Construindo uma plataforma de análise de dados para otimizar o setor de trabalho temporário

Experiência Entregue

Desenvolvimento de produtos e controle de qualidade

Indústria

Recrutamento

O Cliente

Nosso cliente, uma startup DaaS (Data-as-a-Service) sediada no Reino Unido, está em uma missão para revolucionar o espaço de recrutamento. Eles lançaram uma plataforma centralizada focada em simplificar o gerenciamento de custos, melhorar o controle e garantir a conformidade em toda a força de trabalho temporária. Esta plataforma serve como um catalisador entre agências, empregadores e funcionários, aumentando o engajamento, a transparência e a confiança.

O Desafio

Forças de trabalho temporárias desempenham um papel substancial em várias empresas sediadas no Reino Unido, respondendo por cerca de 20% a 50% da força de trabalho total em algumas organizações. Apesar do seu crescimento consistente ano a ano, a importância da gestão eficiente de mão de obra temporária é frequentemente subvalorizada.

Com mais de 25 anos de experiência no setor de recrutamento, nosso cliente tinha um conhecimento direto dos desafios enfrentados no setor de mão de obra temporária.

Uma análise abrangente revelou que o modelo da indústria para pessoal temporário era inerentemente falho e ultrapassado, carente de transparência e coerência. É por isso que os funcionários temporários e seus empregadores enfrentavam problemas significativos na colaboração.

Nosso cliente procurou abordar alguns dos desafios significativos -

Desafios da gestão da força de trabalho e da folha de pagamento

• Altas taxas de rotatividade, baixo engajamento dos funcionários e produtividade reduzida.

• Discrepâncias entre as taxas horárias faturáveis reais e as taxas horárias fixas da agência. Uma pesquisa revelou que as margens da agência podem ser, em média, 60% maiores do que os custos reais incorridos.

• Fatores como baixa média de horas, induções no meio da semana e baixa aceitação de aposentadorias contribuíram para margens cinzentas, o que resultou em empregadores pagando muito mais do que o devido às agências.

• Além disso, à medida que as horas dos trabalhadores variavam, também variavam os custos do seguro nacional (NI) e da pensão, o que complicava os cálculos de custos.

  
  

Desafios de gerenciamento de dados

• Os contratantes finais não tinham acesso a dados precisos sobre sua força de trabalho temporária.

• Os dados da força de trabalho geralmente eram armazenados em vários silos desconectados dentro das agências, exigindo esforços de coleta manual.

• As agências operavam de forma isolada, sem compartilhamento colaborativo de dados, o que aumentava os riscos de ignorar questões críticas.

• A baixa integridade dos dados prejudicou a tomada de decisões, dificultando a otimização da força de trabalho, a redução de custos e o crescimento dos negócios.

  
  

Desafios enfrentados pela força de trabalho temporária

• Aumento da exploração do trabalho, exemplificado por jornadas de trabalho prolongadas e intervalos de descanso insuficientes.

• Os trabalhadores temporários não tinham um espaço seguro para expressar suas preocupações ou relatar quaisquer problemas.

• Não havia uma plataforma definida para facilitar a qualificação de funcionários temporários.

• A má comunicação e colaboração entre os recrutas temporários e a equipe principal representavam desafios adicionais.

  
  

O cliente queria resolver os problemas mencionados acima desenvolvendo uma plataforma centralizada de análise de dados.

Solução

Ao entender os desafios, ficou claro que o setor de recrutamento temporário precisava de uma plataforma centralizada para otimizar custos, controle e conformidade em toda a força de trabalho temporária.

Além disso, havia uma necessidade urgente de fornecer aos trabalhadores temporários uma experiência enriquecida, garantindo sua operação dentro de um ambiente seguro e de apoio que reconhecesse suas contribuições e valorizasse sua contribuição. Consequentemente, uma plataforma que priorizasse o engajamento dos funcionários era essencial.

Os fundadores compartilharam sua visão para uma plataforma tão centralizada, e a Maruti Techlabs tornou sua ideia realidade ao desenvolver uma plataforma de análise de dados online e um aplicativo móvel fácil de usar. Para se aprofundar, consulte nosso blog sobre tendências de Análise de Dados e Business Intelligence para sua empresa.

Desde a definição da ideia em um workshop abrangente de 7 dias até o brainstorming dos mapas de execução, nossa equipe de engenharia os ajudou a conceituar, projetar e desenvolver a plataforma.

Aqui está uma análise aprofundada da abordagem da Maruti Techlabs para executar este projeto:

1. Oficina de descoberta de projetos

Começamos com um workshop de descoberta dinâmico. Ao longo do workshop de descoberta de 7 dias, exploramos os requisitos do projeto e insights tecnológicos para criar um blueprint de projeto abrangente. Este workshop foi fundamental para estabelecer a base do projeto, promovendo um entendimento compartilhado entre o cliente e a Maruti Techlabs.

