Comment prendre des notes de réunion mieux qu'Apple

Si l'un d'entre nous dans notre secteur peut être meilleur qu'Apple dans un domaine spécifique, quel que soit le créneau, je suis sûr que nous essaierons de profiter de cette opportunité.

Il semble que Steve Jobs ait une préférence quant à la manière dont les réunions doivent se dérouler. Et il pensait que cette approche des réunions produisait les meilleurs résultats, permettant aux gens de s'engager plus sérieusement et plus attentivement dans les sujets discutés. Cependant, cette approche des réunions présente des inconvénients, comme nous le verrons dans l'article.

Mais l'avènement du nouveau Prise de notes par l'IA Les technologies ont créé une ouverture inattendue pour le type de réunions envisagées par Steve Jobs tout en atténuant pratiquement tous les inconvénients de cette approche.

Il ne s’agit pas vraiment de savoir comment organiser des réunions mieux qu’Apple. Il s’agit véritablement de donner vie à la vision de Steve Jobs de réunions efficaces.

Allons-y.

Comment Steve Jobs a abordé les notes de réunion

Une légère tempête a eu lieu parmi les technologies Twitter et Tech Threads l’autre semaine. L'utilisateur, Darius, qui prétend avoir travaillé directement avec Steve Jobs, a fait des déclarations audacieuses sur les réunions, la façon dont nous les abordons et ce que pensait Steve Jobs. Le tweet incriminé en question est détaillé ci-dessous.

Darius se positionne comme une sorte d'oracle du savoir de Jobs, capable de traduire les pensées du grand homme en leçons commerciales pour le travail et la vie à l'ère moderne. Le principal argument ici est que vous ne devriez pas prendre de notes lors des réunions.

Il n’y a pas que Steve Jobs qui a une approche particulière des réunions. Jeff Bezos est récemment apparu sur Le podcast de Lex Fridman où il a expliqué comment il a établi une culture de réunions au sein d'Amazon. Il était basé sur le format mémo. Dans la réunion idéale de Jeff Bezos, le mémo de la réunion est rédigé avant la réunion.

Il est long, rédigé sous forme narrative, pas simplement sous forme de puces, et peut prendre plusieurs pages. Bien que les participants soient libres de lire le mémo avant la réunion, on ne s’attend pas à ce qu’il le fasse. Au lieu de cela, la première partie de la réunion se déroule avec tous les membres d’une équipe lisant silencieusement le mémo.

Selon Bezos, cela peut prendre jusqu'à une demi-heure sur une réunion d'une heure. Il dit que procéder ainsi fonctionne mieux car cela signifie que tout le monde a réservé du temps pour la réunion et que personne ne prétend connaître le sujet.

Cela signifie que chacun peut pleinement participer à la discussion que la réunion était censée stimuler. On retrouve dans ce contexte l'approche de Steve Jobs. Si des personnes sont réunies lors d’une réunion, elles ne sont pas productives en faisant autre chose.

Vous devriez donc viser à obtenir une productivité maximale lors de cette réunion. Et quelle est la productivité maximale que l’on peut obtenir lors d’une réunion ? Est-ce que cela communique une idée ?

Non, pas vraiment. Vous pouvez le faire avec un e-mail. Il s'agit de discuter d'idées, d'engager un discours, d'analyser les pensées de chacun, avec plusieurs personnes apportant des choses à la table, chacune interrogeant et s'appuyant sur les idées présentées.

Et pour que cela soit efficace, afin que toutes les personnes impliquées dans la réunion puissent contribuer pleinement et s'engager intellectuellement autant qu'elles le peuvent, elles ne doivent pas être distraites par un manque de connaissances ou par la nécessité de participer à de longues réunions. Remarques.

Pourquoi nous ne devrions pas prendre de notes lors des réunions

Alors pourquoi ne devrions-nous pas prendre des notes lors des réunions ? Je suis très favorable à ce point de vue, car prendre des notes lors de réunions fait partie d'une litanie d'activités qui peuvent distraire quelqu'un de ce qui est dit, en particulier à l'ère du travail à distance.

