Xung đột mang tính xây dựng: Cách điều hướng những bất đồng để phát triển

Cảm giác chung của bạn đối với xung đột là gì? Nó có làm bạn sợ không? Bạn có tránh nó bằng mọi giá?

Nếu vậy – bạn chắc chắn không đơn độc. Tôi nghĩ rằng tất cả chúng ta đều cố gắng tránh xa những cuộc trò chuyện không thoải mái.

Nhưng tại nơi làm việc và giữa các nhân viên của bạn, tôi học được rằng xung đột mang lại cơ hội tuyệt vời để phát triển.

Tất nhiên, đó chỉ là khi chúng ta điều hướng nó một cách chính xác... điều mà chúng ta thường không làm. Nghiên cứu từ tổ chức Myers-Briggs cho chúng tôi biết rằng một phần tư nhân viên cảm thấy người quản lý của họ xử lý xung đột kém.

Tôi nghe bạn hỏi: làm thế nào chúng ta có thể đảm bảo rằng xung đột trong nhóm của chúng ta là mang tính xây dựng? Nếu hầu hết chúng ta đang làm sai, làm thế nào chúng ta có thể đảo ngược tình thế và biến điều tốt thành điều xấu?

Tôi rất hào hứng tìm hiểu chủ đề này và tìm hiểu cách thúc đẩy giải quyết xung đột lành mạnh, mang tính xây dựng. Hãy cùng bàn về chuyện này.

Xác định và hình dung xung đột

Khi còn nhỏ, xung đột có vẻ khá rõ ràng. Một đứa trẻ ném gậy vào chúng tôi và gọi chúng tôi là xấu xí. Chúng tôi trả đũa bằng một cú đấm và một số từ lựa chọn. Đó là xung đột - đơn giản, dễ hiểu và thường có tính hủy diệt nhưng ngắn ngủi.

Lớn lên ở tuổi vị thành niên và trưởng thành, chúng ta sẽ sớm thấy các trận chiến của mình có thể trở nên phức tạp đến mức nào. Bình luận xảo quyệt với ý định phá vỡ một ai đó. Ý tưởng và niềm tin xung đột mà không có giải pháp trước mắt.

Và sự hấp dẫn của sự gây hấn thụ động, thường có những hậu quả sâu rộng.

Tại nơi làm việc và các công ty mới thành lập, chúng tôi thấy xung đột diễn ra theo nhiều cách – nhưng tôi đã chia chúng thành các phần nhỏ (dựa trên bài báo này của Harvard ) chỉ để cung cấp cho tất cả chúng ta ý tưởng về những gì chúng ta đang giải quyết ở đây.

xung đột nhiệm vụ

Ở đây, chúng ta thấy những bất đồng về ý tưởng, trách nhiệm và hành động giữa các nhân viên hoặc phòng ban.

Lúc đầu, thể loại này có vẻ khá bề mặt. Ai đó buồn bã vì đồng đội của họ được chọn cho chuyến đi nước ngoài.

Một nhân viên thất vọng về vai trò của họ trong một dự án (tại sao tôi phải nhận tất cả công việc nhập dữ liệu?).

Có sự bất đồng về ngân sách cho một sáng kiến mới.

Vâng, đây là những vấn đề ở cấp độ bề mặt và bản thân các vấn đề có thể được giải quyết khá dễ dàng. Nhưng những gì về nguyên nhân gốc rễ? Nếu bạn tìm hiểu sâu hơn, thường có những căng thẳng giữa các cá nhân gây ra những vấn đề 'bề ngoài' này.

Sự ganh đua, ghen tị, thiên vị hoặc khối lượng công việc không cân bằng sẽ nhanh chóng biểu hiện dưới dạng những tranh luận liên quan đến nhiệm vụ này.

xung đột mối quan hệ

Đây là điều khiến tất cả chúng ta cảm thấy khó chịu. Đó là khi chúng ta bắt đầu nói về những cảm xúc và cảm xúc, những điều có thể khó định hướng trong bối cảnh kinh doanh.

Xung đột quan hệ có thể bao gồm bắt nạt, quấy rối hoặc phân biệt đối xử từ một người nào đó cấp cao hơn trong tổ chức – nhưng nó cũng áp dụng cho các vấn đề khác như buôn chuyện giữa các đồng nghiệp hoặc cảm thấy bị gạt sang một bên hoặc bị loại khỏi các cuộc họp và dự án.

Xung đột trong các mối quan hệ thậm chí có thể bắt nguồn từ những điều đơn giản, chẳng hạn như xung đột nhỏ về tính cách hoặc thông tin sai lệch.

Tất cả đều có thể góp phần tạo nên một môi trường tiêu cực, và nó đặc biệt phá hoại khi chúng ta không giải quyết nó.