Usamos o método MoSCoW para categorizar os recursos do produto em quatro níveis distintos de importância: obrigatório, deveria ter, poderia ter e não teria.

O workshop de 7 dias foi concluído com o desenvolvimento de um projeto detalhado descrevendo o design do projeto, a estratégia de desenvolvimento e o roteiro para o progresso futuro.

2. Montar uma equipe dedicada de desenvolvimento de software

Tendo delineado um roteiro bem definido, estabelecemos o design arquitetônico e a pilha de tecnologia. Para alinhar com as necessidades do projeto, optamos pela arquitetura EC2 (Elastic Compute Cloud) para implantação e RDS (Relational Database Service) para o banco de dados.

Escolhemos o ReactJS para o front-end e o NodeJS para o back-end e formamos uma equipe qualificada de desenvolvimento de software para liderar o projeto ao sucesso.

Nosso processo de recrutamento de equipes de desenvolvimento gira em torno de três princípios fundamentais -

• Colaboração anterior: desenvolvedores que trabalharam juntos no passado promovem uma dinâmica de equipe mais tranquila.
• Compatibilidade de habilidades: desenvolvedores que possuem as habilidades precisas necessárias para concluir o projeto.
• Experiência diversificada: equipe com diferentes níveis de experiência, oferecendo uma mistura completa de talentos seniores e juniores para uma perspectiva abrangente.

Para a execução tranquila deste projeto, montamos uma equipe composta por 3 desenvolvedores front-end, 3 desenvolvedores back-end, um engenheiro DevOps e um engenheiro de QA. Esta equipe foi orientada por um arquiteto de software experiente e gerenciada por um gerente de projeto técnico experiente.

3. Criando os wireframes

Após finalizar a arquitetura de projeto de alto nível, nossa equipe trabalhou no desenvolvimento dos wireframes usando Figma. O wireframing nos ajudou a delinear o layout, a estrutura e a funcionalidade do sistema.

Nossos arquitetos técnicos e engenheiros de projeto colaboraram para criar diagramas de fluxo de dados, gráficos e mapas de site. Isso nos ajudou a estabelecer uma representação estruturada da lógica, dos processos e da navegação do sistema.

4. Desenvolvendo o aplicativo

Nós solidificamos com sucesso a estrutura, lógica e design com aprovação do cliente na fase de wireframing. Posteriormente, nossos desenvolvedores começaram o desenvolvimento de um MVP (Minimum Viable Product). O MVP serviu como um primeiro marco crítico para coletar feedback e insights do cliente, perfeitamente integrado aos estágios subsequentes do ciclo de desenvolvimento.

Principais recursos que faziam parte da solução -

• Executando cálculos de custos dinâmicos

  
  

O setor de pessoal temporário é altamente transacional. Ele envolve vários parâmetros, incluindo impostos, regulamentações de tempo de trabalho (WTR), seguro nacional (NI) e pensão, o que torna os cálculos de salários complexos.

Colaboramos com a equipe principal do cliente para elaborar fórmulas matemáticas que abordassem o alto nível de complexidade, mantendo a precisão nos cálculos de custo de mão de obra em tempo real. Essas fórmulas foram integradas ao software por nossos desenvolvedores de back-end, permitindo assim que os contratantes finais calculassem os custos dinâmicos de mão de obra com um único clique.

• Desenvolvendo painéis personalizados para análise de dados

Atendendo à necessidade de uma visão abrangente dos dados da força de trabalho temporária, projetamos um sistema de gerenciamento de força de trabalho alimentado por inteligência empresarial. Ele converteu dados de análise de pessoas em tempo real em insights inteligentes.

Além disso, os painéis de análise de pessoas revelaram padrões ocultos que se mostraram inestimáveis na formulação de decisões estratégicas e na otimização da força de trabalho temporária.

Os painéis forneceram uma visão consolidada de:

1. Análise de atividade

2. Análise da força de trabalho

3. Análise de desistentes

4. Análise de Agência

   
   

1. Análise de atividades

Projetamos uma série de painéis analíticos personalizados que ofereciam transparência abrangente sobre métricas críticas, como cumprimento de turnos, turnos perdidos, despesas e horas de trabalho.

2. Análise da força de trabalho

O painel de análise da força de trabalho que curamos forneceu insights valiosos sobre dados da força de trabalho, como utilização de pool e turno. Isso facilitou a otimização da força de trabalho temporária.

3. Análise de desistentes

Também criamos um painel de desligamentos que ajudou os recrutadores a descobrir padrões ocultos na força de trabalho temporária, promovendo interações mais estratégicas com parceiros de agências.

