3 mẹo kỹ thuật để sắp xếp lịch của bạn để cải thiện hiệu quả

Có thể bạn đã sử dụng một số loại lịch kỹ thuật số để lên lịch cho tất cả các cuộc họp công việc của mình. Bạn cũng có thể có một cái - tích hợp hoặc không - cho các sự kiện cá nhân và gia đình, việc vặt, v.v. Hy vọng rằng lịch của bạn cũng được đồng bộ hóa trên các thiết bị của bạn để bạn luôn biết bước đi tiếp theo của mình, bất kể bạn ở đâu. Nếu bạn chưa làm tất cả những điều này thì thật ngạc nhiên là bạn vẫn sống sót.

Lịch của bạn không nên chỉ thực hiện ở mức tối thiểu để giúp bạn luôn cập nhật các cuộc hẹn. Có rất nhiều cách bạn có thể sử dụng nó để sắp xếp công việc trong ngày của mình và sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Phần mềm lịch hiện đại có thể làm mọi thứ, từ loại bỏ những việc lặp đi lặp lại tẻ nhạt đến phân tích chính xác cách bạn sử dụng thời gian. Dưới đây là một số cách sắp xếp lịch của bạn để tận dụng được nhiều hơn mỗi ngày - và trong cuộc sống.

Đặt lịch họp bằng phần mềm lập lịch

Thay vì sử dụng chuỗi email vô tận để xác định thời gian họp, hãy sử dụng phần mềm lịch có tính năng lên lịch họp tự động. Với các chương trình này, bạn có thể chọn thời gian phù hợp với mình và sau đó cho phép khách hàng và đồng nghiệp lựa chọn trong số đó. Một số chương trình cũng giúp bạn tự động tìm thời gian họp phù hợp với nhiều người cùng một lúc. Nếu bạn gặp nhiều khách hàng suốt cả ngày, công cụ lên lịch cuộc họp có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Với người lên lịch cuộc họp, bạn cũng có thể sử dụng liên kết tùy chỉnh để cho phép khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng lên lịch với bạn. Nếu bạn làm trong lĩnh vực huấn luyện cuộc sống hoặc trị liệu, công cụ lên lịch họp thậm chí có thể mang lại cho bạn công việc kinh doanh mới. Những khách hàng tiềm năng có thể rụt rè khi gọi điện hoặc gửi email thường dễ chấp nhận nhấp vào liên kết hơn. Cung cấp cho họ tùy chọn tự lên lịch cuộc gặp đầu tiên hoặc cuộc gọi giới thiệu miễn phí có thể giúp tiết kiệm cả thời gian của bạn và sự lo lắng của họ.

Nếu bạn tổ chức Zoom, Teams hoặc các cuộc họp ảo khác, bạn có thể đưa liên kết cuộc họp ngay vào mục lịch hoặc lời mời. Bằng cách đó, những người tham dự không cần phải tìm lại các email cũ vào phút cuối khi cuộc họp bắt đầu. Họ có thể chỉ cần nhấp vào lịch của mình và được đưa thẳng đến phòng họp ảo. Một số người lập lịch trình tích hợp với các ứng dụng khác, bao gồm cả phần mềm cuộc họp ảo, để làm cho quá trình này trở nên đơn giản hơn. Một số cho phép bạn giới hạn số người có thể lên lịch với bạn hàng ngày để bạn không bị choáng ngợp bởi các cuộc họp .

Mã màu

Mã màu là một cách đơn giản để sắp xếp thời gian làm việc và cá nhân của bạn hiệu quả hơn một chút. Bằng cách sử dụng một số màu nhất định để chỉ định các loại sự kiện khác nhau, bạn sẽ có được một bức tranh đơn giản về ngày của mình trong nháy mắt. Trước mắt, điều này giúp bạn ghi nhớ các sự kiện quan trọng mà không cần đọc kỹ lịch của mình. Theo thời gian, mã màu cũng cho bạn ý tưởng tốt hơn về cách bạn sử dụng thời gian. Một số lịch cũng có thể tự động phân tích các khối được phân loại và xác định những gì bạn dành nhiều thời gian nhất để làm.

