Création d'une plateforme d'analyse de données pour rationaliser le secteur du travail temporaire

Expertise délivrée

Développement de produits et assurance qualité

Industrie

Recrutement

Le Client

Notre client, une start-up DaaS (Data-as-a-Service) basée au Royaume-Uni, s'est donné pour mission de révolutionner le secteur du recrutement. Elle a lancé une plateforme centralisée axée sur la rationalisation de la gestion des coûts, l'amélioration du contrôle et la garantie de la conformité de l'ensemble du personnel temporaire. Cette plateforme sert de catalyseur entre les agences, les employeurs et les employés, renforçant l'engagement, la transparence et la confiance.

Le défi

Les travailleurs temporaires jouent un rôle important dans de nombreuses entreprises basées au Royaume-Uni, représentant environ 20 à 50 % de l'effectif total de certaines organisations. Malgré sa croissance constante d'une année sur l'autre, l'importance d'une gestion efficace du travail temporaire est souvent sous-estimée.

Avec plus de 25 ans d’expérience dans le secteur du recrutement, notre client avait une compréhension directe des défis rencontrés dans le secteur du travail temporaire.

Une analyse approfondie a révélé que le modèle sectoriel du travail temporaire était intrinsèquement imparfait et obsolète, manquant de transparence et de cohérence. C'est pourquoi les employés temporaires et leurs employeurs ont rencontré d'importantes difficultés pour collaborer.

Notre client a cherché à relever certains des défis importants -

Défis liés à la gestion des effectifs et de la paie

• Taux d’attrition élevés, engagement des employés inférieur à la moyenne et productivité réduite.

• Écarts entre les taux horaires facturables réels et les taux horaires fixes de l'agence. Une étude a révélé que les marges des agences pouvaient être, en moyenne, 60 % supérieures aux coûts réels engagés.

• Des facteurs tels que le faible nombre moyen d'heures de travail, les intégrations en milieu de semaine et la faible participation aux retraites ont contribué aux marges grises, ce qui a conduit les employeurs à surpayer les agences.

• De plus, comme les horaires de travail des travailleurs variaient, leurs coûts d’assurance nationale et de retraite variaient également, ce qui compliquait les calculs de coûts.

  
  

Défis de la gestion des données

• Les employeurs finaux n’avaient pas accès à des données précises concernant leur main-d’œuvre temporaire.

• Les données sur les effectifs étaient souvent stockées dans plusieurs silos déconnectés au sein des agences, ce qui nécessitait des efforts de collecte manuels.

• Les agences fonctionnaient de manière isolée, sans partage collaboratif des données, ce qui augmentait les risques de négliger des problèmes critiques.

• Une mauvaise intégrité des données nuit à la prise de décision, entrave l’optimisation des effectifs, la réduction des coûts et la croissance de l’entreprise.

  
  

Les défis auxquels sont confrontées les travailleurs temporaires

• Exploitation accrue de la main-d’œuvre, illustrée par des heures de travail prolongées et des pauses insuffisantes.

• Les travailleurs temporaires ne disposaient pas d’un espace sûr pour exprimer leurs préoccupations ou signaler tout problème.

• Il n’existait pas de plateforme définie pour faciliter la mise à niveau des compétences des employés temporaires.

• Le manque de communication et de collaboration entre les recrues temporaires et le personnel principal a posé des défis supplémentaires.

  
  

Le client souhaitait résoudre les problèmes mentionnés ci-dessus en développant une plateforme d’analyse de données centralisée.

Solution

Après avoir compris les défis, il est devenu clair que le secteur du recrutement temporaire avait besoin d’une plateforme centralisée pour rationaliser les coûts, le contrôle et la conformité de l’ensemble de la main-d’œuvre temporaire.

Il était également urgent d’offrir aux travailleurs temporaires une expérience enrichissante, en leur garantissant un environnement sûr et favorable qui reconnaisse leur contribution et valorise leur apport. Par conséquent, une plateforme qui accorde la priorité à l’engagement des employés était essentielle.

Les fondateurs ont partagé leur vision d'une telle plateforme centralisée, et Maruti Techlabs a concrétisé leur idée en développant une plateforme d'analyse de données en ligne et une application mobile facile à utiliser. Pour approfondir le sujet, consultez notre blog sur les tendances en matière d'analyse de données et de veille stratégique pour votre entreprise.

De la définition de leur idée lors d'un atelier complet de 7 jours au brainstorming des cartes d'exécution, notre équipe d'ingénierie les a aidés à conceptualiser, concevoir et développer la plateforme.

Voici un aperçu détaillé de l'approche de Maruti Techlabs pour exécuter ce projet :

1. Atelier de découverte du projet

Nous avons débuté par un atelier de découverte dynamique. Tout au long de cet atelier de découverte de 7 jours, nous avons exploré les exigences du projet et les connaissances technologiques pour créer un plan de projet complet. Cet atelier a joué un rôle essentiel dans l'établissement des bases du projet, favorisant une compréhension commune entre le client et Maruti Techlabs.

