Estos 3 marcos de productividad lo ayudarán a realizar un trabajo real

Luché más con estas tres cosas durante mi carrera: identificar qué merece mi atención y qué no se debe hacer en absoluto, dar vida a mis objetivos utilizando las oportunidades correctas y tomando medidas, y mantenerme enfocado evitando distracciones cuando realmente tengo a trabajar.

Hacerlo bien en una sola área no era una opción. Para tener éxito en mis objetivos, tenía que desempeñarme en las tres dimensiones: priorización, iniciar acciones y mantener la concentración.

Durante mucho tiempo, apliqué estrategias improvisadas para pasar el día. Cuando me sentí desafiado en cualquiera de estas áreas, en lugar de identificar la fuente real de mi problema e invertir en una solución a largo plazo, usé soluciones rápidas y sucias para encubrir mi incomodidad.

Pero estas soluciones de curitas que me dieron un alivio temporal en este momento solo agravaron mi problema a largo plazo.

A medida que aumentaron mis responsabilidades laborales y mi alcance, también lo hizo el impacto de mis decisiones: ¿qué estaba priorizando, cómo estaba empleando mi tiempo, estaba aprovechando las oportunidades en el momento adecuado y cuáles eran las mayores pérdidas de tiempo?

Mis estrategias de supervivencia que funcionaron antes ya no me sirvieron bien. Más bien, causaron más dolor y angustia. Demasiadas cosas competían por mi atención. Tenía demasiadas cosas en la cabeza.

Las demandas de mi trabajo combinadas con un enfoque ad hoc para lidiar con estas dificultades causaron una inmensa frustración que perjudicó aún más mi productividad.

Estaba en un punto de mi carrera en el que el costo, tanto mental como físico, de no aprovechar mi tiempo de la mejor manera era significativamente alto. Fue entonces cuando decidí deshacerme de mi evasión y tácticas improvisadas. Decidí enfrentar el problema real e identificar una solución que realmente funcione.

Creo en la disciplina de dominar lo mejor que otras personas hayan descubierto. No creo en simplemente sentarse y tratar de soñar todo por ti mismo. nadie es tan inteligente

—Charlie Munger

Después de investigar cientos de marcos y ponerlos en uso, estos 3 marcos de productividad se destacaron. Eran fáciles de entender, adaptar y aplicar. Cada marco aborda un área clave en la que necesitaba ayuda.

Juntos, me ayudan a priorizar lo que importa, cumplir con un plan de acción y concentrarme profundamente en la tarea que tengo entre manos mientras estoy en ella:

1. Matriz de productividad de Eisenhower para priorización

   
   

2. Intenciones de implementación para iniciar la acción

   
   

3. Técnica Pomodoro para mantener la concentración

Profundicemos en cada uno de estos marcos.

Matriz de productividad de Eisenhower

La Matriz de Eisenhower, también conocida como Matriz Urgente-Importante, es un marco de trabajo de productividad, priorización y gestión del tiempo diseñado para priorizar su trabajo más importante mediante la categorización de las tareas según su urgencia e importancia.

Si se siente abrumado con una larga lista de cosas que hacer o no está seguro de por dónde empezar, no se preocupe.

Los 4 cuadrantes de la matriz de Eisenhower están diseñados para facilitarle la realización de su trabajo más importante.

Dwight D. Eisenhower, el 34° presidente de los Estados Unidos, tuvo que tomar decisiones difíciles continuamente sobre en cuál de las muchas tareas debía concentrarse cada día.

Para navegar por sus prioridades de manera efectiva y eficiente, inventó una herramienta simple para la toma de decisiones, ahora la mundialmente famosa Matriz de Eisenhower.

Sus métodos para la gestión del tiempo, la gestión de tareas, la productividad personal y la priorización han sido estudiados durante décadas y utilizados por muchas personas.

Lo que es urgente rara vez es importante y lo que es importante rara vez es urgente - Dwight D. Eisenhower

Comprender la diferencia entre tareas urgentes e importantes es crucial para poner en práctica la Matriz de Eisenhower. Entonces, comencemos allí.

Urgente es reactivo

Las tareas urgentes requieren atención inmediata. Son sensibles al tiempo y deben hacerse ahora con consecuencias negativas si no los completa dentro del plazo previsto.