Xung đột giá trị

Bạn đã bao giờ có hai nhân viên mà bạn cho là đối cực chưa? Giá trị và niềm tin của họ là hoàn toàn khác nhau. Về mục tiêu, chúng giống như pho mát và phấn.

Đây là nơi chúng ta có khả năng thấy xung đột giá trị phát sinh. Đó là cuộc xung đột tàn khốc của các giá trị cốt lõi – những niềm tin mà chúng ta sẽ không lay chuyển và tin tưởng bằng toàn bộ con người mình.

Không có lý do thực sự nào để các chủ đề như niềm tin tâm linh hoặc quan điểm chính trị xuất hiện trong văn phòng, nhưng khi chúng xảy ra, chúng có thể nhanh chóng dẫn đến một số khoảnh khắc cực kỳ khó xử.

Xung đột dựa trên giá trị thực sự gây ra một nửa số xung đột tại nơi làm việc.

Tôi đang hình dung hầu hết các bạn đều gật đầu đồng ý với những ví dụ này. Thực tế là các nhà quản lý dành trung bình bốn giờ mỗi tuần để giải quyết xung đột.

Nếu bạn đang đọc phần này, thì có lẽ bạn đã điều hướng ít nhất một trong những vấn đề này trong quá khứ.

Vì vậy, tác động thực sự của tất cả các cuộc xung đột này là gì?

Tại sao xung đột cần một giải pháp

Theo một nghiên cứu của các chuyên gia nhân sự được công bố vào năm 2020, hậu quả của xung đột nơi làm việc là khá nghiêm trọng.

Điều này không làm tôi ngạc nhiên; bất cứ khi nào tôi phải đối phó với một loại căng thẳng nào đó, nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sức khỏe tinh thần của tôi.

Kết quả cho thấy xung đột không được giải quyết dẫn đến:

• Hiệu suất và năng suất kém so với mức bình thường

• Mất thời gian sản xuất

• Căng thẳng gia tăng trên mức bình thường

• Giảm khả năng đạt được các mục tiêu của tổ chức

Thật khó để điều hành một doanh nghiệp có lợi nhuận và hiệu quả mà không phải lo lắng về tinh thần của nhân viên.

Nhưng nếu chúng ta không giải quyết xung đột – đặc biệt là các vấn đề cơ bản gây ra xung đột – thì doanh nghiệp của chúng ta có thể bị ảnh hưởng. Tôi đã thấy nó xảy ra quá nhiều lần.

Nhân viên mâu thuẫn có nghỉ việc không?

Một mối quan tâm khác mà các CEO thường gặp phải với xung đột là nó sẽ khiến nhân viên bỏ đi. Sẽ hợp lý nếu xét đến việc những nơi làm việc đầy căng thẳng thật khốn khổ... nhưng vấn đề là: chỉ có 5% nhân viên nghỉ việc do mâu thuẫn.

Điều đó có nghĩa là 95% nhân viên không hài lòng vẫn ở lại công ty của họ bất chấp các vấn đề.

Nghiên cứu tương tự cho thấy 40 phần trăm những nhân viên đó ít có động lực hơn và thậm chí còn bị căng thẳng nhiều hơn.

Điều này có nghĩa gì với bạn? Điều đó có nghĩa là bạn cần hết sức cảnh giác về năng lượng và những căng thẳng đang lưu chuyển tại nơi làm việc của bạn.

Bên cạnh thực tế là chúng ta nên quan tâm đến sức khỏe của mọi người trong doanh nghiệp của mình – một nhân viên ở lại sau khi buồn bã (hoặc sau khi gây ra sự khó chịu) khó có thể là một nhân viên làm việc hiệu quả.

Dù bằng cách nào, có thể nói rằng xung đột tại nơi làm việc là không thể tránh khỏi. Hậu quả cũng vậy, và nhu cầu giải quyết nó cũng vậy.

Nuôi dưỡng văn hóa quản lý xung đột

“Xung đột không xấu đối với các tổ chức: nó là nền tảng đối với họ.” - Liane Davey, cho Fast Company

Nếu bạn có thể đặt quản lý xung đột lành mạnh thành mặc định cho toàn bộ nhóm của mình, thì những điều đáng kinh ngạc có thể đến từ các lập luận của bạn. Hãy chia nhỏ các chiến lược hàng đầu của tôi cho xung đột mang tính xây dựng.

1. Thúc đẩy hợp tác

Tin tốt: nghiên cứu cho thấy hầu hết chúng ta đều nghiêng về cách quản lý xung đột lành mạnh một cách tự nhiên.

Hơn 59 phần trăm các chuyên gia bị thu hút bởi sự hợp tác – một phong cách mà tất cả các bên làm việc cùng nhau để đạt được kết luận tốt nhất cho mọi người tham gia.