Nous avons utilisé la méthode MoSCoW pour classer les fonctionnalités du produit en quatre niveaux d'importance distincts : indispensable, devrait avoir, pourrait avoir et ne aura pas.

L'atelier de 7 jours s'est terminé par l'élaboration d'un plan détaillé décrivant la conception du projet, la stratégie de développement et la feuille de route pour les progrès futurs.

2. Constituer une équipe de développement logiciel dédiée

Après avoir défini une feuille de route bien définie, nous avons établi la conception architecturale et la pile technologique. Pour répondre aux besoins du projet, nous avons opté pour l'architecture EC2 (Elastic Compute Cloud) pour le déploiement et RDS (Relational Database Service) pour la base de données.

Nous avons choisi ReactJS pour le front-end et NodeJS pour le back-end et avons formé une équipe de développement logiciel qualifiée pour mener le projet vers le succès.

Notre processus de recrutement des équipes de développement s'articule autour de trois principes fondamentaux :

• Collaboration passée : les développeurs qui ont travaillé ensemble dans le passé favorisent une dynamique d’équipe plus fluide.
• Adéquation des compétences : développeurs possédant les compétences précises nécessaires pour réaliser le projet.
• Expertise diversifiée : équipe avec différents niveaux d’expérience, offrant un mélange équilibré de talents seniors et juniors pour une perspective globale.

Pour la bonne exécution de ce projet, nous avons constitué une équipe composée de 3 développeurs front-end, 3 développeurs back-end, un ingénieur DevOps et un ingénieur QA. Cette équipe était encadrée par un architecte logiciel chevronné et gérée par un chef de projet technique expérimenté.

3. Création des wireframes

Après avoir finalisé l'architecture générale du projet, notre équipe a travaillé sur le développement des wireframes à l'aide de Figma. Le wireframing nous a aidé à définir la disposition, la structure et les fonctionnalités du système.

Nos architectes techniques et nos ingénieurs de projet ont collaboré pour créer des diagrammes de flux de données, des graphiques et des plans de site. Cela nous a aidé à établir une représentation structurée de la logique, des processus et de la navigation du système.

4. Développement de l'application

Nous avons réussi à consolider la structure, la logique et la conception avec l'approbation du client lors de la phase de wireframing. Par la suite, nos développeurs ont commencé le développement d'un MVP (Minimum Viable Product). Le MVP a servi de première étape critique pour recueillir les commentaires et les idées des clients, intégrés de manière transparente dans les étapes suivantes du cycle de développement.

Principales fonctionnalités qui faisaient partie de la solution -

• Exécution de calculs de coûts dynamiques

  
  

Le secteur du travail temporaire est un secteur hautement transactionnel. Il implique plusieurs paramètres, notamment les taxes, la réglementation sur le temps de travail (WTR), l'assurance nationale (NI) et les retraites, ce qui rend les calculs de salaires complexes.

Nous avons collaboré avec l'équipe principale du client pour élaborer des formules mathématiques qui répondent au niveau élevé de complexité tout en maintenant la précision des calculs des coûts de main-d'œuvre en temps réel. Ces formules ont été intégrées au logiciel par nos développeurs back-end, permettant ainsi aux donneurs d'ordre finaux de calculer les coûts de main-d'œuvre dynamiques en un seul clic.

• Développer des tableaux de bord personnalisés pour l'analyse des données

Pour répondre au besoin d'une vue complète des données sur le personnel temporaire, nous avons conçu un système de gestion du personnel alimenté par l'intelligence économique. Il convertit les données d'analyse du personnel en temps réel en informations intelligentes.

De plus, les tableaux de bord d’analyse des personnes ont révélé des modèles cachés qui se sont avérés d’une valeur inestimable pour façonner les décisions stratégiques et optimiser la main-d’œuvre temporaire.

Les tableaux de bord ont fourni une vue consolidée de :

1. Analyse des activités

2. Analyse de la main d'oeuvre

3. Analyse des sortants

4. Analyse de l'agence

   
   

1. Analyse des activités

Nous avons conçu une série de tableaux de bord d'analyse personnalisés offrant une transparence complète sur les indicateurs critiques, tels que l'exécution des quarts de travail, les quarts perdus, les dépenses et les heures de travail.

2. Analyse de la main d'oeuvre

Le tableau de bord d'analyse des effectifs que nous avons élaboré a fourni des informations précieuses sur les données relatives aux effectifs, telles que l'utilisation des bassins et des équipes. Cela a facilité l'optimisation des effectifs temporaires.

