Gestión de proyectos de marketing: una guía esencial

La gestión de proyectos de marketing se refiere al proceso de planificación, liderazgo y seguimiento de la ejecución de proyectos de marketing para asegurarse de que se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto. Al menos, esa es la esencia de esto.

La respuesta completa se detalla a continuación en todo su esplendor y responde algunas de las preguntas clave de la gestión de proyectos de marketing:

• ¿Cuáles son las responsabilidades de un gerente de proyectos de marketing?
• ¿Por qué es tan importante utilizar la gestión de proyectos en marketing?
• ¿Cómo estructura y logra una campaña de marketing exitosa?

Leer hasta el final también lo recompensará con algunos consejos profesionales sobre cómo mejorar su flujo de trabajo de marketing.

¿Qué importancia tiene la gestión de proyectos para los proyectos de marketing?

Mmm… integral.

La Asociación Estadounidense de Marketing (AMA) dice que “El marketing es la actividad, el conjunto de instituciones y los procesos para crear, comunicar, entregar e intercambiar ofertas que tienen valor para los clientes, socios y la sociedad en general”.

Si cree que esta definición es un poco amplia y vaga, tiene razón. Marketing es un término amplio que abarca muchos tipos diferentes de marketing, tales como:

• marketing de salida,
• Mercadotecnia interna,
• marketing de contenidos,
• Marketing de medios sociales,
• La comercialización del afiliado,
• Correo de propaganda,
• Marketing fuera de línea, y la lista continúa.

Todos estos tipos de marketing tienen el objetivo de hacer correr la voz sobre un evento, producto o servicio al público en general y establecerlo como un producto o experiencia deseable.

Sin embargo, cada esfuerzo de marketing es un proyecto único por derecho propio que requiere eficiencia y precisión, lo que, a su vez, requiere un sólido sistema de gestión de proyectos de marketing.

Pero, los especialistas en marketing son en su mayoría personas creativas, y los creativos rara vez son conocidos por su disciplina y habilidades organizativas estelares. Yo deberia saber. Yo soy uno de ellos.

Es por eso que estoy infinitamente agradecido de tener un software de gestión de proyectos de marketing que me ayuda a realizar un seguimiento de mis tareas y plazos, y una cadena de gestión que se encarga del presupuesto, la programación, la recopilación de datos y todo ese jazz, para que pueda mire una página vacía durante horas y piense en palabras para escribir sin atascarse en tecnicismos.

Es brillante. es liberador Me permite hacer bien mi trabajo.

Gerente de proyectos de marketing Descripción del trabajo

En pocas palabras, los gerentes de proyectos de marketing son solo gerentes de proyectos que trabajan en la industria del marketing. Esto significa que, en esencia, sus trabajos no difieren demasiado de los de los gerentes de proyectos de construcción o TI.

Los gerentes de proyectos de marketing son responsables de:

• Definición de metas y objetivos del proyecto de marketing,
• Planificar el presupuesto, el cronograma y las tareas necesarias para completar un proyecto de marketing,
• Asignación de tareas a los miembros del equipo del proyecto,
• Establecer hitos y fechas de vencimiento,
• Seguimiento y supervisión del progreso de los proyectos de marketing,
• Gestionar las relaciones con los stakeholders,
• Crear y liderar una campaña de marketing,
• Supervisar los riesgos y ajustar el proyecto si amenaza con salirse de control,
• Realización de reuniones, y
• Cerrar el proyecto una vez finalizado.

Al igual que los directores de una orquesta, los gerentes de proyectos de marketing dirigen y administran equipos multifuncionales y se aseguran de que todos sus esfuerzos combinados funcionen para entregar con éxito el producto final.

Habilidades esenciales para los gerentes de proyectos de marketing

Al ver que tienen mucho trabajo por delante, los gerentes de proyectos de marketing necesitan un verdadero arsenal de habilidades en su caja de herramientas.

Aquí, discutiremos algunas de las habilidades cruciales para los gerentes de proyectos de marketing .

Habilidades de planificación y gestión de recursos

Como dijo una vez Benjamin Franklin : “Si no te preparas, te estás preparando para fracasar”.

La gestión de proyectos requiere una visión clara de los objetivos del proyecto y el camino exacto necesario para alcanzarlos. Lograr esto requiere:

• Alcance del proyecto claramente definido,
• Presupuesto distribuido y administrado responsablemente,
• horario detallado,
• Tareas asignadas correctamente, y
• Una lista completa de suposiciones y riesgos que podrían afectar el proyecto.

Sin las habilidades para poner todo esto junto, los gerentes de proyectos de marketing tienen pocas posibilidades de éxito.

Habilidades de liderazgo

Por liderazgo, me refiero a la capacidad de liderar y dirigir proyectos y comprender quién debería hacer qué, cuándo y por qué. Pero, aún más importante, me refiero a la capacidad de liderar personas.

