효율성 향상을 위해 달력을 정리하는 3가지 기술 팁

아마도 당신은 이미 일종의 디지털 달력을 사용하여 모든 업무 회의를 계획할 것입니다. 개인 및 가족 행사, 심부름 등을 위해 통합 여부에 관계없이 하나를 가질 수도 있습니다. 캘린더도 여러 기기에서 동기화되므로 어디에 있든 다음 활동을 항상 알 수 있기를 바랍니다. 아직 이 모든 일을 하고 있지 않다면 살아남은 것이 놀라운 일입니다.

달력은 약속을 지키기 위해 최소한의 노력만 해서는 안 됩니다. 하루를 간소화하고 시간을 보다 효율적으로 사용하기 위해 이를 사용할 수 있는 방법은 매우 많습니다. 최신 달력 소프트웨어는 지루한 왕복 작업을 없애는 것부터 시간을 어떻게 보내는지 정확하게 분석하는 것까지 모든 작업을 수행할 수 있습니다. 매일매일, 그리고 인생에서 더 많은 것을 얻을 수 있도록 캘린더를 구성하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

예약 소프트웨어로 회의 예약

회의 시간을 정하기 위해 끝없는 이메일 체인 대신 자동화된 회의 스케줄러가 있는 캘린더 소프트웨어를 사용하십시오. 이러한 프로그램을 사용하면 귀하에게 적합한 시간을 선택한 다음 고객과 동료가 그 중에서 선택하도록 할 수 있습니다. 일부 프로그램은 여러 사람이 동시에 참여할 수 있는 회의 시간을 자동으로 찾는 데도 도움이 됩니다. 하루 종일 많은 고객을 만나는 경우 회의 스케줄러를 사용하면 엄청난 시간을 절약할 수 있습니다.

회의 스케줄러를 사용하면 사용자 정의 링크를 사용하여 고객이나 잠재 고객이 귀하와 함께 일정을 계획할 수 있습니다. 인생 코칭이나 치료와 같은 분야에 종사하고 있다면 회의 스케줄러가 새로운 비즈니스를 가져올 수도 있습니다. 전화나 이메일을 보내는 데 소심한 잠재 고객은 일반적으로 링크를 클릭하는 것이 더 쉽습니다. 첫 번째 회의 일정을 직접 정하거나 무료 소개 통화를 할 수 있는 옵션을 제공하면 시간과 신경을 모두 절약할 수 있습니다.

Zoom, Teams 또는 기타 가상 회의를 주최하는 경우 캘린더 항목이나 초대에 바로 회의 링크를 포함할 수 있습니다. 이렇게 하면 참석자는 회의가 시작되는 마지막 순간에 오래된 이메일을 뒤져볼 필요가 없습니다. 캘린더를 클릭하기만 하면 가상 회의실로 바로 이동할 수 있습니다. 일부 스케줄러는 가상 회의 소프트웨어를 비롯한 다른 앱과 통합되어 이 프로세스를 더욱 간단하게 만듭니다. 일부에서는 매일 일정을 계획할 수 있는 사람의 수를 제한하여 회의로 인해 부담을 느끼지 않도록 합니다.

색상 코드

색상 구분은 작업 일정과 개인 시간을 좀 더 효율적으로 만드는 간단한 방법입니다. 특정 색상을 사용하여 다양한 유형의 이벤트를 지정하면 하루의 간단한 그림을 한눈에 얻을 수 있습니다. 단기적으로 이것은 달력을 자세히 읽지 않고도 중요한 이벤트를 기억하는 데 도움이 됩니다. 시간이 지남에 따라 색상 구분을 통해 시간을 어떻게 보내는지 더 잘 알 수 있습니다. 일부 달력은 분류된 블록을 자동으로 분석하고 가장 많은 시간을 소비하는 작업을 결정할 수도 있습니다.

색상을 사용하여 달력을 구성하는 방법에는 크게 두 가지가 있습니다. 첫 번째는 지정된 작업 유형 또는 카테고리별로 각 이벤트를 색상으로 구분하는 것입니다. 업무 캘린더의 경우 이벤트 유형(직원 회의, 집중 근무 시간, 고객 통화)마다 다른 캘린더를 선택하세요. 만능 캘린더의 경우 업무, 운동, 진료 약속, 자녀 등을 색상별로 구분할 수 있습니다.

달력을 색상으로 구분하는 또 다른 방법은 우선순위 또는 긴급도에 따라 가장 중요한 것이 무엇인지 즉시 구분할 수 있도록 하는 것입니다. 예를 들어, 취업 면접이나 학교에서 아이들을 데려오는 등의 중요한 이벤트를 밝은 빨간색이나 주황색으로 만들 수 있습니다. 친구의 파티와 같이 관심이 거의 없는 좀 더 유연한 이벤트는 연한 파란색일 수 있습니다. 매우 중요한 이벤트의 경우 자동 이메일 또는 문자 알림을 설정하면 누락된 내용에 대한 보험 역할을 할 수도 있습니다.

오프 포커스 시간 및 Me-Time 차단

캘린더 프로그램은 집중력이나 자기 관리를 위한 블록을 따로 마련해 시간을 보다 효율적으로 사용하는 데 도움이 될 수도 있습니다. 사무실에서는 집중이 필요한 작업을 중단 없이 수행할 수 있는 특정 시간을 설정할 수 있습니다. 예를 들어 집중 시간을 사용하여 백서를 작성하거나, 중요한 프레젠테이션의 대본을 작성하거나, 스프레드시트를 교정할 수 있습니다.

대부분의 캘린더 앱은 캘린더에서 이벤트의 성격을 숨길 수 있는 옵션을 제공합니다. 귀하의 캘린더를 동료나 가족과 공유하는 경우 개인정보 보호가 강화될 수 있습니다. 동료들은 당신이 내년 예산 작업을 언제 하는지 알 필요가 없습니다. 특히 동료들이 질문을 가지고 끼어들 수도 있다는 뜻이라면 더욱 그렇습니다. 그리고 답변을 받을 때까지 승진에 관한 회의를 배우자에게 비밀로 하고 싶을 수도 있습니다.

캘린더 블록은 운동, 명상 , 정신 건강 휴식 등과 같은 자기 관리 작업의 우선순위를 정하는 데도 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 긴 점심을 먹고 체육관으로 향하기 위해 달력에 휴가 시간을 정해 놓을 수도 있습니다. 또는 근무일 중에 원격 의사 진료 예약이나 치료 세션을 예약해야 할 수도 있습니다. 자신을 위해 더 많은 시간을 투자하면 가장 생산적인 자신이 되기 위해 필요한 에너지와 집중력을 얻을 수 있습니다.

최고의 생산성 도구는 자신의 두뇌입니다

이러한 기능과 기타 캘린더 기능을 사용하면 집, 사무실 및 기타 장소에서 더욱 효율적으로 작업할 수 있습니다. 그러나 더 큰 성공과 생산성을 위한 가장 중요한 도구는 일정을 조정하고 최적화하는 능력입니다. 최상의 결과를 얻으려면 달력을 자신의 행동과 습관에 대한 통찰력을 모으는 방법으로 사용하십시오. 그런 다음, 자신에게 가장 중요한 것이 무엇인지, 그리고 가장 중요한 일에 더 많은 시간을 보내는 방법을 결정하십시오.