Quản lý dự án tiếp thị: Hướng dẫn cần thiết

Quản lý dự án tiếp thị đề cập đến quá trình lập kế hoạch, lãnh đạo và giám sát việc thực hiện các dự án tiếp thị để đảm bảo chúng được giao đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Ít nhất, đó là ý chính của nó.

Câu trả lời đầy đủ được trình bày chi tiết bên dưới với tất cả sự vinh quang dài dòng của nó và trả lời một số câu hỏi chính về quản lý dự án tiếp thị:

• Trách nhiệm của người quản lý dự án tiếp thị là gì?
• Tại sao việc sử dụng quản lý dự án trong tiếp thị lại quan trọng như vậy?
• Làm thế nào để bạn cấu trúc và thực hiện một chiến dịch tiếp thị thành công?

Đọc đến cuối cũng sẽ mang lại cho bạn một số mẹo chuyên nghiệp về cách cải thiện quy trình tiếp thị của bạn.

Quản lý dự án quan trọng như thế nào đối với các dự án tiếp thị?

Ừm… tích phân.

Hiệp hội Tiếp thị Hoa Kỳ (AMA) nói rằng “Tiếp thị là hoạt động, tập hợp các tổ chức và quy trình để tạo, giao tiếp, phân phối và trao đổi các dịch vụ có giá trị cho khách hàng, khách hàng, đối tác và xã hội nói chung.”

Nếu bạn nghĩ rằng định nghĩa này hơi rộng và mơ hồ, thì bạn đã đúng. Tiếp thị là một thuật ngữ rộng bao gồm nhiều loại tiếp thị khác nhau, chẳng hạn như:

• Tiếp thị bên ngoài,
• Tiếp thị trong nước,
• Tiếp thị nội dung,
• Tiếp thị truyền thông xã hội,
• Tiếp thị liên kết,
• Thư điện tử quảng cáo,
• Tiếp thị ngoại tuyến, và danh sách tiếp tục.

Tất cả các loại hình tiếp thị này đều có mục tiêu truyền bá thông tin về một sự kiện, sản phẩm hoặc dịch vụ tới công chúng rộng rãi hơn và thiết lập nó như một hàng hóa và/hoặc trải nghiệm mong muốn.

Tuy nhiên, mỗi nỗ lực tiếp thị là một dự án độc đáo theo đúng nghĩa của nó, đòi hỏi hiệu quả và độ chính xác, do đó, đòi hỏi một hệ thống quản lý dự án tiếp thị vững chắc.

Tuy nhiên, các nhà tiếp thị hầu hết là những người sáng tạo và những người sáng tạo hiếm khi được biết đến với tính kỷ luật và kỹ năng tổ chức xuất sắc của họ. Tôi nên biết. Tôi là một trông số chúng.

Đây là lý do tại sao tôi vô cùng biết ơn khi có phần mềm quản lý dự án tiếp thị giúp tôi theo dõi các nhiệm vụ và thời hạn của mình, cũng như một chuỗi quản lý đảm nhiệm việc lập ngân sách, lập kế hoạch, thu thập dữ liệu và tất cả những thứ khác để tôi có thể nhìn chằm chằm vào một trang trống hàng giờ và nghĩ ra từ để viết mà không bị sa lầy bởi các thuật ngữ chuyên môn.

Nó thật rực rỡ. Đó là giải phóng. Nó cho phép tôi làm tốt công việc của mình.

Quản lý dự án tiếp thị Mô tả công việc

Nói một cách đơn giản, các nhà quản lý dự án tiếp thị chỉ là những người quản lý dự án làm việc trong ngành tiếp thị. Điều này có nghĩa là, về bản chất, công việc của họ không khác quá nhiều so với công việc của các nhà quản lý dự án xây dựng hoặc công nghệ thông tin.

