Creación de una plataforma de análisis de datos para optimizar el sector del trabajo temporal

Experiencia entregada

Desarrollo de productos y control de calidad

Industria

Reclutamiento

El cliente

Nuestro cliente, una startup DaaS (Data-as-a-Service) con sede en el Reino Unido, se ha propuesto revolucionar el sector de la contratación. Ha lanzado una plataforma centralizada centrada en optimizar la gestión de costes, mejorar el control y garantizar el cumplimiento de las normas en toda la fuerza laboral temporal. Esta plataforma actúa como catalizador entre agencias, empleadores y empleados, impulsando el compromiso, la transparencia y la confianza.

El desafío

La mano de obra temporal desempeña un papel importante en numerosas empresas del Reino Unido, ya que representa entre el 20% y el 50% de la fuerza laboral total en algunas organizaciones. A pesar de su crecimiento constante año tras año, la importancia de una gestión eficiente de la mano de obra temporal suele subestimarse.

Con más de 25 años de experiencia en la industria del reclutamiento, nuestro cliente comprendió de primera mano los desafíos que enfrenta la industria del personal temporal.

Un análisis exhaustivo reveló que el modelo de contratación de personal temporal en la industria era inherentemente defectuoso y obsoleto, y carecía de transparencia y coherencia. Por eso, los empleados temporales y sus empleadores se enfrentaban a importantes problemas a la hora de colaborar.

Nuestro cliente buscó abordar algunos de los desafíos más importantes:

Desafíos de la gestión de la fuerza laboral y de la nómina

• Altas tasas de deserción, compromiso deficiente de los empleados y productividad reducida.

• Discrepancias entre las tarifas por hora facturables reales y las tarifas por hora fijas de la agencia. Una encuesta reveló que los márgenes de las agencias podrían ser, en promedio, un 60% más altos que los costos reales incurridos.

• Factores como las bajas horas promedio, las inducciones a mitad de semana y la baja aceptación de las pensiones contribuyeron a los márgenes grises, lo que dio lugar a que los empleadores pagaran enormemente de más a las agencias.

• Además, como las horas de trabajo variaban, también variaban sus costos de seguro nacional y pensiones, lo que complicaba los cálculos de costos.

  
  

Desafíos de la gestión de datos

• Los empleadores finales carecían de acceso a datos precisos sobre su fuerza laboral temporal.

• Los datos de la fuerza laboral a menudo se almacenaban en múltiples silos desconectados dentro de las agencias, lo que requería esfuerzos de recopilación manual.

• Los organismos operaron de manera aislada y sin compartir datos de manera colaborativa, lo que aumentó los riesgos de pasar por alto cuestiones críticas.

• La mala integridad de los datos afectó la toma de decisiones, obstaculizando la optimización de la fuerza laboral, la reducción de costos y el crecimiento del negocio.

  
  

Desafíos que enfrenta la fuerza laboral temporal

• Aumento de la explotación laboral, ejemplificada por jornadas laborales prolongadas e intervalos de descanso insuficientes.

• Los trabajadores temporales carecían de un espacio seguro para expresar sus preocupaciones o denunciar cualquier problema.

• No existía una plataforma definida para facilitar la capacitación de los empleados temporales.

• La mala comunicación y colaboración entre los reclutas temporales y el personal básico planteó desafíos adicionales.

  
  

El cliente quería abordar los problemas mencionados anteriormente mediante el desarrollo de una plataforma de análisis de datos centralizada.

Solución

Al comprender los desafíos, quedó claro que el sector de reclutamiento temporal requería una plataforma centralizada para optimizar los costos, el control y el cumplimiento de toda la fuerza laboral temporal.

Además, existía una necesidad apremiante de brindarles a los trabajadores temporales una experiencia enriquecida, garantizando que trabajaran en un entorno seguro y de apoyo que reconociera sus contribuciones y valorara sus aportes. En consecuencia, era esencial contar con una plataforma que priorizara el compromiso de los empleados.

Los fundadores compartieron su visión de una plataforma centralizada de este tipo y Maruti Techlabs hizo realidad su idea desarrollando una plataforma de análisis de datos en línea y una aplicación móvil fácil de usar. Para profundizar, consulte nuestro blog sobre tendencias de análisis de datos e inteligencia empresarial para su empresa.

Desde la definición de su idea en un taller integral de 7 días hasta la lluvia de ideas sobre los mapas de ejecución, nuestro equipo de ingeniería los ayudó a conceptualizar, diseñar y desarrollar la plataforma.

A continuación se presenta un análisis en profundidad del enfoque de Maruti Techlabs para ejecutar este proyecto:

1. Taller de descubrimiento de proyectos

Comenzamos con un taller de descubrimiento dinámico. Durante los 7 días que duró el taller, exploramos los requisitos del proyecto y los conocimientos tecnológicos para crear un plan integral del proyecto. Este taller fue fundamental para establecer las bases del proyecto y fomentar un entendimiento compartido entre el cliente y Maruti Techlabs.

