Apple よりも優れた会議メモの取り方

私たちのビジネスの中に、特定の分野で Apple よりも優れている人がいるのであれば、それがどんなにニッチな分野であっても、私たちはこの機会を利用しようとすると確信しています。

スティーブ・ジョブズは会議の進め方について好みを持っていたようだ。そして彼は、会議へのこのアプローチが最良の結果をもたらし、人々が議論されている議題に対してより真剣かつより慎重に取り組むことができると信じていました。ただし、この記事で説明するように、この会議のアプローチには欠点もあります。

しかし、新たな登場AIによるメモ取りテクノロジーは、このアプローチのほぼすべての欠点を軽減しながら、スティーブ ジョブズが思い描いた種類の会議に予想外の可能性をもたらしました。

これは実際には、Apple よりも優れた会議の進め方についてではありません。これはまさに、効果的な会議というスティーブ・ジョブズのビジョンを実現することにあります。

飛び込んでみましょう。

スティーブ・ジョブズは会議メモにどう取り組んだか

先週、テクノロジー関連の Twitter とテクノロジー関連のスレッドの間でちょっとした嵐が巻き起こりました。スティーブ・ジョブズと直接仕事をしたと主張するユーザーのダリウスは、会議、会議への私たちの取り組み方、そしてスティーブ・ジョブズの考えについて大胆な発言をしています。問題の攻撃的なツイートについては、以下で詳しく説明します。

ダリウスは自分自身を、ジョブズの知識の一種の神託者であり、偉大な人物の考えを現代の仕事と生活のためのビジネス教訓に翻訳できると位置づけています。ここでの大きな主張は、会議中にメモを取るべきではないということです。

会議に対して独特のアプローチをしているのはスティーブ・ジョブズだけではありません。ジェフ・ベゾス氏は最近、レックス・フリッドマンのポッドキャストそこで彼は、アマゾン内で会議の文化をどのように確立したかについて語った。メモ形式をベースにしていました。ジェフ・ベゾスの理想的な会議では、会議のメモは会議の前に書かれます。

これは長く、単なる箇条書きではなく物語形式で書かれており、複数ページに及ぶ場合もあります。出席者は会議前に自由にメモを読むことができますが、そうすることは期待されていません。代わりに、会議の最初の部分は、チームの全員が黙ってメモを読むことに費やされます。

ベゾス氏によると、これには1時間の会議のうち最大30分かかることがあるという。この方法が最も効果的だと彼は言います。そうすることで、全員が会議の時間を確保し、議題が何であるかを知っているふりをする人が誰もいないことになるからです。

これは、誰もが会議の活性化を目的とした議論に完全に参加できることを意味します。スティーブ・ジョブズのアプローチはこの文脈に見ることができます。会議に人々が集まっている場合、彼らは他のことをしていて生産的ではありません。

したがって、その会議では彼らの生産性を最大限に引き出すことを目指す必要があります。そして会議で引き出せる最大の生産性とは何でしょうか？それはアイデアを伝えているでしょうか？

いいえ、そうではありません。それは電子メールで行うことができます。それは、複数の人が物事をテーブルに持ち込み、それぞれが質問し、提示されたアイデアに基づいてアイデアを議論し、談話に参加し、お互いの考えを分析することです。

そして、それを効果的に行うために、会議に参加する全員が最大限の貢献をし、最大限の知的活動を行うためには、知識の欠如や長時間にわたる会議に参加する必要があることによって気を散らすべきではありません。ノート。

会議でメモを取ってはいけない理由

では、なぜ会議でメモを取ってはいけないのでしょうか?私はこの意見に非常に共感します。なぜなら、会議中にメモを取ることは、特にリモートワークの時代において、話している内容から注意をそらす可能性のある一連の作業の 1 つだからです。

会議中に、他のタスクを完了したり、他の人にメールを送信したり、生産性を高めて物事を終わらせようとして、時間を無駄にしていないように感じて、他のことをしようとする人は特に一般的です。

こういうことをすると、人は良いことをしていると思います。彼らは自分たちが良い模範を示していると思っていますが、そうではありません。会議に参加する必要がない場合は、会議に参加すべきではありません。会議に参加する必要がある場合は、出席して関与する必要があります。

そして、全員がメモを取っていると、全員が少し気が散っているように感じます。これにより、一般的な注意散漫が生じます。しかし、多くの場合、若手社員が貴重なメモを保管し、更新する責任を負っていることにも注目する価値があります。

これは、会議に他の文脈がない場合に誰かを紹介するのに便利なタスクですが、会議の議題にある程度関与している場合は、メモを取る必要があるため、参加して自分のアイデアや意見を発表することができなくなります。自分自身の観察を行う。

これにはジェンダー的な側面もあります。私は、会議の進行役が女性である会議に参加したことがありますが、その会議は組織的であるため、最終的に彼女たちはデフォルトの議事録担当の役割になり、男性の一人がアイデアマンの役割を担うことになります。

としてトレイシー・ワーナーマーケティング運営のリーダー兼コンサルタントである彼は、この経験のジェンダー要素について私に次のように説明しています。

「メモを取ることに関しては、ジェンダーバイアスがあることがよく知られており、十分に文書化されています。 AI によって取得されるタスクの多くは、会議の調整、メモの作成、アクションアイテムの記録、それらのチームとの共有など、日常的な、通常は女性の仕事のカテゴリに分類されます。」

会議メモは会議に参加する際の障害となります。理想的な会議では、全員が平等に参加し、必要に応じて貢献できる機会が与えられ、全員が目の前の議論に 100% 集中できるようになります。ジョブズ氏はそう信じていた。そしてそれはとても魅力的な景色です。

会議での議論の利点を最大限に活用して、会議を増やす必要がなくなったら、私たち全員の生産性はどれだけ高まるでしょうか?さらなる仕事をする必要がないように、より多くのことを成し遂げることができます。

このポリシーの何が問題なのでしょうか?

