Clockify のソフトウェア開発者による時間管理のハック

このブログ投稿は、朝の目覚ましが鳴るたびにあなたがする特定のうめき声を思い出させ、あなたの注意を引く広告のような冒頭文で始めることができた.

たぶん次のようなもの：

やることリストはどうなっていますか？先週の電子メールに返信しているときにシリアルをボルトで固定すると、髪を引きちぎりたくなりませんか?

しかし、私たちはそうしません。時間管理との闘いは現実のものであり、時計を見るたびに脈拍を鮮明に思い出させる必要はありません。

おそらくあなたが必要としているのはソリューションです。そのため、私たちは専門家 (タイム トラッカーClockifyの背後にいるソフトウェア開発者) に依頼しました。

彼らは、地球の残りの部分（タイムトラッカーを担当していない通常の人間）が知らない時間について何かを知っているに違いありませんよね？

だからこそ、Clockify 開発者の舞台裏をこっそりのぞき見し、質問で彼らを退屈させることにし、私たち全員が恩恵を受けることができる 7 つのプロの時間管理ハックをまとめました.

なぜ私たちは Clockify の開発者に質問をぶつけたのですか?

まず第一に、私たちは時間管理のようなとらえどころのない概念の根底に到達し、1 日に十分な時間がないという呪いを取り除き、先延ばしに失ったすべての時間を人類に取り戻したいと考えていました。

野心的です。

いずれにせよ、これらすべてを達成するには、ビジネス メッセージング アプリほどオンラインに適した場所はないと考えました。そこで、Clockify に取り組んでいる 5 人のソフトウェア開発者に DM を送信しました。

• Aleksandra Mitrovic (ソフトウェア エンジニア)、
• Jelena Nikolic (ソフトウェア開発者)、
• Milana Todorovic (ジュニア Java 開発者)、
• Ivana Blagojevic (ソフトウェア開発者)、および
• Milena Savatovic (ジュニア Javascript 開発者)。

(チーム チャット アプリの ping によって、Clockify の読み込み時間が突然増加するほど集中力が失われないことを願っていました。)

幸いなことに、それは起こりませんでした。

しかし、あなたは次のように考えているかもしれません: アプリの稼働を維持する責任を負っていない Clockify の他の誰かに尋ねることはできなかったのでしょうか?

しかし、それが私たちのポイントでした。私たちは、時間管理を改善することを目的としたアプリの開発とメンテナンスを担当する人々の時間管理のヒントに本当に興味がありました.

彼らは、忙しい私生活を処理しながら、テスト ケースの作成から、ホッピング、毎日のキャッチアップ ミーティングまで、すべてを実行できるようです。

全体として、時間管理に関するあらゆることについて話すのに最適な群衆です。

7 時間管理のプロのハック — Clockify 版

日々のタスクが複雑であるにもかかわらず、Clockify の開発者は喜んで支援してくれました。

(私たちはこれを、彼らが自分の時間を何に使っているかを知らなければならないというもう 1 つの兆候として理解したかもしれません。)

そこで、私たちはすぐに「耳を傾ける」モードに入り、彼らが開示したすべてを書面にまとめました。そして今、あなたの一日の進め方を変えるかもしれない 7 つの時間管理のプロのハックを紹介します。

プロのハック #1: 計画から逸脱する計画

実行可能な計画と、あなたの隣に大人がいて、あなたの勤務日を監督するべきだったような気分にさせる計画との間には紙一重です。

しかし、なぜこれが起こるのですか？

人間には自分の能力を過大評価して、自分自身の妄想バージョンを心から信じてしまうという傾向があります。

これは、やることリストの 32 のタスクをチェックし、健康的な食事をし、ジムに行き、1 日 30 ページを読む時間があるバージョンです。

しかし、どんなに素晴らしい人に見えても、あなたはこのタイムラインではまだ彼らに追いつけていないでしょう。だから、彼らを手放す時が来ました。

敗北を認めるのがどれほど難しいかを知っていたので、Clockify のソフトウェア エンジニアであるAleksandra Mitrovicに助けを求めました。

元の計画では、青からのボルトのために十分な余地を残す必要があります。不測の事態が起きてすぐに落ちるはずがありません。

さて、計画を立てて最善を尽くすことを期待しても、うまくいきません。しかし、最善を尽くすことは絶対にできないかのように計画することが、トリックを行う可能性があります。

隣人のドリルの甲高い音で目が覚めるかもしれないので、耐え難い頭痛を抱えて仕事に行かなければならないでしょう。それも最終的な見積もりに含めてください。

この問題についてジェレナ・ニコリッチは次のように述べています。

完了する予定の時間枠を含め、すべてのタスクを詳細に書き留めます。次に、リストの各タスクに 20% の時間を追加します。

この習慣は締め切りに間に合わせる能力を疑うように思えるかもしれませんが、楽観的にやることリストの下書きを作成するときに陥りがちな計画の誤りに対する完全な解毒剤です。

