Apple'dan Daha İyi Toplantı Notları Nasıl Alınır?

Eğer işimizde herhangi birimiz belirli bir konuda Apple'dan daha iyi olabilirsek, ne kadar niş olursa olsun, bu fırsattan yararlanmaya çalışacağımıza eminim.

Görünüşe göre Steve Jobs'un toplantıların nasıl yapılması gerektiği konusunda bir tercihi vardı. Ve toplantılara yönelik bu yaklaşımın en iyi sonuçları vereceğine ve insanların tartışılan konulara daha ciddi ve daha dikkatli bir şekilde katılmalarına olanak sağlayacağına inanıyordu. Ancak makalede ele alacağımız gibi, bu toplantı yaklaşımının dezavantajları da olmuştur.

Ama yeninin gelişi Yapay zeka not alma teknolojiler, Steve Jobs'un hayal ettiği türden toplantılar için beklenmedik bir açılım yaratırken, bu yaklaşımın hemen hemen tüm dezavantajlarını da azalttı.

Bu aslında toplantıların artık Apple'dan daha iyi nasıl yapılacağıyla ilgili değil. Bu aslında Steve Jobs'un etkili toplantı vizyonunu hayata geçirmekle ilgili.

Hadi dalalım.

Steve Jobs Toplantı Notlarına Nasıl Yaklaştı?

Geçtiğimiz hafta teknoloji Twitter'ı ve teknoloji Konuları arasında hafif bir fırtına yaşanmıştı. Doğrudan Steve Jobs ile çalıştığını iddia eden kullanıcı Darius, toplantılar, onlara nasıl yaklaştığımız ve Steve Jobs'un ne düşündüğü hakkında bazı cesur açıklamalarda bulundu. Söz konusu rahatsız edici tweet aşağıda ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

Darius, kendisini Jobs'un bilgisinin bir nevi kahini olarak konumlandırıyor; büyük adamın düşüncelerini modern çağda iş ve yaşam için iş derslerine çevirebiliyor. Buradaki en büyük iddia toplantılarda not alınmaması gerektiğidir.

Toplantılara tuhaf yaklaşımları olan yalnızca Steve Jobs değil. Jeff Bezos yakın zamanda ortaya çıktı Lex Fridman'ın podcast'i Amazon'da nasıl bir toplantı kültürü oluşturduğunu anlattı. Not formatına dayanıyordu. Jeff Bezos'un ideal toplantısında toplantının notu toplantıdan önce yazılır.

Uzundur, yalnızca maddeler halinde değil, anlatı biçiminde yazılmıştır ve birden fazla sayfa sürebilir. Katılımcılar toplantıdan önce notu okumakta özgür olsalar da, böyle bir beklenti yoktur. Bunun yerine, toplantının ilk kısmı ekipteki herkesin notu sessizce okumasıyla geçiyor.

Bezos'a göre bu, bir saatlik toplantının yarım saatine kadar sürebiliyor. Bunu bu şekilde yapmanın en iyi sonucu verdiğini söylüyor çünkü bu, herkesin toplantı için zaman ayırdığı ve kimsenin konunun ne olduğunu biliyormuş gibi davranmadığı anlamına geliyor.

Bu, herkesin toplantının teşvik etmeyi amaçladığı tartışmaya tam olarak katılabileceği anlamına gelir. Steve Jobs'un yaklaşımını bu bağlamda bulabiliriz. Eğer bir toplantıda insanlar bir aradaysa, başka şeyler yaparken üretken olmuyorlar demektir.

Bu nedenle, o toplantıda onlardan maksimum verimi almayı hedeflemelisiniz. Peki bir toplantıdan elde edilebilecek maksimum üretkenlik nedir? Bir fikir mi aktarıyor?

Hayır gerçek değil. Bunu bir e-postayla yapabilirsiniz. Fikirleri tartışmak, söylemde bulunmak, birbirlerinin düşüncelerini analiz etmek, birden fazla kişinin bir şeyleri masaya getirmesi, her birinin sorgulayıp sunulan fikirleri temel almasıyla ilgilidir.

Ve bunu etkili bir şekilde yapabilmek için, toplantıya katılan herkesin ellerinden gelenin en iyisini yapması ve entelektüel açıdan mümkün olan en yüksek düzeyde katılımı sağlaması için, bilgi eksikliğinden ya da kapsamlı toplantılara katılmak zorunda kalmaktan dolayı dikkatlerinin dağılmaması gerekir. notlar.

Toplantılarda Neden Not Almamalıyız

Peki toplantılarda neden not almamalıyız? Bu görüşe çok sempati duyuyorum çünkü toplantılarda not almak, özellikle uzaktan çalışma çağında, birinin dikkatini söylenenden uzaklaştırabilecek bir dizi aktiviteden biridir.