Làm cách nào để bạn có thể biến cộng tác thành mặc định trong giải quyết xung đột? Bằng cách khuyến khích cộng tác ở mọi cơ hội, cho dù bạn có đang giải quyết xung đột hay không.

Bây giờ là năm 2023 và chúng tôi nhận thức rõ rằng sự hợp tác là điều cần thiết để thành công trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Chúng tôi đã vạch trần các silo quản lý và thông tin. Chúng tôi hiểu rõ về lợi ích của các cuộc họp 1:1 và đăng ký nhóm thường xuyên.

Hợp tác không chỉ là điều chúng ta bật lên khi đối mặt với sự bất đồng; nó phải là một cách sống cho các nhóm và tổ chức của chúng tôi.

Đặt sự hợp tác thành mặc định trong công ty của bạn và rất có thể, nhóm của bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn nhiều khi cộng tác để giải quyết những bất đồng của họ.

2. Đào sâu hơn

Bạn đã bao giờ xem tập phim về văn phòng nơi Michael Scott cố gắng giải quyết cuộc tranh cãi giữa Angela và Oscar chưa?

Anh ta đi theo cuốn sách, di chuyển qua từng giai đoạn giải quyết xung đột (thua-thua, thua-thắng, thắng-thắng, thắng-thắng-thắng... nó là một mớ hỗn độn).

Nếu bạn đã xem tập phim, bạn sẽ biết giải pháp của anh ấy là mẫu mực của Band-Aid. Nhưng các giải pháp của bạn không nhất thiết phải hời hợt (hoặc ngớ ngẩn) – bạn chỉ cần tận dụng cơ hội để tìm hiểu sâu hơn.

Hãy sử dụng ví dụ của tôi về hội nghị ở nước ngoài trước đó.

Nếu tôi đang hòa giải tranh chấp, cách khắc phục nhanh là hỏi vấn đề là gì ("Tôi không được chọn tham gia hội nghị, nhưng tôi cũng đã làm được nhiều việc như họ..."), giải thích quy trình để chọn người tham dự ("Chúng tôi chọn dựa trên hiệu suất và chúng tôi sử dụng phiếu tự đánh giá..."), sau đó chuyển sang vấn đề tiếp theo.

Nhưng nếu tôi thực sự muốn đi đến tận cùng của nó, tôi cần phải đi sâu hơn. Điều gì gây ra sự thất vọng của người này? Họ có cảm thấy như công việc của họ bị đánh giá thấp?

Họ có cảm thấy bị bỏ rơi hoặc bị loại khỏi các quyết định khác trong nhóm không?

Những câu hỏi này có thể không thoải mái – nhưng nếu bạn không hỏi chúng, bạn sẽ không bao giờ biết điều gì đang thực sự xảy ra. Tôi không khuyên bạn nên tổ chức một phiên và sau đó gọi nó là một ngày. Bạn cần ngồi xuống với từng người có liên quan và tìm hiểu tận cùng mối quan tâm của họ.

3. Biến tranh chấp thành cải tiến

Chiến lược cụ thể này sẽ dành riêng cho một loại xung đột nhất định, nhưng đó là loại xuất hiện rất nhiều: Xung đột nhiệm vụ.

Như tôi đã giải thích trước đó, đây là những vấn đề liên quan đến ý tưởng, trách nhiệm và hành động giữa các nhân viên hoặc phòng ban.

Ví dụ, giả sử một nhân viên tiếp cận bạn và phàn nàn rằng đồng đội của họ liên tục làm chậm bản tóm tắt của khách hàng. Họ cảm thấy mệt mỏi với việc giải quyết vấn đề của mình và cảm thấy như người khác không quan tâm đến họ.

Có thể nhân viên của bạn đang thực sự chểnh mảng – nhưng có khả năng cao là hệ thống của bạn đang gây ra sự cố.

Có thể quy trình của bạn không đủ rõ ràng hoặc có quá nhiều điều mơ hồ trong cách trình bày tóm tắt về khách hàng của bạn.

Trong những trường hợp này, bạn có thể a) xem dữ liệu để xem có vấn đề gì với việc diễn giải tóm tắt toàn diện hay không và b) nói chuyện với 'người lười biếng' được đề cập để xem họ có gặp vấn đề gì không.

Đúng vậy, bạn có thể vừa đưa ra cảnh báo cho nhân viên bị phàn nàn – nhưng khi làm như vậy, bạn đã bỏ lỡ một cơ hội để cải thiện hệ thống của mình.

4. Mô hình xung đột mang tính xây dựng

Với tư cách là người quản lý hoặc Giám đốc điều hành, bạn có một vị trí duy nhất để mô hình hóa sự thay đổi mà bạn muốn thấy. Tất cả mọi thứ bạn làm sẽ nhỏ giọt xuống nhóm của bạn.