Các nhà quản lý dự án tiếp thị có trách nhiệm:

• Xác định mục đích và mục tiêu của dự án tiếp thị,
• Lập kế hoạch ngân sách, lịch trình và các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án tiếp thị,
• Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dự án,
• Đặt các mốc quan trọng và ngày đến hạn,
• Theo dõi và giám sát tiến độ của các dự án tiếp thị,
• Quản lý mối quan hệ với các bên liên quan,
• Tạo và lãnh đạo một chiến dịch tiếp thị,
• Giám sát rủi ro và điều chỉnh dự án nếu nó có nguy cơ vượt khỏi tầm kiểm soát,
• Tiến hành các cuộc họp và
• Đóng dự án khi nó đã được hoàn thành.

Giống như nhạc trưởng trong một dàn nhạc, các nhà quản lý dự án tiếp thị chỉ đạo và quản lý các nhóm đa chức năng và đảm bảo rằng những nỗ lực tổng hợp của họ đều hướng tới việc cung cấp thành công sản phẩm cuối cùng.

Kỹ năng cần thiết cho người quản lý dự án tiếp thị

Vì họ đã cắt giảm công việc cho họ, các nhà quản lý dự án tiếp thị cần một kho kỹ năng thực sự trong hộp công cụ của họ.

Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về một số kỹ năng quan trọng đối với các nhà quản lý dự án tiếp thị .

Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý nguồn lực

Như Benjamin Franklin đã từng nói, “Khi không chuẩn bị, bạn đang chuẩn bị để thất bại”.

Quản lý dự án đòi hỏi một tầm nhìn rõ ràng về các mục tiêu của dự án và con đường chính xác cần thiết để đạt được chúng. Đạt được điều này đòi hỏi:

• Phạm vi dự án được xác định rõ ràng,
• Ngân sách được phân phối và quản lý có trách nhiệm,
• Lịch trình chi tiết,
• Nhiệm vụ được phân bổ chính xác, và
• Một danh sách đầy đủ các giả định và rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án.

Nếu không có kỹ năng để kết hợp tất cả những điều này lại với nhau, các nhà quản lý dự án tiếp thị có cơ hội thành công rất mong manh.

Kỹ năng lãnh đạo

Theo ý tôi, khả năng lãnh đạo là khả năng lãnh đạo và chỉ đạo các dự án và hiểu ai nên làm gì, khi nào và tại sao. Nhưng quan trọng hơn, ý tôi là khả năng lãnh đạo mọi người.

Theo lời của Susanne Madsen , huấn luyện viên quản lý dự án và là tác giả của cuốn sách Sức mạnh của lãnh đạo dự án, “Các trưởng nhóm cần phải có mức độ nhạy cảm xã hội và trí tuệ cảm xúc cao [vì họ cần] điều tiết các cuộc thảo luận của nhóm theo cách như vậy. cách mà các thành viên cảm thấy ổn và an toàn khi tiến tới và chia sẻ những gì họ đang nghĩ - có thể là mối quan tâm hoặc ý tưởng mới.”

Khuyến khích kiểu giao tiếp cởi mở và tin tưởng này trong nhóm đặc biệt bổ ích trong quản lý dự án tiếp thị, nơi mà những ý tưởng mới và tư duy sáng tạo — thường theo đúng nghĩa đen — đáng giá như vàng.

Kĩ năng giao tiếp

Kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp là hai mặt của cùng một đồng tiền. Một cái hiếm khi đi mà không có cái kia. Tuy nhiên, kỹ năng giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp tăng cường năng lực lãnh đạo của một người.

Kỹ năng giao tiếp tốt cho phép người quản lý dự án:

• Hướng dẫn nhóm của họ một cách hiệu quả mà không trở thành nạn nhân của sự hiểu lầm,
• Đàm phán chuyên nghiệp với khách hàng, các bên liên quan và quản lý cấp trên và tránh xung đột,
• Trình bày các báo cáo rõ ràng và dễ hiểu cho các bên liên quan để thông báo cho họ,
• Trích xuất các yêu cầu sản phẩm chi tiết từ các bên liên quan và
• Giải quyết xung đột.

Tuy nhiên, có một lợi ích của kỹ năng giao tiếp hiệu quả chỉ có trong quản lý dự án tiếp thị - truyền thông tiếp thị tích hợp (IMC).

