아이젠하워 매트릭스를 사용하여 우선순위를 수정하는 방법

긴급함과 중요함: 우선순위를 해결하는 방법

' 순전한 긴급 효과 '라는 연구 덕분에 우리는 마침내 우리 대부분이 저지르고 있는 나쁜 습관, 즉 중요한 일보다 긴급한 일을 우선시한다는 증거를 얻었습니다.

우리는 다른 작업만큼 가치를 창출하지 않더라도 시간에 민감한 작업에 집중할 가능성이 더 높습니다.

제가 방금 비교한 두 형용사 때문에 혼란스러우신가요? '긴급'과 '중요'는 같은 의미입니다. 그렇지 않나요?

좀 빠지는.

하루 종일 불을 끄고 완료한 작업에 대해 결코 성취감을 느끼지 못한다면 장기적으로 더 많은 가치를 제공하는 중요한 작업보다 긴급한 작업, 즉 마감일이 있는 작업을 우선시할 가능성이 높습니다.

인생에서 정말로 중요한 것에 집중할 수 있도록 이해하기 쉽고 매우 효과적인 작업 구성 방법인 아이젠하워 매트릭스를 입력하세요. 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

긴급한 것과 중요한 것은 동일하지 않습니다

긴급한 작업은 실제보다 훨씬 더 중요하다고 느끼는 재미있는 방법이 있습니다.

마감 기한이든, 일을 완료하라는 동료의 압력이든, 단순히 즉각적인 느낌이든, 긴급한 작업은 그것이 전부이자 끝인 것처럼 보일 수 있습니다.

사실 그것들은 우리의 관심을 너무 많이 끌기 때문에 우리는 장기적인 목표를 달성하는 데 도움이 되는 중요한 작업을 잊어버립니다. 작고 긴급한 작업보다 지불금이 더 높은 일.

가치가 낮은 작업의 우선순위를 정하고 계십니까?

제가 여러분에게 시나리오를 하나 제시하겠습니다. 공감할 수 있는지 확인하세요.

월요일 아침 8시입니다. 이번 주의 목표는 신규 사용자를 위한 온보딩 파이프라인을 업그레이드하는 것입니다.

보다 부드럽고 직관적으로 만들면 훨씬 더 많은 고객이 참여하게 되고 회사의 수익이 크게 늘어납니다.

당신은 이 목표를 향해 매일 첫 두 시간을 투자할 계획입니다.

그러나 노트북을 열자마자 기존 웹 페이지에 대한 작은 변경을 요청하는 이메일이 즉시 쏟아집니다.

업데이트가 변화를 가져올 것이라는 점을 분명히 알 수 있지만 온보딩 프로젝트의 방향을 바꾸지는 않습니다.

하지만... 급해요. 그리고 동료들은 분명히 이 작업을 최대한 빨리 완료해야 합니다.

이러한 작은 변경 사항 구현을 마치면 2시간이 지나고 다른 일상 업무로 이동해야 합니다. 온보딩 프로젝트에 참여할 기회가 없었습니다.

친숙한가요?

이러한 상황에서 자주 발생하는 일은 마감일(공식 또는 자체 부과)을 준수해야 한다는 요구에 너무 몰두하여 어떤 작업이 더 가치 있는지 평가하는 프로세스를 건너뛰는 것입니다.

믿거나 말거나, 역사상 이 오류를 깊이 이해하고 자신의 삶에서 이를 해결하기 위해 노력한 사람은 미국의 34대 대통령 드와이트 D. 아이젠하워였습니다.

그는 말했다:

"특히 우리의 일이 위기에 처해 있는 것처럼 보일 때마다 우리는 중요한 미래보다는 긴급한 현재에 먼저 관심을 쏟지 않을 수 없습니다."

아이젠하워는 긴급한 작업이 항상 중요한 것은 아니며, 중요한 작업이 항상 긴급한 것도 아니라고 믿었습니다. 그리고 <성공하는 사람들의 7가지 습관>의 저자인 스티븐 코비 덕분에 이제 우리는 그가 의미하는 바를 정확히 이해할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스

Covey는 일상의 영웅이 작업과 프로젝트의 우선순위를 정할 수 있도록 아이젠하워 매트릭스를 만들었습니다. 저는 개인적으로 이러한 접근 방식을 고수하고 있습니다. 왜냐하면 많은 여러분과 마찬가지로 기업가로서의 저의 삶은 '긴급한' 업무로 가득 차 있기 때문입니다.

매트릭스는 간단합니다. 그것은 당신의 작업을 네 개의 사각형 중 하나로 정렬하며, 모두 다른 공격 계획에 해당합니다.

x축에 '긴급'과 '긴급하지 않음', y축에 '중요'와 '중요하지 않음'이 있는 2x2 그리드로 시각화합니다.

다음은 각 사각형에 대한 분석입니다.

1. 긴급하고 중요한 것

여기서는 시간에 민감한 작업과 가치가 높은 작업이 충돌합니다. 이는 즉시 처리해야 하는 작업입니다. 이러한 문제는 귀하의 완전한 주의가 필요하며 가능한 한 빨리 처리되어야 합니다.

예를 들어, 저는 다음 사항이 긴급하고 중요하다고 생각합니다.

• 퇴사를 고려하고 있는 대규모 고객과의 긴급 회의입니다. 그들이 문 밖으로 나가기 직전이기 때문에 긴급하고, 성공적인 협상은 장기적으로 이익 유지를 의미할 수 있기 때문에 중요합니다.