会議中にメモを取らないというアプローチは興味深いものですが、完璧ではありません。非常に単純かつ明白な問題は、誰かがメモを取る必要があるということです。そうでなければ、私たちが何を考え、話し、合意したか、またはどのようなアクションアイテムが記録されたかをどうやって覚えているでしょうか?

どの職場でも、会議に参加しても誰もメモを取らず、その結果、物事が進まず、会議で何が起こったのかについての共通の概念が存在しないことに気づくのはよくあることです。

こうした生産性に関する明らかな考慮事項以外にも、情報への関わり方や情報の保持の仕方が人それぞれ異なるという事実があります。私のような一部の人にとって、自由形式の長いディスカッションは非常に価値があり、アイデアを学び、取り組むための優れた方法であり、最終的にはアクションを起こすための大まかなアイデアを得ることができます。

他の人にとって、何かが言及されたとき、それをすぐに書き留めることは非常に有益です。それは単に書き留められるからではなく、書き留めるプロセスが記憶をよりよく思い出すのに役立つため、その記憶を心の中で強化するのに役立ちます。

人によって情報の吸収の仕方が違うだけです。それに加えて、物事を書き留めたり、より慎重に物事に取り組んだりする必要性のより極端なバージョンもあります。これは、ADHD または同様の症状を持つ多くの人が経験する、神経発散、わずかな記憶障害、または単に気が散りやすいことに関連している可能性があります。

会議のメモを記録しないことのマイナス面は、痛いほど明らかです。多くの会議は会議メモを効果的に使用せずに行われますが、ほとんどすべての重要な会議には誰かがメモを取ります。これは単なるベストプラクティスではありません。それは当然のことです。実際、状況によっては法的に義務付けられることもあります。

Apple よりも優れたメモを取るにはどうすればよいでしょうか?

それで、ここでの合成は何ですか？まあ、それはAIです。

AI がメモを取ってくれていることがわかっていれば、会議中にメモを取るために時間を費やす必要はありません。あなたの AI がそれらのメモをとったか、または会議を主催した人の AI がメモを取りました。 AI は会議の終了時にそれらのメモをすべての出席者と自動的に共有します。

そうすれば、誰もが単なる会議の書き起こしを超えて、議論された内容のコピーを持つことができます。

Xembly のような強力な AI エグゼクティブ アシスタント ソフトウェアを使用すると、冒頭のゲイリーの妹の結婚式に関する 5 分間の話など、無関係な詳細を含まない会議の要約版を各出席者に提供できます。他に誰かが追加または指定したいことがあった場合に備えて、会議の終了時に会議メモを共同編集することもできます。

これにより、会議で話された内容や決定された内容のコピーを全員が持っているため、組織内に真実が共有されているという意識が生まれ、各自が自分の生産性に影響を与えることなく貢献することができました。

このようなアプローチを使用すると、各人は会議の内容に 100% 集中し続けることができ、メモを取る責任を気にせずに各項目について自由に議論することができます。

これにより、あらゆる会議の効率がさらに向上し、累積的に生産性が大幅に向上します。企業は Xembly を使用することで 1 人あたり週 8 時間を節約できますが、それは会議のメモだけではありません。最新のテクノロジーを使えば、メモそのものを超えることができます。

Xembly の AI である Xena は、会議からアクション アイテムを取得し、それらのアクション アイテムを委任できる出席者を提案し、タスク リストのタスクを作成します。これにより、 AIエグゼクティブアシスタントAI プロジェクト マネージャーとしての役割を強化し、チームのさらなる効率向上をもたらします。

Salesforce や HubSpot に直接統合して、AI によるレコードの更新を行うこともできます。 AI がまったく新しい世界を解き放つ会議管理。

これらすべてを、会議の記録を共有して人々が閲覧できるようにするなど、テクノロジーによって現在可能になっている他の標準的なアプローチと組み合わせると、チーム内に大きな透明性と共有された知識を生み出すことができます。

スティーブ・ジョブズを模倣したいという欲求から、レイ・ダリオと彼の真実の共有と根本的な透明性の原則を積極的に模倣するようになります。

新しいテクノロジーを利用することで、年功序列、神経の多様性、性別の違いを超えて見てきたように、仕事を改善し、組織の結束力を高め、エクスペリエンスをより包括的にすることができます。これは、私たちの生活の要素を自動化するための最初の技術的進歩ではありませんし、最後でもないでしょう。トレーシーが私にこう言ったように、自動化には変化とチャンスが伴います。

「管理の自動化は、女性のための洗濯機の発明に似ていると思います。日常の忙しい仕事から解放されると、より重要なことに集中できるようになります。家事労働の自動化が進むにつれ、女性が労働力として参入し始めたのも不思議ではありません。」

ゼンブリーのためにゼロから設計された唯一の AI エグゼクティブ アシスタントです。企業には、豊富な機能セットと法規制への準拠が組み込まれているので、ぜひ試してみて、Apple よりも優れた会議メモの作成を始めてください。