Las tareas más urgentes conducen a un pensamiento a corto plazo y a una toma de decisiones subóptima dada la limitación de tiempo en la que se realizan estas tareas.

Por ejemplo:

• Terminando un informe de proyecto para mañana.

• Atender un error de producción que afecta a una gran base de clientes.

• Arreglando un fregadero de cocina que gotea.

Importante es proactivo

Las tareas importantes no requieren atención inmediata, pero lo ayudan a lograr sus objetivos a largo plazo. Tienen un gran impacto en su éxito y requieren iniciativa, proactividad y horas dedicadas y enfocadas para hacer un trabajo de calidad.

La planificación cuidadosa y cuidadosa de estas tareas con anticipación le permite aprovechar oportunidades, prevenir problemas y tomar decisiones óptimas alineadas con sus objetivos a largo plazo.

Por ejemplo:

• Pensamiento estratégico en nuevos productos a lanzar.

• Invertir en la estabilidad de la plataforma tecnológica.

• Las revisiones de comentarios permiten que el equipo se desempeñe mejor.

Distinguir entre tareas urgentes e importantes le permite hacer el mejor uso de su tiempo al dividir su trabajo en los 4 cuadrantes de la Matriz de Eisenhower. Para poner en práctica la matriz de Eisenhower, revise cada tarea una por una y sepárelas en cuatro posibilidades:

1. Importante y Urgente (Cuadrante 1)

   
   

2. Importante y No Urgente (Cuadrante 2)

   
   

3. No Importante y Urgente (Cuadrante 3)

   
   

4. No importante y no urgente (Cuadrante 4)

Importante y Urgente (Cuadrante 1): Reduzca el Tiempo Pasado Aquí

Estas son las tareas que requieren su atención inmediata y no se pueden retrasar más. Posponerlos no solo generará estrés y ansiedad, sino que también tendrá un impacto negativo en su éxito y crecimiento.

El trabajo que aparece en este cuadrante es reactivo, se ocupa de la gestión de crisis y conduce a una toma de decisiones subóptima. Las tareas importantes se vuelven urgentes a su debido tiempo si se retrasan demasiado, no se les presta la debida atención o se llevan a cabo sin un interés real.

Haga estas tareas ahora, pero priorice más trabajo en el Cuadrante 2 para reducir el tiempo que pasa aquí.

Importante y no urgente (cuadrante 2): programe estas tareas

Estas tareas tienen un gran impacto en sus objetivos a largo plazo. No es necesario hacerlos de inmediato, pero es importante programarlos para más tarde, cuando pueda dedicar su tiempo y atención.

Trabajar de manera proactiva en las tareas de este cuadrante sin posponerlas reduce automáticamente el tiempo dedicado a lidiar con las crisis, lo que libera tiempo para hacer un trabajo más prospectivo.

No importante y urgente (cuadrante 3): delegar y empoderar

Estas son las tareas que deben completarse ahora pero que no afectan sus objetivos a largo plazo. No tiene que hacerlos por su cuenta y puede delegar a otros miembros de su equipo, como una oportunidad para ampliar su conjunto de habilidades o asumir responsabilidades de mayor nivel.

Delegar el trabajo de esta manera los empodera, genera confianza y le ahorra tiempo que es mejor gastar en otro lugar.

No importante y no urgente (cuadrante 4): ordenar y eliminar

Las tareas en este cuadrante dan una ilusión de productividad al mantenerlo ocupado, pero no deben realizarse en absoluto. Estas son distracciones que, si no se eliminan, se interpondrán en el camino de sus objetivos. Simplemente elimine estas tareas y no desperdicie su tiempo y esfuerzo ni el de otros.

Intenciones de implementación

Muchas personas tienen intenciones positivas, pero no las ponen en práctica. O se olvidan de actuar o aprovechan la oportunidad adecuada. Se descarrilan por distracciones o vuelven a caer en viejos hábitos.

Decir "Voy a correr mañana" sin especificar la hora y el lugar exactos tiene muchas menos posibilidades de seguimiento. Eso es dejarlo al azar, con la esperanza de que recordará hacer la actividad, encontrará tiempo para hacerlo y también se sentirá motivado para hacerlo en el momento adecuado.