• 고객을 떠나게 만드는 웹사이트 버그 수정. 말 그대로 매 순간마다 돈을 잃고 있습니다. 따라서 가능한 한 빨리 이 문제를 해결해야 합니다.

• 불만을 품은 클라이언트를 오프보딩합니다. 즉각적인 금전적 결과는 없지만 추가 피해가 발생하기 전에 신속하게 처리하는 것이 여전히 중요합니다. 이 고객이 계약 종료에 대해 어떻게 반응할지 또는 어떤 방식으로든 귀하의 비즈니스를 방해하려고 시도할지 예측할 수 없습니다.

어떤 작업이 '긴급하고 중요한' 것인지 정확하게 결정하려면 매우 의도적인 계획 프로세스가 필요합니다. 그렇지 않으면 두뇌는 기본적으로 긴급함만을 기준으로 모든 작업의 우선순위를 지정하게 됩니다.

2. 긴급하지만 중요하지 않음

이는 주의가 필요하지만 수익에 큰 영향을 미치지 않는 작업입니다. 이를 다른 팀 구성원에게 안전하게 위임할 수 있습니다(가능한 한 빨리 그렇게 해야 합니다).

나는 다음과 같은 작업을 언급하고 있습니다.

• 고객에게 프로젝트를 제출합니다. 미리 정해진 마감일을 준수하고 있지만 개인적인 관심이 필요하지 않은 기술 수준이 낮은 작업입니다. 다른 사람에게 제출물을 관리하도록 요청하세요.

• 이번주 회사 e-뉴스레터를 교정합니다. 매주 같은 날 보내기로 약속했더라도 개인적으로 교정을 처리할 필요는 없습니다. 편집자가 바로 그런 존재입니다.

• 긴급 주문이나 불만사항과 관련되지 않은 고객 문의에 답변합니다. 이는 귀하의 추가 개입 없이 지원 팀에서 처리할 수 있습니다.

위임은 마스터할 수 있는 가장 강력한 기술 중 하나입니다. (나중에 뉴스레터에서 이에 대해 다루겠습니다. 걱정하지 마세요!)

3. 긴급하지는 않지만 중요함

여기서 상황이 흥미로워집니다. 긴급해 보이지 않기 때문에 우선순위 목록에서 쉽게 맨 아래로 밀려날 수 있는 작업이지만 결코 무시해서는 안 됩니다.

비즈니스에 장기적 또는 예방적 영향을 미치는 작업은 다음과 같습니다.

• 경쟁이 치열한 시장에서 고객을 확보하기 위한 새로운 마케팅 전략을 개발합니다. 이를 위해서는 연구와 브레인스토밍이 필요하며 시간이 좀 걸립니다. 그러나 비용 효율적이면서도 장기적인 방식으로 경쟁 우위를 유지하고 고객을 확보하는 것이 중요합니다.

• 팀 훈련 세션을 진행합니다. L&D가 시급하지 않은 것처럼 보일 수도 있지만 높은 사기는 모든 비즈니스에 필수적입니다. 적절한 교육 세션 없이는 팀원이 자신의 역할에 정통할 것이라고 기대할 수 없습니다.

• 고객으로부터 피드백을 수집합니다. 피드백은 귀하의 제품과 서비스가 고객의 요구 사항을 충족하는지 확인하는 가장 좋은 방법입니다. 그리고 앞으로 더 잘할 수 있는 것이 무엇인지 이해하는 것이 중요합니다.

이러한 작업을 잊어버리거나 너무 오랫동안 목록에 밀어넣지 않으려면 일정을 예약해야 합니다. '긴급하지는 않지만 중요한' 작업을 처리하려면 캘린더에 반복 작업을 설정하세요.

4. 긴급하지도 않고 중요하지도 않음

마지막으로 삭제 파일에 대해 이야기해 보겠습니다. (저를 믿으세요. 이에 대해 두 번 생각할 필요가 없습니다.)

중요하지 않고 시간 제한이 전혀 없는 작업이 목록에 있다면 이는 단순히 시간 낭비일 뿐입니다. 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• LinkedIn 토끼 구멍으로 내려가는 중입니다. 이것을 '경쟁사 연구'로 위장할 수도 있지만 솔직하게 말하면, 이는 자신감을 약화시키고 진행 상황을 다른 유사한 스타트업과 비교하게 만드는 것뿐입니다.

• 목적 없는 행사에 참석합니다. 네트워킹은 훌륭한 일입니다. 그러나 단순히 좋은 소셜 미디어 게시물을 올리기 위해 참석하는 것이라면 시간 낭비입니다.

• 회사 채용 정보를 업데이트 중입니다. 현재 팀에 만족하시나요? 신규 지원자가 유입됐나요? 그렇다면 직무 설명 업데이트와 같은 작업은 진행되지 않습니다. 미루는 것입니다.

이러한 작업 중 일부는 완전히 제거할 수 있지만 다른 작업은 나중에 안전하게 잊어버릴 수 있습니다.

아이젠하워 습관을 기르세요

앞서 언급한 연구에서 확인했듯이, 우리 인간은 우선순위를 정하는 데 충동적입니다. 우리는 가장 시급하다고 느끼는 작업을 기본적으로 처리할 것입니다.

즉, 우리가 의도적으로 아이젠하워 매트릭스를 사용하는 습관을 키우지 않는 한 말입니다.

매일 아침 몇 분씩 시간을 내어 작업 목록을 검토하고 매트릭스에 따라 각 작업을 분류하세요.

작업 우선 순위를 지정하는 방식의 변화를 얼마나 빨리 확인하고 결과적으로 더 많은 작업을 수행할 수 있는지 놀라실 것입니다.

행운을 빌어요!