プロのハック #2: ペンと紙を近くに置いておく

さて、古い学校のペンと紙について話すとき、ここでは比喩的に話しているかもしれません.少し前にデジタル化したので、スマートフォンのメモだけに頼って 1 日を過ごしているかもしれません。

重要なのは、あなたがやろうとしていることをすべて書面に残すことです。またはタイピング。

ただし、自分の能力を過大評価する傾向があるため、これに強く反対する場合があります。おそらく、特に 1 日が日常的なタスクで構成されている場合は、何かをするのを忘れる可能性は非常に低いと考えることさえあるでしょう。

（私たちは経験から話しているかもしれませんし、話していないかもしれません。）

しかし科学は、私たちが 24 時間以内に約 6,000 のことを考えて一日を過ごしていることをすでに示しています。私たちの脳が人間のシステム全体を制御下に置くことがどれほど骨の折れる作業であるかを想像してみてください。

したがって、すべてのタスクをメモすることで、心に十分な休息を与えることができますが、計画を現実的に評価することもできます.

Clockify のジュニア Java 開発者であるMilana Todorovic 氏は、次のように確認しています。

私は詳細な計画を立てるのが好きで、すべてを書き留める傾向があります。これは、非現実的な計画にその場で気付くのに役立つ習慣であり、何を遅らせることができるかを正確に知ることができます.

同じメモ (しゃれた意図) で、Clockify のソフトウェア開発者であるIvana Blagojevic 氏は次のように続けています。

私は優先順位がすべてです。毎日と毎週の目標を設定し、緊急性と重要性に基づいて整理します。ただし、ほとんどの場合、計画を確実に実行するために、毎週のデスクプランナーに頼っています.

したがって、毎日のスケジュールを脳以外の場所に保存しておくと、前日の頭の中でリハーサルをするのではなく、実際に仕事に取り掛かることにすべての集中力を注ぐことができます。それが紙の仕事です。

プロのハック #3: 状況が悪化したときは、チームに連絡する

私たちは皆、締め切りに間に合わないという苦痛を (おそらく一度ならず) 感じたことがあるでしょう。おそらく、遅刻して上司の悪い本に載っている可能性について詳しく説明しなければならないことを考えただけで、すでに汗をかいてしまったでしょう。

ひるまなかったのかもしれません。しかし、あなたはおそらく、 予定を立て過ぎたり、先延ばしにしたりしたくないでしょう。

そのため、私たちは専門家に相談して、全員のスケジュールに大混乱をもたらすことを避けるために私たち全員ができることはないかどうかを確認しました.

Clockify のジュニア Javascript 開発者であるMilena Savatovic氏によると、チームがその答えです。

私は通常、タスクに遅れることはありませんが、通常よりも時間がかかる可能性のある異常な問題に気付いた場合は、すぐにチームに連絡します.

おそらく、あなたのチームの少なくとも 1 人がすでに同様の障害に対処しているので、彼らは何をすべきかを正確に知っているでしょう。ミレーナは続けます：

チームの誰かが特定のタイプのタスクに精通している場合、彼らは飛び込んで、予想よりもさらに早くタスクを完了することができます.

締め切りに間に合うだけでなく、チームに手を差し伸べることで、新しいスキルをより早く習得でき、チームメイトとの絆を強化することさえできます。

一石三鳥。

プロのハック #4: 気を散らすシステムを見つける

完璧な小さなスケジュールを作成することに注意を払っているにもかかわらず、気を散らすものに免疫がある人は誰もいません.

十分に休息し、根底からやる気があり、精巧なやることリストで武装している可能性がありますが、それでも同僚のおしゃべりに屈する可能性があります.

したがって、このような状況で救命ボートとして機能するのは、気を散らすためのシステムを用意することです。視覚、聴覚、デジタル、またはあらゆる種類の気晴らしに屈する可能性が高いかどうかを考え、そこから始めてください。

これは、Ivana Blagojevic の場合に有効です。

私はいつも音楽に頼って集中力を保っています。挑戦的な仕事に飛び込もうとするときはいつでも、クラシック音楽が頼りになります。ラジオは私の次善の策です。

一方、イェレナ・ニコリッチは気を散らすものから遠ざかります。

気を散らすものを無視するのが得意な場合もありますが、集中力が十分に切れていない場合は、ただ立ち上がってその場を離れます。

Milana Todorovic はさらに一歩進んで、あらゆる種類の気晴らしに対する完全な解毒剤として機能する、さまざまな種類のタスク専用の場所を用意しています。

普段は周囲の騒音に注意を払っていませんが、タスクの切り替えに苦労する傾向があります。前に何をしていたのか、次に何をする必要があるのか を考え出すだけで、かなり気が散ってしまうことがあります.役立つのは、さまざまなタスク専用の別のスペースを持つことです。

気を散らすものを防ぐためのオプションは、注意を引く最大の候補によって異なります。ノイズキャンセリングヘッドフォンでうまくいく場合もあれば、その場所から物理的に離れること以外に良い治療法がない場合もあります.

