24-Stunden-Schätzung vs. detaillierte Projektentwicklungsschätzung

„Schnelle Softwareentwicklungsschätzung innerhalb von 24 Stunden“

„Kostenlose Zeit- und Budgetschätzung des Projekts innerhalb eines Tages“

Dies sind die üblichen Versprechen, die Softwareentwicklungsunternehmen ihren Kunden machen.

Die 24-Stunden-Schätzung wird oft mit einer anderen Art der Schätzung verglichen, die wir der Einfachheit halber als „detaillierte Schätzung“ bezeichnen. Diese kann mehrere Tage oder Wochen dauern.

In diesem Artikel erkläre ich beide. Ich zeige, was sich hinter den Versprechungen einer schnellen Schätzung verbirgt und warum eine detaillierte Schätzung mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Es gibt zwei konkurrierende Seiten: eine 24-Stunden-Schätzung und eine detaillierte Schätzung, die etwa eine Woche dauert. Vergleichen wir sie!

Seite Eins: Die Bedeutung der 24-Stunden-Projektschätzung

Das Konzept einer „24-Stunden-Projektschätzung“ im Kontext der Softwareentwicklung bezieht sich auf ein Serviceversprechen, mit dem sich ein Unternehmen verpflichtet, innerhalb eines 24-Stunden-Zeitrahmens eine vorläufige Einschätzung des Umfangs, des Zeitplans und der potenziellen Kosten eines Projekts bereitzustellen.

Die 24-Stunden-Kostenschätzung bietet dem Kunden im Vergleich zu einer detaillierten, zeitaufwändigen Schätzung zwei wesentliche Vorteile:

• Es verkürzt die Wartezeit für Kunden erheblich und ermöglicht ihnen, schnell grundlegende Kosten- und Umfangsbewertungen von mehreren Anbietern einzuholen.
• Kunden können die Angebote verschiedener Unternehmen einfach vergleichen und sich so ein Bild vom Marktspektrum für ihr Projekt machen.

Auf dem Papier klingt es fantastisch, nicht wahr?

Die Realität ist jedoch, dass die 24-Stunden-Schätzung eher ein Mythos als eine Tatsache ist.

Warum?

Denn was als ganztägige Überlegung angepriesen wird, kann tatsächlich innerhalb einer halben Stunde erledigt sein. Das ist richtig – ein erfahrener Vertriebsleiter kann den Preisrahmen Ihres Projekts fast unmittelbar nach dem ersten Gespräch oder einem kurzen Blick auf das Anforderungsdokument (sofern vorhanden) einschätzen.

Also, was passiert während der restlichen 23 Stunden?

Nun, es geht weniger um mystische Berechnungen als vielmehr darum, ein personalisiertes Angebot zu erstellen (was eigentlich nur bedeutet, eine Standard-Verkaufsvorlage mit Ihren Daten aufzupeppen), Ihre Informationen in das CRM des Unternehmens einzugeben und Strategien für die zusätzlichen Dienste zu entwickeln, die man Ihnen anbieten kann. Es ist teils Kunst, teils Wissenschaft und dreht sich alles darum, sich auf die große Präsentation vorzubereiten.

Lassen Sie uns einen kurzen Überblick darüber geben, wofür Sie sich mit einer 24-Stunden-Schätzung anmelden und was hinter den Kulissen bleibt.

Was Sie bekommen

• Eine ungefähre Angabe für Preis und Zeitrahmen; im Wesentlichen eine „vorläufige Budget- und Zeitschätzung“. Das bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, dass die Schätzung auch nur annähernd genau und zuverlässig ist, gleich Null ist.

Hinweis : Ich bevorzuge die Preisspanne gegenüber genauen vorläufigen Zahlen. Sicher, die Spanne kann sehr groß sein, was sie weniger aussagekräftig macht, aber die Spanne ist genauer.