4. Análise de Agência

O painel de análise da agência ajudou a simplificar o processo de definição de benchmarks e comparação de KPIs de serviço entre os painéis da agência. Isso simplificou as operações e permitiu a alocação de recursos para fornecedores de alto desempenho.

• Criando um sistema de classificação

Atendendo à necessidade de um sistema de classificação justo em todo o setor de trabalho temporário, criamos um sistema de classificação simples, mas altamente eficaz, que permitiu aos empregadores classificar os funcionários, reconhecer suas realizações e monitorar seu desempenho.

O sistema analisou o tempo de serviço dos funcionários e criou relatórios demográficos detalhados. Isso ajudou os empregadores a tomar decisões de contratação informadas e promover a colaboração.

• Desenvolvendo um aplicativo móvel

Para facilitar uma experiência de alto contato com os funcionários, desenvolvemos um aplicativo móvel que foca fortemente na facilidade de uso. Este aplicativo facilitou interações perfeitas entre trabalhadores temporários, equipe principal e contratantes finais.

Os empregadores agora podiam demonstrar apreço aos trabalhadores temporários por seu trabalho excepcional e enviar mensagens personalizadas para celebrar aniversários, marcos de serviço e conquistas. Isso criou um ambiente em que os trabalhadores temporários sentiam um senso de pertencimento, eram valorizados e tinham uma plataforma para expressar seus pensamentos e opiniões.

Aqui estão alguns dos recursos essenciais do aplicativo:

• Detalhes do trabalho dos funcionários Os trabalhadores temporários podem visualizar o total de turnos concluídos, prêmios, emblemas e reconhecimentos ganhos no aplicativo.
• CV digital do funcionário O aplicativo faz a curadoria de um CV digital de funcionários temporários, exibindo seus principais detalhes, como histórico de trabalho, conquistas, habilidades, treinamento, reconhecimento e distintivos de premiação. Além disso, o aplicativo pode registrar e atualizar automaticamente o CV, adicionando novas conquistas e feitos.
• Valorização dos funcionários Para promover o engajamento e a retenção dos funcionários, adicionamos um recurso no aplicativo que permitiu que empregadores e gerentes enviassem mensagens diretas valorizando o comprometimento e a entrega dos trabalhadores.
• Feedback dos funcionários Criar um ambiente seguro para os funcionários foi um dos principais objetivos deste projeto. Para atingir isso, criamos um recurso de feedback dos funcionários por meio do qual eles podem avaliar sua experiência com a agência e o local de trabalho. Isso também permitiu que eles expressassem anonimamente suas preocupações sobre disparidade salarial, horas extras ou outros problemas.
• Comunicações de trabalho O aplicativo integra perfeitamente as comunicações de trabalho, fornecendo uma plataforma unificada para todos se conectarem, interagirem e colaborarem por meio de painéis de mensagens ou mensagens pessoais.

“A Maruti Techlabs é apaixonada por construir produtos de qualidade enquanto cumpre consistentemente os prazos. Sempre sentimos que estamos na mesma página e seguindo o mesmo objetivo, o que tem sido muito revigorante.” - CTO

Comunicação e colaboração

Tínhamos chamadas mensais de governança, conectando-nos com sua equipe principal pelo Slack. Também tínhamos uma chamada quinzenal envolvendo a liderança da Maruti Techlabs, incluindo o CEO, o diretor, o gerente de projeto e os membros principais da equipe do cliente.

Nossos desenvolvedores adotaram a estrutura de desenvolvimento Agile para agilizar o processo de entrega de software e se adaptar às prioridades em evolução do cliente. Adotando um ciclo de sprint de 2 semanas, a equipe definiu tarefas de forma colaborativa no início de cada sprint e trabalhou em conjunto para atingir metas incrementais. Essa abordagem ágil facilitou o feedback e as aprovações regulares, garantindo o alinhamento contínuo entre as expectativas do projeto e a execução.

A escolha das ferramentas também contribuiu para uma comunicação e gerenciamento de projetos sem interrupções. O Jira foi empregado para um gerenciamento de projetos eficaz, enquanto o Slack serviu como a plataforma principal para comunicação e alinhamento do dia a dia. As chamadas do Zoom foram integradas ao fluxo de trabalho para reuniões regulares, incluindo stand-ups diários, retrospectivas de sprint e sessões de preparação de backlog com o cliente.

Essa colaboração estruturada garantiu que todos os aspectos do projeto fossem bem gerenciados, promovendo uma comunicação clara e respostas oportunas durante todo o processo de desenvolvimento.

