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派遣労働部門の効率化に向けたデータ分析プラットフォームの構築

に Maruti Techlabs 10m2024/11/28

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Maruti Techlabs が、人材管理を最適化し、コストを削減し、生産性を最大化する最先端のデータ分析プラットフォームを開発した方法。

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業界

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クライアント

私たちのクライアントは、英国を拠点とする DaaS (Data-as-a-Service) スタートアップで、採用業界に革命を起こすという使命を掲げています。同社は、コスト管理の合理化、管理の強化、臨時雇用者全体のコンプライアンス確保に重点を置いた集中型プラットフォームを立ち上げました。このプラットフォームは、代理店、雇用主、従業員の間の触媒として機能し、エンゲージメント、透明性、信頼を高めます。

課題

臨時労働者は英国を拠点とする多くの企業で重要な役割を果たしており、一部の組織では全従業員の約 20% ～ 50% を占めています。毎年着実に増加しているにもかかわらず、臨時労働者の効率的な管理の重要性は過小評価されがちです。

当社のクライアントは人材派遣業界で 25 年以上の経験があり、派遣業界が直面している課題を直接理解していました。

包括的な分析により、派遣業界のモデルは本質的に欠陥があり、時代遅れで、透明性と一貫性に欠けていることが明らかになりました。そのため、派遣社員とその雇用主は協力する上で大きな問題に直面していました。

私たちのクライアントは、いくつかの重要な課題に対処しようとしました -

労働力と給与管理の課題

離職率が高く、従業員のエンゲージメントが不十分で、生産性が低下しています。
実際の請求可能な時間給と代理店の固定時間給の不一致。調査によると、代理店のマージンは、実際に発生したコストよりも平均で 60% 高くなる可能性があることが明らかになりました。
平均労働時間の短さ、週半ばの入社式、年金受給率の低さなどの要因がグレーマージンに寄与し、その結果、雇用主は派遣会社に多額の過払いをすることとなった。
さらに、労働時間が変化すると国民保険（NI）と年金の費用も変化し、コスト計算が複雑になりました。

データ管理の課題

最終雇用者は、臨時労働者に関する正確なデータにアクセスできませんでした。
従業員データは、機関内の複数の分離されたサイロに保存されることが多く、手作業による照合作業が必要でした。
各機関は共同でデータを共有せずに孤立して運営していたため、重要な問題を見逃すリスクが高まっていました。
データの整合性が低いと意思決定が損なわれ、労働力の最適化、コスト削減、ビジネスの成長が妨げられます。

臨時労働者が直面する課題

労働時間の延長や休憩時間の不足など、労働搾取の増加。
臨時労働者には、懸念を表明したり問題を報告したりできる安全な場所がなかった。
臨時従業員のスキルアップを促進するための明確なプラットフォームがありませんでした。
臨時採用者とコアスタッフ間のコミュニケーションと連携が不十分だったため、さらなる課題が生じました。

クライアントは、集中型データ分析プラットフォームを開発することで上記の問題に対処したいと考えていました。

解決

課題を理解すると、臨時雇用部門には臨時労働者全体のコスト、管理、コンプライアンスを合理化するための集中型プラットフォームが必要であることが明らかになりました。

さらに、派遣社員に充実した経験を提供し、彼らの貢献を認め、意見を尊重する安全で支援的な環境で業務を遂行できるようにすることが急務でした。そのため、従業員のエンゲージメントを優先するプラットフォームが不可欠でした。

創設者たちは、このような一元化されたプラットフォームに対するビジョンを共有し、Maruti Techlabs はオンラインデータ分析プラットフォームと使いやすいモバイルアプリを開発することでそのアイデアを実現しました。さらに詳しく知るには、ビジネス向けのデータ分析とビジネスインテリジェンスのトレンドに関するブログを参照してください。

7 日間の包括的なワークショップでアイデアを定義することから実行マップのブレインストーミングまで、当社のエンジニアリングチームはプラットフォームの概念化、設計、開発を支援しました。

Maruti Techlabs がこのプロジェクトを実行するためのアプローチについて詳しく見てみましょう。

1. プロジェクト発見ワークショップ

私たちはダイナミックなディスカバリーワークショップから始めました。7 日間のディスカバリーワークショップを通じて、プロジェクトの要件と技術的な洞察を調査し、包括的なプロジェクトの青写真を作成しました。このワークショップは、プロジェクトの基盤を確立し、クライアントと Maruti Techlabs の間で共通の理解を促進する上で極めて重要な役割を果たしました。

MoSCoW メソッドを使用して、製品の機能を「必須」、「必要」、「可能」、「不要」の 4 つの異なる重要度レベルに分類しました。

7 日間のワークショップは、プロジェクトの設計、開発戦略、および将来の進捗に向けたロードマップを概説した詳細な青写真を作成することで終了しました。

2. 専任のソフトウェア開発チームの編成

明確に定義されたロードマップを概説した後、アーキテクチャ設計とテクノロジースタックを確立しました。プロジェクトのニーズに合わせて、デプロイメントには EC2 (Elastic Compute Cloud) アーキテクチャを選択し、データベースには RDS (Relational Database Service) を選択しました。