Was Sie nicht bekommen

• Ein Verständnis davon, wie das Endprodukt tatsächlich aussehen wird.
• Einblicke in die Funktionsweise des Endprodukts – dies wird als technische Vision und Architektur der Lösung bezeichnet.
• Eine Risikoanalyse, die später im Lebenszyklus des Projekts versteckte Kosten oder Verzögerungen aufdecken könnte.
• Eine Analyse der Herausforderungen, die das Projekt auf den Kopf stellen und seine Durchführbarkeit in Frage stellen könnten.
• Eine detaillierte Aufschlüsselung der Projektkomponenten und ihrer Einzelkosten.
• Ein Projektplan und eine Schätzung mit einem realistischen Zeitplan und Budget.
• Irgendein Hinweis auf die tatsächliche Fachkompetenz des Anbieters, da Sie nicht mit dem Entwicklungsteam kommunizieren, das in Zukunft mit Ihnen zusammenarbeiten wird?

Wie Sie sehen, sind die Einschränkungen einer 24-Stunden-Schätzung erheblich. Eine solche Schätzung ist weniger ein Fahrplan als vielmehr eine Skizze auf einer Serviette – sie gibt Ihnen eine ungefähre Vorstellung von den Ressourcen, die Sie benötigen, lässt die Details jedoch sehr vage.

Wann die 24-Stunden-Schätzung funktioniert

Es gibt nur ein Szenario, in dem eine 24-Stunden-Schätzung gut funktioniert. Dieses Szenario tritt auf, wenn Sie vor einer Frage stehen:

„Verfüge ich über die Ressourcen, um dieses Projekt zu verwirklichen?“

Dies bedeutet:

Der technische Aspekt der Lösung interessiert Sie nicht.

Sie suchen keinen zuverlässigen Anbieter.

Sie wünschen sich lediglich eine schnelle Ersteinschätzung zur finanziellen und zeitlichen Umsetzbarkeit Ihres Projektes.

Und ich möchte Sie noch einmal daran erinnern, dass eine solche Einschätzung nicht innerhalb von 24 Stunden erfolgen kann. Sie kann auch nach einem Telefonat mit einem erfahrenen Vertriebsleiter erfolgen.

Die andere Seite: Detaillierte zeitaufwändige Schätzung

Da es sich bei diesem Prozess um detaillierte, zeitaufwändige Schätzungen handelt, erstreckt er sich über mehrere Tage oder sogar Wochen und erfordert die konzertierten Anstrengungen eines interdisziplinären Teams von Spezialisten.

Das Ergebnis eines solchen Schätzprozesses führt ein weiteres Element ein, das über die Kosten hinausgeht: eine Lösungsvision . Bei diesem detaillierten Ansatz geht es nicht nur um die Schätzung der Ausgaben, sondern darum, eine Grundlage für Ihre zukünftige Softwarelösung zu schaffen.

Unternehmen, die sich für eine detaillierte Kostenschätzung entscheiden, möchten mehr als nur eine grobe Schätzung. Sie streben eine umfassende Lösung an, die genau auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist und ein Gleichgewicht zwischen Qualität und Budget bietet.

Schritte einer detaillierten Schätzung

Lassen Sie mich beschreiben, wie wir bei SumatoSoft die Kosten und den Zeitplan der Projektentwicklung schätzen.

Wenn ein Unternehmen ein bestimmtes Projekt mit relativ klaren Anforderungen hat oder plant, ein altes System neu zu schreiben, können wir einen bewährten Prozess anbieten, bei dem wir Anforderungen sammeln, Telefonate führen, den Arbeitsumfang vorbereiten, Konzepte entwerfen und andere nützliche Artefakte entwickeln.

Schritt 1: Der Kunde hat sich an uns gewandt

Zunächst muss der Kunde Kontakt zu einem Softwareentwicklungsanbieter aufnehmen.

