avertit si quelqu'un vous mentionne sur une note de projet ou vous marque quelque part. Chaque notification que je reçois est également une entrée et doit être triée avec la méthode GTD.
• Référence : Parfois, vous souhaitez conserver certaines informations pour plus tard, comme une note de réunion ou un article que vous avez lu en ligne. C'est ainsi qu'intervient le système de référence. Evernote et Notion sont d'excellentes applications à utiliser pour créer un système de référence. Certaines personnes aiment aussi conserver un système de référence analogique, et le livre explique en détail comment en créer un. Je garde tout numérique car il est facilement consultable et accessible. Votre système de référence est comme un deuxième cerveau. Il est également utilisé pour conserver des notes sur des choses que vous avez lues dans des livres ou entendues dans un podcast, par exemple. Je recommande de garder un système qui nécessite le moins d'entretien possible. L'utilisation de balises est un bon moyen de garder tout centré au même endroit sans avoir à trier manuellement dans des dossiers.
• Un jour/peut-être : Certaines « choses » peuvent être pertinentes, mais pas exploitables pour le moment. Dans ces cas, il est recommandé de les conserver dans une liste spéciale appelée "un jour/peut-être". Je garde ça dans ma liste de choses à faire. Ce qui est crucial avec cette liste, c'est de se rappeler de la revoir régulièrement. C'est un endroit idéal pour trouver de nouvelles idées que vous avez peut-être oubliées.
• Corbeille : Mettre à la corbeille les e-mails ou messages inutiles est le meilleur moyen de les supprimer de votre esprit. N'oubliez pas d'appuyer sur le bouton de la corbeille pour désencombrer votre système.
• Plans de projet : Les projets en plusieurs étapes nécessitent leur propre système. Il est important de décomposer les grands projets en petits morceaux qui peuvent être réalisés indépendamment. Pour ceux-là, une boîte dédiée est importante. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet (bon pour les équipes), une liste de tâches avec des dossiers de projet ou même un cahier.
• Liste d'attente : C'est frustrant de déléguer et de tâcher et de se rendre compte des semaines plus tard que cela n'a pas été fait. La liste d'attente peut résoudre votre problème et vous permettre de déléguer des tâches en toute confiance. La délégation a besoin d'un suivi, et la liste d'attente garde une trace de tout ce que vous avez délégué. Comme les boîtes de réception, vous pouvez avoir différentes listes d'attente en fonction de votre façon de travailler. Je garde une étiquette d'attente dans mes e-mails et dans ma liste de tâches, par exemple. Tous les jeudis, je les passe en revue et je fais un suivi si la tâche n'a pas été effectuée.
• Calendrier : C'est une évidence, car la plupart d'entre nous utilisent déjà un calendrier numérique ou analogique. GTD l'utilise pour des "choses" liées au temps.
• Prochaines actions : ce sont des "choses" qui se trouvent sur votre liste de tâches. Une leçon importante que j'ai apprise de GTD est de mettre des dates d'échéance sur une tâche uniquement lorsqu'elle a une date limite réelle (ce qui signifie que quelque chose de mauvais se produira si ce n'est pas fait à temps). Dans tous les autres cas, le système de révision vous aidera à tenir votre liste de tâches sans échéance, ce qui est un excellent moyen de réduire votre stress.

Avec ces différents systèmes mis en place, il est facile de maintenir une organisation cohérente avec GTD.

GTD est partout

Si vous n'êtes toujours pas convaincu des avantages de GTD, laissez-moi vous montrer comment il est devenu omniprésent dans notre environnement de travail.

Plusieurs méthodes de productivité populaires sont inspirées de GTD et utilisent un arbre logique similaire pour organiser les entrées et choisir ce qu'il faut faire ensuite :

• Inbox Zero : Le concept clé consiste à utiliser votre boîte de réception comme stockage temporaire, puis à trier, archiver ou supprimer les e-mails. C'est essentiellement GTD appliqué au courrier électronique.
• Bullet Journal : C'est une alternative analogique à GTD (utilisant un carnet papier et un stylo). De la même manière que GTD, la méthode Bullet Journal propose un système d'organisation pour trier toutes vos entrées dans différents compartiments appelés "collections". Comme GTD, il utilise un principe de révision récurrente pour maintenir le système à jour (c'est génial pour les personnes aux prises avec des outils numériques).