Pilha de tecnologia

Resultado

A implementação deste projeto resultou em transformações significativas em todos os departamentos. Feedback e avaliações notáveis foram recebidos dos seguintes departamentos -

• Departamentos de RH - O aplicativo permitiu que as equipes de RH acelerassem o processo de integração, contratassem candidatos adequados e melhorassem as taxas de retenção da empresa, tornando dados críticos dos funcionários, como histórico de trabalho, realizações e classificações do empregador, facilmente acessíveis.
• Departamentos Financeiros - O aplicativo automatizou os cálculos de salários de trabalhadores temporários por meio do rastreamento em tempo real das horas de turno. Ele também levou em consideração o tipo de emprego e variáveis como pensão, Seguro Nacional (NI) e Regulamentos de Tempo de Trabalho (WTR).
• Operações - O aplicativo simplificou os processos ao dar suporte a treinamento, qualificação e colaboração entre colegas. Ajudou a nutrir novos talentos, aumentar o engajamento e otimizar a força de trabalho.
• Parceiros de agência - O aplicativo ajudou as agências a fornecer um serviço incomparável aos seus clientes, analisando as principais métricas dos funcionários, otimizando a força de trabalho, selecionando os candidatos perfeitos e trabalhando com feedback valioso.
• Colegas temporários - O aplicativo móvel multilíngue forneceu aos trabalhadores temporários uma plataforma onde seu trabalho era reconhecido, seu feedback era ouvido e seus problemas eram resolvidos proativamente.

Os painéis de análise de pessoas resultaram em pagamentos trabalhistas reduzidos ao permitir que os empregadores mudassem de cartões de taxa fixa de agência para custos de emprego reais incorridos. Isso ajudou ainda mais a otimizar as eficiências da força de trabalho e a reduzir os custos trabalhistas sem nenhuma interrupção nos negócios.

O aplicativo móvel permitiu que os funcionários compartilhassem feedback por meio de pesquisas de pulso e regulares, resultando em uma mudança positiva na cultura de trabalho, impulsionando, em última análise, maior retenção e satisfação dos funcionários. Ele suportava conteúdo de treinamento de mídia rica, imagem e vídeo e permitia que os funcionários recebessem conteúdo de qualidade em seu idioma nativo.

Concluindo esta colaboração bem-sucedida, a Maruti Techlabs e o cliente continuam sua parceria para aprimorar ainda mais o produto com base no feedback valioso do cliente. Aproveitando nossos serviços de análise de dados , fornecemos insights acionáveis para refinar a plataforma, garantindo que ela atenda às demandas de mercado em evolução. Ambas as equipes permanecem em estreita colaboração, se esforçando para atingir o objetivo compartilhado de elevar o setor global de recrutamento temporário.

Nosso Processo de Desenvolvimento

Seguimos as melhores práticas de Agile, Lean e DevOps para criar um protótipo superior que transforma as ideias dos seus usuários em realidade por meio de colaboração e execução rápida. Nossa principal prioridade é tempo de reação rápido e acessibilidade.

Queremos muito ser sua equipe ampliada, então, além das reuniões regulares, você pode ter certeza de que cada um dos membros da nossa equipe está a apenas um telefonema, e-mail ou mensagem de distância.

Por que Maruti Techlabs?

Nosso cliente precisava de uma empresa que pudesse implementar lógica de negócios complexa e criar produtos de software centrados no usuário com base em um entendimento profundo de seus requisitos. A Maruti Techlabs se destacou como a escolha perfeita.

O cliente iniciou a seleção de fornecedores examinando várias empresas de desenvolvimento de software de primeira linha, incluindo a Maruti Techlabs. Nosso portfólio, referências de clientes e experiência relevante na construção de plataformas semelhantes nos ajudaram a garantir um lugar entre sua lista cuidadosamente selecionada de fornecedores potenciais.

Nossa pronta resposta ao documento Request for Information (RFI) deles também deixou uma primeira impressão favorável e solidificou sua confiança em nossas habilidades. Competimos com outros oito fornecedores e progredimos com sucesso para o estágio Request for Proposal (RFP).

Uma avaliação completa das respostas do RFP e consultas extensivas com vendas, analistas de negócios e equipes de desenvolvimento fizeram da Maruti Techlabs sua principal escolha. Posteriormente, organizamos um workshop de descoberta de 7 dias para nos aprofundarmos mais nas especificidades do projeto.

O workshop de descoberta de 7 dias deixou uma impressão duradoura no cliente. Eles avaliaram de forma abrangente nossa compreensão técnica, capacidade de entrega, preço e qualidade.

"A Maruti Techlabs obteve alta pontuação em presteza, experiência comprovada, conhecimento técnico e comercial, confiabilidade da equipe e disponibilidade de recursos qualificados." - CTO