私たちはフロントエンドにReactJS、バックエンドにNodeJSを選択し、プロジェクトを成功に導く熟練したソフトウェア開発チームを結成しました。

開発チームを採用するプロセスは、3つの基本原則を中心に展開されます。

過去のコラボレーション:過去に一緒に働いたことのある開発者は、よりスムーズなチームダイナミクスを育みます。
スキルの一致:プロジェクトを達成するために必要な正確なスキルを備えた開発者。
多様な専門知識:さまざまな経験レベルを持つチーム。上級者と若手人材がバランスよく融合し、総合的な視点を提供します。

このプロジェクトを円滑に実行するために、フロントエンド開発者 3 名、バックエンド開発者 3 名、DevOps エンジニア 1 名、QA エンジニア 1 名からなるチームを編成しました。このチームは、熟練したソフトウェアアーキテクトが指導し、経験豊富なテクニカルプロジェクトマネージャーが管理しました。

3. ワイヤーフレームの作成

大まかなプロジェクトアーキテクチャを確定した後、私たちのチームは Figma を使用してワイヤーフレームの開発に取り組みました。ワイヤーフレームにより、システムのレイアウト、構造、機能の概要を描き出すことができました。

当社のテクニカルアーキテクトとプロジェクトエンジニアが協力して、データフロー図、チャート、サイトマップを作成しました。これにより、システムのロジック、プロセス、ナビゲーションの構造化された表現を確立することができました。

4. アプリケーションの開発

ワイヤーフレームの段階では、クライアントの承認を得て構造、ロジック、デザインを固めることに成功しました。その後、開発者が MVP (Minimum Viable Product) の開発を開始しました。MVP は、顧客からのフィードバックと洞察を収集するための重要な最初のマイルストーンとして機能し、開発サイクルのその後の段階にシームレスに統合されました。

ソリューションの一部となった主な機能 -

動的コスト計算の実行

派遣業界は取引が中心です。賦課金、労働時間規制 (WTR)、国民保険 (NI)、年金など、いくつかのパラメータが関係するため、賃金計算は複雑になります。

当社はクライアントのコアチームと協力し、リアルタイムの人件費計算の精度を維持しながら、高度な複雑さに対処する数式を考案しました。これらの数式は当社のバックエンド開発者によってソフトウェアに統合され、最終雇用者は 1 回のクリックで動的な人件費を計算できるようになりました。

データ分析のためのカスタマイズされたダッシュボードの開発

臨時従業員データの包括的なビューの必要性に応えて、当社はビジネスインテリジェンスを活用した従業員管理システムを設計しました。このシステムは、リアルタイムの人材分析データをインテリジェントな洞察に変換します。

さらに、人材分析ダッシュボードによって、戦略的な意思決定や臨時従業員の最適化に非常に役立つ隠れたパターンが明らかになりました。

ダッシュボードには、次の統合ビューが表示されます。

アクティビティ分析
労働力分析
離脱者分析
代理店分析

1. アクティビティ分析

私たちは、シフトの履行、シフトの損失、支出、労働時間などの重要な指標を包括的に透明化する一連のカスタム分析ダッシュボードを設計しました。

2. 労働力分析

私たちがキュレーションした労働力分析ダッシュボードは、プールやシフトの利用率などの労働力データに関する貴重な洞察を提供しました。これにより、臨時労働力の最適化が促進されました。

3. 退職者分析

また、採用担当者が臨時従業員の隠れたパターンを発見し、代理店パートナーとのより戦略的なやり取りを促進するのに役立つ退職者ダッシュボードも構築しました。

4. 代理店分析

代理店分析ダッシュボードは、ベンチマークを設定し、代理店パネル間でサービス KPI を比較するプロセスを効率化するのに役立ちました。これにより、操作が簡素化され、最高のパフォーマンスを発揮するサプライヤーにリソースを割り当てることが可能になりました。

評価システムの作成

派遣労働業界全体で公正な評価システムの必要性に応えて、私たちは雇用者が従業員を評価し、その業績を認め、そのパフォーマンスを追跡できる、シンプルでありながら非常に効果的な評価システムを作成しました。

このシステムは従業員の勤務時間を分析し、詳細な人口統計レポートを作成しました。これにより、雇用主は十分な情報に基づいて採用を決定し、協力関係を促進できるようになりました。

モバイルアプリの開発

従業員との密接な関係を築くために、使いやすさを重視したモバイルアプリを開発しました。このアプリにより、臨時労働者、コアスタッフ、最終雇用者間のシームレスなやり取りが可能になりました。

雇用主は、派遣社員の優れた仕事に対して感謝の意を表し、誕生日、勤務の節目、業績を祝うために個別のメッセージを送ることができるようになりました。これにより、派遣社員が帰属意識を持ち、評価され、自分の考えや意見を表現するプラットフォームを持つ環境が生まれました。