Même des techniques plus anciennes comme Agile (ou ses dérivés comme Scrum) peuvent être appliquées plus facilement en utilisant GTD. Agile utilise un concept similaire : collecter des données sur un projet, planifier les différentes étapes, puis les exécuter dans un cycle court appelé "sprint". À la fin d'un sprint, l'équipe peut revoir le projet et commencer à préparer le cycle suivant. C'est très similaire à un flux de travail GTD, mais appliqué à une équipe plutôt qu'à un individu.

GTD est également intégré aux outils que nous utilisons. La plupart des applications que nous utilisons pour le travail utilisent une boîte de réception, une archive et une fonction de corbeille. GTD est partout, et l'ignorer pourrait vous coûter beaucoup de temps.

Faire de GTD une partie d'un cadre plus large

La clé d'un bon système de productivité est la cohérence. GTD est parfois critiqué pour être trop complexe à mettre en place dans votre quotidien. Je suis d'accord que suivre strictement la méthodologie GTD peut être trop, mais vous pouvez déjà accomplir beaucoup avec les bases.

Par exemple, je n'utilise pas l'option "contexte" décrite dans le livre. David Allen explique que vous pouvez étiqueter chaque "action suivante" avec une étiquette de contexte comme "maison/travail", "au téléphone/en voiture" ou "faible énergie"/"haute énergie". Mon équilibre travail-vie personnelle et mon agenda sont bien structurés, et ma revue hebdomadaire est suffisante pour planifier les tâches dans des contextes sans avoir à maintenir un système de balises actif. J'ai choisi de le supprimer de mon GTD après avoir réalisé que cela prenait trop de temps à entretenir.

Votre GTD peut également évoluer dans sa propre version personnalisée. GTD vous donne le pouvoir d'effacer les entrées que vous recevez de manière organisée, mais si vous laissez les entrées vous interrompre tout le temps, votre journée ressemblera toujours à un gâchis. En plus de GTD, vous pouvez utiliser d'autres techniques qui vous permettront de vous concentrer sur les "prochaines actions".

Je recommande trois méthodes qui fonctionnent bien avec GTD :

• Communication asynchrone : GTD résout le problème de savoir comment trier vos « trucs » ; la communication asynchrone répond quand le trier. Et la réponse est simple : une ou deux fois par jour, pas plus. En regroupant votre temps de communication, vous pouvez libérer le reste de votre journée pour un travail approfondi. J'ai écrit un post à ce sujet si vous voulez entrer dans plus de détails.
• La règle 1-3-5 : Si elle est bien utilisée, la communication asynchrone vous redonnera le temps dont vous avez besoin pour réaliser vos « prochaines actions ». Mais comment choisir quoi faire ensuite ? La règle 1-3-5 est un excellent moyen de sélectionner vos prochaines actions. La règle dit que chaque jour, vous devez sélectionner :
  • 1 grosse tâche qui demande plusieurs heures de concentration
  • 3 tâches moyennes qui prennent cinq à trente minutes chacune
  • 5 petites tâches qui prennent moins de cinq minutes chacune, principalement des courses
• « Mangez cette grenouille » : l'auteur américain Mark Twain a dit un jour : « E à une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée. » La "grenouille" est la grande tâche de votre règle 1-3-5. C'est le plus difficile parce qu'il faudra du temps et de la concentration. Pour vous faciliter la tâche, attaquez-vous à cette grande tâche dès le matin. Ne consultez pas vos e-mails ou les dernières nouvelles sur votre téléphone lorsque vous venez au bureau, asseyez-vous simplement et mangez cette grenouille. Cela fonctionne, croyez-moi (avertissement : j'écris tous mes articles de blog dès le matin).

Avec ces techniques supplémentaires à votre actif, vous devriez être équipé pour atteindre régulièrement un état de flow où votre concentration est à son plus haut niveau. Le stress lié aux délais ou aux fausses échéances devrait aussi devenir un mauvais souvenir. N'hésitez pas à expérimenter de nouvelles techniques ou à revenir à quelque chose qui fonctionnait mieux dans le passé. Getting Things Done est l'épine dorsale de votre système de productivité. N'attendez pas pour l'essayer !

Photos de Viktor Talashuk et Bernard Hermant