组织日历以提高效率的 3 个技术技巧

您可能已经使用某种数字日历来安排所有工作会议。您可能还拥有一个（集成的或非集成的）用于个人和家庭活动、差事等。希望您的日历也能在您的设备之间同步，这样无论您身在何处，您始终知道下一步行动。如果你还没有做到这一切，那么你能活下来就已经是奇迹了。

您的日历不应该只做最低限度的工作来让您掌握约会的情况。您可以通过多种方式利用它来简化您的一天并更有效地利用您的时间。现代日历软件可以做所有事情，从消除繁琐的来回操作到准确分析您如何度过时间。以下是一些整理日历的方法，让您从每一天和生活中获得更多乐趣。

使用日程安排软件预订会议

与其使用无休止的电子邮件链来确定会议时间，不如使用带有自动会议安排程序的日历软件。通过这些计划，您可以选择适合您的时间，然后让客户和同事从中进行选择。有些程序还可以帮助您自动找到同时适合多人的会议时间。如果您一整天会见很多客户，会议安排程序可以为您节省大量时间。

通过会议安排程序，您还可以使用自定义链接让客户或潜在客户与您一起安排会议。如果您从事生活指导或治疗等领域，会议安排程序甚至可以为您带来新业务。可能不敢打电话或发电子邮件的潜在客户通常更愿意点击链接。为他们提供自行安排第一次会议或免费介绍电话的选项，可以节省您的时间和他们的紧张情绪。

如果您主持 Zoom、Teams 或其他虚拟会议，您可以将会议链接直接包含在日历条目或邀请中。这样，与会者就不需要在会议开始的最后一刻翻阅旧电子邮件。他们只需单击日历即可直接进入虚拟会议室。一些调度程序与其他应用程序集成，包括虚拟会议软件，使这个过程更加简单。有些可以让您限制每天可以与您一起安排的人数，这样您就不会因会议而不知所措。

色标

颜色编码是一种让您更有效地安排工作和个人时间的简单方法。通过使用某些颜色来指定不同类型的事件，您可以一目了然地了解一天的简单情况。从短期来看，这可以帮助您记住重要事件，而无需仔细阅读日历。随着时间的推移，颜色编码还可以让您更好地了解自己如何度过时间。有些日历还可以自动分析分类块并确定您花最多时间做的事情。

您可能需要考虑使用两种主要方式来使用颜色来组织日历。第一个是按指定的任务类型或类别对每个事件进行颜色编码。对于工作日历，为每种类型的事件（员工会议、重点工作时间、客户电话）选择不同的日历。对于通用日历，您可以按工作、锻炼、医生预约、孩子等进行颜色编码。

另一种对日历进行颜色编码的方法是按优先级或紧急程度，以便您可以立即区分最重要的事情。例如，您可以将工作面试和接孩子放学等重要事件设为红色或橙色。更灵活的活动，例如您只感兴趣的朋友聚会，可以是浅蓝色。对于非常重要的事件，设置自动电子邮件或短信提醒也可以作为防止遗漏某些内容的保险。

隔离专注时间和自我时间

日历程序还可以让您留出时间来集中注意力或自我保健，从而帮助您更有效地利用时间。在办公室，您可以设置特定时间，不间断地完成需要高度集中注意力的任务。例如，您可以利用专注时间撰写白皮书、编写重要演示文稿或校对电子表格。

大多数日历应用程序都为您提供了隐藏日历上事件的性质的选项。如果您的日历与同事或家庭成员共享，这可以增加一层隐私。您的同事不需要知道您何时在制定明年的预算，特别是如果这意味着他们可能会闯入提出问题。在得到答复之前，您可能希望对您的配偶保密有关升职的会议。

日历块还可以帮助您优先安排自我护理任务，例如锻炼、 冥想、心理健康休息等。例如，您可能会在日历上划出时间来吃一顿丰盛的午餐并前往健身房。或者您可能需要在工作日安排远程医生预约或治疗。为自己腾出更多的时间可以给你提供能量和注意力，让你成为最有生产力的自己。

最好的生产力工具是你自己的大脑

这些和其他日历功能可以帮助您在家里、办公室等场合提高效率。但获得更大成功和生产力的最重要工具是您自己调整和优化日程安排的能力。为了获得最佳结果，请使用日历来深入了解自己的行为和习惯。然后，决定什么对你来说最重要，以及如何花更多时间在最重要的事情上。