Πώς αυξήσαμε την παραγωγικότητα της ομάδας με το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων

Υπήρξε ποτέ μια εβδομάδα όπου όλοι δούλευαν σκληρά, αλλά με κάποιο τρόπο τίποτα δεν προχώρησε; Ήμασταν εκεί. Είχαμε καλά εργαλεία και αυτό που φαινόταν σαν μια σταθερή ρύθμιση, αλλά κάτι δεν ήταν κλικ. Στο χαρτί, όλα έμοιαζαν υπέροχα. Στην πραγματικότητα, συνεχίζαμε να χάνουμε προθεσμίες και να χάνουμε την εστίαση. Όλοι ήταν απασχολημένοι - πραγματικά απασχολημένοι - αλλά δεν μπορούσαμε να πούμε αν όλη αυτή η δραστηριότητα μας έδινε νόημα. Έτσι αποφασίσαμε να δοκιμάσουμε κάτι διαφορετικό.Χρησιμοποιήσαμε το σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων μας πιο στρατηγικά.Όχι για να παρακολουθούμε τους ανθρώπους, αλλά για να έχουμε μια σαφέστερη εικόνα του πού πήγαινε πραγματικά ο χρόνος μας. Επιτρέψτε μου να σας περιγράψω τι άλλαξα, τι ανακαλύψαμε και πώς αυτά τα εργαλεία παρακολούθησης μπορούν πραγματικά να υποστηρίξουν την ομάδα σας αντί να δημιουργήσουν άγχος ή δυσπιστία. The Problem: Productivity Felt Slippery Το πρόβλημα: Η παραγωγικότητα αισθάνθηκε χαλαρή Πριν κάνουμε αλλαγές, είχαμε όλα τα συνηθισμένα εργαλεία: Slack, πίνακες έργων, τακτικές συναντήσεις. αλλά ήμασταν πάντα πίσω από το χρονοδιάγραμμα. η ομάδα μας δούλευε τόσο στο γραφείο όσο και από το σπίτι, και όλοι έβαλαν σε μεγάλες ώρες. το πραγματικό πρόβλημα ήταν ότι δεν μπορούσαμε να δούμε πού πήγαιναν ο χρόνος και η ενέργεια. Κάποιες μέρες εξαφανίστηκαν σε ένα χάος από το να κάνουμε πάρα πολλά πράγματα ταυτόχρονα. άλλες ημέρες καταλήξαμε να σκεφτόμαστε: "Τι πραγματικά έκανα σήμερα;" Είχαμε εργαλεία παραγωγικότητας, αλλά δεν είχαμε πραγματική κατανόηση του πώς η δουλειά ρέει μέσα από την ομάδα μας. Τότε μας χτύπησε: οι άνθρωποι μας δεν χρειαζόταν να εργαστούν σκληρότερα. χρειαζόμασταν καλύτερες πληροφορίες. χρειαζόμασταν να παρακολουθήσουμε πώς ξοδεύτηκε ο χρόνος σε διαφορετικά έργα και εργασίες, όχι μόνο να μετρήσουμε τις συνολικές ώρες που εργάστηκαν. What We Chose: A Monitoring Tool That Prioritized Trust Τι επιλέγουμε: Ένα εργαλείο παρακολούθησης που δίνει προτεραιότητα στην εμπιστοσύνη Από την αρχή, γνωρίζαμε ότι οποιοδήποτε εργαλείο παρακολούθησης που χρησιμοποιήσαμε έπρεπε να σέβεται την αυτονομία των ανθρώπων. Έτσι, επικεντρώσαμε την προσοχή μας στην εξεύρεση μιας λύσης που βασίζεται στη διαφάνεια και την κατανόηση και όχι στην παρακολούθηση. Χρόνος παρακολούθησης Εφαρμογή και χρήση της ιστοσελίδας Εκθέσεις παραγωγικότητας Προαιρετικές οθόνες Αυτά μας έδωσαν χρήσιμα δεδομένα χωρίς να διασχίζουν ηθικές γραμμές.