Essas 3 estruturas de produtividade ajudarão você a realizar um trabalho real

Lutei mais com essas três coisas durante minha carreira - identificar o que merece minha atenção e o que não deveria ser feito, dar vida aos meus objetivos utilizando as oportunidades certas e agir, e manter o foco evitando distrações quando eu realmente chegar para baixo para trabalhar.

Indo bem em apenas uma área não era uma opção. Para ter sucesso em meus objetivos, eu tinha que atuar em todas as três dimensões — priorização, iniciativa de ação e foco.

Por muito tempo, apliquei estratégias improvisadas para passar o dia. Quando me senti desafiado em qualquer uma dessas áreas, em vez de identificar a verdadeira origem do meu problema e investir em uma solução de longo prazo, usei soluções rápidas e sujas para encobrir meu desconforto.

Mas essas soluções band-aid que me deram alívio temporário no momento apenas agravaram meu problema a longo prazo.

À medida que minhas responsabilidades e escopo de trabalho aumentaram, também aumentou o impacto de minhas decisões - o que eu estava priorizando, como estava gastando meu tempo, estava percebendo as oportunidades no momento certo e quais eram os maiores sugadores de tempo?

Minhas estratégias de sobrevivência que funcionavam antes não me serviam mais. Em vez disso, eles causaram mais dor e angústia. Muitas coisas competiam pela minha atenção. Eu tinha coisas demais em mente.

As exigências do meu trabalho combinadas com uma abordagem ad hoc para lidar com essas dificuldades causaram uma imensa frustração que prejudicou ainda mais minha produtividade.

Eu estava em um ponto da minha carreira em que o custo - mental e físico - de não usar meu tempo da melhor maneira era significativamente alto. Foi quando decidi me livrar de minhas táticas de evasão e improvisadas. Decidi enfrentar o problema real e identificar uma solução que realmente funcionasse.

Acredito na disciplina de dominar o melhor que outras pessoas já descobriram. Eu não acredito em apenas sentar e tentar sonhar tudo sozinho. Ninguém é tão inteligente

—Charlie Munger

Depois de pesquisar centenas de frameworks e colocá-los em uso, esses 3 frameworks de produtividade se destacaram. Eles eram simples de entender, adaptar e aplicar. Cada estrutura aborda uma área-chave em que eu precisava de ajuda.

Juntos, eles me ajudam a priorizar o que importa, seguir um plano de ação e focar profundamente na tarefa em mãos enquanto estou nela:

1. Eisenhower Productivity Matrix para priorização

   
   

2. Intenções de implementação para iniciar a ação

   
   

3. Técnica Pomodoro para manter o foco

Vamos nos aprofundar em cada uma dessas estruturas.

Matriz de Produtividade Eisenhower

A Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz Urgente-Importante, é uma estrutura de produtividade, priorização e gerenciamento de tempo projetada para priorizar seu trabalho mais importante, categorizando tarefas de acordo com sua urgência e importância.

Se você se sentir sobrecarregado com uma longa lista de coisas para fazer ou não souber por onde começar, não se preocupe.

Os 4 quadrantes da matriz de Eisenhower são projetados para facilitar a realização de seu trabalho mais importante.

Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, teve que tomar decisões difíceis continuamente sobre em qual das muitas tarefas ele deveria se concentrar a cada dia.

Para navegar em suas prioridades de forma eficaz e eficiente, ele inventou uma ferramenta simples de tomada de decisão, agora a mundialmente famosa Eisenhower Matrix.

Seus métodos de gerenciamento de tempo, gerenciamento de tarefas, produtividade pessoal e priorização foram estudados ao longo de décadas e usados por muitas pessoas.

O que é urgente raramente é importante e o que é importante raramente é urgente — Dwight D. Eisenhower

Compreender a diferença entre tarefas urgentes e importantes é crucial para colocar a Matriz de Eisenhower em uso eficaz. Então, vamos começar por aí.

Urgente é reativo

Tarefas urgentes requerem atenção imediata. Eles são sensíveis ao tempo e devem ser feitos agora com consequências negativas se você não os concluir dentro do cronograma esperado.