重要なのは、あなたが自分の不満を認識しており、それを引き受ける準備ができていることです (比喩的に言えば)。

プロのハック #5: 脇に置いて、でも真剣に

頻繁に休憩を取ることの重要性を強調したいときに、ワイド ウェブ全体のほとんどすべての人が参照している研究をここにリンクすることもできます。シャワーを浴びたり、植物に水をやるなど、仕事ではなく他のことをしているときに最高のアイデアを思いつくことを証明したものです.

（考え直して、心をさまよったときに何が起こるかについてもっと読みたい場合に備えて、研究へのリンクをここに残すことにしました. ）

ただし、ハムスターの回し車で回したくなる日があることは十分承知しています。そんな時は、コーヒーを片手に静かに座っているだけでは考えられないことです。

ですから、受信トレイを更新するために 1 時間の休憩を取ったり、デスクで食べるためだけに昼食をとったりするのではなく、頭に浮かんだことをすべて頭から追い出し、椅子から離れてみてください。

Milena Savatovic の場合は次のようになります。

心がさまよっていて、集中するのが難しいことに気づいたときはいつでも、頭をよぎるすべてのことをリストにして、ただその場から立ち去ります。そして、心の平安が回復したことを確認してから、仕事に戻ります。

忙しいときにタスクから離れることほど好きなことはありませんが、数分間足を伸ばすことで、実際にはフィニッシュラインに近づくことができます.エネルギーレベルに影響を与え、集中力を高めて、もう少し長く続けるのに役立ちます.

プロのハック #6: 終了時間を追跡し、それに応じてスケジュールを立てる

時間管理を一文にまとめるとしたら、間違いなく次のようになります。

最善を望み、最悪に備える。

ことわざが示すように、希望に頼っては通常何も進まないので、準備の部分に目を向けましょう。

特定のタスクにかかる時間を正確に把握することが、準備のすべてです。勤務日に関する実際のデータが十分にあれば、まったく新しい世界が開かれ、意図したバージョンからジグザグに動くことのないスケジュールを実際に実行できるようになります。

しかし、あなたは考えているかもしれません：あなたは何を知っているのですか？時間管理について何を知ることができますか?

そして、あなたはそれほど間違っていないでしょう。しかし、私たちの言うことを聞く必要はありません。たとえば、Milena Savatovic は、自分の日常業務の概要を明確に把握しているため、会議の優先順位をスケジュールに入れることが、最終的に最終的な目的地にたどり着く方法であることを知っています。

忙しい一日になるとすぐに、早い段階でテスト ケースの作成を開始し、会議の前後にタスクをスケジュールします。ミーティングの合間の時間帯は、私が深く集中する時間です。

Milena が毎日の通話時間と、少なくともタスクの複雑さのおおよその見積もりの両方の概要を把握していなければ、それは不可能でした。そこで、時間追跡が相棒として登場します。

勤務日がすべて色分けされ、タスクごとに分類されているのを見ると、目を見張るような経験になります。しかし、それはどこにもいない途中で迷子になって地図に出くわしたようなものです - あなたは最終的に帰り道を見つけるでしょう.

プロのハック #7: 優先順位付けを有利に利用する

タスクに優先順位を付ける必要があることを伝えることによって、ここで車輪を再発明することは私たちの意図ではありません.ただし、ToDo を重要性や緊急性に基づいて整理することで、間違った作業に時間を浪費する可能性を排除できます。

Ivana Blagojevic は、優先順位付けについて次のように述べています。

私のこれまでで一番好きな時間管理のハックは、優先順位付けです。毎日の会議が終わって電話を切るとすぐに、緊急性に基づいて毎日のタスクを分類します。そして、一つ一つにチェックを入れながら、毎週のタスクに注意を向けます。

手始めに、ログインしてすぐにすぐに注意を払う必要があるのは何か、先延ばしの言い訳になるタスクはどれかを考えてみてください。

（メール、私たちはあなたを見ています。）

次に、その日の優先事項の上位 3 つに焦点を当て、緊急性だけでなく重要性によって並べ替え、書面にまとめます。またはそれらを入力してください、私たちは判断しません。

重要なのは、毎日のタスクを重要度で分類することで、熱狂的にすべてを一度にやろうとするのではなく、仕事に明快さと秩序をもたらすことです。

TL;DR: 時間管理は、高い目標を達成するだけではありません

実際、それは最悪の事態への備えとも関係があります。

しかし、時間管理とは、最悪のシナリオを頭の中に留めておくのに役立つすべてのツールと戦略で武装することに加えて、最善のヒントを取り入れてそれをうまく機能させることでもあります。

ブラウザを閉じて、一日を必死に駆け抜けようとしている場合に、タスクを押しつぶすのに役立つタイムトラッカーを担当するソフトウェア開発者は、世界中に十分にいません。

ですから、立ち止まって熟考し、有用なものを取り上げ、非現実的と思われるものを捨てて、物事を成し遂げましょう。

私たちはあなたを応援します。