আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স ব্যবহার করে আপনার অগ্রাধিকারগুলি কীভাবে ঠিক করবেন

জরুরি বনাম গুরুত্বপূর্ণ: কীভাবে আপনার অগ্রাধিকার ঠিক করবেন

' দ্য মেয়ার আর্জেন্সি ইফেক্ট ' নামক একটি গবেষণার জন্য ধন্যবাদ, অবশেষে আমরা একটি খারাপ অভ্যাসের পিছনে প্রমাণ পেয়েছি যে আমাদের মধ্যে বেশিরভাগই দোষী: গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলির চেয়ে জরুরি কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া।

আমরা সময়-সংবেদনশীল কাজগুলিতে ফোকাস করার সম্ভাবনা বেশি, এমনকি যদি সেগুলি অন্যান্য কাজের মতো মূল্যবান না হয়।

আমি শুধু তুলনা করা দুটি বিশেষণ দ্বারা আপনি কি বিভ্রান্ত? 'জরুরী' এবং 'গুরুত্বপূর্ণ' মানে একই জিনিস - তাই না?

পুরোপুরি না।

আপনি যদি আপনার দিনগুলি আগুন নিভিয়ে দিয়ে কাটান এবং আপনার করা কাজগুলির দ্বারা কখনও পূর্ণতা অনুভব না করেন তবে আপনি সম্ভবত জরুরী কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দিচ্ছেন - ওরফে, সময়সীমা সহ - গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি যা দীর্ঘমেয়াদে আরও বেশি মূল্য দেয়।

আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্সে প্রবেশ করুন, কাজগুলিকে সংগঠিত করার একটি সহজ-বোধগম্য এবং অত্যন্ত কার্যকর উপায় যাতে আপনি জীবনে আসলেই কী গুরুত্বপূর্ণ তা ফোকাস করতে পারেন৷ এর একটি ঘনিষ্ঠ কটাক্ষপাত করা যাক.

জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ একই নয়

জরুরী কাজগুলি বাস্তবের চেয়ে অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ অনুভব করার একটি মজার উপায় রয়েছে।

এটি তাদের সাথে যুক্ত সময়সীমা, সহকর্মীর কাছ থেকে এটি সম্পন্ন করার জন্য চাপ, বা কেবল তাদের তাত্ক্ষণিকতার বোধ, জরুরী কাজগুলি মনে হতে পারে যে তারা সর্বোত্তম এবং শেষ।

তারা আমাদের এত বেশি মনোযোগ নেয়, আসলে, আমরা গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি ভুলে যাই - যা আমাদের দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যে পৌঁছাতে সহায়তা করে; যে জিনিসগুলি ছোট জরুরী কাজের চেয়ে বেশি অর্থপ্রদান করে।

আপনি কি কম মূল্যের কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দিচ্ছেন?

আমি আপনার কাছে একটি দৃশ্যকল্প জাহির করতে যাচ্ছি. আপনি সম্পর্ক করতে পারেন কিনা দেখুন:

সোমবার সকাল ৮টা বাজে। এই সপ্তাহে, আপনার লক্ষ্য নতুন ব্যবহারকারীদের জন্য অনবোর্ডিং পাইপলাইন আপগ্রেড করা।

এটিকে মসৃণ এবং আরও স্বজ্ঞাত করে বোর্ডে অনেক বেশি ক্লায়েন্ট আনবে এবং আপনার কোম্পানির মুনাফা উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি পাবে।

আপনি এই লক্ষ্যের দিকে কাজ করে প্রতিদিনের প্রথম দুই ঘন্টা ব্যয় করার পরিকল্পনা করছেন।

আপনার ল্যাপটপ খোলার পরে, যাইহোক, আপনি অবিলম্বে বিদ্যমান ওয়েব পৃষ্ঠাগুলিতে ছোট পরিবর্তনের অনুরোধকারী ইমেলগুলির সাথে বোমাবর্ষণ করবেন৷

আপনি স্পষ্টভাবে দেখতে পাচ্ছেন যে আপডেটগুলি একটি পার্থক্য তৈরি করবে, কিন্তু তারা আপনার অনবোর্ডিং প্রকল্পে সুই সরাতে পারবে না।

কিন্তু... তারা জরুরী। এবং আপনার সহকর্মীদের স্পষ্টতই তাদের যত তাড়াতাড়ি সম্ভব করা দরকার।

আপনি এই ছোট পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়ন করা শেষ করার সময়, আপনার দুই ঘন্টা শেষ হয়ে গেছে এবং আপনাকে আপনার অন্যান্য দৈনন্দিন দায়িত্বগুলিতে যেতে হবে। আপনি অনবোর্ডিং প্রকল্পে কাজ করার সুযোগ পাননি।

পরিচিত শব্দ?