En palabras de Susanne Madsen , coach de gestión de proyectos y autora del libro The Power of Project Leadership, “los líderes de equipo deben tener un alto nivel de sensibilidad social e inteligencia emocional [ya que necesitan] moderar las discusiones del equipo de tal manera forma en que los miembros sientan que está bien y es seguro presentarse y compartir lo que tienen en mente, ya sean preocupaciones o nuevas ideas”.

Fomentar este tipo de comunicación abierta y confianza dentro de un equipo es especialmente gratificante en la gestión de proyectos de marketing, donde las ideas frescas y el pensamiento creativo, a menudo literalmente, valen su peso en oro.

Habilidades de comunicación

Las habilidades de liderazgo y comunicación son dos caras de la misma moneda. Uno rara vez va sin el otro. Pero, las habilidades de comunicación efectivas hacen mucho más que impulsar la destreza de liderazgo de uno.

Las buenas habilidades de comunicación permiten a los gerentes de proyecto:

• Instruir eficazmente a su equipo, sin caer en malentendidos,
• Negociar de manera experta con los clientes, las partes interesadas y la alta dirección y evitar conflictos,
• Presentar informes inequívocos y fáciles de digerir a las partes interesadas para mantenerlas informadas.
• Extraiga los requisitos detallados del producto de las partes interesadas, y
• Resolver conflictos.

Sin embargo, hay un beneficio de las habilidades de comunicación efectiva que es exclusivo de la gestión de proyectos de marketing: la comunicación de marketing integrada (IMC).

Según la American Marketing Association , IMC es “un proceso de planificación diseñado para asegurar que todos los contactos de marca recibidos por un cliente o prospecto para un producto, servicio u organización sean relevantes para esa persona y consistentes a lo largo del tiempo”.

En otras palabras, IMC es la comunicación visual y escrita presentada a los consumidores en forma de publicidad, promoción y participación de la audiencia que difunde el conocimiento sobre una determinada marca, producto o servicio. Y, si bien no es el trabajo del gerente de proyectos de marketing pensar en una estrategia de comunicación de marketing integrada, es importante que tenga un cierto nivel de conciencia y comprensión para hacer bien su trabajo.

Habilidades técnicas

Las habilidades técnicas se refieren al conocimiento práctico de un gerente de proyecto de la industria en la que trabaja; en nuestro caso, esto sería marketing.

La razón por la cual las habilidades técnicas son tan importantes debería ser evidente si ha tenido un gerente que nunca antes había trabajado en su campo.

Un gerente de marketing que desconozca la jerga técnica utilizada en marketing tendrá dificultades para establecer una comunicación efectiva dentro de su equipo y tener expectativas realistas de lo que puede lograr en el tiempo y el presupuesto que se le ha asignado.

Habilidades de implementación

A falta de una palabra mejor, utilizo el término "habilidades de implementación" para referirme a las habilidades que un gerente de proyecto necesita para poner en práctica su plan. Esto incluye saber cómo operar un software adecuado como Plaky, Google Docs, Jira, SharePoint, Microsoft Teams, Google Drive, etc., y una familiaridad íntima con las metodologías utilizadas para estructurar el trabajo.

Las metodologías de gestión de proyectos comúnmente utilizadas en marketing son:

Ágil : una metodología que pone énfasis en la flexibilidad, el trabajo iterativo y la mejora continua. Agile se enfoca en proporcionar siempre valor al cliente, lo que significa que se dedica muy poco tiempo a la planificación y redacción de la documentación y, en cambio, se dedica a crear el entregable, solicitar comentarios del cliente y mejorar el entregable en función de esos comentarios con cada iteración consiguiente. Los marcos Agile más populares utilizados en marketing son Scrum y Kanban .

Cascada : una metodología rígida que estructura el trabajo en forma de etapas meticulosamente planificadas. En Waterfall, las etapas deben realizarse en orden y una etapa debe completarse antes de que pueda comenzar la siguiente etapa. Retroceder es extremadamente difícil o completamente imposible, ya que requiere deshacer gran parte del trabajo que ya se ha concluido y afecta drásticamente la línea de tiempo del proyecto.

Híbrido : una combinación de metodologías predictivas y adaptativas . Esto significa que Hybrid puede ser lo que usted quiera que sea y lo que mejor se adapte a su organización. La desventaja es que crear un híbrido adecuado para sus necesidades específicas requiere mucho ensayo y error, lo que, a su vez, lleva tiempo, un lujo para la mayoría de los gerentes de proyecto.

Gestión de un proyecto de marketing: un proceso paso a paso

Con todas sus habilidades esenciales de gestión de proyectos de marketing en su lugar, está listo para gestionar proyectos de marketing.