As tarefas mais urgentes levam a um pensamento de curto prazo e a uma tomada de decisão abaixo do ideal, devido à restrição de tempo sob a qual essas tarefas são executadas.

Por exemplo:

• Terminando um relatório de projeto para amanhã.

• Atendendo a um bug de produção que afetava uma grande base de clientes.

• Consertando uma pia de cozinha com vazamento.

Importante é proativo

Tarefas importantes não requerem atenção imediata, mas ajudam você a atingir seus objetivos de longo prazo. Eles têm um grande impacto no seu sucesso e exigem iniciativa, proatividade e horas dedicadas e focadas para fazer um trabalho de qualidade.

O planejamento cuidadoso e cuidadoso dessas tarefas com antecedência permite que você aproveite as oportunidades, evite problemas e tome decisões ideais alinhadas com seus objetivos de longo prazo.

Por exemplo:

• Pensamento estratégico em novos produtos a serem lançados.

• Investir na estabilidade da plataforma tecnológica.

• As análises de feedback permitem que a equipe tenha um desempenho melhor.

A distinção entre tarefas urgentes e importantes permite que você faça o melhor uso do seu tempo, dividindo seu trabalho nos 4 quadrantes da Matriz de Eisenhower. Para colocar a matriz de Eisenhower em uso, percorra cada tarefa uma a uma e separe-as em quatro possibilidades:

1. Importante e Urgente (Quadrante 1)

   
   

2. Importante e Não Urgente (Quadrante 2)

   
   

3. Não Importante e Urgente (Quadrante 3)

   
   

4. Não Importante e Não Urgente (Quadrante 4)

Importante e urgente (quadrante 1): reduza o tempo gasto aqui

Estas são as tarefas que requerem sua atenção imediata e não podem ser adiadas ainda mais. Adiá-los não apenas levará ao estresse e à ansiedade, mas também terá um impacto negativo no seu sucesso e crescimento.

O trabalho que aparece neste quadrante é reativo, lida com o gerenciamento de crises e leva a uma tomada de decisão abaixo do ideal. Tarefas importantes tornam-se urgentes no devido tempo se forem atrasadas demais, não receberem a devida atenção ou forem executadas sem interesse real.

Faça essas tarefas agora, mas priorize mais trabalho no Quadrante 2 para reduzir o tempo gasto aqui.

Importante e não urgente (quadrante 2): programe essas tarefas

Essas tarefas têm um grande impacto em seus objetivos de longo prazo. Eles não precisam ser feitos imediatamente, mas é importante agendá-los para mais tarde, quando você puder dedicar seu tempo e atenção.

Trabalhar proativamente em tarefas neste quadrante sem adiá-las automaticamente reduz o tempo gasto lidando com crises, liberando tempo para fazer um trabalho mais voltado para o futuro.

Não Importante e Urgente (Quadrante 3): Delegar e Capacitar

Estas são as tarefas que devem ser concluídas agora, mas não afetam seus objetivos de longo prazo. Você não precisa fazê-los sozinho e pode ser delegado a outros membros de sua equipe - como uma oportunidade de expandir seu conjunto de habilidades ou assumir responsabilidades de nível superior.

Delegar trabalho dessa maneira os capacita, gera confiança e economiza seu tempo, que seria melhor gasto em outro lugar.

Não Importante e Não Urgente (Quadrante 4): Organize e Elimine

As tarefas neste quadrante dão uma ilusão de produtividade ao mantê-lo ocupado, mas não devem ser realizadas. Essas são distrações que, se não forem eliminadas, atrapalharão seus objetivos. Simplesmente exclua essas tarefas e não desperdice seu tempo e esforço ou o de outras pessoas.

Intenções de Implementação

Muitas pessoas têm intenções positivas, mas não conseguem agir de acordo com elas. Eles se esquecem de agir ou aproveitam a oportunidade certa. Eles são desviados por distrações ou voltam a velhos hábitos.

Dizer “vou correr amanhã” sem especificar a hora e o local exatos tem uma chance muito menor de sucesso. Isso é deixar para o acaso — esperar que você se lembre de fazer a atividade, encontre tempo para fazê-la e também se sinta motivado a fazê-la na hora certa.