アプリの重要な機能の一部を以下に示します。

従業員の勤務詳細臨時従業員は、アプリで完了したシフトの合計、獲得した賞、バッジ、表彰を確認できます。
従業員のデジタル CVこのアプリは、臨時従業員のデジタル CV をキュレートし、職歴、業績、スキル、トレーニング、表彰、受賞バッジなどの重要な詳細を表示します。さらに、アプリは CV を自動的に記録および更新し、新しい業績や功績を追加できます。
従業員への感謝従業員のエンゲージメントと定着率を高めるために、雇用主と管理者が従業員の貢献と成果を評価するメッセージを直接送信できる機能をアプリに追加しました。
従業員からのフィードバック従業員にとって安全な環境を作ることは、このプロジェクトの主要目標の 1 つでした。これを実現するために、従業員がエージェンシーや職場での経験を評価できる従業員フィードバック機能を作成しました。これにより、従業員は給与格差、残業時間、その他の問題に関する懸念を匿名で表明できるようになりました。
仕事上のコミュニケーションこのアプリは仕事上のコミュニケーションをシームレスに統合し、メッセージボードや個人メッセージを介して全員が接続、対話、共同作業できる統一されたプラットフォームを提供します。

「Maruti Techlabs は、納期を守りながら高品質な製品を作ることに熱心に取り組んでいます。私たちは常に同じ考えを持ち、同じ目標に向かっていると感じており、とても新鮮でした。」 - CTO

コミュニケーションとコラボレーション

私たちは毎月ガバナンスの電話会議を行い、Slack を通じてコアチームと連絡を取りました。また、CEO、ディレクター、プロジェクトマネージャー、クライアントチームのコアメンバーなど、Maruti Techlabs のリーダーシップが参加する 2 週間ごとの電話会議も行いました。

当社の開発者は、アジャイル開発フレームワークを採用して、ソフトウェア配信プロセスを迅速化し、変化するクライアントの優先事項に適応しました。2 週間のスプリントサイクルを採用し、チームは各スプリントの開始時に共同でタスクを定義し、段階的な目標を達成するために協力しました。このアジャイルアプローチにより、定期的なフィードバックと承認が容易になり、プロジェクトの期待と実行の継続的な整合が確保されました。

ツールの選択も、シームレスなコミュニケーションとプロジェクト管理に貢献しました。効果的なプロジェクト管理には Jira が採用され、日々のコミュニケーションと調整のための主要プラットフォームとして Slack が機能しました。Zoom 通話は、毎日のスタンドアップ、スプリントの振り返り、クライアントとのバックロググルーミングセッションなどの定期会議のワークフローに統合されました。

この構造化されたコラボレーションにより、プロジェクトのあらゆる側面が適切に管理され、開発プロセス全体を通じて明確なコミュニケーションとタイムリーな対応が促進されました。

テクノロジースタック

結果

このプロジェクトの実施により、部門間で大きな変革が起こりました。以下の部門から注目すべきフィードバックとレビューが寄せられました。

人事部門 -このアプリケーションにより、人事チームは、職歴、業績、雇用主の評価などの重要な従業員データに簡単にアクセスできるようになり、オンボーディングプロセスを迅速化し、適切な候補者を採用し、会社の定着率を向上させることができました。
財務部門 -このアプリケーションは、シフト時間をリアルタイムで追跡することで、臨時労働者の賃金計算を自動化しました。また、雇用形態や年金、国民保険 (NI)、労働時間規制 (WTR) などの変数も考慮しました。
運用 -アプリケーションは、トレーニング、スキルアップ、同僚とのコラボレーションをサポートすることでプロセスを合理化しました。新しい人材の育成、エンゲージメントの向上、労働力の最適化に役立ちました。
代理店パートナー -このアプリケーションは、主要な従業員指標の分析、労働力の最適化、最適な候補者の配置、貴重なフィードバックの活用を通じて、代理店が顧客に比類のないサービスを提供するのに役立ちました。
臨時従業員の同僚 -多言語モバイルアプリは、臨時従業員に、仕事が認められ、フィードバックが聞かれ、問題が積極的に解決されるプラットフォームを提供しました。

人材分析ダッシュボードにより、雇用主は固定の代理店料金表から実際に発生した雇用コストに切り替えることができるようになり、人件費の支払いが削減されました。さらに、業務を中断することなく、労働力の効率を最適化し、人件費を削減するのにも役立ちました。

モバイルアプリにより、従業員はパルスアンケートや定期的なアンケートを通じてフィードバックを共有できるようになり、職場文化に良い変化がもたらされ、最終的には従業員の定着率と満足度が向上しました。このアプリはリッチメディア、画像、ビデオのトレーニングコンテンツをサポートし、従業員が母国語で質の高いコンテンツを受け取ることができるようになりました。

この成功したコラボレーションを終えて、Maruti Techlabs とクライアントは、貴重なクライアントのフィードバックに基づいて製品をさらに強化するためのパートナーシップを継続します。弊社は、データ分析サービスを活用して、プラットフォームを改良するための実用的な洞察を提供し、進化する市場の需要に対応できるようにします。両チームは緊密に協力し、世界の臨時雇用セクターの向上という共通の目標に向かって努力を続けています。