3 conseils techniques pour organiser votre calendrier pour une efficacité améliorée

Vous utilisez probablement déjà une sorte de calendrier numérique pour planifier toutes vos réunions de travail. Vous pouvez également en avoir un, intégré ou non, pour des événements personnels, familiaux, des courses, etc. Espérons que votre calendrier soit également synchronisé sur vos appareils, afin que vous sachiez toujours votre prochain mouvement, où que vous soyez. Si vous ne faites pas déjà tout cela, c'est un miracle que vous ayez survécu.

Votre calendrier ne doit pas se contenter du strict minimum pour vous tenir au courant de vos rendez-vous. Il existe de nombreuses façons de l'utiliser pour rationaliser votre journée et utiliser votre temps plus efficacement. Les logiciels de calendrier modernes peuvent tout faire, depuis l'élimination des allers-retours fastidieux jusqu'à l'analyse exacte de la façon dont vous passez votre temps. Voici quelques façons d’organiser votre calendrier pour tirer le meilleur parti de chaque journée – et de la vie.

Réservez des réunions avec un logiciel de planification

Au lieu de chaînes de courrier électronique interminables pour fixer une heure de réunion, utilisez un logiciel de calendrier avec un planificateur de réunions automatisé. Avec ces programmes, vous pouvez sélectionner les horaires qui vous conviennent, puis laisser les clients et collègues choisir parmi eux. Certains programmes vous aident également à trouver automatiquement une heure de réunion qui convient à plusieurs personnes à la fois. Si vous rencontrez de nombreux clients tout au long de la journée, un planificateur de réunions peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Avec les planificateurs de réunions, vous pouvez également utiliser un lien personnalisé pour permettre aux clients actuels ou potentiels de planifier avec vous. Si vous travaillez dans un domaine comme le coaching de vie ou la thérapie, un planificateur de réunions pourrait même vous apporter de nouvelles affaires. Les clients potentiels qui pourraient être timides à l’idée d’appeler ou d’envoyer des e-mails sont généralement plus disposés à cliquer sur un lien. Leur offrir la possibilité de planifier eux-mêmes une première réunion ou un appel d'introduction gratuit pourrait vous faire gagner du temps et vous faire gagner des nerfs.

Si vous hébergez Zoom, Teams ou d'autres réunions virtuelles, vous pouvez inclure le lien de la réunion directement dans l'entrée du calendrier ou l'invitation. De cette façon, les participants n'ont pas besoin de fouiller dans leurs anciens e-mails à la dernière minute lorsque la réunion commence. Ils peuvent simplement cliquer sur leur calendrier et être directement redirigés vers la salle de réunion virtuelle. Certains planificateurs s'intègrent à d'autres applications, notamment des logiciels de réunion virtuelle, pour rendre ce processus encore plus simple. Certains vous permettent de limiter le nombre de personnes pouvant planifier avec vous quotidiennement afin de ne pas être submergé de réunions .

Code couleur

Le codage couleur est un moyen simple de rendre la planification de votre travail et de votre temps personnel un peu plus efficace. En utilisant certaines couleurs pour désigner différents types d’événements, vous obtenez une image simple de votre journée en un coup d’œil. À court terme, cela vous aide à vous souvenir des événements importants sans une lecture attentive de votre calendrier. Au fil du temps, le codage couleur vous donne également une meilleure idée de la façon dont vous passez votre temps. Certains calendriers peuvent également analyser automatiquement les blocs catégorisés et déterminer ce que vous passez le plus de temps à faire.

Il existe deux manières principales d’envisager l’utilisation de la couleur pour organiser votre calendrier. La première consiste à coder par couleur chaque événement en fonction d'un type de tâche ou d'une catégorie désignée. Pour les calendriers de travail, choisissez un calendrier différent pour chaque type d'événement (réunion du personnel, temps de travail ciblé, appel client). Pour les calendriers polyvalents, vous pouvez coder par couleur par travail, exercice, rendez-vous chez le médecin, enfants, etc.

Une autre façon de coder votre calendrier par couleur est de le classer par priorité ou par urgence afin que vous puissiez distinguer instantanément ce qui est le plus important. Par exemple, vous pouvez organiser des événements importants comme des entretiens d'embauche et aller chercher les enfants à l'école en rouge vif ou orange. Des événements plus flexibles, comme une fête entre amis qui ne vous intéresse qu'à moitié, pourraient être bleu clair. Pour les événements très importants, la configuration de rappels automatisés par e-mail ou par SMS peut également servir d’assurance contre quelque chose manqué.

Bloquer le temps de concentration et le temps personnel

Les programmes de calendrier peuvent également vous aider à utiliser votre temps plus efficacement en vous permettant de réserver des blocs pour vous concentrer ou prendre soin de vous. Au bureau, vous pouvez définir des heures précises pendant lesquelles vous travaillez sans interruption sur des tâches qui nécessitent une profonde concentration. Par exemple, vous pouvez utiliser le temps de concentration pour rédiger un livre blanc, rédiger une présentation importante ou relire une feuille de calcul.

La plupart des applications de calendrier vous offrent la possibilité de masquer la nature d'un événement sur votre calendrier. Si votre calendrier est partagé avec des collègues ou des membres de votre famille, cela peut ajouter une couche de confidentialité. Vos collègues n'ont pas besoin de savoir quand vous travaillez sur le budget de l'année prochaine, surtout si cela signifie qu'ils pourraient vous poser des questions. Et vous voudrez peut-être garder cette réunion concernant une promotion secrète pour votre conjoint jusqu'à ce que vous obteniez une réponse.

Les blocs de calendrier peuvent également vous aider à prioriser les tâches de soins personnels comme l'exercice, la méditation , les pauses santé mentale, etc. Par exemple, vous pouvez réserver du temps sur votre calendrier pour prendre un long déjeuner et aller à la salle de sport. Ou vous devrez peut-être planifier un rendez-vous chez le médecin ou une séance de thérapie à distance pendant la journée de travail. Prendre plus de temps pour vous-même vous donne l’énergie et la concentration dont vous avez besoin pour être la version la plus productive de vous-même.

Le meilleur outil de productivité est votre propre cerveau

Ces fonctions de calendrier, ainsi que d'autres, peuvent vous aider à être plus efficace à la maison, au bureau et au-delà. Mais l’outil le plus important pour plus de réussite et de productivité est votre propre capacité à modifier et optimiser votre emploi du temps. Pour de meilleurs résultats, utilisez votre calendrier comme moyen de recueillir des informations sur vos propres comportements et habitudes. Ensuite, décidez ce qui est le plus important pour vous et comment consacrer plus de temps aux choses qui comptent le plus.