Tres consejos técnicos para organizar su calendario y mejorar la eficiencia

Probablemente ya utilices algún tipo de calendario digital para programar todas tus reuniones de trabajo. También puedes tener uno, integrado o no, para eventos personales y familiares, recados y demás. Con suerte, tu calendario también estará sincronizado en todos tus dispositivos, para que siempre sepas tu próximo paso, sin importar dónde estés. Si aún no estás haciendo todo esto, es una maravilla que hayas sobrevivido.

Tu calendario no debería limitarse a hacer lo mínimo necesario para mantenerte al tanto de tus citas. Hay muchas maneras en que podrías usarlo para optimizar tu día y usar tu tiempo de manera más eficiente. El software de calendario moderno puede hacer de todo, desde eliminar tediosos intercambios hasta analizar exactamente cómo emplea su tiempo. A continuación se muestran algunas formas de organizar su calendario para aprovechar al máximo cada día y la vida.

Reserve reuniones con software de programación

En lugar de interminables cadenas de correo electrónico para fijar la hora de una reunión, utilice un software de calendario con un programador de reuniones automatizado. Con estos programas, puede seleccionar los horarios que más le convengan y luego dejar que los clientes y colegas seleccionen entre ellos. Algunos programas también le ayudan a encontrar automáticamente una hora de reunión que funcione para varias personas a la vez. Si se reúne con muchos clientes a lo largo del día, un programador de reuniones puede ahorrarle mucho tiempo.

Con los programadores de reuniones, también puede utilizar un enlace personalizado para permitir que los clientes o clientes potenciales programen con usted. Si está en un campo como el coaching de vida o la terapia, un programador de reuniones podría incluso brindarle nuevos negocios. Los clientes potenciales que pueden ser tímidos a la hora de llamar o enviar correos electrónicos suelen estar más dispuestos a hacer clic en un enlace. Ofrecerles la opción de programar ellos mismos una primera reunión o una llamada de presentación gratuita podría ahorrarles tiempo y nervios.

Si organiza Zoom, Teams u otras reuniones virtuales, puede incluir el enlace de la reunión directamente en la entrada del calendario o en la invitación. De esa manera, los asistentes no necesitan revisar correos electrónicos antiguos en el último minuto cuando comienza la reunión. Simplemente pueden hacer clic en sus calendarios y ser llevados directamente a la sala de reuniones virtual. Algunos programadores se integran con otras aplicaciones, incluido el software de reuniones virtuales, para simplificar aún más este proceso. Algunos le permiten limitar la cantidad de personas que pueden programar citas con usted diariamente para que no se sienta abrumado con las reuniones .

Codigo de color

La codificación por colores es una forma sencilla de hacer que la programación de su tiempo laboral y personal sea un poco más eficiente. Al utilizar ciertos colores para designar diferentes tipos de eventos, obtienes una imagen sencilla de tu día de un vistazo. A corto plazo, esto le ayuda a recordar eventos importantes sin tener que leer detenidamente su calendario. Con el tiempo, la codificación por colores también le dará una mejor idea de cómo emplea su tiempo. Algunos calendarios también pueden analizar automáticamente bloques categorizados y determinar a qué dedica más tiempo.

Hay dos formas principales en las que quizás quieras pensar en utilizar el color para organizar tu calendario. El primero es codificar con colores cada evento según un tipo de tarea o categoría designada. Para los calendarios de trabajo, elija un calendario diferente para cada tipo de evento (reunión de personal, tiempo de trabajo concentrado, llamada de cliente). Para calendarios multiuso, puede codificar con colores por trabajo, ejercicio, cita con el médico, niños, etc.

Otra forma de codificar por colores tu calendario es por prioridad o urgencia para que puedas distinguir instantáneamente qué es lo más importante. Por ejemplo, podrías hacer que eventos importantes como entrevistas de trabajo y recoger a los niños de la escuela sean de color rojo o naranja brillante. Los eventos más flexibles, como la fiesta de un amigo que sólo te interesa a medias, podrían ser de color azul claro. Para eventos muy importantes, configurar recordatorios automáticos por correo electrónico o mensaje de texto también puede actuar como un seguro contra perderse algo.

Bloquear el tiempo de concentración y el tiempo para mí

Los programas de calendario también pueden ayudarle a utilizar su tiempo de manera más eficiente al permitirle reservar bloques para la concentración o el cuidado personal. En la oficina, puedes establecer horarios específicos en los que trabajes ininterrumpidamente en tareas que requieran una profunda concentración. Por ejemplo, puede utilizar el tiempo de concentración para escribir un documento técnico, escribir el guión de una presentación importante o corregir una hoja de cálculo.

La mayoría de las aplicaciones de calendario te ofrecen la opción de ocultar la naturaleza de un evento en tu calendario. Si comparte su calendario con colegas o familiares, esto puede agregar una capa de privacidad. Tus compañeros de trabajo no necesitan saber cuándo estás trabajando en el presupuesto del próximo año, especialmente si eso significa que podrían irrumpir con preguntas. Y es posible que desee mantener en secreto esa reunión sobre un ascenso para su cónyuge hasta que obtenga una respuesta.

Los bloques de calendario también pueden ayudarte a priorizar tareas de cuidado personal como ejercicio, meditación , descansos de salud mental y más. Por ejemplo, podrías reservar tiempo libre en tu calendario para tomar un almuerzo largo e ir al gimnasio. O tal vez necesite programar una cita con el médico a distancia o una sesión de terapia durante la jornada laboral. Dedicar más tiempo a ti mismo te brinda la energía y la concentración que necesitas para ser la versión más productiva de ti mismo.

La mejor herramienta de productividad es su propio cerebro

Estas y otras funciones del calendario pueden ayudarle a ser más eficiente en casa, en la oficina y más allá. Pero la herramienta más importante para lograr un mayor éxito y productividad es su propia capacidad para modificar y optimizar su agenda. Para obtener mejores resultados, utilice su calendario como una forma de obtener información sobre sus propios comportamientos y hábitos. Luego, decida qué es lo más importante para usted y cómo dedicar más tiempo a las cosas que más le importan.