3 technische Tipps zur effizienteren Organisation Ihres Kalenders

Sie verwenden wahrscheinlich bereits eine Art digitalen Kalender, um alle Ihre Arbeitstreffen zu planen. Möglicherweise verfügen Sie auch über einen – integriert oder nicht – für persönliche und familiäre Veranstaltungen, Besorgungen usw. Hoffentlich wird Ihr Kalender auch auf Ihren Geräten synchronisiert, sodass Sie immer über Ihren nächsten Schritt Bescheid wissen, egal wo Sie sind. Wenn Sie das alles noch nicht tun, ist es ein Wunder, dass Sie überlebt haben.

Ihr Kalender sollte nicht nur das Nötigste tun, um Sie über Ihre Termine auf dem Laufenden zu halten. Es gibt so viele Möglichkeiten, wie Sie damit Ihren Tag optimieren und Ihre Zeit effizienter nutzen können. Moderne Kalendersoftware kann alles, von der Eliminierung lästigen Hin und Hers bis hin zur genauen Analyse, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Hier sind einige Möglichkeiten, Ihren Kalender zu organisieren, um mehr aus jedem Tag – und dem Leben – herauszuholen.

Buchen Sie Besprechungen mit einer Planungssoftware

Anstelle endloser E-Mail-Ketten, um den Zeitpunkt einer Besprechung festzulegen, verwenden Sie eine Kalendersoftware mit einem automatisierten Besprechungsplaner . Mit diesen Programmen können Sie Zeiten auswählen, die für Sie in Frage kommen, und dann Kunden und Kollegen aus diesen auswählen lassen. Einige Programme helfen Ihnen auch dabei, automatisch einen Besprechungszeitpunkt zu finden, der für mehrere Personen gleichzeitig geeignet ist. Wenn Sie den ganzen Tag über viele Kunden treffen, kann Ihnen ein Terminplaner jede Menge Zeit sparen.

Mit Besprechungsplanern können Sie auch einen benutzerdefinierten Link verwenden, um Kunden oder potenziellen Kunden die Möglichkeit zu geben, mit Ihnen zu planen. Wenn Sie in einem Bereich wie Life-Coaching oder Therapie tätig sind, könnte Ihnen ein Meeting-Planer sogar neue Geschäfte bringen. Potenzielle Kunden, die möglicherweise davor zurückschrecken, anzurufen oder E-Mails zu senden, sind in der Regel eher dazu bereit, auf einen Link zu klicken. Wenn Sie ihnen die Möglichkeit bieten, selbst ein erstes Treffen oder ein kostenloses Kennenlerngespräch zu vereinbaren, können Sie Zeit und Nerven sparen.

Wenn Sie Zoom-, Teams- oder andere virtuelle Meetings veranstalten, können Sie den Meeting-Link direkt in den Kalendereintrag oder die Einladung einfügen. Auf diese Weise müssen die Teilnehmer nicht in letzter Minute zu Beginn der Besprechung alte E-Mails durchsuchen. Sie können einfach auf ihren Kalender klicken und werden direkt in den virtuellen Besprechungsraum weitergeleitet. Einige Planer lassen sich in andere Apps integrieren, einschließlich Software für virtuelle Meetings, um diesen Prozess noch einfacher zu gestalten. Bei einigen können Sie die Anzahl der Personen begrenzen, die täglich mit Ihnen verabredet werden können, damit Sie nicht mit Besprechungen überhäuft werden.

Farbcode

Die Farbcodierung ist eine einfache Möglichkeit, die Planung Ihrer beruflichen und privaten Zeit etwas effizienter zu gestalten. Durch die Verwendung bestimmter Farben zur Kennzeichnung verschiedener Arten von Ereignissen erhalten Sie auf einen Blick ein einfaches Bild Ihres Tages. Kurzfristig hilft Ihnen dies, sich an wichtige Ereignisse zu erinnern, ohne Ihren Kalender genau durchlesen zu müssen. Mit der Zeit erhalten Sie durch die Farbcodierung auch eine bessere Vorstellung davon, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Einige Kalender können auch kategorisierte Blöcke automatisch analysieren und ermitteln, womit Sie die meiste Zeit verbringen.

Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, wie Sie über die Verwendung von Farbe zur Organisation Ihres Kalenders nachdenken sollten. Die erste besteht darin, jedes Ereignis nach einem bestimmten Aufgabentyp oder einer bestimmten Kategorie farblich zu kennzeichnen. Wählen Sie für Arbeitskalender für jede Art von Veranstaltung (Mitarbeiterbesprechung, konzentrierte Arbeitszeit, Kundenanruf) einen anderen Kalender. Bei Allzweckkalendern können Sie eine Farbkodierung nach Arbeit, Sport, Arzttermin, Kindern usw. vornehmen.

Eine weitere Möglichkeit, Ihren Kalender farblich zu kennzeichnen, ist die Sortierung nach Priorität oder Dringlichkeit, sodass Sie sofort erkennen können, was am wichtigsten ist. Beispielsweise könnten Sie wichtige Ereignisse wie Vorstellungsgespräche und das Abholen von Kindern von der Schule in leuchtendem Rot oder Orange gestalten. Flexiblere Veranstaltungen, wie die Party eines Freundes, an der Sie nur halb interessiert sind, könnten hellblau sein. Bei sehr wichtigen Ereignissen kann das Einrichten automatisierter E-Mail- oder SMS-Erinnerungen auch als Versicherung dafür dienen, dass Sie etwas verpassen.

Blockieren Sie die Fokus- und Ich-Zeit

Kalenderprogramme können Ihnen auch dabei helfen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen, indem Sie Blockaden für Konzentration oder Selbstfürsorge beseitigen. Im Büro können Sie bestimmte Zeiten festlegen, zu denen Sie ununterbrochen an Aufgaben arbeiten, die höchste Konzentration erfordern. Beispielsweise können Sie die Konzentrationszeit nutzen, um ein Whitepaper zu schreiben, ein Skript für eine wichtige Präsentation zu schreiben oder eine Tabelle Korrektur zu lesen.

Die meisten Kalender-Apps bieten Ihnen die Möglichkeit, die Art eines Ereignisses in Ihrem Kalender auszublenden. Wenn Ihr Kalender mit Kollegen oder Familienmitgliedern geteilt wird, kann dies für mehr Privatsphäre sorgen. Ihre Kollegen müssen nicht wissen, wann Sie am Budget für das nächste Jahr arbeiten, insbesondere wenn dies bedeutet, dass sie möglicherweise mit Fragen auftauchen. Und vielleicht möchten Sie das Treffen über eine Beförderung vor Ihrem Ehepartner geheim halten, bis Sie eine Antwort erhalten.

Kalenderblöcke können Ihnen auch dabei helfen, Selbstpflegeaufgaben wie Bewegung, Meditation , Pausen zur psychischen Gesundheit und mehr zu priorisieren. Sie können beispielsweise eine freie Zeit in Ihrem Kalender eintragen, um ein langes Mittagessen einzunehmen und ins Fitnessstudio zu gehen. Oder Sie müssen möglicherweise während des Arbeitstages einen Fernarzttermin oder eine Therapiesitzung vereinbaren. Wenn Sie sich mehr Zeit für sich selbst nehmen, erhalten Sie die Energie und Konzentration, die Sie brauchen, um die produktivste Version Ihrer selbst zu sein.

Das beste Produktivitätswerkzeug ist Ihr eigenes Gehirn

Diese und andere Kalenderfunktionen können Ihnen helfen, zu Hause, im Büro und darüber hinaus effizienter zu arbeiten. Aber das wichtigste Werkzeug für mehr Erfolg und Produktivität ist Ihre eigene Fähigkeit, Ihren Zeitplan zu optimieren. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, nutzen Sie Ihren Kalender, um Einblicke in Ihr eigenes Verhalten und Ihre Gewohnheiten zu gewinnen. Entscheiden Sie dann, was für Sie am wichtigsten ist und wie Sie mehr Zeit für die Dinge aufwenden können, die Ihnen am wichtigsten sind.