İnsanların toplantı sırasında başka görevleri tamamlamak, başka birine e-posta göndermek, genellikle üretken olmaya çalışmak ve işleri halletmeye çalışmak gibi başka şeyler yapmaya çalışması özellikle yaygındır ve zaman kaybı olmadığını hisseder.

İnsanlar bunu yaparken iyi şeyler yaptıklarını düşünüyorlar. İyi bir örnek teşkil ettiklerini sanıyorlar ama değiller. Toplantıda bulunmaları gerekmiyorsa toplantıda bulunmamaları gerekir. Toplantıda olmaları gerekiyorsa, orada bulunmaları ve meşgul olmaları gerekir.

Ve eğer herkes not alıyorsa, o zaman herkesin dikkati biraz dağılmış gibi hissedilir. Bu genel bir dikkat dağınıklığı yaratır. Ancak, değerli notları saklama ve güncelleme sorumluluğunun çoğu zaman daha kıdemsiz çalışanlara verildiğini belirtmekte de fayda var.

Bu, toplantıyla ilgili başka bir bağlamı olmayan birini tanıştırmak için yararlı bir görev olsa da, eğer toplantının konularıyla bir ilgisi varsa, not almak zorunda kalması, onun katılmasını ve fikirlerini sunmasını veya sunmasını engeller. kendi gözlemlerini yapar.

Bunun bir de cinsiyetçi tarafı var. Toplantıdaki organize kişinin kadın olduğu toplantılara katıldım ve organize oldukları için sonunda tutanak tutan kişi rolüne düşüyorlar, erkeklerden biri ise fikir adamı rolünü üstleniyor.

Gibi Tracy Warner Pazarlama operasyonları lideri ve danışmanı, bu deneyimin toplumsal cinsiyet unsurlarını bana şöyle anlatıyor:

“Not alma konusunda bilinen ve iyi belgelenmiş bir cinsiyet önyargısı var. Yapay zeka tarafından ele geçirilen görevlerin çoğu, genellikle sıradan, genellikle kadınlara yönelik iş kategorilerine giriyor: toplantıları koordine etmek, not almak, eylem öğelerini yakalamak, bunları ekiple paylaşmak."

Toplantı notları toplantıya katılıma engel teşkil etmektedir. İdeal toplantı, herkesin mevcut tartışmaya %100 odaklanmış kalmasına ve herkesin uygun gördüğü şekilde katılmasına ve katkıda bulunmasına eşit fırsat tanımalıdır. Jobs’un inandığı şey buydu. Ve bu çok cazip bir manzara.

Eğer toplantılarda yaptığımız tartışmaların faydasını en üst düzeye çıkarabilseydik ve böylece daha fazla toplantı yapmamıza gerek kalmasaydı, hepimiz ne kadar daha üretken olurduk? Daha fazla iş yapmak zorunda kalmamak için daha fazlasını yapabiliriz.

Bu Politikanın Nesi Yanlış?

Toplantılarda not almama yaklaşımı ilgi çekici olsa da mükemmel değildir. Çok basit ve bariz sorun, birisinin bazı notlar alması gerekmesidir. Aksi takdirde ne düşündüğümüzü, ne hakkında konuştuğumuzu, üzerinde anlaştığımızı ya da hangi eylem öğelerinin kaydedildiğini nasıl hatırlayacağız?

Herhangi bir işyerinde insanların, kimsenin not almadığı bir toplantıya katıldıklarını ve bunun sonucunda işlerin tamamlanmadığını ve toplantıda ne olduğuna dair ortak bir konseptin bulunmadığını fark etmeleri çok yaygındır.

Bu bariz üretkenlik hususlarının ötesinde, herkesin bilgiyle farklı şekilde etkileşime geçtiği ve bilgileri farklı şekilde sakladığı bir gerçek var. Benim gibi bazıları için uzun, serbest biçimli bir tartışma çok değerlidir ve öğrenmenin ve fikirlerle etkileşime geçmenin harika bir yoludur, ancak sonunda eyleme geçilecek şeyler hakkında kabaca bir fikre sahip olmak da mümkündür.

Bazıları için ise bir şeyden söz edildiğinde bunu hızlıca not etmek onlar için çok faydalıdır. Sadece yazılı olduğu için değil, aynı zamanda yazma süreci onların daha iyi hatırlamalarına yardımcı olduğu için bu anıyı zihinlerinde güçlendirmeye yardımcı olur.

İnsanlar bilgiyi nasıl özümsedikleri konusunda farklılık gösterirler. Buna ek olarak, bir şeyleri not etme veya bir şeylerle daha dikkatli ilgilenme ihtiyacının daha aşırı versiyonları da var. Bu, DEHB veya benzeri birçok kişinin yaşayabileceği gibi nörodiverjans, hafif hafıza sorunları veya basitçe dikkatin kolayca dağılmasıyla ilgili olabilir.

