Como fazer anotações de reuniões melhor que a Apple

Se algum de nós em nossos negócios puder ser melhor que a Apple em alguma coisa específica, não importa o nicho, tenho certeza de que tentaremos aproveitar essa oportunidade.

Parece que Steve Jobs tinha preferência pela forma como as reuniões deveriam ser realizadas. E ele acreditava que esta abordagem às reuniões produzia os melhores resultados, permitindo que as pessoas se envolvessem de forma mais séria e cuidadosa com os tópicos em discussão. No entanto, tem havido desvantagens nesta abordagem de reuniões, como abordaremos no artigo.

Mas o advento de novos Anotações de IA As tecnologias criaram uma abertura inesperada para o tipo de reuniões que Steve Jobs imaginou, ao mesmo tempo que atenuaram praticamente todas as desvantagens desta abordagem.

Não se trata realmente de como realizar reuniões agora melhor do que a Apple. Na verdade, trata-se de dar vida à visão de Steve Jobs de reuniões eficazes.

Vamos mergulhar.

Como Steve Jobs abordou as notas da reunião

Uma ligeira tempestade foi causada entre o Twitter e os Threads de tecnologia na outra semana. O usuário Darius, que afirma ter trabalhado diretamente com Steve Jobs, fez algumas declarações ousadas sobre as reuniões, como as abordamos e o que Steve Jobs pensava. O tweet ofensivo em questão é detalhado abaixo.

Darius se posiciona como uma espécie de oráculo do conhecimento de Jobs, capaz de traduzir os pensamentos do grande homem em lições de negócios para o trabalho e a vida na era moderna. A grande afirmação aqui é que você não deve fazer anotações nas reuniões.

Não é apenas Steve Jobs que tem abordagens peculiares para reuniões. Jeff Bezos apareceu recentemente em Podcast de Lex Fridman onde falou sobre como estabeleceu uma cultura de encontros dentro da Amazon. Foi baseado no formato do memorando. Na reunião ideal de Jeff Bezos, o memorando da reunião é escrito antes da reunião.

É longo, escrito em forma narrativa, não apenas com marcadores, e pode ocupar várias páginas. Embora os participantes sejam livres para ler o memorando antes da reunião, não há expectativa de fazê-lo. Em vez disso, a primeira parte da reunião é passada com todos da equipe lendo silenciosamente o memorando.

Segundo Bezos, isso pode levar até meia hora em uma reunião de uma hora. Ele diz que fazer desta forma funciona melhor porque significa que todos reservaram um tempo para a reunião e ninguém está fingindo saber qual é o assunto.

Significa que todos podem participar plenamente na discussão que a reunião pretendia estimular. Podemos encontrar a abordagem de Steve Jobs neste contexto. Se você tem pessoas reunidas em uma reunião, elas não estão sendo produtivas fazendo outras coisas.

Portanto, você deve ter como objetivo obter o máximo de produtividade deles naquela reunião. E qual é a produtividade máxima que pode ser obtida em uma reunião? É comunicar uma ideia?

Não, na verdade não. Você pode fazer isso com um e-mail. Trata-se de discutir ideias, envolver-se em discursos, analisar os pensamentos uns dos outros, com várias pessoas trazendo coisas para a mesa, cada uma interrogando e desenvolvendo as ideias apresentadas.

E para fazer isso de forma eficaz, para que todos os envolvidos na reunião contribuam ao máximo e se envolvam intelectualmente ao máximo que puderem, eles não devem se distrair com a falta de conhecimento ou com a necessidade de reuniões extensas. notas.

Por que não devemos fazer anotações nas reuniões

Então, por que não deveríamos fazer anotações nas reuniões? Sou muito solidário com essa visão porque fazer anotações em reuniões é uma dentre uma série de atividades que podem distrair alguém do que está sendo dito, especialmente na era do trabalho remoto.

É especialmente comum que as pessoas tentem fazer outras coisas durante a reunião, como concluir outras tarefas, enviar um e-mail para outra pessoa, geralmente tentando ser produtivas e realizar tarefas, sentindo que não é tempo perdido.

As pessoas pensam que estão fazendo coisas boas quando fazem isso. Acham que estão dando um bom exemplo, mas não estão. Se eles não precisam estar na reunião, então não deveriam estar na reunião. Se eles deveriam estar na reunião, então deveriam estar presentes e engajados.

E se todos estão fazendo anotações, parece que todos estão um pouco distraídos. Isso produz uma distração geral. Mas também é importante notar que os funcionários mais juniores costumam ter a responsabilidade de manter e atualizar notas valiosas.

Embora esta possa ser uma tarefa útil para apresentar alguém se não tiver outro contexto para a reunião, se tiver algum envolvimento com os tópicos da reunião, ter que tomar notas impede-os de participar e apresentar as suas ideias ou fazer observações por conta própria.

Há também um lado de gênero nisso. Já estive em reuniões onde a pessoa organizada da reunião é uma mulher e por serem organizadas acabam caindo no papel padrão de anotador, enquanto um dos rapazes assume o papel de idealizador.

Como Tracy Warner , líder e consultor de operações de marketing, descreve para mim os elementos de gênero dessa experiência:

“Há um preconceito de gênero conhecido e bem documentado na tomada de notas. Muitas das tarefas que estão sendo capturadas pela IA se enquadram nessas categorias de trabalho, muitas vezes mundanas, tipicamente femininas: coordenar as reuniões, fazer anotações, capturar itens de ação, compartilhá-los com a equipe.”