Utilizamos el método MoSCoW para categorizar las características del producto en cuatro niveles distintos de importancia: imprescindible, debería, podría y no debería.

El taller de 7 días concluyó con el desarrollo de un plan detallado que describe el diseño del proyecto, la estrategia de desarrollo y la hoja de ruta para el progreso futuro.

2. Formar un equipo de desarrollo de software dedicado

Una vez delineada una hoja de ruta bien definida, establecimos el diseño arquitectónico y la pila de tecnología. Para alinearnos con las necesidades del proyecto, optamos por la arquitectura EC2 (Elastic Compute Cloud) para la implementación y RDS (Relational Database Service) para la base de datos.

Elegimos ReactJS para el frontend y NodeJS para el backend y formamos un equipo de desarrollo de software capacitado para llevar el proyecto al éxito.

Nuestro proceso de reclutamiento de equipos de desarrollo gira en torno a tres principios fundamentales:

• Colaboración pasada: los desarrolladores que han trabajado juntos en el pasado fomentan una dinámica de equipo más fluida.
• Adecuación de habilidades: desarrolladores que poseen las habilidades precisas necesarias para llevar a cabo el proyecto.
• Experiencia diversa: Equipo con distintos niveles de experiencia, que ofrece una combinación completa de talento senior y junior para una perspectiva integral.

Para la correcta ejecución de este proyecto, reunimos un equipo compuesto por 3 desarrolladores front-end, 3 desarrolladores back-end, un ingeniero de DevOps y un ingeniero de control de calidad. Este equipo estuvo dirigido por un arquitecto de software experimentado y dirigido por un gerente de proyectos técnico experimentado.

3. Creación de los wireframes

Después de finalizar la arquitectura del proyecto de alto nivel, nuestro equipo trabajó en el desarrollo de wireframes con Figma. Los wireframes nos ayudaron a delinear el diseño, la estructura y la funcionalidad del sistema.

Nuestros arquitectos técnicos e ingenieros de proyectos colaboraron para crear diagramas de flujo de datos, gráficos y mapas de sitios. Esto nos ayudó a establecer una representación estructurada de la lógica, los procesos y la navegación del sistema.

4. Desarrollo de la aplicación

Consolidamos con éxito la estructura, la lógica y el diseño con la aprobación del cliente en la fase de creación de wireframes. Posteriormente, nuestros desarrolladores comenzaron el desarrollo de un MVP (producto mínimo viable). El MVP sirvió como un primer hito fundamental para recopilar comentarios y opiniones de los clientes, que se integraron perfectamente en las etapas posteriores del ciclo de desarrollo.

Características clave que formaron parte de la solución:

• Ejecución de cálculos de costos dinámicos

  
  

El sector de la contratación de personal temporal es altamente transaccional e involucra varios parámetros, entre ellos, impuestos, regulaciones sobre el tiempo de trabajo, seguridad social y pensiones, lo que hace que los cálculos salariales sean complejos.

Colaboramos con el equipo central del cliente para diseñar fórmulas matemáticas que abordaran el alto nivel de complejidad y al mismo tiempo mantuvieran la precisión en los cálculos de costos laborales en tiempo real. Nuestros desarrolladores de back-end integraron estas fórmulas al software, lo que permitió a los contratistas finales calcular los costos laborales dinámicos con un solo clic.

• Desarrollo de paneles de control personalizados para análisis de datos

Para abordar la necesidad de una visión integral de los datos de la fuerza laboral temporal, diseñamos un sistema de gestión de la fuerza laboral impulsado por inteligencia empresarial. Convirtió los datos analíticos de personal en tiempo real en información inteligente.

Además, los paneles de análisis de personas revelaron patrones ocultos que resultaron invaluables para dar forma a decisiones estratégicas y optimizar la fuerza laboral temporal.

Los paneles de control proporcionaron una vista consolidada de:

1. Análisis de actividad

2. Análisis de la fuerza laboral

3. Análisis de los que abandonan el país

4. Análisis de la agencia

   
   

1. Análisis de actividad

Diseñamos una serie de paneles de análisis personalizados que ofrecían transparencia integral en métricas críticas, como cumplimiento de turnos, turnos perdidos, gastos y horas de trabajo.

2. Análisis de la fuerza laboral

El panel de análisis de la fuerza laboral que diseñamos brindó información valiosa sobre datos de la fuerza laboral, como la utilización de turnos y de reservas. Esto facilitó la optimización de la fuerza laboral temporal.