এই পরিস্থিতিতে প্রায়শই যা ঘটে তা হল আমরা সময়সীমা (অফিসিয়াল বা স্ব-আরোপিত) পূরণ করার প্রয়োজনীয়তার দ্বারা এতটাই চালিত যে আমরা কোন কাজটি বেশি মূল্যবান তা মূল্যায়ন করার প্রক্রিয়াটি এড়িয়ে যাই।

বিশ্বাস করুন বা না করুন, ইতিহাসের এমন একজন যিনি গভীরভাবে এই ভ্রান্তিটি বুঝতে পেরেছিলেন - এবং নিজের জীবনে এটি সমাধান করার জন্য কাজ করেছিলেন - ছিলেন 34 তম মার্কিন রাষ্ট্রপতি, ডোয়াইট ডি. আইজেনহাওয়ার৷

সে বলেছিল:

"বিশেষ করে যখনই আমাদের বিষয়গুলি সঙ্কটের মধ্যে পড়ে বলে মনে হয়, তখন আমরা গুরুত্বপূর্ণ ভবিষ্যতের পরিবর্তে জরুরী বর্তমানের দিকে আমাদের প্রথম মনোযোগ দিতে বাধ্য হই।"

আইজেনহাওয়ার বিশ্বাস করতেন যে জরুরী কাজগুলি সর্বদা গুরুত্বপূর্ণ নয় এবং গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি সর্বদা জরুরী নয়। এবং – স্টিফেন কোভিকে ধন্যবাদ, The 7 Habits of Highly Effective People-এর লেখক – আমরা এখন বুঝতে পারি তিনি ঠিক কী বোঝাতে চেয়েছিলেন।

আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স

প্রতিদিনের নায়ককে কাজ এবং প্রকল্পকে অগ্রাধিকার দিতে সাহায্য করার জন্য Covey আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স তৈরি করেছেন। আমি ব্যক্তিগতভাবে এই পদ্ধতির দ্বারা জীবনযাপন করি কারণ, আপনাদের অনেকের মতোই, একজন উদ্যোক্তা হিসেবে আমার জীবন 'জরুরি' কাজ দিয়ে পূর্ণ।

ম্যাট্রিক্স সহজ; এটি আপনার কাজগুলিকে চারটি স্কোয়ারের একটিতে সাজায়, যার সবকটি আক্রমণের একটি ভিন্ন পরিকল্পনার সাথে মিলে যায়।

x-অক্ষে 'জরুরি' এবং 'জরুরি নয়' এবং y-অক্ষে 'গুরুত্বপূর্ণ' এবং 'গুরুত্বপূর্ণ নয়' সহ একটি টু-বাই-টু গ্রিড হিসাবে এটিকে কল্পনা করুন।

এখানে প্রতিটি বর্গক্ষেত্রের একটি ভাঙ্গন।

1. জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ

এখানে, সময়-সংবেদনশীল এবং উচ্চ-মূল্যবান কাজগুলি সংঘর্ষ হয়। এই কাজগুলি অবিলম্বে পরিচালনা করা প্রয়োজন। তাদের আপনার সম্পূর্ণ মনোযোগ প্রয়োজন এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব যত্ন নেওয়া উচিত।

উদাহরণস্বরূপ, আমি এগুলিকে জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ উভয়ই বিবেচনা করব:

• একটি বড় ক্লায়েন্টের সাথে একটি জরুরী মিটিং যিনি আপনার ব্যবসা ছেড়ে যাওয়ার কথা বিবেচনা করছেন। এটি জরুরী কারণ তারা দরজার বাইরে হাঁটা থেকে কিছুক্ষণ দূরে এবং এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ একটি সফল আলোচনার অর্থ দীর্ঘমেয়াদে লাভ বজায় রাখা হতে পারে।

• একটি ওয়েবসাইট বাগ ফিক্স যা গ্রাহকদের দূরে সরিয়ে দিচ্ছে। আপনি আক্ষরিক অর্থে প্রতি মিনিটে অর্থ হারাচ্ছেন – তাই অবশ্যই, আপনাকে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এই সমস্যাটি সমাধান করতে হবে।