Ένα τέτοιο εργαλείο είναι το Apploye, το οποίο προσφέρει μια προσεκτική προσέγγιση για να , κατάλληλο για ομάδες όπως η δική μας που περιλαμβάνουν λειτουργίες τόσο για τους εσωτερικούς όσο και για τους απομακρυσμένους συναδέλφους. Παρακολούθηση απομακρυσμένων υπαλλήλων Παρακολούθηση απομακρυσμένων υπαλλήλων Το ξεδιπλώσαμε σταδιακά, εξήγησε τις προθέσεις μας με σαφήνεια και ενθάρρυνε ειλικρινείς συνομιλίες κατά μήκος του δρόμου. What Changed: Less Guesswork, More Clarity Τι άλλαξε: Λιγότερη μαντεία, περισσότερη σαφήνεια Μόλις ξεκινήσαμε να χρησιμοποιούμε το σύστημα παρακολούθησης πιο σκόπιμα, παρατηρήσαμε κάποιες θετικές αλλαγές. We Got Real About Time Ανακαλύψαμε γρήγορα ότι ορισμένες εργασίες χρειάζονται πολύ περισσότερο χρόνο από ό, τι αναμενόταν, ενώ άλλες χρειάζονται ελάχιστη προσοχή.Με αυτή τη γνώση, θα μπορούσαμε να ισορροπήσουμε τα φορτία εργασίας και να θέσουμε σαφέστερες προσδοκίες. Distractions Became Visible (and Fixable) Έχοντας α Θα μπορούσαμε να αναθεωρήσουμε τον τρόπο με τον οποίο ξοδεύτηκε ο χρόνος και να κατανοήσουμε το πλαίσιο, γεγονός που διευκόλυνε την αντιμετώπιση των αποσπάσεων ή των μη ευθυγραμμισμένων προτεραιοτήτων, χωρίς καμία μικροδιαχείριση. Time Tracker με screenshots Time Tracker με screenshots Meetings Got Shorter (Finally) Μπορούσαμε τελικά να δούμε πόσο χρόνο καταναλώνεται από τις συναντήσεις.Με πραγματικά δεδομένα, κόψαμε τις περιττές κλήσεις και αναδιαρθρώσαμε τις επαναλαμβανόμενες.Το αποτέλεσμα; Περισσότερη εστίαση, λιγότερη κόπωση. We Spotted Burnout Before It Hit Τα πρότυπα στα επίπεδα δραστηριότητας έγιναν το σύστημα πρώιμης προειδοποίησης μας. Θα μπορούσαμε στην πραγματικότητα να εντοπίσουμε πότε κάποιος πιέζει τον εαυτό του πολύ σκληρά. Αντί να περιμένουμε κάποιον να καεί, ήμασταν σε θέση να παρέμβουμε με υποστήριξη. Στην αρχή, δεν ήμασταν σίγουροι αν οι άνθρωποι θα βρουν τα δεδομένα χρήσιμα ή παρεμβατικά. αλλά επειδή ηγηθήκαμε με εμπιστοσύνη και διαφάνεια, έγινε ένα εργαλείο για όλους, όχι μόνο για την ηγεσία. The Ethical Side of Employee Monitoring Η ηθική πλευρά της παρακολούθησης των εργαζομένων Ας είμαστε ειλικρινείς.Οι λέξεις «παρακολούθηση των εργαζομένων» μπορεί να ακούγονται λίγο έντονες.Για μερικούς ανθρώπους, φέρνει εικόνες συνεχούς κατασκοπείας ή ελέγχου των διαχειριστών. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο κάναμε την ηθική και την εμπιστοσύνη κορυφαία προτεραιότητα από την πρώτη μέρα. Ξεκινήσαμε κάνοντας μερικές απλές αλλά σημαντικές ερωτήσεις: Why are we using a monitoring tool? What will we actually track? How can we make sure our team feels comfortable and informed? Χρησιμοποιήσαμε έναν χρονομετρητή με στιγμιότυπα οθόνης, αλλά ήμασταν εντελώς διαφανείς. Όλοι ήξεραν πότε τραβήχτηκαν στιγμιότυπα οθόνης και πώς χρησιμοποιήθηκαν. Δώσαμε επίσης στα μέλη της ομάδας τον έλεγχο.Μπορούσαν να σταματήσουν την παρακολούθηση εάν χρειαζόταν ή να μοιραστούν ανά πάσα στιγμή τα σχόλια.Αυτό βοήθησε τους ανθρώπους να αισθάνονται σεβαστοί και να συμπεριληφθούν στη διαδικασία. Το κλειδί ήταν η διαφάνεια. Εξηγήσαμε με σαφήνεια τι κάνει το εργαλείο, γιατί το επιλέξαμε και πώς υποστηρίζει τη δουλειά μας.Ακούσαμε επίσης ερωτήσεις και κάναμε αλλαγές με βάση τις εισροές της ομάδας. Πιστεύουμε ότι η παρακολούθηση των εργαζομένων δεν πρέπει ποτέ να αισθάνεται σαν παρακολούθηση.Πρέπει να είναι ένα εργαλείο που βοηθά τους ανθρώπους να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους.Μπορεί να δείξει πότε κάποιος είναι κοντά στην εξάντληση, να βοηθήσει να διευκρινιστούν οι στόχοι και να ανοίξουν καλύτερες συνομιλίες μεταξύ των συναδέλφων. Using Monitoring to Improve Performance Reviews Χρήση της παρακολούθησης για τη βελτίωση των αναθεωρήσεων απόδοσης Δεν περιμέναμε ότι το εργαλείο παρακολούθησης των εργαζομένων μας θα βοηθούσε στην πραγματικότητα με τις αξιολογήσεις απόδοσης, αλλά το έκανε. Φυσικά, δεν αντικατέστησε τις πραγματικές συνομιλίες. εξακολουθούμε να βασιζόμαστε σε 1:1 ελέγχους, ανατροφοδότηση της ομάδας και κοινούς στόχους. Στο παρελθόν, οι αναθεωρήσεις απόδοσης βασίζονταν κυρίως στη μνήμη, τις απόψεις και τις διασκορπισμένες σημειώσεις. Τώρα, μπορούμε να δούμε μοτίβα στον τρόπο εργασίας των ανθρώπων. Για παράδειγμα, αν κάποιος χειριζόταν πολλαπλά μεγάλα έργα χωρίς καθυστερήσεις, τα δεδομένα επιστρέφουν. Αντί να μαντέψουμε πού κάποιος αισθάνθηκε άγχος ή υπερβολική εργασία, είχαμε πραγματικές πληροφορίες για να κοιτάξουμε μαζί. Θα μπορούσαμε να ρωτήσουμε πράγματα όπως, «Έχετε ξοδέψει πολύ χρόνο σε αυτή την εργασία. είναι ακόμα η κορυφαία προτεραιότητά σας;» Αυτό οδήγησε σε καλύτερες συνομιλίες και ισχυρότερη υποστήριξη. Μερικοί άνθρωποι δήλωσαν ότι δεν συνειδητοποίησαν πόσο χρόνο έχασαν αλλάζοντας μεταξύ των εργασιών.