In unserem Fall bieten wir mehrere Optionen: das Kontaktformular auf unserer Website, eine E-Mail an unsere Unternehmens-E-Mail-Adresse [email protected] , die Buchung eines Meetings mit unserem Vertriebsleiter über die Seite „Kontakt“ oder das Ausfüllen einer kurzen, fünfminütigen Umfrage auf unserer Website zur Erfassung wichtiger Projektdetails und -anforderungen.

Schritt Nr. 2: Ein Vertriebsleiter vereinbart innerhalb eines Werktags einen Anruf

Ein Vertriebsleiter von SumatoSoft nimmt umgehend Kontakt mit dem Kunden auf, um einen Anruf zu vereinbaren. Ziel des Anrufs ist es zunächst, die Relevanz unseres Fachwissens für die Ziele des Kunden zu prüfen. Der Vertriebsleiter bespricht das Projekt und seine Anforderungen, die Zeit- und Budgeterwartungen sowie das gewünschte Fachwissen des Entwicklungsteams.

Wir nennen es einen „ Discovery Call “, weil wir die ersten Informationen über das Projekt herausfinden. Ein Discovery Call hilft dabei, zu überprüfen, ob es eine Übereinstimmung hinsichtlich mehrerer Parameter gibt:

• Verfügen wir über die richtige Expertise?
• Haben wir die richtigen Prozesse?
• Können wir im Rahmen des Budgets liefern?
• Können wir innerhalb des erwarteten Zeitrahmens liefern?
• Gibt es eine kulturelle Übereinstimmung?
• Verfügen wir über entsprechende Erfahrungen?

Schritt 3: Wir analysieren die ersten Informationen und stellen ein Schätzungsteam zusammen

Wir stellen ein Team aus erfahrenen Fachleuten mit einschlägiger Expertise zusammen, das normalerweise einen Projektmanager, technische Spezialisten, einen Business-Analysten und einen Designer umfasst. Die genaue Teamstruktur hängt vom Produkt, seinen Zielen und Anforderungen ab.

Das Team prüft die ersten Informationen des Vertriebsleiters und der Umfrage und bereitet Fragen für das nächste Gespräch vor.

Schritt Nr. 4: Ein Telefonat zwischen dem Kunden und dem Kostenvoranschlagsteam

Wir arrangieren einen Anruf zwischen dem gesamten Schätzungsteam und dem Kunden. Wir nennen es „ Frage-und-Antwort-Anruf “ oder kurz „ Q&A “. Der Anruf dient zwei Zwecken:

1. Verfeinern und erweitern Sie die während des Discovery Calls gesammelten Informationen. Wir klären alle Unklarheiten, erläutern Anforderungen und stellen sicher, dass wir die Geschäftsziele klar verstehen.
2. Für den Kunden ist dies eine Gelegenheit, unsere Spezialisten in Aktion kennenzulernen. Diese Spezialisten werden das Projekt vorantreiben.

Für diesen Schritt ist normalerweise nur ein Anruf erforderlich. Bei komplexen technischen Projekten kann es jedoch nach einiger Zeit zu einem zweiten Anruf kommen.

Schritt 5: Die Gestaltung der Projektsoftwarelösung

Dieser Schritt nimmt den größten Teil der gesamten Schätzzeit in Anspruch. In dieser Phase definieren wir Artefakte, die den größten Nutzen für die weitere Produktentwicklung bringen und es uns ermöglichen, die Produktvision zu gestalten. Diese Artefakte könnten sein:

