3 dicas técnicas para organizar seu calendário para aumentar a eficiência

Você provavelmente já utiliza algum tipo de calendário digital para agendar todas as suas reuniões de trabalho. Você também pode ter um – integrado ou não – para eventos pessoais e familiares, recados e afins. Esperamos que sua agenda também esteja sincronizada em todos os seus dispositivos, para que você sempre saiba qual será o seu próximo passo, não importa onde esteja. Se você ainda não está fazendo tudo isso, é uma maravilha que tenha sobrevivido.

Sua agenda não deve apenas fazer o mínimo para mantê-lo em dia com seus compromissos. Há tantas maneiras de usá-lo para agilizar seu dia e usar seu tempo com mais eficiência. O software de calendário moderno pode fazer tudo, desde eliminar idas e vindas tediosas até analisar exatamente como você gasta seu tempo. Aqui estão algumas maneiras de organizar sua agenda para aproveitar melhor cada dia – e a vida.

Reserve reuniões com software de agendamento

Em vez de intermináveis cadeias de e-mail para definir o horário da reunião, use um software de calendário com um agendador de reuniões automatizado. Com esses programas, você pode selecionar horários adequados para você e permitir que clientes e colegas selecionem um deles. Alguns programas também ajudam você a encontrar automaticamente um horário de reunião que funcione para várias pessoas ao mesmo tempo. Se você se reúne com muitos clientes ao longo do dia, um agendador de reuniões pode economizar muito tempo.

Com agendadores de reuniões, você também pode usar um link personalizado para permitir que clientes ou clientes em potencial agendem com você. Se você atua em uma área como coaching de vida ou terapia, um agendador de reuniões pode até lhe trazer novos negócios. Clientes em potencial que podem ter medo de ligar ou enviar e-mails geralmente são mais receptivos a clicar em um link. Oferecer a eles a opção de agendar uma primeira reunião ou uma chamada de introdução gratuita pode economizar seu tempo e seus nervos.

Se você hospedar Zoom, Teams ou outras reuniões virtuais, poderá incluir o link da reunião diretamente na entrada do calendário ou no convite. Dessa forma, os participantes não precisam vasculhar e-mails antigos no último minuto, quando a reunião começar. Eles podem simplesmente clicar em seus calendários e serem levados diretamente para a sala de reuniões virtual. Alguns agendadores integram-se a outros aplicativos, incluindo software de reunião virtual, para tornar esse processo ainda mais simples. Alguns permitem limitar quantas pessoas podem agendar com você diariamente para que você não fique sobrecarregado com reuniões .

Código de cores

A codificação por cores é uma maneira simples de tornar a programação do seu trabalho e do seu tempo pessoal um pouco mais eficiente. Ao usar certas cores para designar diferentes tipos de eventos, você obtém rapidamente uma imagem simples do seu dia. No curto prazo, isso ajuda você a se lembrar de eventos importantes sem uma leitura atenta do seu calendário. Com o tempo, o código de cores também lhe dá uma ideia melhor de como você gasta seu tempo. Alguns calendários também podem analisar automaticamente blocos categorizados e determinar o que você passa mais tempo fazendo.

Existem duas maneiras principais de usar cores para organizar seu calendário. A primeira é codificar cada evento por cores de acordo com um tipo de tarefa ou categoria designada. Para calendários de trabalho, escolha um calendário diferente para cada tipo de evento (reunião de equipe, horário de trabalho focado, ligação de cliente). Para calendários multifuncionais, você pode codificar por cores por trabalho, exercício, consulta médica, filhos, etc.

Outra forma de codificar seu calendário por cores é por prioridade ou urgência, para que você possa distinguir instantaneamente o que é mais importante. Por exemplo, você pode organizar eventos importantes, como entrevistas de emprego e buscar crianças na escola em vermelho ou laranja brilhante. Eventos mais flexíveis, como a festa de um amigo na qual você está apenas parcialmente interessado, podem ser azuis claros. Para eventos muito importantes, configurar lembretes automáticos por e-mail ou texto também pode funcionar como uma garantia contra a perda de algo.

Bloqueie o tempo de foco e o tempo livre

Os programas de calendário também podem ajudá-lo a usar seu tempo com mais eficiência, permitindo que você reserve blocos para concentração ou autocuidado. No escritório, você pode definir horários específicos para trabalhar ininterruptamente em tarefas que exigem concentração profunda. Por exemplo, você pode usar o tempo de concentração para escrever um white paper, fazer o roteiro de uma apresentação importante ou revisar uma planilha.

A maioria dos aplicativos de calendário oferece a opção de ocultar a natureza de um evento em sua agenda. Se o seu calendário for compartilhado com colegas ou familiares, isso poderá adicionar uma camada de privacidade. Seus colegas de trabalho não precisam saber quando você está trabalhando no orçamento do próximo ano, especialmente se isso significar que eles podem fazer perguntas. E você pode querer manter aquela reunião sobre uma promoção em segredo de seu cônjuge até obter uma resposta.

Os blocos de calendário também podem ajudá-lo a priorizar tarefas de autocuidado, como exercícios, meditação , pausas para saúde mental e muito mais. Por exemplo, você pode reservar um tempo livre em sua agenda para fazer um longo almoço e ir para a academia. Ou talvez você precise agendar uma consulta médica remota ou uma sessão de terapia durante o dia de trabalho. Reservar mais tempo para si mesmo lhe dá a energia e o foco necessários para ser a versão mais produtiva de si mesmo.

A melhor ferramenta de produtividade é o seu próprio cérebro

Estas e outras funções de calendário podem ajudá-lo a ser mais eficiente em casa, no escritório e fora dele. Mas a ferramenta mais importante para maior sucesso e produtividade é a sua capacidade de ajustar e otimizar sua programação. Para obter os melhores resultados, use seu calendário como uma forma de obter informações sobre seus próprios comportamentos e hábitos. Em seguida, decida o que é mais importante para você e como dedicar mais tempo às coisas que mais importam.