Com compromissos vagos, é fácil ficar ocupado fazendo um trabalho inconseqüente, sem nunca fazer as coisas específicas que você precisa para ter sucesso. A intenção de implementação resolve exatamente esse problema.

Eles transformam desejos em ações concretas - vou correr todos os dias por 10 minutos às 19h do lado de fora do meu apartamento. Introduzido pelo psicólogo Peter Gollwitzer em 1999, as intenções de implementação envolvem fazer um plano prévio sobre quando e onde você pretende agir.

Em outras palavras, quando a situação x surgir, executarei a resposta y.

Você não precisa mais decidir ou esperar que a inspiração apareça. Devo correr de manhã ou à noite? É o momento certo para escrever? Devo substituir uma opção saudável por esta refeição ou pela próxima? Você pode iniciar a resposta pretendida simplesmente agindo de acordo com seu plano.

Os sinais que podem desencadear um hábito vêm em uma ampla variedade de formas – a sensação do seu telefone zumbindo no bolso, o cheiro de biscoitos de chocolate, o som de sirenes de ambulância – mas os dois sinais mais comuns são hora e local. As intenções de implementação alavancam essas duas pistas.

— James Clear

Outra vantagem da intenção de implementação é que, com repetição suficiente, o engajamento em um comportamento direcionado a um objetivo torna-se automático. Você não precisa mais de uma intenção consciente. Você age automaticamente quando a deixa situacional se apresenta.

Sem os obstáculos da tomada de decisões e a vantagem adicional das dicas certas em seu ambiente, você pode se preparar para agir. Por fim, a formação de um plano de ação serve como um compromisso para agir.

A pesquisa mostra que quebrar compromissos gera desconforto, o que torna mais provável que você cumpra seu plano.

Há duas partes para definir as intenções de implementação:

1. Iniciando a ação
2. Permanecendo no curso

Iniciando a ação

Crie um plano específico detalhando quando e onde você iniciará o comportamento desejado.

Por exemplo...

Vou [FAZER AÇÃO] às [HORA] em [LOCAL].

• Vou correr de segunda a sábado por dez minutos às 7 da manhã fora do meu apartamento.

• Vou substituir as batatas fritas por dez cenouras cozidas às 14h no almoço na minha cozinha.

• Vou praticar falar em público por dez minutos às 20h logo após o jantar no meu quarto.

Permanecendo no Curso

Nem sempre as coisas sairão de acordo com o planejado. Situações inesperadas podem inviabilizar os comportamentos esperados. Às vezes, metas conflitantes podem exigir sua atenção. A ação pretendida pode ser frustrada atendendo a distrações atraentes. O que fazes, então?

Em situações como essas, projete as intenções de implementação usando a versão “se-então”.

Simplificando, pense em todos os obstáculos que podem interferir em seu objetivo e planeje com antecedência como lidar com eles. Dessa forma, quando você encontrar aqueles obstáculos que o impedem de progredir em seus objetivos, poderá usar a estratégia certa para contorná-los.

Você pode tomar as melhores decisões possíveis com bastante antecedência para mantê-lo no caminho certo, não importa o que aconteça. Você pode ser mais flexível para se ajustar aos eventos inesperados em sua vida, em vez de permitir que eles controlem seu comportamento e o impeçam de alcançar seus objetivos.

Por exemplo...

Se [ISSO ACONTECER], então eu [FAREI ISSO].

• Se eu não puder correr nesta segunda-feira de manhã às 7h porque tenho que pegar meu amigo no aeroporto, farei isso na segunda-feira à noite às 18h.

• Se não posso praticar oratória às 20h de quarta-feira porque tenho que ir a uma festa de aniversário, praticarei às 6h de quarta-feira, logo depois de acordar no meu quarto.

• Se me derem uma opção de sobremesa quando for minha vez de comer de forma saudável, pedirei frutas.

Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro foi criada no final dos anos 1980 por Francesco Cirillo para uma forma mais produtiva de trabalhar e estudar. Cirillo estava lutando para se concentrar em seus estudos e concluir as tarefas.

Ele desenvolveu a técnica Pomodoro como uma forma de melhorar a concentração, produtividade e eficiência.