• একটি অসন্তুষ্ট ক্লায়েন্ট অফবোর্ডিং. যদিও তাৎক্ষণিক আর্থিক পরিণতি নেই, তবুও আরও ক্ষতি হওয়ার আগে এটি দ্রুত পরিচালনা করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি ভবিষ্যদ্বাণী করতে পারবেন না যে এই ক্লায়েন্ট তাদের চুক্তির সমাপ্তিতে কীভাবে প্রতিক্রিয়া দেখাবে বা তারা কোনও উপায়ে আপনার ব্যবসাকে ধ্বংস করার চেষ্টা করবে কিনা।

কোন কাজগুলি 'জরুরি এবং গুরুত্বপূর্ণ' তা সঠিকভাবে নির্ধারণ করার জন্য, এটি একটি খুব ইচ্ছাকৃত পরিকল্পনা প্রক্রিয়া হওয়া দরকার - নতুবা আপনার মস্তিষ্ক শুধুমাত্র জরুরীতার ভিত্তিতে সমস্ত কাজকে অগ্রাধিকার দিতে ডিফল্ট হবে।

2. জরুরী, কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ নয়

এগুলি এমন কাজ যা আপনার মনোযোগের প্রয়োজন কিন্তু নীচের লাইনে উল্লেখযোগ্য প্রভাব ফেলে না। আপনি নিরাপদে অন্যান্য দলের সদস্যদের কাছে এগুলি অর্পণ করতে পারেন (এবং আপনার যত তাড়াতাড়ি সম্ভব করা উচিত)।

আমি যেমন কাজ উল্লেখ করছি:

• ক্লায়েন্টদের কাছে প্রকল্প জমা দেওয়া। আপনি একটি পূর্ব-নির্ধারিত সময়সীমা মেনে চলছেন, কিন্তু এটি একটি কম দক্ষতার কাজ যার জন্য আপনার ব্যক্তিগত মনোযোগের প্রয়োজন নেই। জমা দেওয়ার যত্ন নেওয়ার জন্য অন্য কাউকে পান।

• এই সপ্তাহের কোম্পানির ই-নিউজলেটার প্রুফরিডিং। এমনকি যদি আপনি প্রতি সপ্তাহে একই দিনে এইগুলি পাঠানোর জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হন তবে আপনাকে ব্যক্তিগতভাবে প্রুফরিডিংয়ের যত্ন নেওয়ার দরকার নেই। সম্পাদকদের জন্য এটি কি।

• জরুরী আদেশ বা অভিযোগের সাথে সম্পর্কিত নয় এমন গ্রাহকের জিজ্ঞাসার উত্তর দেওয়া। এগুলি আপনার কাছ থেকে কোনও অতিরিক্ত জড়িত ছাড়াই আপনার সহায়তা দল দ্বারা পরিচালনা করা যেতে পারে।

প্রতিনিধিত্ব হল সবচেয়ে শক্তিশালী দক্ষতা যা আপনি আয়ত্ত করতে পারেন। (আমি এটিকে পরবর্তী নিউজলেটারে কভার করব, চিন্তা করবেন না!)

3. জরুরী নয়, কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ

এখানে, জিনিস আকর্ষণীয় হয়. এগুলি এমন কাজ যা সহজেই আপনার অগ্রাধিকার তালিকার নীচে ঠেলে দেওয়া যেতে পারে কারণ সেগুলি জরুরী বলে মনে হয় না - তবে সেগুলিকে কখনই উপেক্ষা করা উচিত নয়৷

এই কাজগুলি আপনার ব্যবসার উপর দীর্ঘমেয়াদী বা প্রতিরোধমূলক প্রভাব ফেলবে:

• প্রতিযোগিতামূলক বাজারে গ্রাহকদের অর্জনের জন্য নতুন বিপণন কৌশল বিকাশ করা। এর জন্য গবেষণা এবং বুদ্ধিমত্তার প্রয়োজন, এবং এটি কিছু সময় নেবে। কিন্তু প্রতিযোগিতায় এগিয়ে থাকা এবং খরচ-কার্যকর এবং দীর্ঘস্থায়ী উভয় উপায়ে গ্রাহকদের অর্জন করা গুরুত্বপূর্ণ।