3. Analyse des partants

Nous avons également créé un tableau de bord pour les départs qui a aidé les recruteurs à découvrir des tendances cachées dans la main-d'œuvre temporaire, favorisant ainsi des interactions plus stratégiques avec les partenaires de l'agence.

4. Analyse de l'agence

Le tableau de bord d'analyse des agences a permis de rationaliser le processus de définition des points de référence et de comparaison des indicateurs clés de performance des services entre les différents panels d'agences. Cela a simplifié les opérations et a permis d'allouer des ressources aux fournisseurs les plus performants.

• Créer un système de notation

Pour répondre au besoin d’un système d’évaluation équitable dans l’ensemble du secteur du travail temporaire, nous avons créé un système d’évaluation simple mais très efficace qui permet aux employeurs d’évaluer les employés, de reconnaître leurs réalisations et de suivre leurs performances.

Le système a analysé le temps de service des employés et a créé des rapports démographiques détaillés. Cela a aidé les employeurs à prendre des décisions d'embauche éclairées et à promouvoir la collaboration.

• Développer une application mobile

Pour faciliter l'expérience de nos employés, nous avons développé une application mobile qui met l'accent sur la convivialité. Cette application a facilité les interactions entre les travailleurs temporaires, le personnel de base et les recruteurs finaux.

Les employeurs peuvent désormais remercier les travailleurs temporaires pour leur travail exceptionnel et leur envoyer des messages personnalisés pour célébrer leurs anniversaires, leurs années de service et leurs réussites. Cela crée un environnement dans lequel les travailleurs temporaires ont un sentiment d'appartenance, sont valorisés et disposent d'une plateforme pour exprimer leurs pensées et leurs opinions.

Voici quelques-unes des fonctionnalités essentielles de l’application :

• Détails du travail des employés Les travailleurs temporaires peuvent consulter le total de leur quart de travail effectué, les récompenses, les badges et les reconnaissances obtenus sur l'application.
• CV numérique des employés L'application crée un CV numérique des employés temporaires présentant leurs informations clés telles que leurs antécédents professionnels, leurs réalisations, leurs compétences, leur formation, leurs reconnaissances et leurs badges de récompense. De plus, l'application peut enregistrer et mettre à jour automatiquement le CV, en ajoutant de nouvelles réalisations et de nouveaux exploits.
• Appréciation des employés Pour promouvoir l'engagement et la rétention des employés, nous avons ajouté une fonctionnalité dans l'application qui permettait aux employeurs et aux gestionnaires d'envoyer des messages directs appréciant l'engagement et la performance des travailleurs.
• Commentaires des employés Créer un environnement sûr pour les employés était l'un des principaux objectifs de ce projet. Pour y parvenir, nous avons créé une fonction de commentaires des employés grâce à laquelle ils peuvent évaluer leur expérience de l'agence et du lieu de travail. Cela leur a également permis d'exprimer de manière anonyme leurs préoccupations concernant les disparités salariales, les heures supplémentaires ou d'autres problèmes.
• Communications professionnelles L'application intègre de manière transparente les communications professionnelles, offrant une plate-forme unifiée permettant à tous de se connecter, d'interagir et de collaborer via des babillards électroniques ou des messages personnels.

« Maruti Techlabs est passionnée par la fabrication de produits de qualité tout en respectant systématiquement les délais. Nous avons toujours eu le sentiment d'être sur la même longueur d'onde et de poursuivre le même objectif, ce qui est très rafraîchissant. » - CTO

Communication et collaboration

Nous avions des appels mensuels de gouvernance, en contactant leur équipe principale via Slack. Nous avions également un appel bimensuel impliquant la direction de Maruti Techlabs, notamment le PDG, le directeur, le chef de projet et les membres principaux de l'équipe client.

Nos développeurs ont adopté le cadre de développement Agile pour accélérer le processus de livraison du logiciel et s'adapter à l'évolution des priorités des clients. En adoptant un cycle de sprint de 2 semaines, l'équipe a défini de manière collaborative les tâches au début de chaque sprint et a travaillé ensemble pour atteindre des objectifs progressifs. Cette approche agile a facilité un retour d'information et des approbations réguliers, garantissant un alignement continu entre les attentes du projet et son exécution.

Le choix des outils a également contribué à une communication et une gestion de projet fluides. Jira a été utilisé pour une gestion de projet efficace, tandis que Slack a servi de plate-forme principale pour la communication et l'alignement au quotidien. Les appels Zoom ont été intégrés au flux de travail pour les réunions régulières, y compris les réunions quotidiennes, les rétrospectives de sprint et les sessions de préparation du backlog avec le client.

Cette collaboration structurée a permis de garantir que tous les aspects du projet étaient bien gérés, favorisant une communication claire et des réponses rapides tout au long du processus de développement.