Pero, ¿cómo lo haces y por dónde deberías empezar? La siguiente sección responderá a estas mismas preguntas repasando las 5 fases necesarias para ayudarlo a cerrar con éxito su proyecto de marketing:

• Iniciación,
• Planificación,
• Ejecución,
• Vigilancia y control, y
• Cierre y revisión.

Iniciación

La fase de iniciación es donde el gerente del proyecto de marketing hace un esfuerzo por comprender el proyecto que seguirá. Esto incluye:

Determinar por qué existe la necesidad de un proyecto de marketing en primer lugar: qué debe lograr la campaña de marketing y por qué,

Establecer metas y objetivos del proyecto que se alineen con el plan de marketing estratégico de la organización, y

Crear un acta de constitución del proyecto y definir el alcance del proyecto.

Algunos gerentes de proyecto destacan la importancia de comenzar su proyecto con una fase de descubrimiento .

Mientras que algunos ven la fase de descubrimiento como una fase separada del proceso de gestión de proyectos, yo diría que es simplemente una parte importante de la fase de iniciación.

En la fase de descubrimiento , el director del proyecto analiza lo siguiente:

• Competencia,
• público objetivo ,
• Viaje del cliente,
• El producto o servicio que están comercializando,
• Entorno de proyecto externo,
• Intentos anteriores de proyectos similares,
• Recursos disponibles, y
• Posibles obstáculos.

El objetivo de la fase de iniciación es conocer el proyecto por dentro y por fuera. Después de un análisis exhaustivo, los gerentes de proyecto pueden comenzar a planificar la campaña de marketing.

Planificación

La fase de planificación es donde los gerentes de proyecto sientan las bases para el proceso de desarrollo. Este es el momento de:

• Cree personas compradoras para comprender quién es su audiencia,
• Elabora un mensaje que quieras comunicar,
• Desarrollar un plan de proyecto,
• Crear un plan de contenido,
• Desarrollar un resumen creativo,
• Determinar las métricas de éxito del proyecto,
• Desarrollar un cronograma y cronograma del proyecto,
• Dividir el proyecto en tareas más manejables,
• Priorizar tareas,
• Establecer plazos e hitos clave,
• Crear líneas de base del proyecto,
• Delegar tareas y
• Comunique su plan y visión a las partes interesadas clave.

La etapa de planificación puede ser más o menos detallada según la metodología que esté utilizando y el tipo de proyecto de marketing en el que esté trabajando. Sin embargo, debe ser lo suficientemente detallado para guiarlo a través de la fase de ejecución sin la necesidad de retroceder y pausar el proyecto para completar los espacios en blanco.

Ejecución

En la fase de ejecución, el equipo del proyecto trabaja en la realización del plan de marketing. En otras palabras, aquí es donde se crea, revisa y entrega o distribuye todo el contenido de marketing planificado para recibir comentarios.

Según la metodología de gestión de proyectos que utilice y el tipo de proyecto en el que esté trabajando, es posible que aquí también se lance oficialmente el contenido de marketing.

Monitorear y controlar

En la fase de seguimiento y control, el director del proyecto de marketing realiza un seguimiento de los resultados de la campaña mediante el seguimiento de los KPI del proyecto a lo largo del tiempo y los informa periódicamente en los informes de estado del proyecto.

En caso de grandes errores de marketing , aquí también es donde se hacen las enmiendas (donde tal cosa es posible), o se hacen disculpas por el marketing ofensivo cuando es necesario para intentar controlar el daño.

Cierre y Revisión

La etapa de cierre y revisión marca el final de una campaña de marketing. Aquí es donde se resuelven los detalles finales del proyecto y se atan todos los cabos sueltos.

Este también es un buen momento para reflexionar sobre el desempeño de la campaña y el desempeño del equipo del proyecto, analizar qué salió bien y qué salió mal, y marcar los aciertos y errores para referencia futura.

Ejemplo de gestión de proyectos de marketing: redes sociales

Habiendo repasado las fases principales del proceso de gestión, es hora de ver cómo se vería en la práctica. Entonces, aquí hay un ejemplo simple de una campaña de marketing en redes sociales.

Iniciación : esta es la parte en la que establece sus objetivos SMART . A continuación, debe investigar dónde se reúnen exactamente sus clientes en las redes sociales, qué personas influyentes siguen, qué están haciendo sus competidores y cómo responden los clientes, si se realizó una campaña similar en el pasado y las lecciones que puede extraer. de eso. Preste mucha atención a la época del año, las próximas vacaciones, la situación económica y otros factores externos que pueden influir o frustrar su campaña.

Planificación : aquí es donde debe crear una estrategia para el tipo específico de redes sociales que desea usar para su campaña, crear su perfil de cliente, determinar sus KPI, su cronograma y cronograma, y asignar todas las tareas a su equipo.