• eine umfassende gemeinsame Vision des Projekts – die Beschreibung der geschäftlichen Anforderungen, Ziele, Herausforderungen, Produktvision usw. auf hoher Ebene;
• Projektstrukturplan (WBS) – ein organisierter Projektumfang, der in überschaubare Aufgaben und Unteraufgaben aufgeteilt ist;
• Designkonzept – visuelle Benutzeroberflächen mehrerer wichtiger Bildschirme der Anwendung;
• vorgeschlagene Lösungsarchitektur – ist der Entwurf eines Softwaresystems, der dessen Struktur und die Interaktion zwischen seinen Komponenten umreißt;
• Beschreibung der API-Integrationen – gibt an, wie das Projekt mit externen Systemen und Diensten interagieren wird;
• Liste der Annahmen, Einschränkungen und Risiken – die frühzeitige Identifizierung potenzieller Risiken und Annahmen im Projekt ist für das Risikomanagement hilfreich. Dieses Dokument ermöglicht die Entwicklung von Minderungsstrategien und stellt sicher, dass das Projektteam auf Unsicherheiten vorbereitet ist und sich effizient an Herausforderungen anpassen kann;
• Budget- und Zeitplanschätzung .

Der Projektstrukturplan ist eines der allgemeinsten Artefakte jedes Vorverkaufsprozesses. Unsere technischen Spezialisten schätzen den erforderlichen Aufwand für die Entwicklung von Funktionen aus dem Projektstrukturplan ab.

Alle anderen Artefakte tragen zur Genauigkeit der endgültigen Schätzung bei, während die Liste der Annahmen und Risiken es uns ermöglicht, potenzielle Hindernisse vorherzusehen, die den Entwicklungsprozess beeinträchtigen können, und entweder eine Strategie zu deren Bewältigung zu entwickeln oder sie dem Kunden gegenüber hervorzuheben.

Schritt 6: Der Kunde erhält eine detaillierte Schätzung und alle Artefakte

Abschließend bereitet das Schätzungsteam eine Präsentation aller geleisteten Arbeiten vor. Während eines Anrufs demonstrieren wir alle Artefakte, erläutern die Vision und die technische Lösung, zeigen das Designkonzept, beantworten Fragen und holen Feedback vom Kunden ein. Wir passen unsere Artefakte auch nach dem Anruf an und ändern sie, wenn der Kunde Korrekturen vorschlägt.

Wir senden dem Kunden alle Artefakte nach der Präsentation kostenlos per E-Mail zu.

Was Sie bekommen

• Eine realistische Budget- und Zeitplanschätzung.
• Praktische Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam.
• Eine ausgearbeitete Vision des zukünftigen Produkts.
• Design Konzept.
• Projektstrukturplan mit beschriebenen Funktionen.
• Eine Liste von Annahmen und Risiken.

Was Sie nicht bekommen

• Hier ist nichts hinzuzufügen.

Nachfolgend finden Sie drei Beispiele für von uns erstellte Artefakte:

• Design Konzept;
• Wortstruktur;
• Hochrangige Architektur.

Warum bereiten wir Artefakte kostenlos vor?

Unser Team widmet Ihrem Projekt Zeit und Fachwissen, bevor ein formelles Engagement beginnt, bevor Verträge unterzeichnet werden oder Zahlungen geleistet werden. Diese anfängliche Investition unsererseits basiert auf einer einfachen, aber tiefgreifenden Überzeugung:

Wir sind von unseren Fähigkeiten und unserem Fachwissen überzeugt. Indem wir diesen ersten Schritt proaktiv unternehmen, möchten wir unser Engagement und unser tiefgreifendes Fachwissen unter Beweis stellen.

Mit diesem Ansatz demonstrieren wir den Mehrwert, den wir bieten, und unterstreichen unser Engagement, Ihre Erwartungen von Anfang an nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen.

Schlussworte von SumatoSoft

Hier habe ich mein angesammeltes Wissen und meine Expertise aus 12 Jahren auf dem Markt, 250 entwickelten kundenspezifischen Softwarelösungen und zahlreichen Interaktionen vor dem Verkauf weitergegeben.

Ich habe den Prozess der detaillierten Schätzung in SumatoSoft beschrieben. Wenn Sie bereit sind, Ihr Projekt mit einer detaillierten und gründlichen Schätzung zum Leben zu erwecken, sind wir hier, um Ihnen zu helfen.