Theo Hiệp hội Tiếp thị Hoa Kỳ , IMC là “một quy trình lập kế hoạch được thiết kế để đảm bảo rằng tất cả các liên hệ thương hiệu mà khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng nhận được đối với một sản phẩm, dịch vụ hoặc tổ chức đều có liên quan đến người đó và nhất quán theo thời gian.”

Nói cách khác, IMC là hình thức giao tiếp bằng hình ảnh và bằng văn bản được trình bày cho người tiêu dùng dưới dạng quảng cáo, khuyến mãi và thu hút khán giả nhằm truyền bá nhận thức về một thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định. Và, mặc dù công việc của người quản lý dự án marketing không phải là nghĩ ra chiến lược truyền thông marketing tích hợp, nhưng điều quan trọng là họ phải có một mức độ nhận thức và hiểu biết nhất định về nó để làm tốt công việc của mình.

Kĩ năng công nghệ

Kỹ năng kỹ thuật đề cập đến kiến thức làm việc của người quản lý dự án về ngành mà họ làm việc — trong trường hợp của chúng tôi, đây sẽ là tiếp thị.

Lý do tại sao các kỹ năng kỹ thuật lại quan trọng như vậy sẽ rõ ràng nếu bạn có một người quản lý chưa từng làm việc trong lĩnh vực của bạn trước đây.

Người quản lý tiếp thị không biết về thuật ngữ kỹ thuật được sử dụng trong tiếp thị sẽ khó thiết lập giao tiếp hiệu quả trong nhóm của họ và có những kỳ vọng thực tế về những gì họ có thể đạt được trong thời gian và ngân sách mà họ đã được cung cấp.

Kỹ năng thực hiện

Vì không có từ nào tốt hơn, tôi sử dụng thuật ngữ “kỹ năng triển khai” để chỉ những kỹ năng mà người quản lý dự án cần có để đưa kế hoạch của họ vào thực tế. Điều này bao gồm biết cách vận hành phần mềm phù hợp như Plaky, Google Docs, Jira, SharePoint, Microsoft Teams, Google Drive, v.v. và sự quen thuộc sâu sắc với các phương pháp được sử dụng để cấu trúc công việc.

Các phương pháp quản lý dự án thường được sử dụng trong tiếp thị là:

Agile - một phương pháp nhấn mạnh vào tính linh hoạt, công việc lặp đi lặp lại và cải tiến liên tục. Agile tập trung vào việc luôn cung cấp giá trị cho khách hàng, điều đó có nghĩa là dành rất ít thời gian cho việc lập kế hoạch và viết tài liệu, thay vào đó, dành để tạo ra sản phẩm có thể phân phối, xin phản hồi của khách hàng và cải thiện sản phẩm có thể phân phối dựa trên phản hồi đó với mỗi lần lặp lại sau đó. Các khuôn khổ Agile phổ biến nhất được sử dụng trong tiếp thị là Scrum và Kanban .

Thác nước - một phương pháp cứng nhắc mà các cấu trúc hoạt động dưới dạng các giai đoạn được lên kế hoạch tỉ mỉ. Trong Thác nước, các giai đoạn phải được thực hiện theo thứ tự và phải hoàn thành một giai đoạn trước khi giai đoạn tiếp theo có thể bắt đầu. Quay lui là cực kỳ khó hoặc hoàn toàn không thể vì nó đòi hỏi phải hoàn tác phần lớn công việc đã được hoàn thành và tác động mạnh mẽ đến tiến độ dự án.

Kết hợp - sự kết hợp của các phương pháp Dự đoán và Thích ứng . Điều này có nghĩa là Hybrid có thể là bất cứ thứ gì bạn muốn và bất cứ thứ gì phù hợp với tổ chức của bạn. Nhược điểm là việc tạo ra một kết hợp phù hợp cho các nhu cầu cụ thể của bạn cần nhiều thử nghiệm và sai sót, do đó, mất thời gian — một điều xa xỉ đối với hầu hết các nhà quản lý dự án.

Quản lý dự án tiếp thị: Quy trình từng bước

Với tất cả các kỹ năng quản lý dự án tiếp thị thiết yếu của bạn, bạn đã sẵn sàng để quản lý các dự án tiếp thị.