Pile technologique

Résultat

La mise en œuvre de ce projet a entraîné des transformations importantes dans tous les services. Des commentaires et des évaluations notables ont été reçus des services suivants :

• Services RH - L'application a permis aux équipes RH d'accélérer leur processus d'intégration, d'embaucher des candidats appropriés et d'améliorer les taux de rétention de l'entreprise en rendant les données critiques des employés telles que l'historique professionnel, les réalisations et les évaluations des employeurs facilement accessibles.
• Services financiers - L'application automatise le calcul des salaires des travailleurs temporaires grâce au suivi en temps réel des heures de travail. Elle prend également en compte le type d'emploi et des variables telles que la pension, l'assurance nationale (NI) et la réglementation sur le temps de travail (WTR).
• Opérations – L’application a rationalisé les processus en soutenant la formation, la mise à niveau des compétences et la collaboration entre collègues. Elle a contribué à former de nouveaux talents, à accroître l’engagement et à optimiser la main-d’œuvre.
• Partenaires d'agence - L'application a aidé les agences à fournir un service inégalé à leurs clients en analysant les indicateurs clés des employés, en optimisant la main-d'œuvre, en plaçant les candidats parfaits et en travaillant sur des commentaires précieux.
• Collègues temporaires - L'application mobile multilingue a fourni aux travailleurs temporaires une plateforme où leur travail était reconnu, leurs commentaires entendus et leurs problèmes résolus de manière proactive.

Les tableaux de bord d'analyse des effectifs ont permis de réduire les salaires versés aux employeurs en leur permettant de passer des grilles tarifaires fixes des agences aux coûts réels de l'emploi. Ils ont également contribué à optimiser l'efficacité de la main-d'œuvre et à réduire les coûts de main-d'œuvre sans perturber l'activité.

L'application mobile permettait aux employés de partager leurs commentaires par le biais d'enquêtes ponctuelles et régulières, ce qui a entraîné un changement positif dans la culture du travail et, en fin de compte, une meilleure rétention et une plus grande satisfaction des employés. Elle prenait en charge le contenu de formation multimédia enrichi, les images et les vidéos et permettait aux employés de recevoir du contenu de qualité dans leur langue maternelle.

Au terme de cette collaboration fructueuse, Maruti Techlabs et le client poursuivent leur partenariat pour améliorer encore le produit en s'appuyant sur les précieux commentaires des clients. En tirant parti de nos services d'analyse de données , nous fournissons des informations exploitables pour affiner la plateforme, en veillant à ce qu'elle réponde aux demandes évolutives du marché. Les deux équipes restent en étroite collaboration, s'efforçant d'atteindre l'objectif commun de dynamiser le secteur mondial du recrutement temporaire.

Notre processus de développement

Nous suivons les meilleures pratiques Agile, Lean et DevOps pour créer un prototype de qualité supérieure qui concrétise les idées de vos utilisateurs grâce à la collaboration et à une exécution rapide. Notre priorité absolue est la rapidité de réaction et l'accessibilité.

Nous souhaitons vraiment être votre équipe élargie, donc en plus des réunions régulières, vous pouvez être sûr que chacun des membres de notre équipe est à un appel téléphonique, un e-mail ou un message.

Pourquoi Maruti Techlabs ?

Notre client avait besoin d'une entreprise capable de mettre en œuvre une logique métier complexe et de créer des produits logiciels centrés sur l'utilisateur en s'appuyant sur une compréhension approfondie de ses besoins. Maruti Techlabs s'est avérée être la solution idéale.

Le client a commencé à sélectionner les fournisseurs en examinant plusieurs sociétés de développement de logiciels de premier plan, notamment Maruti Techlabs. Notre portefeuille, nos références clients et notre expérience pertinente dans la création de plateformes similaires nous ont aidés à nous assurer une place dans leur liste soigneusement sélectionnée de fournisseurs potentiels.

Notre réponse rapide à leur demande d'informations (RFI) a également laissé une première impression favorable et a renforcé leur confiance dans nos capacités. Nous avons concouru avec huit autres fournisseurs et avons progressé avec succès jusqu'à l'étape de la demande de propositions (RFP).

Une évaluation approfondie des réponses aux appels d'offres et des consultations approfondies avec les équipes de vente, d'analystes commerciaux et de développement ont fait de Maruti Techlabs leur premier choix. Par la suite, nous avons organisé un atelier de découverte de 7 jours pour approfondir les spécificités du projet.

L'atelier de découverte de 7 jours a laissé une impression durable sur le client. Ils ont évalué de manière exhaustive notre compréhension technique, notre capacité de livraison, nos prix et notre qualité.

« Maruti Techlabs a obtenu d'excellents résultats en termes de rapidité, d'expertise avérée, de connaissances techniques et commerciales, de fiabilité de l'équipe et de disponibilité de ressources qualifiées. » - CTO