Herhangi bir toplantı notunu kaydetmemenin dezavantajları acı verici bir şekilde ortada görünüyor. Pek çok toplantı, toplantı notlarının etkili bir şekilde kullanılmadan gerçekleşmesine rağmen, neredeyse tüm önemli toplantılarda birisinin bu notları alması gerekecektir. Bu sadece en iyi uygulama değil; yapılması gereken apaçık bir şey. Aslında bazı durumlarda yasal olarak gerekli olabilir.

Apple'dan Daha İyi Nasıl Not Alabiliriz?

Peki buradaki sentez nedir? Yapay zeka.

Yapay zekanın sizin için not aldığını biliyorsanız, toplantıda not alarak zamanınızı harcamanıza gerek yoktur. Ya sizin yapay zekanız bu notları almıştır ya da toplantıyı düzenleyen kişinin yapay zekası almıştır. Yapay zeka daha sonra toplantının sonunda bu notları otomatik olarak tüm katılımcılarla paylaşır.

Böylece herkes, toplantının transkripsiyonunun ötesinde, tartışılanların bir kopyasına sahip olabilir.

Xembly gibi güçlü yapay zeka yönetici asistanı yazılımı, her katılımcıya toplantının, Gary'nin başlangıçta kız kardeşinin düğünüyle ilgili beş dakikalık hikayesi gibi konu dışı ayrıntılar içermeyen özetlenmiş bir versiyonunu sunabilir. Birisinin eklemek veya belirtmek istediği başka bir şey olması durumunda, toplantı sonunda toplantı notlarını ortaklaşa düzenlemek de mümkündür.

Herkesin toplantıda söylenenlerin ve kararlaştırılanların kopyaları olduğundan ve her kişi kendi üretkenliğini etkilemeden katkıda bulunabildiğinden, bu, kuruluş içinde paylaşılan bir gerçek duygusu yaratır.

Bunun gibi bir yaklaşımın kullanılması, her kişinin toplantının içeriğine %100 odaklanmasını ve not alma sorumlulukları konusunda endişelenmesine gerek kalmadan her bir konuyu özgürce tartışmasını sağlar.

Bu, her toplantı için ek verimlilik kazanımları üretebilir ve bu da üretkenlikte kümülatif olarak büyük bir kazanç elde edilmesini sağlar. Şirketler Xembly'yi kullanarak kişi başına haftada sekiz saat tasarruf edebilirler ancak bu sadece toplantı notlarıyla ilgili değildir. Modern teknolojiyle notaların ötesine geçebilirsiniz.

Xembly'nin yapay zekası Xena, eylem öğelerini toplantıdan alabilir ve ardından bu eylem öğelerinin devredilebileceği katılımcılara öneride bulunarak görev listeleri için görevler oluşturabilir. Bu, AI yönetici asistanı daha çok bir yapay zeka proje yöneticisine dönüşüyor ve yine ekip için daha fazla verimlilik kazanımı sağlıyor.

Hatta doğrudan Salesforce veya HubSpot'a entegre olabilir ve sizin için AI güncelleme kayıtlarına sahip olabilirsiniz. Yapay zeka yepyeni bir dünyanın kilidini açıyor toplantı yönetimi .

Tüm bunları, toplantının kaydını insanların görmesi için paylaşmak (izne bağlı) gibi teknolojinin artık mümkün kılabileceği diğer standart yaklaşımlarla birleştirirseniz, ekibinizde büyük bir şeffaflık ve paylaşılan bilgi duygusu yaratabilirsiniz.

Steve Jobs'u taklit etme isteğinden, Ray Dalio'yu ve onun paylaşılan gerçek ve radikal şeffaflık ilkelerini aktif olarak taklit etmeye geçersiniz.

Kıdem, nörolojik farklılık ve cinsiyet temelinde gördüğümüz gibi, yeni teknolojiyi kullanarak işi daha iyi hale getirebilir, organizasyonu daha uyumlu hale getirebilir ve deneyimi daha kapsayıcı hale getirebilirsiniz. Bu, hayatımızın unsurlarını otomatikleştirmeye yönelik atılan ilk teknolojik adım değil ve son da olmayacak. Otomasyonla birlikte değişim ve fırsatlar da gelir - Tracy'nin bana söylediği gibi:

“İdari otomasyonu kadınlar için çamaşır makinesinin icadına benzetiyorum… Hayatın yoğun işini ortadan kaldırdıkça, kendinizi daha önemli şeyler için özgür bırakırsınız. Ev işleri giderek otomatikleştikçe kadınların işgücüne katılmaya başlaması sürpriz değil.”

Xembly için sıfırdan tasarlanmış tek yapay zeka yönetici asistanıdır. işletmeler Kapsamlı bir özellik seti ve yerleşik mevzuat uyumluluğuyla, bir deneyin ve toplantı notlarınızı Apple'dan daha iyi almaya başlayın.