3. Análisis de los que abandonan el programa

También construimos un panel de control de personas que se van que ayudó a los reclutadores a descubrir patrones ocultos en la fuerza laboral temporal, fomentando interacciones más estratégicas con los socios de la agencia.

4. Análisis de la agencia

El panel de análisis de agencias ayudó a agilizar el proceso de establecimiento de puntos de referencia y comparación de indicadores clave de rendimiento de servicios entre los paneles de agencias. Esto simplificó las operaciones y permitió la asignación de recursos a los proveedores con mejor desempeño.

• Creación de un sistema de calificación

Para abordar la necesidad de un sistema de calificación justo en toda la industria del trabajo temporal, creamos un sistema de calificación simple pero altamente efectivo que permitía a los empleadores evaluar a los empleados, reconocer sus logros y realizar un seguimiento de su desempeño.

El sistema analizó el tiempo de servicio de los empleados y creó informes demográficos detallados. Esto ayudó a los empleadores a tomar decisiones de contratación informadas y a promover la colaboración.

• Desarrollo de una aplicación móvil

Para facilitar una experiencia personalizada para los empleados, desarrollamos una aplicación móvil que se centra en la facilidad de uso. Esta aplicación facilitó interacciones fluidas entre los trabajadores temporales, el personal principal y los contratistas finales.

Los empleadores ahora podían mostrar su agradecimiento a los trabajadores temporales por su excelente trabajo y enviar mensajes personalizados para celebrar cumpleaños, logros y logros importantes. Esto creó un entorno en el que los trabajadores temporales sentían un sentido de pertenencia, eran valorados y tenían una plataforma para expresar sus pensamientos y opiniones.

Estas son algunas de las características más importantes de la aplicación:

• Detalles del trabajo del empleado Los trabajadores temporales pueden ver el total de turnos completados, premios, insignias y reconocimientos obtenidos en la aplicación.
• CV digital del empleado La aplicación crea un CV digital de los empleados temporales que muestra sus datos clave, como historial laboral, logros, habilidades, capacitación, reconocimientos e insignias de premios. Además, la aplicación puede registrar y actualizar automáticamente el CV, agregando nuevos logros y hazañas.
• Reconocimiento a los empleados Para promover el compromiso y la retención de los empleados, agregamos una función en la aplicación que permitía a los empleadores y gerentes enviar mensajes directos apreciando el compromiso y la entrega de los trabajadores.
• Comentarios de los empleados Crear un entorno seguro para los empleados fue uno de los principales objetivos de este proyecto. Para lograrlo, creamos una función de comentarios de los empleados a través de la cual pueden calificar su experiencia con la agencia y el lugar de trabajo. Además, les permitió expresar de forma anónima sus inquietudes sobre la disparidad salarial, las horas extras u otros problemas.
• Comunicaciones laborales La aplicación integra a la perfección las comunicaciones laborales, proporcionando una plataforma unificada para que todos puedan conectarse, interactuar y colaborar a través de foros de mensajes o mensajes personales.

“Maruti Techlabs se apasiona por crear productos de calidad y cumplir con los plazos de entrega de manera constante. Siempre sentimos que estamos en la misma página y perseguimos el mismo objetivo, lo que ha sido muy reconfortante”. - Director de tecnología

Comunicación y colaboración

Tuvimos llamadas mensuales de gobernanza, conectándonos con su equipo central a través de Slack. También tuvimos una llamada quincenal en la que participaron los líderes de Maruti Techlabs, incluidos el director ejecutivo, el director, el gerente de proyectos y los miembros principales del equipo del cliente.

Nuestros desarrolladores adoptaron el marco de desarrollo ágil para acelerar el proceso de entrega de software y adaptarse a las prioridades cambiantes de los clientes. Al adoptar un ciclo de sprint de dos semanas, el equipo definió tareas de manera colaborativa al comienzo de cada sprint y trabajó en conjunto para lograr objetivos incrementales. Este enfoque ágil facilitó la retroalimentación y las aprobaciones periódicas, lo que garantizó una alineación continua entre las expectativas y la ejecución del proyecto.

La elección de las herramientas también contribuyó a una comunicación fluida y a una gestión de proyectos más fluida. Se utilizó Jira para una gestión eficaz de los proyectos, mientras que Slack sirvió como plataforma principal para la comunicación y la coordinación diarias. Las llamadas de Zoom se integraron en el flujo de trabajo para reuniones periódicas, incluidas reuniones diarias, retrospectivas de sprints y sesiones de preparación de la cartera de proyectos con el cliente.

Esta colaboración estructurada garantizó que todos los aspectos del proyecto estuvieran bien gestionados, fomentando una comunicación clara y respuestas oportunas durante todo el proceso de desarrollo.