Il est particulièrement courant que les gens essaient de faire autre chose pendant qu'ils sont en réunion, comme accomplir d'autres tâches, envoyer un e-mail à quelqu'un d'autre, essayer généralement d'être productifs et de faire avancer les choses, en ayant l'impression que ce n'est pas du temps perdu.

Les gens pensent qu’ils font de bonnes choses en faisant cela. Ils pensent qu’ils donnent le bon exemple, mais ce n’est pas le cas. S’ils n’ont pas besoin d’être présents à la réunion, alors ils ne devraient pas y être. S’ils doivent assister à la réunion, ils doivent alors être présents et engagés.

Et si tout le monde prend des notes, on a l’impression que tout le monde est légèrement distrait. Cela produit une distraction générale. Mais il est également utile de noter que les employés plus jeunes sont souvent chargés de la responsabilité de conserver et de mettre à jour des notes précieuses.

Bien que cela puisse être une tâche utile pour présenter quelqu'un s'il n'a pas d'autre contexte à la réunion, s'il est engagé dans les sujets de la réunion, le fait de devoir prendre des notes l'empêche de participer et de présenter ses idées ou faire leurs propres observations.

Il y a aussi un côté genré à cela. J'ai participé à des réunions où la personne organisée dans la réunion est une femme et parce qu'elle est organisée, elle finit par tomber dans le rôle par défaut de rédacteur de procès-verbal, tandis que l'un des gars assume le rôle de gars d'idées.

Comme Tracy Warner , leader des opérations marketing et consultante, me décrit les éléments genrés de cette expérience :

« Il existe un préjugé sexiste connu et bien documenté dans la prise de notes. La plupart des tâches capturées par l’IA entrent dans ces catégories de travail souvent banales et typiquement féminines : coordonner les réunions, prendre des notes, capturer les éléments d’action, les partager avec l’équipe. »

Les notes de réunion sont des obstacles à la participation à la réunion. La réunion idéale permettrait à chacun de rester concentré à 100 % sur la discussion en cours avec des chances égales pour tous de participer et de contribuer comme bon leur semble. C’est ce que croyait Jobs. Et c'est une vue très attrayante.

Dans quelle mesure serions-nous tous plus productifs si nous pouvions maximiser les bénéfices des discussions que nous avons lors des réunions afin de ne pas avoir besoin de tenir davantage de réunions ? Nous pouvons faire davantage afin de ne pas avoir à faire encore plus de travail.

Quel est le problème avec cette politique ?

Même si l’approche consistant à ne pas prendre de notes lors des réunions est intrigante, elle n’est pas parfaite. Le problème très simple et évident est que quelqu’un doit prendre des notes. Sinon, comment allons-nous nous souvenir de ce que nous avons pensé, discuté, convenu ou des actions enregistrées ?

Dans n'importe quel lieu de travail, il est très courant que les gens découvrent qu'ils ont assisté à une réunion où personne n'a pris de notes, et par conséquent, les choses n'ont pas été faites et il n'y a pas de conception commune de ce qui s'est passé lors de la réunion.

Au-delà de ces considérations évidentes de productivité, il y a le fait que chacun interagit et conserve les informations différemment. Pour certains, comme moi, avoir une longue discussion libre est extrêmement précieux et constitue un excellent moyen d'apprendre et de s'engager dans des idées, tout en ayant toujours une idée approximative des choses sur lesquelles agir à la fin.

Pour d’autres, lorsque quelque chose est mentionné, il est très utile de le noter rapidement. Cela aide à renforcer ce souvenir dans leur esprit, non seulement parce qu'il est écrit, mais parce que le processus d'écriture les aide à mieux s'en souvenir.

Les gens diffèrent simplement dans la manière dont ils absorbent les informations. Ajoutez à cela qu’il existe des versions plus extrêmes de ce besoin d’écrire les choses ou de s’y intéresser plus attentivement. Cela peut être lié à une neurodivergence, à de légers problèmes de mémoire ou simplement à une distraction facile, comme peuvent en souffrir de nombreuses personnes atteintes de TDAH ou similaire.