Có hai cách chính mà bạn có thể muốn nghĩ đến khi sử dụng màu sắc để sắp xếp lịch của mình. Đầu tiên là mã hóa màu cho mỗi sự kiện theo loại nhiệm vụ hoặc danh mục được chỉ định. Đối với lịch làm việc, hãy chọn lịch khác nhau cho từng loại sự kiện (cuộc họp nhân viên, thời gian làm việc tập trung, cuộc gọi với khách hàng). Đối với lịch đa năng, bạn có thể mã màu theo công việc, bài tập thể dục, cuộc hẹn với bác sĩ, trẻ em, v.v.

Một cách khác để mã hóa lịch của bạn là theo mức độ ưu tiên hoặc mức độ khẩn cấp để bạn có thể phân biệt ngay điều gì quan trọng nhất. Ví dụ: bạn có thể tổ chức các sự kiện quan trọng như phỏng vấn xin việc và đón trẻ tan trường với màu đỏ tươi hoặc cam. Những sự kiện linh hoạt hơn, chẳng hạn như bữa tiệc của một người bạn mà bạn chỉ quan tâm một nửa, có thể có màu xanh lam nhạt. Đối với các sự kiện rất quan trọng, việc đặt lời nhắc bằng email hoặc văn bản tự động cũng có thể đóng vai trò như một biện pháp bảo hiểm khỏi việc bỏ lỡ điều gì đó.

Chặn thời gian tập trung và thời gian của tôi

Các chương trình lịch cũng có thể giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn bằng cách cho phép bạn đặt ra các rào cản để tập trung hoặc chăm sóc bản thân. Tại văn phòng, bạn có thể đặt ra thời gian cụ thể khi bạn làm việc không bị gián đoạn với những nhiệm vụ cần sự tập trung sâu sắc. Ví dụ: bạn có thể sử dụng thời gian tập trung để viết báo trắng, viết kịch bản cho một bài thuyết trình quan trọng hoặc đọc lại bảng tính.

Hầu hết các ứng dụng lịch đều cung cấp cho bạn tùy chọn ẩn tính chất của sự kiện trên lịch của bạn. Nếu lịch của bạn được chia sẻ với đồng nghiệp hoặc thành viên gia đình thì điều này có thể tăng thêm một lớp quyền riêng tư. Đồng nghiệp của bạn không cần biết khi nào bạn đang làm việc về ngân sách năm tới, đặc biệt nếu điều đó có nghĩa là họ có thể xông vào đặt câu hỏi. Và bạn có thể muốn giữ bí mật về cuộc gặp về việc thăng chức với vợ/chồng mình cho đến khi nhận được câu trả lời.

Khối lịch cũng có thể giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ chăm sóc bản thân như tập thể dục, thiền định , nghỉ ngơi để chăm sóc sức khỏe tâm thần, v.v. Ví dụ: bạn có thể dành thời gian nghỉ trên lịch để ăn trưa thật lâu và đến phòng tập thể dục. Hoặc bạn có thể cần lên lịch hẹn hoặc buổi trị liệu với bác sĩ từ xa trong ngày làm việc. Dành nhiều thời gian hơn cho bản thân sẽ mang lại cho bạn năng lượng và sự tập trung cần thiết để trở thành phiên bản hiệu quả nhất của chính mình.

Công cụ năng suất tốt nhất là bộ não của chính bạn

Những chức năng này và các chức năng lịch khác có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn ở nhà, ở văn phòng và hơn thế nữa. Nhưng công cụ quan trọng nhất để đạt được thành công và năng suất cao hơn là khả năng điều chỉnh và tối ưu hóa lịch trình của bạn. Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng lịch của bạn như một cách để thu thập thông tin chi tiết về hành vi và thói quen của chính bạn. Sau đó, quyết định điều gì là quan trọng nhất với bạn và cách dành nhiều thời gian hơn cho những điều quan trọng nhất.