ऐप्पल से बेहतर मीटिंग नोट्स कैसे लें

यदि हमारे व्यवसाय में हममें से कोई भी किसी विशिष्ट चीज़ में Apple से बेहतर हो सकता है, चाहे वह कितना भी विशिष्ट क्यों न हो, मुझे यकीन है कि हम इस अवसर का लाभ उठाने का प्रयास करेंगे।

ऐसा प्रतीत होता है कि स्टीव जॉब्स की प्राथमिकता थी कि बैठकें कैसे की जानी चाहिए। और उनका मानना था कि बैठकों के लिए इस दृष्टिकोण ने सर्वोत्तम परिणाम दिए, जिससे लोगों को चर्चा किए जा रहे विषयों के साथ अधिक गंभीरता से और अधिक सावधानी से जुड़ने की अनुमति मिली। हालाँकि, बैठकों के इस दृष्टिकोण में कमियाँ हैं, जैसा कि हम लेख में कवर करेंगे।

लेकिन नए का आगमन एआई नोट लेना प्रौद्योगिकियों ने इस दृष्टिकोण की लगभग सभी कमियों को कम करते हुए उस तरह की बैठकों के लिए एक अप्रत्याशित शुरुआत की है जिसकी स्टीव जॉब्स ने कल्पना की थी।

यह वास्तव में Apple से बेहतर तरीके से मीटिंग लेने के बारे में नहीं है। यह वास्तव में स्टीव जॉब्स के प्रभावी बैठकों के दृष्टिकोण को जीवन में लाने के बारे में है।

आइए गोता लगाएँ।

स्टीव जॉब्स ने मीटिंग नोट्स को कैसे अपनाया

पिछले सप्ताह टेक ट्विटर और टेक थ्रेड्स के बीच थोड़ा सा तूफान पैदा हो गया था। उपयोगकर्ता, डेरियस, जो स्टीव जॉब्स के साथ सीधे काम करने का दावा करता है, ने बैठकों के बारे में कुछ साहसिक बयान दिए हैं, हम उनसे कैसे संपर्क करते हैं, और स्टीव जॉब्स क्या सोचते हैं। विचाराधीन आपत्तिजनक ट्वीट का विवरण नीचे दिया गया है।

डेरियस खुद को जॉब्स के ज्ञान के एक प्रकार के दैवज्ञ के रूप में रखता है, जो आधुनिक युग में काम और जीवन के लिए महान व्यक्ति के विचारों को व्यावसायिक पाठों में अनुवाद करने में सक्षम है। यहां बड़ा दावा यह है कि आपको बैठकों में नोट्स नहीं लेने चाहिए।

यह सिर्फ स्टीव जॉब्स ही नहीं हैं जिनका बैठकों के प्रति अनोखा दृष्टिकोण है। जेफ बेजोस हाल ही में नजर आए लेक्स फ्रिडमैन का पॉडकास्ट जहां उन्होंने इस बारे में बात की कि कैसे उन्होंने अमेज़ॅन के भीतर बैठकों की संस्कृति स्थापित की। यह मेमो प्रारूप पर आधारित था। जेफ बेजोस की आदर्श मीटिंग में मीटिंग का मेमो मीटिंग से पहले लिखा जाता है।

यह लंबा है, कथात्मक रूप में लिखा गया है, न कि केवल बुलेट पॉइंट में, और इसमें कई पृष्ठ लग सकते हैं। हालाँकि उपस्थित लोग बैठक से पहले मेमो पढ़ने के लिए स्वतंत्र हैं, लेकिन ऐसा करने की कोई अपेक्षा नहीं है। इसके बजाय, बैठक का पहला भाग टीम के सभी लोगों के साथ चुपचाप मेमो पढ़ते हुए बिताया जाता है।

बेजोस के मुताबिक, एक घंटे की मुलाकात में आधे घंटे तक का समय लग सकता है। उनका कहना है कि इसे इस तरह से करना सबसे अच्छा काम करता है क्योंकि इसका मतलब है कि सभी ने बैठक के लिए समय निकाल लिया है और कोई भी यह जानने का दिखावा नहीं कर रहा है कि विषय क्या है।

इसका मतलब है कि हर कोई उस चर्चा में पूरी तरह से शामिल हो सकता है जिसे बैठक में प्रोत्साहित करने का इरादा था। हम इस संदर्भ में स्टीव जॉब्स का दृष्टिकोण पा सकते हैं। यदि आपकी बैठक में लोग एक साथ हैं, तो वे अन्य काम करते समय उत्पादक नहीं हो पाते हैं।

इसलिए, आपको उस बैठक में उनसे अधिकतम उत्पादकता प्राप्त करने का लक्ष्य रखना चाहिए। और एक बैठक में अधिकतम कितनी उत्पादकता सामने लाई जा सकती है? क्या यह किसी विचार का संचार कर रहा है?