Αυτός ο τύπος αυτογνωσίας τους βοήθησε να αναπτυχθούν χωρίς να χρειάζονται εξωτερική πίεση. Το πιο σημαντικό, έκανε τις κριτικές να αισθάνονται πιο δίκαιες. Δεν κρίνουμε μόνο τα αποτελέσματα. Εξετάζαμε ολόκληρη την εικόνα - τι λειτούργησε, τι δεν λειτούργησε και πώς να βελτιώσουμε προχωρώντας. How We Made It Work (Without Making It Weird) Πώς το κάναμε να λειτουργήσει (χωρίς να το κάνουμε παράξενο) Η εισαγωγή ενός συστήματος παρακολούθησης στην ομάδα σας μπορεί να οδηγήσει σε αντίστροφη δράση εάν έχει αναπτυχθεί με λάθος τρόπο.Δεν θέλαμε να χάσουμε την εμπιστοσύνη.Θέλαμε να το οικοδομήσουμε.Έτσι, υιοθετήσαμε μια σκόπιμη, ανθρώπινη προσέγγιση που έκανε την ανάπτυξη να αισθάνεται περισσότερο σαν συνεργασία. Εδώ είναι τι μας βοήθησε να κερδίσουμε buy-in και να κρατήσουμε τα πράγματα ομαλά: Ήμασταν διαφανείς από την αρχή, χωρίς εκπλήξεις, χωρίς μυστικά. Επικεντρωθήκαμε στους στόχους της ομάδας, όχι στην ατομική παρακολούθηση. Τονίζαμε την ανάπτυξη, όχι την τιμωρία. Προσκαλούσαμε σχόλια και προσαρμόσαμε με βάση αυτό που ακούσαμε. Αυτή η προσέγγιση έκανε να αισθάνεται σαν μια προσπάθεια ομάδας. Οι άνθρωποι δεν αισθάνθηκαν ότι παρακολουθούνται. Νιώθουν ότι υποστηρίζονται. Η μεγαλύτερη νίκη; Όταν κάποιος έθεσε μια ανησυχία, δεν το αφαιρέσαμε. Προσαρμόσαμε. Είτε αυτό σήμαινε διόρθωση ρυθμίσεων είτε απενεργοποίηση ορισμένων λειτουργιών, βεβαιώσαμε ότι το σύστημα λειτούργησε για την ομάδα, όχι το αντίθετο. Lessons Learned ΜΑΘΗΜΑΤΑ ΜΑΘΗΜΕΝΑ Μετά την εφαρμογή του εργαλείου παρακολούθησης των εργαζομένων μας, απομακρυνθήκαμε με μερικά πραγματικά takeaways.Αυτά είναι τα πράγματα που μας βοήθησαν να βελτιώσουμε την προσέγγισή μας και να την κάνουμε βιώσιμη. Αν η ομάδα σας δεν εμπιστεύεται το σύστημα, κανένα λογισμικό δεν μπορεί να σας σώσει. Ξεκινήστε μικρά. το δοκιμάσαμε με μια μικρή ομάδα πριν την κλιμάκωση. Αυτό έκανε τεράστια διαφορά. Είναι εντάξει να πείτε, «Δεν χρειαζόμαστε αυτό το χαρακτηριστικό για αυτή την ομάδα.» Η πραγματική ερώτηση δεν είναι «Δουλεύει;» Είναι «Πώς αισθάνονται οι άνθρωποι γι 'αυτό;» Δεν μπορείτε να το ορίσετε και να το ξεχάσετε. Αυτά τα μαθήματα μας βοήθησαν να αποφύγουμε την τριβή και μας εμπόδισαν να στηριχτούμε πάρα πολύ στο ίδιο το εργαλείο.Η τεχνολογία ήταν χρήσιμη.Αλλά η πραγματική δύναμη ήρθε από το πώς το χρησιμοποιήσαμε και πόσο ανοιχτοί ήμασταν στην προσαρμογή κατά μήκος του δρόμου. Common Mistakes to Avoid Συχνά λάθη για να αποφύγετε Δεν κάναμε τα πάντα σωστά την πρώτη φορά. Ειλικρινά, ήρθαμε κοντά στο να κάνουμε μερικά λάθη που θα είχαν τροφοδοτήσει ολόκληρη την ανάπτυξη. Μην εκπλήσσετε την ομάδα σας. Εισαγάγετε την ιδέα νωρίς και εμπλέξτε τους ανθρώπους στη διαδικασία. Μην το χρησιμοποιείτε ως πίνακα αποτελεσμάτων.Το πλαίσιο είναι πιο σημαντικό από τους αριθμούς. Μην αγνοείτε τις ανησυχίες.