Nhưng, làm thế nào để bạn làm điều đó và bạn nên bắt đầu từ đâu? Phần sau đây sẽ trả lời chính những câu hỏi này bằng cách xem qua 5 giai đoạn cần thiết để giúp bạn kết thúc thành công dự án tiếp thị của mình:

• Khởi đầu,
• Lập kế hoạch,
• Chấp hành,
• Giám sát và kiểm soát, và
• Bế mạc và đánh giá.

Khởi đầu

Giai đoạn khởi xướng là nơi người quản lý dự án tiếp thị nỗ lực để hiểu dự án sẽ theo sau. Điêu nay bao gôm:

Xác định lý do tại sao cần có một dự án tiếp thị ngay từ đầu - chiến dịch tiếp thị nhằm đạt được mục đích gì và tại sao,

Đặt mục tiêu và mục tiêu của dự án phù hợp với kế hoạch tiếp thị chiến lược của tổ chức và

Tạo một điều lệ dự án và xác định phạm vi của dự án.

Một số nhà quản lý dự án nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bắt đầu dự án của bạn với giai đoạn khám phá .

Trong khi một số người coi giai đoạn khám phá là một giai đoạn riêng biệt của quá trình quản lý dự án, tôi sẽ lập luận rằng nó chỉ đơn giản là một phần quan trọng của giai đoạn bắt đầu.

Trong giai đoạn khám phá , người quản lý dự án phân tích những điều sau:

• Cuộc thi,
• Đối tượng mục tiêu ,
• hành trình khách hàng,
• Sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đang tiếp thị,
• Môi trường dự án bên ngoài,
• Những nỗ lực trước đây tại các dự án tương tự,
• Nguồn lực sẵn có, và
• Rào cản tiềm năng.

Mục tiêu của giai đoạn khởi xướng là tìm hiểu dự án từ trong ra ngoài. Sau khi phân tích kỹ lưỡng, các nhà quản lý dự án có thể bắt đầu lập kế hoạch cho chiến dịch tiếp thị.

Lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch là nơi các nhà quản lý dự án đặt nền tảng cho quá trình phát triển. Đây là lúc để:

• Tạo chân dung người mua để hiểu đối tượng của bạn là ai,
• Tạo một thông điệp bạn muốn truyền đạt,
• Xây dựng kế hoạch dự án,
• Tạo một kế hoạch nội dung,
• Phát triển một bản tóm tắt sáng tạo,
• Xác định số liệu thành công của dự án,
• Xây dựng kế hoạch và thời gian thực hiện dự án,
• Chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ dễ quản lý hơn,
• Ưu tiên các nhiệm vụ,
• Đặt thời hạn và các mốc quan trọng,
• Tạo đường cơ sở dự án,
• Giao nhiệm vụ và
• Truyền đạt kế hoạch và tầm nhìn của bạn tới các bên liên quan chính.

Giai đoạn lập kế hoạch có thể chi tiết hơn hoặc ít hơn tùy thuộc vào phương pháp bạn đang sử dụng và loại dự án tiếp thị mà bạn đang thực hiện. Tuy nhiên, nó phải đủ chi tiết để hướng dẫn bạn trong suốt giai đoạn thực hiện mà không cần phải quay lại và tạm dừng dự án để điền vào chỗ trống.

Chấp hành

Trong giai đoạn thực hiện, nhóm dự án làm việc để hiện thực hóa kế hoạch tiếp thị. Nói cách khác, đây là nơi tất cả nội dung tiếp thị đã lên kế hoạch được tạo, xem xét và gửi hoặc phân phối để lấy ý kiến phản hồi.

Tùy thuộc vào phương pháp quản lý dự án bạn đang sử dụng và loại dự án bạn đang thực hiện, đây cũng có thể là nơi nội dung tiếp thị được chính thức khởi chạy.

Giám sát và kiểm soát

Trong giai đoạn giám sát và kiểm soát, người quản lý dự án tiếp thị theo dõi kết quả của chiến dịch bằng cách theo dõi KPI của dự án theo thời gian và thường xuyên báo cáo chúng trong báo cáo tình trạng dự án.