नहीं वाकई में नहीं। आप इसे ईमेल से कर सकते हैं. यह विचारों पर चर्चा करने, प्रवचन में संलग्न होने, एक-दूसरे के विचारों का विश्लेषण करने, कई लोगों द्वारा चीजों को मेज पर लाने, प्रत्येक से पूछताछ करने और प्रस्तुत विचारों पर निर्माण करने के बारे में है।

और इसे प्रभावी ढंग से करने के लिए, बैठक में शामिल सभी लोगों को अपना पूरा योगदान देने और अधिकतम सीमा तक बौद्धिक रूप से संलग्न होने के लिए, उन्हें ज्ञान की कमी या व्यापक बैठक लेने से विचलित नहीं होना चाहिए टिप्पणियाँ।

हमें मीटिंग में नोट्स क्यों नहीं लेने चाहिए?

तो, हमें बैठकों में नोट्स क्यों नहीं लेने चाहिए? मैं इस दृष्टिकोण के प्रति बहुत सहानुभूति रखता हूं क्योंकि बैठकों में नोट्स लेना उन गतिविधियों में से एक है जो किसी को कही जा रही बातों से विचलित कर सकता है, खासकर दूरस्थ कार्य के युग में।

लोगों के लिए मीटिंग में रहते हुए अन्य काम करने की कोशिश करना विशेष रूप से आम है, जैसे अन्य कार्यों को पूरा करना, किसी और को ईमेल भेजना, आम तौर पर उत्पादक बनने और काम पूरा करने की कोशिश करना, ऐसा महसूस करना जैसे कि समय बर्बाद नहीं हुआ है।

जब लोग ऐसा करते हैं तो सोचते हैं कि वे अच्छे काम कर रहे हैं। उन्हें लगता है कि वे एक अच्छा उदाहरण स्थापित कर रहे हैं, लेकिन ऐसा नहीं है। यदि उन्हें बैठक में रहने की आवश्यकता नहीं है, तो उन्हें बैठक में नहीं रहना चाहिए। यदि उन्हें बैठक में रहना चाहिए तो उपस्थित रहकर कार्य करना चाहिए।

और अगर हर कोई नोट्स ले रहा है, तो ऐसा महसूस होता है कि हर कोई थोड़ा विचलित है। इससे सामान्य विकर्षण उत्पन्न होता है। लेकिन यह ध्यान देने योग्य भी है कि अधिक कनिष्ठ कर्मचारियों को अक्सर मूल्यवान नोट्स रखने और अद्यतन करने की ज़िम्मेदारी सौंपी जाती है।

हालाँकि, यदि किसी के पास बैठक का कोई अन्य संदर्भ नहीं है, तो उसका परिचय कराना एक उपयोगी कार्य हो सकता है, लेकिन यदि बैठक के विषयों के साथ उनका कुछ जुड़ाव है, तो नोट्स लेने से वे भाग लेने और अपने विचार प्रस्तुत करने में सक्षम नहीं हो पाते हैं या अपना स्वयं का अवलोकन करें.

इसका एक लिंग आधारित पक्ष भी है। मैं ऐसी बैठकों में गया हूं जहां बैठक में संगठित व्यक्ति एक महिला होती है और क्योंकि वे संगठित होती हैं, वे अंततः मिनट लेने वाले की डिफ़ॉल्ट भूमिका में आ जाती हैं, जबकि लोगों में से एक को विचार व्यक्ति की भूमिका निभानी पड़ती है।

जैसा ट्रेसी वार्नर एक विपणन संचालन नेता और सलाहकार, मुझे इस अनुभव के लिंग आधारित तत्वों का वर्णन करते हैं:

“नोट लेने के साथ एक ज्ञात और अच्छी तरह से प्रलेखित लिंग पूर्वाग्रह है। एआई द्वारा कैप्चर किए जा रहे कई कार्य अक्सर सांसारिक, विशेष रूप से महिला कार्यों की श्रेणियों में आते हैं: बैठकों का समन्वय करना, नोट्स लेना, एक्शन आइटम कैप्चर करना, उन्हें टीम के साथ साझा करना।

मीटिंग नोट्स मीटिंग में शामिल होने में बाधा हैं। आदर्श बैठक में सभी को चर्चा पर 100% ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलेगी और सभी को भाग लेने और उचित समझे जाने पर योगदान करने का समान अवसर मिलेगा। जॉब्स का यही मानना था। और यह बहुत ही मनमोहक दृश्य है.