Con compromisos vagos, es fácil mantenerse ocupado haciendo un trabajo intrascendente sin tener tiempo para hacer las cosas específicas que necesita para tener éxito. La intención de implementación resuelve exactamente este problema.

Convierten los deseos en acciones concretas: voy a correr todos los días durante 10 minutos a las 7:00 p. m. afuera de mi departamento. Presentado por el psicólogo Peter Gollwitzer en 1999, las intenciones de implementación implican hacer un plan de antemano sobre cuándo y dónde pretende actuar.

En otras palabras, cuando surja la situación x, realizaré la respuesta y.

Ya no necesita decidir o esperar a que llegue la inspiración. ¿Debo correr por la mañana o por la tarde? ¿Es el momento adecuado para escribir? ¿Debo reemplazar una opción saludable con esta comida o la siguiente? Puede iniciar la respuesta prevista simplemente actuando según su plan.

Las señales que pueden desencadenar un hábito vienen en una amplia gama de formas: la sensación de su teléfono zumbando en su bolsillo, el olor de las galletas con chispas de chocolate, el sonido de las sirenas de las ambulancias, pero las dos señales más comunes son la hora y la ubicación. Las intenciones de implementación aprovechan ambas señales.

—James claro

Otra ventaja de la intención de implementación es que, con suficiente repetición, la conducta dirigida a un objetivo se vuelve automática. Ya no necesitas una intención consciente. Actúas automáticamente cuando se presenta la señal situacional.

Sin los obstáculos de la toma de decisiones y la ventaja adicional de las señales correctas en su entorno, puede prepararse para actuar. Por último, la formación de un plan de acción sirve como un compromiso para actuar.

Las investigaciones muestran que romper los compromisos genera incomodidad, lo que hace que sea más probable que cumplas con tu plan.

Hay dos partes para establecer las intenciones de implementación:

1. Iniciando la acción
2. mantenerse en curso

Iniciar la acción

Cree un plan específico que detalle cuándo y dónde iniciará el comportamiento deseado.

Por ejemplo...

Haré [HACER ACCIÓN] a las [HORA] en [LUGAR].

• Correré de lunes a sábado durante diez minutos a las 7 am afuera de mi apartamento.

• Reemplazaré las papas fritas con diez palitos de zanahorias pequeñas hervidas a las 2 pm para el almuerzo en mi cocina.

• Practicaré hablar en público durante diez minutos a las 8 pm justo después de la cena en mi habitación.

Mantenerse en curso

Las cosas no siempre salen según lo planeado. Las situaciones inesperadas pueden desviarlo de los comportamientos esperados. A veces, los objetivos contrapuestos pueden exigir su atención. La acción intencionada puede frustrarse si se presta atención a las distracciones atractivas. ¿Que haces entonces?

En situaciones como estas, diseñe las intenciones de implementación utilizando la versión "si-entonces".

En pocas palabras, piense en todos los obstáculos que podrían interferir con su objetivo y planifique por adelantado cómo manejarlos. De esta manera, cuando encuentre esos obstáculos que le impiden progresar en sus objetivos, puede usar la estrategia correcta para darles la vuelta.

Puede tomar las mejores decisiones posibles con suficiente anticipación para mantenerse en el camino sin importar lo que se le presente. Puede ser más flexible para adaptarse a los eventos inesperados en su vida en lugar de dejar que controlen su comportamiento y le impidan alcanzar sus metas.

Por ejemplo...

Si [ESTO SUCEDE], entonces haré [HACER ESTO].

• Si no puedo correr este lunes por la mañana a las 7 am porque tengo que recoger a mi amigo en el aeropuerto, lo haré el lunes por la noche a las 6 pm

• Si no puedo practicar hablar en público el miércoles a las 8 p. m. porque tengo que asistir a una fiesta de cumpleaños, practicaré el miércoles a las 6 a. m. inmediatamente después de despertarme en mi habitación.

• Si me presentan una opción de postre cuando es mi turno de comer sano, entonces pediré frutas.

Técnica Pomodoro

La Técnica Pomodoro fue creada a fines de la década de 1980 por Francesco Cirillo para una forma más productiva de trabajar y estudiar. Cirillo estaba luchando por concentrarse en sus estudios y completar las tareas.

Desarrolló la técnica Pomodoro como una forma de mejorar la concentración, la productividad y la eficiencia.