Trong trường hợp mắc lỗi tiếp thị nghiêm trọng , đây cũng là lúc các sửa đổi được thực hiện (nếu điều đó có thể xảy ra) hoặc lời xin lỗi về tiếp thị xúc phạm được đưa ra khi cần thiết để cố gắng kiểm soát thiệt hại.

Bế mạc và Đánh giá

Giai đoạn kết thúc và xem xét đánh dấu sự kết thúc của một chiến dịch tiếp thị. Đây là nơi các chi tiết cuối cùng của dự án được sắp xếp và tất cả các kết thúc lỏng lẻo được buộc lại.

Đây cũng là thời điểm tốt để phản ánh về hiệu suất của chiến dịch và hiệu suất của nhóm dự án, phân tích điều gì diễn ra tốt và điều gì tồi tệ, đồng thời đánh dấu những thành công và sai sót để tham khảo trong tương lai.

Ví dụ về quản lý dự án tiếp thị: Truyền thông xã hội

Sau khi xem qua các giai đoạn chính của quy trình quản lý, đã đến lúc xem điều đó sẽ diễn ra như thế nào trong thực tế. Vì vậy, đây là một ví dụ đơn giản về chiến dịch tiếp thị truyền thông xã hội.

Bắt đầu — Đây là phần mà bạn đặt mục tiêu SMART của mình . Tiếp theo, bạn cần nghiên cứu chính xác nơi khách hàng của bạn lui tới trên mạng xã hội, họ theo dõi những người có ảnh hưởng nào, đối thủ cạnh tranh của bạn đang làm gì và khách hàng phản hồi như thế nào, liệu một chiến dịch tương tự đã được thực hiện trong quá khứ chưa và bạn có thể rút ra bài học gì. từ nó. Hãy chú ý đến thời gian trong năm, các ngày lễ sắp tới, tình hình kinh tế và các yếu tố bên ngoài khác có thể ảnh hưởng hoặc cản trở chiến dịch của bạn.

Lập kế hoạch — Đây là nơi bạn nên tạo chiến lược cho loại phương tiện truyền thông xã hội cụ thể mà bạn muốn sử dụng cho chiến dịch của mình, tạo hồ sơ khách hàng, xác định KPI, lịch trình và thời gian cũng như phân công tất cả các nhiệm vụ cho nhóm của bạn.

Thực thi — Đây là phần mà bạn thực sự tạo lịch nội dung truyền thông xã hội — tạo hình ảnh, video và chú thích bạn sẽ sử dụng trong chiến dịch, lên lịch khi nào bạn sẽ đăng chúng và cách bạn phân chia nội dung theo các mục khác nhau nền tảng truyền thông xã hội, và cuối cùng, khởi động chiến dịch.

Giám sát và kiểm soát — Giai đoạn giám sát là nơi bạn theo dõi KPI của mình, tương tác với khán giả bằng cách đảm bảo bạn trả lời nhận xét và xác nhận bất kỳ bài đăng lại nào từ khách hàng của mình.

Kết thúc và đánh giá — Cuối cùng, khi chiến dịch kết thúc, bạn có thể tập hợp nhóm của mình và xem xét kết quả bằng con mắt phê bình. Suy ngẫm về những thành công và thất bại của bạn, xác định xem bạn có đạt được mục tiêu của mình hay không và đảm bảo rằng bạn tự thưởng cho bản thân và nhóm của mình vì đã hoàn thành tốt công việc.

4 mẹo quản lý dự án tiếp thị

Đến bây giờ, bạn nên có ý tưởng về dự án tiếp thị của mình sẽ như thế nào và làm thế nào bạn có thể hoàn thành nó một cách thành công. Tuy nhiên, đây là 4 mẹo bổ sung có thể giúp bạn đạt được điều đó dễ dàng hơn.

Mẹo số 1: Cân nhắc sử dụng phương pháp chuẩn hóa

Phương pháp quản lý dự án tối ưu nhất có thể khác nhau tùy thuộc vào loại dự án tiếp thị mà bạn đang lãnh đạo. Tuy nhiên, xem xét mức độ khó khăn khi chuyển từ phương pháp này sang phương pháp khác từ dự án này sang dự án khác, tốt nhất bạn nên tìm một phương pháp hoạt động hợp lý và tuân theo nó.