हम सभी कितने अधिक उत्पादक होंगे यदि हम बैठकों में होने वाली चर्चाओं का अधिकतम लाभ उठा सकें ताकि हमें और अधिक बैठकें करने की आवश्यकता न पड़े? हम और अधिक काम कर सकते हैं ताकि हमें और अधिक काम न करना पड़े।

इस नीति में क्या गलत है?

हालाँकि बैठकों में नोट्स न लेने का दृष्टिकोण दिलचस्प है, लेकिन यह सही नहीं है। बहुत ही सरल और स्पष्ट समस्या यह है कि किसी को कुछ नोट्स लेने की आवश्यकता होती है। अन्यथा, हम यह कैसे याद रखेंगे कि हमने क्या सोचा था, किस बारे में बात की थी, किस पर सहमति व्यक्त की थी, या कौन से कार्य आइटम रिकॉर्ड किए गए थे?

किसी भी कार्यस्थल में, लोगों के लिए यह देखना बहुत आम है कि उन्होंने एक बैठक में भाग लिया था, जहां किसी ने नोट्स नहीं लिए, और परिणामस्वरूप, चीजें नहीं हुईं और बैठक में क्या हुआ, इसकी कोई साझा अवधारणा नहीं है।

इन स्पष्ट उत्पादकता संबंधी विचारों से परे, यह तथ्य भी है कि हर कोई जानकारी से अलग ढंग से जुड़ता है और उसे बनाए रखता है। कुछ लोगों के लिए, मेरे जैसे, एक लंबी, स्वतंत्र रूप से चर्चा करना बहुत मूल्यवान है और सीखने और विचारों के साथ जुड़ने का एक शानदार तरीका है, फिर भी कार्रवाई करने के लिए अंत में चीजों का एक मोटा विचार होना चाहिए।

दूसरों के लिए, जब किसी चीज़ का उल्लेख किया जाता है, तो उसे तुरंत लिख लेना उनके लिए बहुत फायदेमंद होता है। यह उनके दिमाग में उस स्मृति को सुदृढ़ करने में मदद करता है, सिर्फ इसलिए नहीं कि यह लिखा गया है, बल्कि इसलिए क्योंकि इसे लिखने की प्रक्रिया उन्हें इसे बेहतर ढंग से याद रखने में मदद करती है।

लोग बस जानकारी को ग्रहण करने के तरीके में भिन्न होते हैं। इसके अलावा, चीजों को लिखने या चीजों के साथ अधिक सावधानी से जुड़ने की आवश्यकता के और भी चरम संस्करण हैं। यह न्यूरोडाइवर्जेंस, मामूली स्मृति समस्याओं या बस आसानी से विचलित होने से संबंधित हो सकता है, जैसा कि एडीएचडी या इसके समान कई लोग अनुभव कर सकते हैं।

किसी भी मीटिंग नोट्स को रिकॉर्ड न करने के नुकसान स्पष्ट रूप से स्पष्ट प्रतीत होते हैं। हालाँकि कई बैठकें मीटिंग नोट्स के प्रभावी उपयोग के बिना होती हैं, लगभग सभी महत्वपूर्ण बैठकों में कोई न कोई उन नोट्स को लेता होगा। यह केवल सर्वोत्तम अभ्यास नहीं है; यह करने योग्य एक स्पष्ट बात है। वास्तव में, कुछ परिस्थितियों में, इसकी कानूनी रूप से आवश्यकता हो सकती है।

हम एप्पल से बेहतर नोट्स कैसे ले सकते हैं?

तो, यहाँ संश्लेषण क्या है? खैर, यह एआई है।

यदि आप जानते हैं कि एआई आपके लिए नोट्स ले रहा है, तो आपको मीटिंग में नोट्स लेने में अपना समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। या तो आपके एआई ने वे नोट्स ले लिए हैं, या मीटिंग की मेजबानी करने वाले व्यक्ति के एआई ने ले लिए हैं। फिर एआई बैठक के अंत में उन नोट्स को सभी उपस्थित लोगों के साथ स्वचालित रूप से साझा करता है।

फिर, बैठक की प्रतिलिपि के अलावा, हर किसी के पास जो चर्चा हुई उसकी एक प्रति हो सकती है।