Les inconvénients de ne pas enregistrer de notes de réunion semblent douloureusement évidents. Bien que de nombreuses réunions se déroulent sans utilisation efficace de notes de réunion, presque toutes les réunions importantes auront quelqu'un qui prendra ces notes. Il ne s'agit pas simplement d'une bonne pratique ; c'est une chose évidente à faire. En fait, dans certaines circonstances, cela peut être légalement requis.

Comment pouvons-nous prendre des notes mieux qu’Apple ?

Alors, quelle est la synthèse ici ? Eh bien, c'est l'IA.

Vous n’avez pas besoin de passer votre temps en réunion à prendre des notes si vous savez que l’IA a pris des notes pour vous. Soit votre IA a pris ces notes, soit l'IA de la personne qui a organisé la réunion l'a fait. L'IA partage ensuite automatiquement ces notes à la fin de la réunion avec tous les participants.

Chacun peut alors disposer d’une copie de ce qui a été discuté, au-delà d’une simple transcription de la réunion.

Un puissant logiciel d'assistant exécutif d'IA comme Xembly peut donner à chaque participant une version résumée de la réunion qui n'inclut pas de détails superflus comme l'histoire de cinq minutes de Gary au début sur le mariage de sa sœur. Il est également possible de modifier de manière collaborative les notes de réunion à la fin de la réunion au cas où quelqu'un voudrait ajouter ou préciser autre chose.

Cela crée un sentiment de vérité partagée au sein de l'organisation, car chacun a des copies de ce qui a été dit et de ce qui a été décidé lors de la réunion, et chaque personne a pu contribuer sans affecter sa propre productivité.

Utiliser une telle approche permet à chacun de rester concentré à 100 % sur le contenu de la réunion et de discuter librement de chaque point sans avoir à se soucier de sa responsabilité de prise de notes.

Cela peut produire des gains d’efficacité supplémentaires pour chaque réunion, ce qui se traduit par un gain cumulé important de productivité. Les entreprises peuvent gagner huit heures par semaine et par personne en utilisant Xembly, mais il ne s'agit pas uniquement de notes de réunion. Avec la technologie moderne, vous pouvez aller au-delà des notes elles-mêmes.

L'IA de Xembly, Xena, peut extraire les actions de la réunion, puis suggérer aux participants à qui ces actions peuvent être déléguées, créant ainsi des tâches pour leurs listes de tâches. Cela transforme le Assistante de direction IA en un chef de projet IA, produisant là encore des gains d'efficacité supplémentaires pour l'équipe.

Vous pouvez même intégrer directement dans Salesforce ou HubSpot et demander aux enregistrements de mise à jour de l'IA pour vous. L'IA ouvre un tout nouveau monde de gestion des réunions .

Si vous combinez tout cela avec d'autres approches standard que la technologie peut désormais permettre, comme le partage d'un enregistrement de la réunion pour que les gens puissent le voir (en fonction de l'autorisation), vous pouvez créer un immense sentiment de transparence et de partage des connaissances au sein de votre équipe.

Vous passez du désir d’imiter Steve Jobs à l’imitation active de Ray Dalio et de ses principes de vérité partagée et de transparence radicale.

En utilisant les nouvelles technologies, vous pouvez améliorer le travail, rendre l'organisation plus cohérente et rendre l'expérience plus inclusive - comme nous l'avons vu en fonction de l'ancienneté, de la neurodivergence et du sexe. Ce n’est pas la première avancée technologique visant à automatiser des éléments de nos vies, et ce ne sera pas la dernière. L'automatisation entraîne des changements et des opportunités - comme me l'a dit Tracy :

«Je trouve que l'automatisation administrative s'apparente à l'invention de la machine à laver pour les femmes… à mesure que vous vous débarrassez du travail chargé de la vie, vous vous libérez pour des choses plus importantes. Il n'est pas surprenant que les femmes aient commencé à entrer sur le marché du travail à mesure que le travail domestique devenait de plus en plus automatisé.

Xembly est le seul assistant exécutif IA conçu dès le départ pour entreprises , avec un ensemble de fonctionnalités approfondies et une conformité réglementaire intégrée, alors essayez-le et commencez à prendre vos notes de réunion mieux qu'Apple.