Bạn có thể cân nhắc chọn một phương pháp kết hợp hoặc bất kỳ khuôn khổ Agile phổ biến nào, vì chúng thường có lợi hơn cho sự sáng tạo và ít yêu cầu lập kế hoạch trước hơn.

Các phương pháp kết hợp và Agile cho phép bạn thu thập phản hồi của khách hàng trong suốt dự án và điều chỉnh chiến lược của mình cho phù hợp — điều ít khả thi hơn nhiều trong Waterfall .

Mẹo số 2: Sử dụng các mẫu bất cứ khi nào có thể

Mục tiêu trong quản lý dự án tiếp thị phải luôn là nâng cao hiệu quả kỹ thuật, do đó tiết kiệm thời gian và dành nhiều chỗ hơn cho sự sáng tạo.

Điều này được thực hiện tốt nhất bằng cách tiêu chuẩn hóa các quy trình — biến chúng thành một thứ gì đó máy móc không đòi hỏi quá nhiều suy nghĩ, chỉ cần “lao động chân tay”. Chẳng hạn như việc bạn có thể đạp xe ngay bây giờ và chìm đắm trong suy nghĩ, trong khi khi bạn học lái xe, bạn phải mất rất nhiều nỗ lực chỉ để giữ thăng bằng.

Sử dụng một phương pháp chuẩn hóa là một cách để làm điều này. Sử dụng các mẫu quản lý dự án là một cách khác. Các mẫu cắt giảm đáng kể thời gian cần thiết để chuẩn bị dự án và viết tài liệu, nhưng chúng cũng giúp bạn và những người khác dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần vì chúng luôn có bố cục thống nhất.

Đây là một ví dụ về mẫu trong phần mềm quản lý dự án Plaky.

Điều tôi thích ở mẫu này và các mẫu Plaky khác là chúng giúp bạn bắt đầu dự án của mình, giúp bạn không gặp rắc rối khi nhìn chằm chằm vào một trang trống và không biết bắt đầu từ đâu. Tuy nhiên, khả năng tùy biến cực cao của chúng cũng cho phép bạn linh hoạt thay đổi mẫu theo bất kỳ cách nào bạn muốn để phù hợp với quy trình làm việc của mình. Sau đó, bạn có thể lưu phiên bản của mình và sử dụng nó trong các dự án trong tương lai.

Mẹo số 3: Bao gồm nhóm của bạn trong việc lập kế hoạch dự án

Là người quản lý dự án, điều quan trọng là bạn phải đặt mục tiêu và thời hạn thực tế, đồng thời phân bổ ngân sách một cách có trách nhiệm.

Tuy nhiên, bạn không phải là người sẽ phải thực hiện công việc trong những ràng buộc đó — mà là nhóm của bạn — do đó, điều quan trọng là phải tham khảo ý kiến nhóm dự án của bạn khi lập kế hoạch dự án. Họ là những người sẽ có ý tưởng tốt hơn về tính khả thi của một nhiệm vụ cũng như thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành nó.

Mẹo số 4: Nắm bắt các công nghệ mới

Quản lý dự án vốn đã khó — không cần phải làm cho nó phức tạp hơn với các bảng tính Excel và các chuỗi email phức tạp. Ngày nay, có rất nhiều công cụ quản lý dự án để lựa chọn giúp việc quản lý các dự án tiếp thị trở nên dễ dàng hơn — hãy tận dụng chúng.

kết thúc

Quản lý dự án trong tiếp thị là một loại quản lý dự án độc đáo đòi hỏi các nhóm và người lãnh đạo dự án phải hiểu tâm lý đằng sau mỗi lần mua hàng của khách hàng cũng như chi tiết hình ảnh và văn bản đi kèm với mọi chiến dịch tiếp thị.

Không giống như các nhánh quản lý dự án khác, quản lý dự án tiếp thị nhấn mạnh vào giao tiếp hiệu quả và sáng tạo sẽ truyền bá thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ được quảng cáo, thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ bằng cách sử dụng các kỹ năng và quy trình được liệt kê ở trên.