Ejecución : esta es la parte en la que realmente crea un calendario de contenido de redes sociales : cree las imágenes, los videos y los subtítulos que usará durante la campaña, programe cuándo los publicará y cómo dividirá el contenido en diferentes plataformas de redes sociales y, finalmente, lanzar la campaña.

Monitoreo y control : la fase de monitoreo es donde realiza un seguimiento de sus KPI, interactúa con su audiencia asegurándose de responder a los comentarios y reconoce cualquier publicación de sus clientes.

Cierre y revisión : finalmente, cuando la campaña llega a su fin, puede reunir a su equipo y revisar los resultados con ojo crítico. Reflexione sobre sus éxitos y fracasos, determine si ha logrado alcanzar sus objetivos o no, y asegúrese de recompensarse a sí mismo y a su equipo por un trabajo bien hecho.

4 consejos de gestión de proyectos de marketing

A estas alturas, debería tener una idea de cómo debería ser su proyecto de marketing y cómo puede llevarlo a cabo con éxito. Pero, aquí hay 4 consejos adicionales que pueden hacer que sea más fácil llegar allí.

Consejo #1: considere usar una metodología estandarizada

El enfoque de gestión de proyectos más óptimo puede diferir según el tipo de proyecto de marketing que esté liderando. Pero, considerando lo difícil que es cambiar de una metodología a otra de un proyecto a otro, es mejor encontrar un método que funcione razonablemente bien y ceñirse a él.

Puede considerar elegir un enfoque híbrido, o cualquiera de los marcos Agile populares, ya que generalmente son más propicios para la creatividad y requieren menos planificación inicial.

Los enfoques híbrido y ágil le permiten recopilar comentarios de los clientes a lo largo del proyecto y ajustar su estrategia en consecuencia, algo que es mucho menos factible en Waterfall .

Consejo #2: Usa plantillas siempre que sea posible

El objetivo en la gestión de proyectos de marketing siempre debe ser mejorar la eficiencia técnica, ahorrando así tiempo y dejando más espacio para la creatividad.

Esto se logra mejor mediante la estandarización de los procesos, transformándolos en algo mecánico que no requiera demasiado pensamiento, solo "trabajo manual". Por ejemplo, cómo puedes, por ejemplo, andar en bicicleta ahora y perderte en tus pensamientos, mientras que, cuando estabas aprendiendo a andar, te costaba mucho esfuerzo mantener el equilibrio.

El uso de una metodología estandarizada es una forma de hacerlo. El uso de plantillas de gestión de proyectos es otra. Las plantillas reducen drásticamente el tiempo necesario para preparar el proyecto y escribir la documentación, pero también te ayudan a ti y a todos los demás a encontrar fácilmente la información que necesitan, ya que siempre tienen un diseño uniforme.

Aquí hay un ejemplo de una plantilla en el software de gestión de proyectos Plaky.

Lo que me encanta de esta y otras plantillas de Plaky es que te ayudan a poner en marcha tu proyecto, ahorrándote la molestia de mirar una página vacía y no saber por dónde empezar. Pero, su personalización extrema también le brinda la flexibilidad de cambiar la plantilla de la forma que desee para adaptarse a su flujo de trabajo. Luego, puede guardar su versión y usarla en proyectos futuros.

Consejo #3: Incluya a su equipo en la planificación del proyecto

Como gerente de proyecto, es importante que establezca metas y plazos realistas, y que asigne el presupuesto de manera responsable.

Sin embargo, usted no es quien tendrá que realizar el trabajo dentro de esas limitaciones, es su equipo, por lo tanto, es importante consultar con su equipo de proyecto al planificar un proyecto. Ellos son los que tendrán una mejor idea sobre la viabilidad de una tarea y el tiempo y esfuerzo necesarios para completarla.

Consejo #4: Adopte Nuevas Tecnologías

La gestión de proyectos es difícil tal como es: no hay necesidad de complicarlo más con hojas de cálculo de Excel y cadenas de correo electrónico intrincadas. Hoy en día, hay una gran cantidad de herramientas de gestión de proyectos para elegir que facilitan la gestión de proyectos de marketing: aprovéchalas.

Terminando

La gestión de proyectos en marketing es un tipo único de gestión de proyectos que requiere que los equipos y los líderes de proyectos comprendan la psicología detrás de cada compra de un cliente y los detalles visuales y textuales que acompañan a cada campaña de marketing.

A diferencia de otras ramas de la gestión de proyectos, la gestión de proyectos de marketing pone énfasis en la comunicación efectiva y la creatividad que hará correr la voz sobre el producto o servicio que se anuncia, atraerá nuevos clientes y conservará a los antiguos mediante el empleo de las habilidades y los procesos enumerados anteriormente.