As notas da reunião são obstáculos para participar da reunião. A reunião ideal permitiria que todos permanecessem 100% focados na discussão em questão, com oportunidades iguais para todos participarem e contribuírem como acharem adequado. Era nisso que Jobs acreditava. E é uma visão muito atraente.

Quão mais produtivos seríamos se pudéssemos maximizar o benefício das discussões que temos nas reuniões, para que não precisássemos de mais reuniões? Podemos fazer mais para não precisarmos trabalhar ainda mais.

O que há de errado com esta política?

Embora a abordagem de não fazer anotações nas reuniões seja intrigante, não é perfeita. O problema muito simples e óbvio é que alguém precisa fazer algumas anotações. Caso contrário, como vamos lembrar o que pensamos, falamos, concordamos ou quais itens de ação foram registrados?

Em qualquer local de trabalho, é muito comum que as pessoas descubram que participaram de uma reunião onde ninguém fez anotações e, como resultado, as coisas não foram feitas e não há um conceito compartilhado sobre o que ocorreu na reunião.

Além dessas considerações óbvias sobre produtividade, existe o fato de que cada pessoa interage e retém informações de maneira diferente. Para alguns, como eu, ter uma discussão longa e livre é muito valioso e uma ótima maneira de aprender e se envolver com ideias, ainda tendo uma ideia aproximada das coisas no final para agir.

Para outros, quando algo é mencionado, é muito benéfico anotar isso rapidamente. Ajuda a reforçar essa memória em suas mentes, não apenas porque está escrita, mas porque o processo de anotá-la os ajuda a lembrá-la melhor.

As pessoas simplesmente diferem na forma como absorvem informações. Acrescente a isso que existem versões mais extremas dessa necessidade de anotar as coisas ou de se envolver com mais cuidado com as coisas. Isso pode estar relacionado à neurodivergência, leves problemas de memória ou simplesmente à distração fácil, como muitas pessoas com TDAH ou semelhante podem experimentar.

As desvantagens de não registrar nenhuma nota de reunião parecem dolorosamente aparentes. Embora muitas reuniões ocorram sem o uso eficaz de anotações, quase todas as reuniões importantes terão alguém fazendo essas anotações. Não é simplesmente uma prática recomendada; é uma coisa óbvia de se fazer. Na verdade, em algumas circunstâncias, pode ser legalmente exigido.

Como podemos fazer anotações melhor que a Apple?

Então, qual é a síntese aqui? Bem, é IA.

Você não precisa gastar seu tempo na reunião fazendo anotações se souber que a IA está fazendo anotações para você. Ou a sua IA fez essas anotações ou a IA da pessoa que organizou a reunião o fez. A IA compartilha automaticamente essas notas no final da reunião com todos os participantes.

Assim, todos poderão ter uma cópia do que foi discutido, além da simples transcrição da reunião.

Um poderoso software de assistente executivo de IA, como o Xembly, pode dar a cada participante uma versão resumida da reunião que não inclui detalhes estranhos, como a história de cinco minutos de Gary no início sobre o casamento de sua irmã. Também é possível editar de forma colaborativa as notas da reunião no final da reunião, caso haja mais alguma coisa que alguém queira adicionar ou especificar.

Isso cria uma sensação de verdade compartilhada dentro da organização, pois todos têm cópias do que foi dito e do que foi decidido na reunião, e cada pessoa pôde contribuir sem impactar sua própria produtividade.

Usar uma abordagem como essa permite que cada pessoa permaneça 100% focada no conteúdo da reunião e discuta cada item livremente, sem ter que se preocupar com suas responsabilidades de tomar notas.

Isto pode produzir ganhos adicionais de eficiência para cada reunião, resultando em um grande ganho cumulativo de produtividade. As empresas podem economizar oito horas por semana por pessoa usando o Xembly, mas não se trata apenas de anotações de reuniões. Com a tecnologia moderna, você pode ir além das notas em si.

A IA do Xembly, Xena, pode extrair os itens de ação da reunião e então sugerir participantes a quem esses itens de ação podem ser delegados, criando tarefas para suas listas de tarefas. Isto transforma o Assistente executivo de IA transformando-se mais em um gerente de projeto de IA, novamente produzindo mais ganhos de eficiência para a equipe.

Você pode até integrar diretamente ao Salesforce ou HubSpot e ter os registros de atualização de IA para você. A IA desbloqueia um mundo totalmente novo de gestão de reuniões .

Se você combinar tudo isso com outras abordagens padrão que a tecnologia pode permitir agora, como compartilhar uma gravação da reunião para as pessoas verem (dependendo da permissão), você poderá criar um enorme senso de transparência e conhecimento compartilhado em sua equipe.

Você deixa de querer imitar Steve Jobs e passa a emular ativamente Ray Dalio e seus princípios de verdade compartilhada e transparência radical.

Ao utilizar novas tecnologias, você pode tornar o trabalho melhor, a organização mais coesa e a experiência mais inclusiva – como vimos em termos de antiguidade, neurodivergência e gênero. Não é o primeiro avanço tecnológico para automatizar elementos de nossas vidas e não será o último. Com a automação vêm mudanças e oportunidades - como Tracy me disse:

“Acho que a automação administrativa é semelhante à invenção da máquina de lavar roupa para mulheres… à medida que você tira o trabalho árduo da vida, você se liberta para coisas mais importantes. Não é nenhuma surpresa que as mulheres começaram a entrar no mercado de trabalho à medida que o trabalho doméstico se tornou cada vez mais automatizado.”

Xemble é o único assistente executivo de IA projetado desde o início para empreendimentos , com um amplo conjunto de recursos e conformidade regulatória integrada, então experimente e comece a fazer anotações de reuniões melhor do que a Apple.