Αν κάποιος αισθάνεται άβολα, υπάρχει πιθανώς ένας καλός λόγος. Ο μεγαλύτερος μύθος είναι ότι μόνο το εργαλείο θα κάνει την ομάδα σας παραγωγική, αλλά όταν συνδυάζεται με καλή επικοινωνία και σαφείς προσδοκίες, γίνεται ένα ισχυρό σύστημα υποστήριξης. Bonus Benefit: Better Work-Life Boundaries Πλεονεκτήματα μπόνους: Καλύτερα όρια εργασίας-ζωής Η παρακολούθηση του χρόνου πραγματικά βοήθησε τους ανθρώπους να αποσυνδέονται με μεγαλύτερη συνέπεια. Όταν οι άνθρωποι μπορούσαν να δουν πού πήγαιναν οι ώρες τους, τους έδωσε την άδεια να αποσυνδεθούν. καμία ενοχή. καμία πίεση να είμαστε πάντα online. η παρακολούθηση δεν μας βοήθησε μόνο να κάνουμε περισσότερα, μας βοήθησε να σταματήσουμε την κατάλληλη στιγμή. Beyond Monitoring: What Else Helped Us Level Up Πέρα από την παρακολούθηση: Τι άλλο μας βοήθησε να ανεβούμε Ακόμη και το καλύτερο εργαλείο παρακολούθησης δεν θα μετακινήσει την βελόνα εάν η υπόλοιπη ροή εργασίας σας είναι ασταθής. Γνωρίζαμε ότι έπρεπε να κάνουμε ζουμ και να δούμε πώς δουλέψαμε, όχι μόνο πώς την παρακολουθήσαμε. Μία από τις μεγαλύτερες αναβαθμίσεις προήλθε από την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών.Με εργαλεία όπως το Zapier, κόψαμε το χειροκίνητο λεωφορείο και δώσαμε στην ομάδα μας περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθεί σε σημαντικά έργα. Επιπλέον, η χρήση ενός συστήματος POS με ενσωματωμένες δυνατότητες παρακολούθησης των εργαζομένων μας βοήθησε να κρατήσουμε τα πάντα σε ένα μέρος - παρακολούθηση ρολογιών, απόδοσης και προτύπων αλλαγής - χωρίς να προσθέσουμε πρόσθετα εργαλεία ή τάση. Επίσης, δημιουργήσαμε περισσότερο χώρο για μάθηση και ανάπτυξη.Σύντομα μαθήματα, εσωτερικές συνεδρίες και ανταλλαγές γνώσεων ομάδας κράτησαν τα πράγματα φρέσκα και βοήθησαν όλους να αναπτυχθούν με τρόπους που υποστηρίζουν την καθημερινή τους εργασία. Έχουμε κάνει επίσης μεγάλες βελτιώσεις στη διαχείριση του έργου. απλοποιήσαμε τα συμβούλια μας, αποσαφηνίσαμε την ιδιοκτησία των εργασιών και διασφαλίσαμε ότι οι προτεραιότητες ήταν πραγματικά σαφείς. Περισσότερες ασύγχρονες ενημερώσεις, λιγότερες περιττές συναντήσεις και σαφέστεροι κανόνες Slack σήμαιναν λιγότερο θόρυβο και περισσότερο χρόνο εστίασης. Αυτές οι ειλικρινείς συνομιλίες μας βοήθησαν να παραμείνουμε ευθυγραμμισμένοι, να υποστηρίζουμε ο ένας τον άλλον και να εντοπίζουμε προβλήματα προτού είναι πολύ αργά. Επειδή η πραγματική παραγωγικότητα δεν είναι μόνο για να κάνουμε περισσότερα, είναι για να εργαστούμε καλύτερα