3 технических совета по организации календаря для повышения эффективности

Вероятно, вы уже используете какой-то цифровой календарь для планирования всех рабочих встреч. У вас также может быть один — интегрированный или нет — для личных и семейных мероприятий, поручений и тому подобного. Надеемся, что ваш календарь также синхронизируется на всех ваших устройствах, поэтому вы всегда будете знать свой следующий шаг, где бы вы ни находились. Если вы еще не сделали всего этого, то удивительно, что вы выжили.

В вашем календаре не должно быть просто минимума, чтобы вы были в курсе всех встреч. Есть много способов использовать его, чтобы оптимизировать свой день и более эффективно использовать свое время. Современное программное обеспечение-календарь может делать все: от устранения утомительных перемещений вперед и назад до точного анализа того, как вы проводите свое время. Вот несколько способов организовать свой календарь, чтобы получать больше от каждого дня и от жизни.

Бронируйте встречи с помощью программного обеспечения для планирования

Вместо бесконечных цепочек электронных писем, чтобы точно определить время встречи, используйте программу-календарь с автоматическим планировщиком встреч . С помощью этих программ вы можете выбрать время, которое подходит вам, а затем позволить клиентам и коллегам выбирать из них. Некоторые программы также помогают вам автоматически найти время встречи, подходящее для нескольких человек одновременно. Если вы встречаетесь с большим количеством клиентов в течение дня, планировщик встреч может сэкономить вам массу времени.

С помощью планировщиков встреч вы также можете использовать специальную ссылку, чтобы клиенты или потенциальные клиенты могли планировать встречи вместе с вами. Если вы работаете в такой области, как лайф-коучинг или терапия, планировщик встреч может даже принести вам новый бизнес. Потенциальные клиенты, которые боятся звонить или писать по электронной почте, обычно более охотно нажимают на ссылку. Предложение им возможности самостоятельно запланировать первую встречу или бесплатный ознакомительный звонок может сэкономить и ваше время, и их нервы.

Если вы проводите Zoom, Teams или другие виртуальные собрания, вы можете включить ссылку на собрание прямо в запись календаря или приглашение. Таким образом, участникам не придется просматривать старые электронные письма в последнюю минуту перед началом собрания. Они могут просто щелкнуть по своим календарям и перейти прямо в виртуальную конференц-зал. Некоторые планировщики интегрируются с другими приложениями, включая программное обеспечение для виртуальных встреч, чтобы сделать этот процесс еще проще. Некоторые позволяют вам ограничить количество людей, которые могут планировать с вами ежедневные встречи, чтобы вы не были перегружены встречами .

Цветовой код

Цветовое кодирование — это простой способ сделать планирование вашего рабочего и личного времени более эффективным. Используя определенные цвета для обозначения различных типов событий, вы сразу получите простую картину своего дня. В краткосрочной перспективе это поможет вам запомнить важные события без внимательного чтения календаря. Со временем цветовое кодирование также даст вам лучшее представление о том, как вы проводите свое время. Некоторые календари также могут автоматически анализировать классифицированные блоки и определять, на что вы тратите больше всего времени.

Есть два основных способа использования цвета для организации календаря. Первый — это цветовое кодирование каждого события по назначенному типу или категории задачи. Для рабочих календарей выберите отдельный календарь для каждого типа событий (совещание персонала, сосредоточенное рабочее время, звонок клиента). В универсальных календарях можно указать цвет работы, занятий спортом, посещения врача, детей и т. д.

Еще один способ обозначить цвет вашего календаря по приоритету или срочности, чтобы вы могли мгновенно определить, что наиболее важно. Например, вы можете сделать важные события, такие как собеседование при приеме на работу или забрать детей из школы, ярко-красным или оранжевым. Более гибкие мероприятия, такие как вечеринка друга, которая вам интересна лишь наполовину, могут быть светло-голубыми. Для очень важных событий установка автоматических напоминаний по электронной почте или текстовых сообщений также может служить страховкой от того, чтобы что-то пропустить.

Блокировать время отключения фокусировки и время для себя

Программы-календари также могут помочь вам более эффективно использовать свое время, позволяя вам выделять блоки для концентрации или ухода за собой. В офисе вы можете установить определенное время, когда вы будете непрерывно работать над задачами, требующими глубокой концентрации. Например, вы можете использовать время для написания официального документа, сценария важной презентации или корректуры электронной таблицы.

Большинство приложений-календарей дают вам возможность скрыть характер события в календаре. Если вашим календарем пользуются коллеги или члены семьи, это может повысить уровень конфиденциальности. Вашим коллегам не обязательно знать, когда вы работаете над бюджетом на следующий год, особенно если это означает, что они могут ворваться с вопросами. И возможно, вы захотите сохранить эту встречу по поводу повышения в секрете от своего супруга, пока не получите ответ.

Блоки календаря также могут помочь вам расставить приоритеты в задачах по уходу за собой, таких как упражнения, медитация , перерывы в психическом здоровье и многое другое. Например, вы можете запланировать в своем календаре свободное время, чтобы пообедать и отправиться в спортзал. Или вам может потребоваться запланировать удаленный прием к врачу или сеанс терапии в течение рабочего дня. Уделяя больше времени себе, вы получаете энергию и концентрацию, необходимые для того, чтобы стать наиболее продуктивной версией себя.

Лучший инструмент повышения производительности — ваш собственный мозг

Эти и другие функции календаря помогут вам работать более эффективно дома, в офисе и за его пределами. Но самым важным инструментом для достижения большего успеха и продуктивности является ваша собственная способность корректировать и оптимизировать свой график. Для достижения наилучших результатов используйте календарь как способ получить представление о своем поведении и привычках. Затем решите, что для вас наиболее важно и как уделять больше времени самым важным вещам.