Pila de tecnología

Resultado

La implementación de este proyecto dio como resultado transformaciones significativas en todos los departamentos. Se recibieron comentarios y críticas notables de los siguientes departamentos:

• Departamentos de RR.HH.: la aplicación permitió a los equipos de RR.HH. acelerar su proceso de incorporación, contratar candidatos adecuados y mejorar las tasas de retención de la empresa al hacer que los datos críticos de los empleados, como el historial laboral, los logros y las calificaciones de los empleadores, sean fácilmente accesibles.
• Departamentos de Finanzas - La aplicación automatizó los cálculos de los salarios de los trabajadores temporales mediante el seguimiento en tiempo real de las horas de trabajo. También tuvo en cuenta el tipo de empleo y variables como la pensión, el Seguro Nacional (NI) y las Regulaciones del Tiempo de Trabajo (WTR).
• Operaciones: la aplicación optimizó los procesos al respaldar la capacitación, la mejora de las habilidades y la colaboración entre colegas. Ayudó a fomentar nuevos talentos, aumentar la participación y optimizar la fuerza laboral.
• Socios de agencia: la aplicación ayudó a las agencias a brindar un servicio inigualable a sus clientes mediante el análisis de métricas clave de los empleados, la optimización de la fuerza laboral, la colocación de los candidatos perfectos y el trabajo en base a comentarios valiosos.
• Colegas temporales: la aplicación móvil multilingüe proporcionó a los trabajadores temporales una plataforma donde se reconocía su trabajo, se escuchaban sus comentarios y sus problemas se resolvían de manera proactiva.

Los paneles de análisis de personal permitieron reducir los pagos laborales al permitir que los empleadores pasaran de las listas de tarifas fijas de agencias a los costos laborales reales incurridos. Además, ayudaron a optimizar la eficiencia de la fuerza laboral y a reducir los costos laborales sin interrumpir las operaciones.

La aplicación móvil permitió a los empleados compartir comentarios a través de encuestas periódicas y de pulso, lo que generó un cambio positivo en la cultura laboral y, en última instancia, impulsó una mayor retención y satisfacción de los empleados. Admitió contenido de capacitación en formato multimedia, imágenes y videos y permitió que los empleados recibieran contenido de calidad en su idioma nativo.

Tras concluir esta exitosa colaboración, Maruti Techlabs y el cliente continúan su asociación para mejorar aún más el producto basándose en los valiosos comentarios de los clientes. Aprovechando nuestros servicios de análisis de datos , brindamos información útil para refinar la plataforma y garantizar que cumpla con las cambiantes demandas del mercado. Ambos equipos siguen colaborando estrechamente y se esfuerzan por alcanzar el objetivo compartido de impulsar el sector de contratación temporal global.

Nuestro proceso de desarrollo

Seguimos las mejores prácticas de Agile, Lean y DevOps para crear un prototipo superior que haga realidad las ideas de sus usuarios mediante la colaboración y la ejecución rápida. Nuestra máxima prioridad es la rapidez de reacción y la accesibilidad.

Realmente queremos ser su equipo extendido, así que además de las reuniones regulares, puede estar seguro de que cada uno de los miembros de nuestro equipo está a una llamada telefónica, correo electrónico o mensaje de distancia.

¿Por qué Maruti Techlabs?

Nuestro cliente necesitaba una empresa que pudiera implementar una lógica empresarial compleja y crear productos de software centrados en el usuario basándose en un profundo conocimiento de sus requisitos. Maruti Techlabs se destacó como la opción perfecta.

El cliente inició la selección de proveedores analizando a varias empresas de desarrollo de software de primer nivel, incluida Maruti Techlabs. Nuestra cartera, las referencias de nuestros clientes y nuestra experiencia relevante en la creación de plataformas similares nos ayudaron a asegurarnos un lugar en su lista cuidadosamente seleccionada de posibles proveedores.

Nuestra pronta respuesta a su solicitud de información (RFI) también dejó una primera impresión favorable y consolidó su confianza en nuestras capacidades. Competimos con otros ocho proveedores y logramos pasar con éxito a la etapa de solicitud de propuesta (RFP).

Una evaluación exhaustiva de las respuestas a la solicitud de propuestas y amplias consultas con los equipos de ventas, analistas comerciales y desarrollo hicieron que Maruti Techlabs fuera la mejor opción. Posteriormente, organizamos un taller de descubrimiento de siete días para profundizar en los detalles del proyecto.

El taller de descubrimiento de siete días dejó una impresión duradera en el cliente. Evaluaron exhaustivamente nuestro conocimiento técnico, capacidad de entrega, precios y calidad.

"Maruti Techlabs obtuvo una alta puntuación en cuanto a rapidez, experiencia comprobada, conocimiento técnico y comercial, confiabilidad del equipo y disponibilidad de recursos capacitados". - CTO