A técnica usa um cronômetro para dividir o trabalho em intervalos, tradicionalmente de 25 minutos, separados por pequenos intervalos. Cada intervalo é conhecido como Pomodoro, da palavra italiana para 'tomate', em homenagem ao cronômetro de cozinha em forma de tomate que Cirillo usava quando era estudante universitário.

A maior força do método Pomodoro é a sua simplicidade. Aqui estão os 5 passos para colocar a técnica Pomodoro em prática:

1. Identifique o seu principais gols para o dia, divida-os em pequenas tarefas e defina pomodoros estimados (por exemplo, 1 = 25 minutos de trabalho) para cada tarefa.

   
   

2. Defina seu cronômetro e concentre-se em uma única tarefa pelos próximos 25 minutos (ou no bloco de tempo Pomodoro escolhido).

   
   

3. Quando o cronômetro tocar, marque um Pomodoro e registre o que você completou.

   
   

4. Faça uma pausa de 5 minutos. Planeje conscientemente essas pausas para fazer algo que evite a fadiga mental.

   
   

5. Repita de 3 a 5 vezes e faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.

A Técnica Pomodoro recomenda 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso para cada ciclo, mas você também pode fazer 50 minutos de trabalho e 10 minutos de descanso - Hector Garcia Puigcerver

Em outras palavras, os Pomodoros são tradicionalmente conhecidos por terem 25 minutos de duração, mas a técnica não impõe isso. É bastante flexível e permite que você escolha seu próprio intervalo pomodoro.

Use a técnica Pomodoro se:

• Você está se sentindo sobrecarregado com o número de coisas a fazer e todo o trabalho pela frente.

• Pequenas distrações e interrupções consomem seu precioso tempo.

• Você quer melhorar a estimativa de quanto trabalho pode fazer em um dia.

• Você quer treinar seu cérebro para focar e se concentrar sem se sentir cansado.

• Você gosta de gamificação para atingir seus objetivos.

• Você quer ter uma medida clara de seu tempo e esforços.

Veja por que o método Pomodoro é extremamente útil para aumentar a produtividade e fazer as coisas:

Livres da procrastinação

Dividir um grande objetivo em pequenas tarefas e fazer cada uma delas de forma independente é menos intimidador, o que facilita o início. Em vez de ficar sobrecarregado com a enormidade de todo o trabalho que tem pela frente, concentrar-se nos próximos 25 minutos é mais fácil porque há menos incerteza envolvida.

Mantém as distrações longe

As distrações de telefones, e-mails e mídias sociais podem parecer breves, mas afetam negativamente sua produtividade, aumentando o tempo necessário para reorientar sua atenção. Por exemplo: verificar o Twitter por 1 minuto pode exigir mais 20 minutos para voltar e se concentrar.

A técnica Pomodoro ajuda a evitar essas distrações que exigem seu tempo e atenção e, em vez disso, se concentrar totalmente na tarefa no presente.

Ajuda a Medir e Planejar

Ao trabalhar em blocos de tempo específicos, você pode medir claramente o tempo necessário para atingir um determinado objetivo. Isso permite que você melhore a estimativa, refletindo sobre o tempo estimado e o tempo real gasto.

Trabalhar em pequenas sessões muda a ideia de tempo de um conceito abstrato para uma medida exata que permite que você forneça estimativas de tempo mais realistas.

Combinadas, essas três estruturas poderosas - Matriz de Eisenhower, Intenções de Implementação e Técnica Pomodoro - permitem que eu priorize o trabalho que importa e elimine esforços que desperdiçam tempo, tome medidas planejando antecipadamente e utilizando as oportunidades certas e realmente faça o trabalho usando pequenas blocos de tempo e manter o foco.

Colocar essas estruturas para melhor uso não é uma questão de perfeição. O que você precisa é de mentalidade para experimentar, curiosidade para identificar o que funciona (e o que não funciona) e vontade de mudar e se adaptar.

Staffan Noteberg captura isso perfeitamente em Pomodoro Technique Illustrated “O perfeccionismo impede a ação. Esperar até que você tenha inventado a solução perfeita para algo é meramente uma forma de procrastinação.”

Anteriormente publicado aqui .