ज़ेम्बली जैसा शक्तिशाली एआई कार्यकारी सहायक सॉफ्टवेयर प्रत्येक उपस्थित व्यक्ति को बैठक का एक सारांशित संस्करण दे सकता है जिसमें गैरी की उसकी बहन की शादी के बारे में शुरुआत में पांच मिनट की कहानी जैसे अनावश्यक विवरण शामिल नहीं हैं। यदि कोई कुछ और जोड़ना या निर्दिष्ट करना चाहता है तो मीटिंग के अंत में मीटिंग नोट्स को सहयोगात्मक रूप से संपादित करना भी संभव है।

इससे संगठन के भीतर साझा सच्चाई की भावना पैदा होती है, क्योंकि हर किसी के पास बैठक में क्या कहा गया और क्या निर्णय लिया गया, इसकी प्रतियां हैं, और प्रत्येक व्यक्ति अपनी उत्पादकता को प्रभावित किए बिना योगदान करने में सक्षम था।

इस तरह के दृष्टिकोण का उपयोग करने से प्रत्येक व्यक्ति को बैठक की सामग्री पर 100% ध्यान केंद्रित रहने और अपनी नोट लेने की जिम्मेदारियों के बारे में चिंता किए बिना प्रत्येक आइटम पर स्वतंत्र रूप से चर्चा करने की अनुमति मिलती है।

यह प्रत्येक बैठक के लिए अतिरिक्त दक्षता लाभ उत्पन्न कर सकता है, जिसके परिणामस्वरूप उत्पादकता में संचयी बड़ा लाभ हो सकता है। कंपनियाँ ज़ेम्बली का उपयोग करके प्रति व्यक्ति प्रति सप्ताह आठ घंटे बचा सकती हैं, लेकिन यह केवल मीटिंग नोट्स के बारे में नहीं है। आधुनिक तकनीक से आप नोटों से भी आगे जा सकते हैं।

ज़ेम्बली का एआई, ज़ेना, मीटिंग से एक्शन आइटम खींच सकता है और फिर उपस्थित लोगों को सुझाव दे सकता है कि वे एक्शन आइटम किसे सौंपे जा सकते हैं, जिससे उनकी कार्य सूची के लिए कार्य तैयार किए जा सकते हैं। यह बदल जाता है एआई कार्यकारी सहायक एक एआई परियोजना प्रबंधक के रूप में, फिर से टीम के लिए और अधिक दक्षता हासिल करना।

आप सीधे सेल्सफोर्स या हबस्पॉट में भी एकीकृत हो सकते हैं और आपके पास एआई अपडेट रिकॉर्ड हो सकते हैं। AI एक पूरी नई दुनिया को खोलता है बैठक प्रबंधन .

यदि आप इन सभी को अन्य मानक दृष्टिकोणों के साथ जोड़ते हैं जिन्हें तकनीक अब सक्षम कर सकती है, जैसे लोगों को देखने के लिए मीटिंग की रिकॉर्डिंग साझा करना (अनुमति पर निर्भर), तो आप अपनी टीम में पारदर्शिता और साझा ज्ञान की व्यापक भावना पैदा कर सकते हैं।

आप स्टीव जॉब्स का अनुकरण करने की चाहत से हटकर रे डेलियो और उनके साझा सत्य और मौलिक पारदर्शिता के सिद्धांतों का सक्रिय रूप से अनुकरण करने की इच्छा रखते हैं।

नई तकनीक का उपयोग करके आप काम को बेहतर बना सकते हैं, संगठन को अधिक सामंजस्यपूर्ण बना सकते हैं, और अनुभव को अधिक समावेशी बना सकते हैं - जैसा कि हमने वरिष्ठता, न्यूरोडाइवर्जेंस और लिंग के आधार पर देखा है। यह हमारे जीवन के तत्वों को स्वचालित करने की दिशा में पहला तकनीकी कदम नहीं है, और यह आखिरी भी नहीं होगा। स्वचालन के साथ परिवर्तन और अवसर आते हैं - जैसा कि ट्रेसी ने मुझसे कहा:

“मैं प्रशासनिक स्वचालन को महिलाओं के लिए वॉशिंग मशीन के आविष्कार के समान मानता हूं… जैसे ही आप जीवन के व्यस्त काम को दूर करते हैं, आप खुद को अधिक महत्वपूर्ण चीजों के लिए मुक्त करते हैं। इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि घरेलू काम तेजी से स्वचालित होने के कारण महिलाओं ने कार्यबल में प्रवेश करना शुरू कर दिया।

ज़ेम्बली एकमात्र एआई कार्यकारी सहायक है जिसके लिए जमीनी स्तर से डिज़ाइन किया गया है उद्यम , एक गहरे फीचर सेट और विनियामक अनुपालन के साथ, इसलिए इसे आज़माएं और अपने मीटिंग नोट्स को Apple से बेहतर तरीके से लेना शुरू करें।