Ở mọi cơ hội, hãy mô hình xung đột mang tính xây dựng bằng cách:

Biến tranh luận thành cơ hội học tập. Ví dụ, nếu một nhân viên không đồng ý với phong cách quản lý của bạn, đừng ra lệnh bằng gậy sắt.

Yêu cầu nhân viên giải thích họ đến từ đâu và họ sẽ làm gì khác đi. Đáp lại, hãy giải thích vị trí của bạn và cách nó liên kết với sứ mệnh chung của công ty.

Bạn vừa cho nhân viên đó thấy rằng bạn sẵn sàng học hỏi và lắng nghe hơn là tranh cãi.

Lãnh đạo với sự đồng cảm. Mọi cuộc trò chuyện nên bắt đầu từ sự hiểu biết và tôn trọng. Đặt câu hỏi về cảm giác của nhân viên, tại sao họ cảm thấy như vậy và mục tiêu của họ là gì trong tình huống đó.

Chủ động hỏi ý kiến bên ngoài. Đừng đợi xung đột thực sự phát sinh trước khi bạn lập mô hình này. Thường xuyên hỏi nhóm của bạn về ý kiến và ý tưởng của họ, đặc biệt là khi liên quan đến các quyết định quan trọng.

Khuyến khích tranh luận lành mạnh. Bạn cần nuôi dưỡng một môi trường nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi không đồng ý mà không sợ bị ảnh hưởng.

Đây là một sự cân bằng tế nhị, nhưng nó cần thiết nếu bạn muốn nhân viên của mình lên tiếng về các vấn đề ngay khi chúng phát sinh.

Thật dễ dàng để đánh giá thấp tác động mà bạn có với tư cách là một nhà lãnh đạo. Tôi đã mất nhiều thời gian để nhận ra rằng hành động của mình quan trọng đến mức nào – nhưng bạn thực sự có quyền định hình một nền văn hóa lành mạnh trong tổ chức của mình và nó bắt đầu từ hành động của bạn.

5. Đối phó với độc tính

Kiểm tra thực tế – xung đột mang tính xây dựng không thể sửa chữa những người độc hại. Nếu bạn có những nhân viên tự cho mình là trung tâm, bi quan, xấu tính hoặc quá cạnh tranh, bạn sẽ nhận thấy tác động của họ khá nhanh.

Đừng chờ đợi những người này thay đổi vì bạn sẽ kết thúc với một nền văn hóa tiêu cực và một nhóm bị rạn nứt.

Mọi người đều xứng đáng có cơ hội, nhưng nếu sự độc hại vẫn tiếp diễn sau khi bạn đã dành thời gian để nói chuyện thấu đáo, thì đã đến lúc cần có những cuộc nói chuyện nghiêm túc và hành động kỷ luật.

Dễ dãi với những thành viên phá hoại trong nhóm không gửi đúng thông điệp đến những nhân viên của bạn, những người đang thực sự cống hiến hết mình.

Cách tốt nhất của bạn là giải quyết năng lượng tiêu cực trước khi nó ngấm vào mọi thứ mà bạn đã dày công xây dựng. Những nhân viên chân chính và chăm chỉ của bạn xứng đáng được bảo vệ khỏi sự tiêu cực và thù địch, và bạn có trách nhiệm duy trì hòa bình.

(Đó cũng là lợi ích tốt nhất của bạn!)

Xung đột mang tính xây dựng: Điểm mấu chốt

Xung đột không chỉ là một điều ác cần thiết. Với tư duy và chiến lược đúng đắn, đây có thể là một cơ hội tuyệt vời để phát triển và học hỏi theo nhóm – và khi được thực hiện đúng cách, nó thậm chí có thể đưa ra các giải pháp sáng tạo nhất của bạn.

Trước đây bạn đã nghĩ về xung đột như một cơ hội mang tính xây dựng chưa? Nhìn vào văn hóa công ty của bạn, nó có thúc đẩy xung đột mang tính xây dựng không? Hoặc có những lĩnh vực mà bạn có thể đẩy mạnh trò chơi của mình?

Tôi biết tôi vừa mới tìm hiểu sơ qua về chủ đề này và tôi rất vui được tìm hiểu sâu hơn trong các bản tin trong tương lai! Hãy cho tôi biết suy nghĩ của bạn trong các nhận xét bên dưới hoặc trả lời email này – Tôi rất muốn nghe suy nghĩ của bạn.

Nếu bạn thích bài viết này, tôi rất muốn nghe từ bạn.

Trả lời email này hoặc tweet cho tôi @ScottDClary và tôi sẽ cố gắng hết sức để liên lạc lại với mọi người!