μαζί. Would We Recommend It? 100% With Conditions Θα το συνιστούσαμε; 100% με προϋποθέσεις Σκέφτεστε να δοκιμάσετε την παρακολούθηση των εργαζομένων; Εδώ είναι τι θα λέγαμε σε οποιαδήποτε υβριδική (ή απομακρυσμένη) ομάδα: Χρησιμοποιήστε το για να μάθετε, όχι για να ελέγχετε Να είστε μπροστά και να θέτετε προσδοκίες Πάντα να σέβεσαι την ιδιωτικότητα Εστίαση στα αποτελέσματα, όχι στην επιτυχία Όταν γίνεται σωστά, δημιουργεί ευθυγράμμιση, μειώνει την τριβή και υποστηρίζει τους ανθρώπους να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους. Αλλά πηγαίνετε με τη σωστή νοοτροπία.Η παρακολούθηση είναι ένας καθρέφτης.Αναδεικνύει τον πολιτισμό της ομάδας σας, αλλά δεν το διορθώνει. One More Thing: Productivity Is Also About Mindset Ένα άλλο πράγμα: Η παραγωγικότητα είναι επίσης για τη νοοτροπία Ακόμη και με τα καλύτερα εργαλεία και συστήματα παραγωγικότητας, η νοοτροπία παραμένει ο πιο ισχυρός οδηγός των αποτελεσμάτων. Αντί να μετράμε την επιτυχία με το πόσο απασχολημένοι είμαστε, τώρα εκτιμούμε να κάνουμε τα σωστά πράγματα καλά.Αυτό σημαίνει να δίνουμε προτεραιότητα στη βαθιά δουλειά, να εξαλείφουμε τα περιττά καθήκοντα και να αφιερώνουμε χρόνο για να σκεφτούμε τι πραγματικά μας κινεί προς τα εμπρός. Έχουμε επίσης δημιουργήσει ένα περιβάλλον όπου ενθαρρύνεται η συζήτηση για τα εμπόδια.Είτε πρόκειται για υπερφόρτωση επικοινωνίας, μετατόπιση προτεραιοτήτων ή περιορισμένο εύρος ζώνης, αντιμετωπίζουμε αυτές τις προκλήσεις μαζί αντί να τις αντιμετωπίζουμε. Περπατώντας για να καθαρίσετε το μυαλό σας, προγραμματίζοντας εστιασμένο χρόνο εργασίας ή διατηρώντας υγιή όρια μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής - αυτά δεν είναι πολυτέλειες, αλλά απαραίτητα συστατικά της βιώσιμης παραγωγικότητας. Η νοοτροπία δεν συλλαμβάνεται στις μετρήσεις παραγωγικότητας, αλλά είναι εμφανής στην ενέργεια, τη σαφήνεια και την δυναμική της ομάδας σας. Final Thoughts: Monitoring Tools Aren’t the Enemy Τελικές σκέψεις: Τα εργαλεία παρακολούθησης δεν είναι ο εχθρός Στην αρχή, δεν ήμασταν σίγουροι αν η παρακολούθηση των εργαζομένων θα βοηθούσε ή θα βλάψει. Αλλά για μια ομάδα όπως η δική μας, με μέλη τόσο επί τόπου όσο και απομακρυσμένα, έφερε σαφήνεια. μας βοήθησε να αποκαλύψουμε τα κενά, να διορθώσουμε ό, τι δεν λειτούργησε και να προχωρήσουμε μαζί. Η παρακολούθηση δεν είναι για τον έλεγχο, είναι για την προβολή, την εμπιστοσύνη και την υποστήριξη. Ξεκινήστε με ενσυναίσθηση. Ηγεσία με διαφάνεια. Επιλέξτε εργαλεία που κάνουν την εργασία καλύτερη για όλους.