• দলের প্রশিক্ষণ সেশন পরিচালনা। L&D জরুরী মনে নাও হতে পারে, কিন্তু উচ্চ মনোবল যেকোন ব্যবসার জন্য অপরিহার্য – এবং আপনি আশা করতে পারেন না যে আপনার দলের সদস্যরা যথাযথ প্রশিক্ষণ সেশন ছাড়া তাদের ভূমিকায় ভালোভাবে পারদর্শী হবেন।

• গ্রাহকদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ. আপনার পণ্য এবং পরিষেবাগুলি তাদের চাহিদা পূরণ করছে তা নিশ্চিত করার সর্বোত্তম উপায় হল প্রতিক্রিয়া৷ এবং, ভবিষ্যতে আপনি কী আরও ভাল করতে পারেন তা বোঝার জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ।

যাতে আপনি এই কাজগুলি সম্পর্কে ভুলে না যান বা আপনার তালিকাকে খুব দীর্ঘ সময়ের জন্য ঠেলে না দেন, সেগুলি নির্ধারণ করা দরকার। এই 'জরুরি নয়, কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ' কাজগুলিতে কাজ করার জন্য আপনার ক্যালেন্ডারে একটি পুনরাবৃত্ত কাজ সেট আপ করুন৷

4. জরুরী নয়, এবং গুরুত্বপূর্ণ নয়

অবশেষে, ডিলিট পাইল সম্পর্কে কথা বলা যাক। (আমাকে বিশ্বাস করুন - আপনাকে এগুলি নিয়ে দুবার ভাবতে হবে না।)

আপনি যদি আপনার তালিকায় এমন কিছু কাজ পেয়ে থাকেন যা গুরুত্বহীন এবং সব সময় সীমাবদ্ধ নয়, সেগুলি আপনার সময়ের অপচয়। কয়েকটি উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত:

• LinkedIn খরগোশ গর্ত নিচে যাচ্ছে. আপনি এটিকে 'প্রতিযোগী গবেষণা' হিসাবে ছদ্মবেশ দিতে পারেন, কিন্তু আসুন সৎ হতে পারেন - এটি যা করে তা হল আপনার আত্মবিশ্বাসকে হ্রাস করা এবং আপনাকে অন্যান্য তুলনামূলক স্টার্টআপগুলির সাথে আপনার অগ্রগতির তুলনা করা।

• কোন উদ্দেশ্য নেই এমন অনুষ্ঠানে যোগদান করা। নেটওয়ার্কিং করা একটি চমৎকার জিনিস. আপনি যদি একটি ভাল সোশ্যাল মিডিয়া পোস্টের জন্য কিছুতে যোগদান করেন তবে, এটি আপনার সময়ের অপচয়।

• কোম্পানির চাকরির তালিকা আপডেট করা হচ্ছে। আপনি কি আপনার বর্তমান দল নিয়ে খুশি? নতুন আবেদনকারীদের মধ্যে প্রবাহিত হয়েছে? যদি তাই হয়, কাজের বিবরণ আপডেট করার মতো জিনিসগুলি করা অগ্রগতি নয়; এটা বিলম্ব।

এই কাজগুলির মধ্যে কিছু সম্পূর্ণভাবে বাদ দেওয়া যেতে পারে, অন্যগুলি নিরাপদে পরবর্তী তারিখ পর্যন্ত ভুলে যেতে পারে।

একটি আইজেনহাওয়ার অভ্যাস তৈরি করুন

আমি আগে উল্লেখ করা অধ্যয়নটি নিশ্চিত করেছে, আমরা মানুষ আমাদের অগ্রাধিকারের সাথে আবেগপ্রবণ। আমরা যে কাজগুলিকে সবচেয়ে জরুরী মনে করি সেগুলি ডিফল্ট করতে যাচ্ছি৷

অর্থাৎ, যদি না আমরা ইচ্ছাকৃতভাবে আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স ব্যবহার করার অভ্যাস গড়ে তুলি।

আপনার টাস্ক তালিকা পর্যালোচনা করতে এবং ম্যাট্রিক্স অনুসারে প্রতিটিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে প্রতিদিন সকালে কয়েক মিনিট সময় বের করুন।

আপনি আপনার কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়ার পদ্ধতিতে কত দ্রুত পার্থক্য দেখতে শুরু করবেন তা দেখে আপনি অবাক হবেন – এবং ফলস্বরূপ, আরও বেশি কাজ করুন৷

শুভকামনা!