La técnica utiliza un temporizador para dividir el trabajo en intervalos, tradicionalmente de 25 minutos de duración, separados por breves descansos. Cada intervalo se conoce como Pomodoro, de la palabra italiana para 'tomate', en honor al reloj de cocina con forma de tomate que Cirillo usaba cuando era estudiante universitario.

La mayor fortaleza del método Pomodoro es su simplicidad. Aquí tienes los 5 pasos para poner en práctica la técnica Pomodoro:

1. Identifica tu objetivos principales para el día, divídalos en tareas pequeñas y establezca pomodoros estimados (por ejemplo, 1 = 25 minutos de trabajo) para cada tarea.

   
   

2. Configure su temporizador y concéntrese en una sola tarea durante los próximos 25 minutos (o el bloque de tiempo Pomodoro elegido).

   
   

3. Cuando suene el cronómetro, marca un Pomodoro y registra lo que completaste.

   
   

4. Tome un descanso de 5 minutos. Planifique conscientemente estos descansos para hacer algo que evite la fatiga mental.

   
   

5. Iterar 3-5 veces y luego tomar un descanso más largo de 15-30 minutos.

La Técnica Pomodoro recomienda 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso por cada ciclo, pero también puedes hacer 50 minutos de trabajo y 10 minutos de descanso - Héctor García Puigcerver

En otras palabras, los Pomodoros son tradicionalmente conocidos por tener una duración de 25 minutos, pero la técnica no lo impone. Es bastante flexible y te permite elegir tu propio intervalo pomodoro.

Usa la técnica Pomodoro si:

• Te sientes abrumado por la cantidad de cosas por hacer y todo el trabajo que tienes por delante.

• Las pequeñas distracciones e interrupciones consumen su valioso tiempo.

• Desea mejorar en la estimación de la cantidad de trabajo que puede realizar en un día.

• Desea entrenar su cerebro para que se enfoque y se concentre sin sentirse fatigado.

• Disfrutas de la gamificación para lograr tus objetivos.

• Desea tener una medida clara de su tiempo y esfuerzos.

He aquí por qué el método Pomodoro es extremadamente útil para aumentar la productividad y hacer las cosas:

Deshacerse de la procrastinación

Dividir un gran objetivo en pequeñas tareas y hacer cada una de ellas de forma independiente es menos intimidante, lo que facilita el comienzo. En lugar de sentirse abrumado por la enormidad de todo el trabajo que tiene por delante, concentrarse en los próximos 25 minutos es más fácil porque hay menos incertidumbre involucrada.

Mantiene alejadas las distracciones

Las distracciones de los teléfonos, los correos electrónicos y las redes sociales pueden parecer breves, pero tienen un impacto negativo en su productividad al aumentar el tiempo necesario para volver a centrar su atención. Por ejemplo: revisar Twitter durante 1 minuto puede requerir otros 20 minutos para volver y concentrarse.

La técnica Pomodoro lo ayuda a evitar estas distracciones que exigen su tiempo y atención y, en cambio, se concentra completamente en la tarea en el presente.

Ayuda a medir y planificar

Al trabajar en bloques de tiempo específicos, puede medir claramente el tiempo necesario para lograr un objetivo determinado. Esto le permite mejorar la estimación al reflexionar sobre el tiempo estimado y el tiempo real empleado.

Trabajar en sesiones pequeñas cambia la idea del tiempo de un concepto abstracto a una medida exacta que le permite dar estimaciones de tiempo más realistas.

Combinados, estos 3 marcos poderosos (Matriz de Eisenhower, Intenciones de implementación y Técnica Pomodoro) me permiten priorizar el trabajo que importa y eliminar los esfuerzos que desperdician el tiempo, tomar medidas planificando por adelantado y utilizando las oportunidades correctas, y realmente hacer el trabajo usando pequeños bloques de tiempo y mantener la concentración.

Dar el mejor uso a estos marcos no se trata de la perfección. Lo que necesita es la mentalidad para experimentar, la curiosidad para identificar lo que funciona (y lo que no) y la voluntad de cambiar y adaptarse.

Staffan Noteberg lo captura perfectamente en Pomodoro Technique Illustrated “El perfeccionismo previene la acción. Esperar hasta haber ideado la solución perfecta para algo es simplemente una forma de procrastinación”.

Publicado anteriormente aquí .